○みよし市情報公開事務処理要領

平成16年4月1日

第1 趣旨

みよし市情報公開条例(平成13年三好町条例第2号。以下「条例」という。)及びみよし市情報公開規則(平成13年三好町規則第1号。以下「規則」という。)に定める情報公開に関する事務(以下「情報公開事務」という。)は、別に定めがある場合を除き、この要領の定めるところにより行うものとする。

第2 情報公開に係る市の窓口

1 みよし情報プラザ

情報公開制度の案内、情報提供の申出、行政文書開示請求の受付、各種行政資料の開架など、さまざまな情報提供を行う。

2 総務課(みよし情報プラザを含む。)で行う事務

(1) 情報公開についての案内及び相談に関すること。

(2) 情報公開事務についての連絡調整に関すること。

(3) 行政文書の検索資料の閲覧に関すること。

(4) 開示請求書の受付に関すること。

(5) 開示請求に係る行政文書の開示又は不開示の決定(以下「開示決定等」という。)に対する審査請求書の受付に関すること。

(6) 開示手数料の納付に関すること。

(7) 情報提供に関すること。

(8) みよし市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(9) 行政文書の開示の実施状況の公表に関すること。

3 主管課で行う事務

開示請求等に係る行政文書を管理する課等(以下「主管課」という。)は、次の事務を行う。

(1) 開示請求に係る行政文書目録の作成、行政文書の検索及び行政文書の特定に関すること。

(2) 開示請求に係る行政文書の開示決定等に関すること。

(3) 第三者に対する意見提出機会の付与に関すること。

(4) 行政文書の開示に関すること。

(5) 審査請求事案の審査会への諮問に関すること。

(6) 審査請求についての裁決及び通知に関すること。

(7) 情報提供に関すること。

第3 開示請求の受付手続

1 相談及び案内

すべての実施機関に係る開示請求の相談や案内、受付は、みよし情報プラザ(以下「情報プラザ」という。)で行う。本庁各課及び出先機関において直接開示請求があった場合は、当該課等における情報提供で対応できるときを除いて、情報プラザへ案内するものとする。

情報プラザは、開示請求を行いたい旨の照会があった場合には、どのような情報が知りたいのか確認し、その内容により主管課を特定し、直ちに連絡する。主管課は、情報プラザに出向き、請求者が求める情報の内容を確認し、その内容に応じて次のとおり案内する。

(1) 直ちに開示できる情報の場合

請求者の知りたい情報が、直ちに開示できる情報である場合は、開示請求書の提出を求めることなく、主管課は、情報プラザ又は主管課において請求者に情報提供を行う。

※ 「直ちに開示できる情報」とは、次のような情報をいう。

ア 既に公にされた情報

過去に公開したことのある情報

情報プラザ等で公表している情報

イ その他、個人のプライバシーに関する情報や第三者に関する情報が記録されていないなど、不開示情報(条例第7条各号に該当する情報。以下同じ。)が含まれていないことが明らかである情報

(2) 条例に基づく行政文書開示制度による場合

請求者の知りたい情報が、直ちに開示できる情報でない場合で、条例の開示請求の対象となる場合には、情報プラザの職員は条例第6条の開示請求書の提出を求める。ただし、請求内容が次のいずれかに該当する場合は、条例に基づく開示請求の対象とされていないため、それぞれの他の制度による閲覧手続を案内する。

ア 条例第2条ただし書ア又はイに該当する場合には、市立図書館等に備え付けてあること、また、書店等で販売されていることを説明する。

イ 条例第17条(他の制度との調整)に該当する場合には、他の制度による閲覧等ができるので、閲覧等の手続や閲覧等ができる場所を案内する。

2 開示請求書の受付

(1) 開示請求の方法

開示請求は、開示請求者が開示請求書に必要事項を記入し、提出する(郵送可)ことにより行う。なお、主管課に開示請求書が提出された場合は、主管課は直ちに情報プラザに送付(請求者が来庁している場合は案内)するものとする。

電話による開示請求は認められない。また、ファクシミリ又は電子メールによる開示請求(みよし市行政手続等における情報通信の技術の利用に関する条例(平成18年三好町条例第43号)第3条第1項の規定により行う開示請求を除く。)については誤送信の危険があり、また、到達の確認手段が確立されていないことから当分の間は認めない、また、口頭による開示請求は、条例第6条ただし書に該当しない限り認められない。

(2) 形式要件の確認及び補正

提出された開示請求書について、次のような点に注意の上、形式上の不備がないかを確認する。不備がある場合は、その場で補正を求めるものとする。その場で補正することができない場合は、相当の期間を定めて、開示請求者に補正を求めるものとする。なお、補正を求める場合には、開示請求に係る行政文書の特定に必要な情報を請求者に提供するよう努めなければならない。

ア 条例第6条第1項各号及び規則第2条の必要記載事項が記載されているか。

イ 開示請求書が、日本語で記載されているか。

ウ 行政文書を特定するに足りる事項の記載が十分か。

開示請求書には、できるだけ行政文書の件名そのものを記載されることが望ましいが、行政文書目録には行政文書の件名そのものが記載されているわけではなく、また、一般に開示請求者は、行政実務に通じているわけではないので、行政文書の内容が特定されるような記載であれば差し支えない。

(3) 開示請求書の受付

情報プラザに開示請求書が提出されたときは、直ちに開示請求書に総務課の収受印を押印し、受付を行う。情報プラザは、開示請求書の写し1部を請求者に交付するとともに、請求者の原本を主管課に送付する。

(4) 開示請求者への説明

開示請求書の受付の際、次の事項を開示請求者に説明する。

ア 開示決定等の決定期間

行政文書の開示決定等には、日時を要するので、開示請求書を受付した日から起算して15日以内に決定し、書面により通知すること。この場合、決定期間には開示決定通知書等の郵送に要する日数は、含まれないこと。

やむを得ない理由があるときは、決定期間45日を超えない範囲で延長することがあり、この場合は、15日以内にその旨を書面により通知すること。

また、開示請求に係る行政文書が著しく大量であるため、45日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあるときは、45日を超えて開示決定等を行う場合があること。その場合は、15日以内にその旨を決定し、相当の部分につき45日以内に、残りの行政文書については45日を超えて開示決定等を行う旨を通知すること。

イ 開示日時等の通知

行政文書の開示を実施する場合の日時及び場所は、「行政文書開示決定通知書」(規則様式第2号)又は「行政文書一部開示決定通知書」(規則様式第3号)で指定すること。

ウ 開示手数料の納付

行政文書の写しの交付を受ける際には、開示手数料を納付する必要があること。また、郵送による写しの交付を希望する場合は、郵送に要する切手を事前に提出することが必要であること。

(5) 行政文書の特定

主管課は、情報プラザから送付を受けた開示請求書について、「行政文書の名称その他開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項」に記載された内容により該当する行政文書を特定する。記載があいまい、理解不能その他の理由により開示請求に係る行政文書を特定できない場合には、開示請求者に確認するなどして、当該開示請求の趣旨を十分に理解した上で、当該行政文書の件名又は内容等についての特定を行う。

(6) 郵便により送付された開示請求書の取扱い

郵便により開示請求書が送付された場合には、直ちに総務課の収受印を押印し、受け付けるものとする。この場合、当該開示請求書が情報プラザに到達した日が受付日となる。開示請求書を受け付けたときは、開示請求書の写しを開示請求者に送付するものとする。

なお、記載事項に形式上の不備がある場合は、開示請求者に電話等でその旨を連絡の上、相当の期間を定めて開示請求者に補正を求める。

(7) その他の注意事項

ア 存否を明らかにできない情報の取扱い

開示請求者の要求する情報が、その存否を明らかにすることができないものである場合は、開示請求者に対し当該情報の存否を告げることにならないよう注意し、開示請求書を受け付けるものとする。

イ 開示請求の目的について

開示請求に当たって、開示請求者に記入が求められるのは、条例第6条第1項及び規則第2条に定める事項のみであり、開示請求の相談や受付に当たっては、開示請求の意図や利用目的を尋ねたり、記入させたりしてはならない。

ウ 未成年者の開示請求

民法では、未成年者が法律行為を行うには法定代理人の同意を要するとしているが、特定の法律行為すなわち単に権利を得又は義務を免れる行為については、単独で行為することができるものとしている(民法第5条)。開示請求は利益的行政処分の申請であり、民法の一般原則により、法定代理人の同意を要しないと考えられる。従って、請求者自らが開示請求書を作成でき、請求書の記載事項及び費用負担の趣旨が理解できる等、意思能力を有すると判断される場合(概ね15歳以上と考えられる。)は、未成年者であっても開示請求を受け付ける。

エ 代理人の開示請求

開示請求者が開示請求をすることが原則であるが、代理人による開示請求も可能である。代理人による開示の場合は、本人から委任状の提出を求める。

第4 開示決定等

1 総務課との連絡調整

開示請求書を受領した主管課は、開示請求に係る開示決定等の処分を行わなければならない。主管課は、開示決定等の処分を行うに当たっては、条例の規定に即した統一的な運用を図るため、次の事項について、総務課と連絡を密にし、調整を行うものとする。主管課は、これらの処分を行うに当たっては、総務課長に合議をするものとする。また、これらの処分を行った場合はその写しを総務課に送付する。

ア 決定期間について

イ 第三者に対する意見提出機会の付与について

ウ 開示決定等の可否について

2 開示決定等の決裁

開示決定等は、みよし市職務権限規程(昭和50年三好町規程第1号。以下「職務権限規程」という。)により、課長が決定する。また、決定書には次の書類を添付するものとする。

ア 開示請求書

イ 開示の請求に係る行政文書の写し

ウ 行政文書開示に係る意見書

エ 開示決定等の理由の詳細

オ その他開示又は不開示を決定をするために必要な書類

3 不開示情報該当性等の検討

主管課は、特定した行政文書に記録されている情報が条例第7条(不開示情報)第9条(公益上の理由による裁量的開示)第10条(存否応答拒否情報)等に該当するか否かを検討する。

検討に当たっては、情報公開事務の手引の解釈を基に、条例の「原則開示」の理念を踏まえながら、裁判例、他の自治体の取扱状況等を多面的に検討することが必要である。

4 部分開示の可能性の検討

行政文書の一部に不開示情報が記録されている場合は、不開示情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるか、個人識別情報の記載部分を除くことにより個人の権利利益を害するおそれがないか等、条例第8条の規定により、部分開示することができるかどうかを検討する。また、不開示情報を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるかどうかは、不開示情報を除いた部分が、それ自体としては無意味な文字、数字のみになるかどうか等を社会通念に照らして客観的に判断するものとする。

5 決定期間の起算日及び満了日

(1) 情報プラザに開示請求書が到達した日をもって、条例第12条第1項の開示請求があった日として取り扱う。

(2) 決定期間の末日が休日に当たるときは、民法第142条の規定により、その翌日が満了日となる。

6 開示決定通知書(規則様式第2号)の記載要領

(1) 「行政文書の名称」欄

開示請求書の「行政文書の名称その他の開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項」欄に記載された事項をそのまま記入するのではなく、当該行政文書の文書番号及び件名を正確に記入する。この場合、原則として一つの行政文書の名称につき、1通の決定通知書を作成する。

(2) 「開示を実施する日時及び場所」欄

開示決定通知書が請求者に到着するまでの日数を考慮した上で、余裕のある日とし、時間は通常の勤務時間内で指定する。この場合、主管課は、請求者と事前に電話等により連絡を取り、請求者の都合のよい日時を指定する。

また、開示を実施する場所は、原則として情報プラザとする。ただし、事務に支障等がある場合は、開示の場所を変更することができる。この場合、総務課と協議するものとする。

(3) 「開示の実施の方法」欄

当該開示請求について、どのような方法で開示するかを具体的に記載する。なお、開示請求者と事前に、拡大・縮小コピーやカラーコピーの希望の有無等について十分調整するものとする。

(4) 「開示の実施に要する費用の額」欄

みよし市手数料条例(昭和39年三好町条例第10号)別表第1の2に規定する開示手数料の金額を記入する。なお、郵送による写しの交付を開示請求者が希望する場合は、開示手数料の納付通知書を併せて送付するものとする。

7 一部開示決定通知書(規則様式第3号)の記載要領

「開示しないこととした部分」及び「開示しないこととした根拠規定及び当該規定を適用する理由」欄は、専門的な知識を有しない人にも十分理解できるよう、わかりやく記載する。複数の不開示事由に該当する場合には、該当する条項ごとにその理由を記入する。

(開示しない部分の記載例)

○○通知書のうち、「氏名」、「年齢」欄の部分

(開示しないこととした根拠規定及び当該規定を適用する理由の記載例)

Aの部分は、~の理由により条例第7条第2号に該当。

Bの部分は、~の理由により条例第7条第3号に該当し、~の理由により条例第7条第4号にも該当する。

8 不開示決定通知書(規則様式第4号)の記載要領

(1) 「行政文書の名称その他の開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項」は、開示請求者が開示請求書に記載したものをそのまま記載する。

(2) 「開示しないこととした根拠規定及び当該規定を適用する理由」欄は、専門的な知識を有しない人にも十分理解できるよう、わかりやすく記載する。複数の不開示事由に該当する場合には、該当する条項ごとにその理由を記入する。なお、文書の不存在を理由として不開示決定を行う場合は、開示請求者が開示を求めている行政文書が実施機関に存在しない理由を明記する。

(不存在の記載例)

1 当該行政文書は、~(文書の性質・不存在の事情等)のため実施機関では作成及び取得しておらず、存在しない。

2 当該行政文書は○年に作成された○年保存の行政文書であるため、○年に廃棄済みであり、現在は存在しない。

また、存否応答拒否をする場合は、開示請求に係る行政文書が仮に存在した場合に適用することとなる不開示条項及び当該行政文書の存否を明らかにすることが不開示情報を開示することになる理由を記載する。

(存否応答拒否の場合の記載例)

1 開示しないこととした根拠規定

条例第10条に該当

2 当該規定を適用する理由

行政文書があるかないかを答えるだけで、仮に開示請求に係る行政文書が存在するとした場合に条例第7条第2号に該当する個人情報を開示することとなるため、開示請求に係る行政文書があるともないとも答えることができないため。

9 決定通知書の送付

主管課は、開示決定等を行ったときは、速やかに通知書を請求者に送付するものとする。なお、行政文書の全部又は一部を不開示とする場合は、簡易書留扱いの郵便により送付する。

10 決定期間の延長

(1) 条例第12条第2項の規定により開示決定等の期間を延長する場合

開示請求があった日から起算して15日以内に開示決定等をすることができないときは、開示請求があった日から起算して15日以内に当該期間を延長する旨の決定をし、決定期間延長通知書(規則様式第5号)により開示請求者へ通知する。同通知書は、開示請求を受付した日から起算して15日以内に開示請求者に発送しなければならない。

「事務処理上の困難その他正当な理由」としては、次のような場合が考えられるが、期間延長通知書の「延長の理由」欄には、事務処理上の困難その他正当な理由をできるだけ具体的に記入する。

ア 開示請求があった行政文書に第三者に関する情報が記録されているため、第三者の意見を聴く必要がある場合

イ 開示請求があった行政文書の種類若しくは量が多く、又はその内容が複雑であり、期間内に行政文書を確認し、開示決定等をすることが困難である場合

ウ 複数の部・課等に関連する事務に関する情報が記録されている行政文書であって、当該関連する部・課等の意見を調整するのに相当の日数を要する場合

エ 年末年始など休日が連続することにより、処理時間が確保できない場合

オ 天災等の発生、突発的な業務量の増大、緊急を要する業務の処理などにより、処理時間が確保できない場合

カ 検査等のため国又は県に提出しており、開示請求があった行政文書を一時的に保有していない場合

決定期間の延長は、職務権限規程により、課長が決定する。その際、総務課長に合議をするものとする。

(2) 条例第13条の規定により開示決定等の期間を延長する場合

開示に係る行政文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から起算して45日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると判明したときは、決定期間の特例の決定を次のとおり行うものとする。

ア 開示請求があった日から起算して15日以内に条例第13条を適用する旨の決定をし、開示請求者に対して、決定期間特例通知書(規則様式第6号)により通知する。

イ 同通知書の「みよし市情報公開条例第12条第1項の規定による決定期間」には、開示決定があった日から起算して15日以内の期間を記載する。

ウ 同通知書の「開示請求に係る行政文書のうち相当の部分につき開示決定等をする期間及びその部分」欄には、開示決定があってから起算して45日以内の期間及びその期間に開示決定等を行う部分を記入する。

エ 「条例第13条を適用する理由」欄には開示請求に係る行政文書が著しく大量であるため、これを処理することにより主管課の通常の行政事務の遂行が著しく停滞する等の事情を記入するものとする。

オ 決定期間の特例の決定は、職務権限規程により、課長が決定する。その際、総務課長に合議をするものとする。

カ 条例第13条の規定による決定期間の特例については、主管課が誠実に努力しても、また、決定期間の延長をしたとしても開示決定等が明らかに困難な場合に限り適用するものとする。

キ 「残りの行政文書について開示決定等をする期限」欄には、開示請求の対象となる行政文書の量の程度、主管課における事務の繁忙の状況等から主管課が誠実に努力した場合に処理可能な最終期限を記入するものとする。なお、この最終期限において、処理可能な範囲ごとに決定通知をするものとする。

11 第三者に対する意見書提出の機会の付与

(1) 任意的意見照会

条例第14条第1項の規定に基づく第三者への意見書提出機会の付与は任意であるが、開示決定等の判断を的確に行うため、事前に通知を行うことが困難な緊急の場合等を除き、原則として、第三者に意見を聴く機会を与えるように努めるものとする。

本条に基づく意見照会は、書面(規則様式第7号)により行うものとしている。この場合、1週間以内に回答するよう協力を求めるものとする。なお、意見書を求める期間がないなど、やむなく口頭により意見を聴取した場合は、当該第三者の氏名(名称)及び住所(所在地)、通知年月日、通知内容その他必要な事項を記録した書面を作成するものとする。

(2) 必要的意見照会

条例第14条第2項の規定に該当する場合は、第三者の所在が不明な場合を除き、必ず、意見照会を行わなければならない。この場合、意見照会は、必ず、書面(規則様式第7号)により行わなければならない。また、1週間以内に回答するよう協力を求めるものとする。

(3) 反対意見書を提出した場合の手続

条例第14条第1項又は第2項の規定により第三者に意見書を提出する機会を与えた場合において、当該第三者から開示に反対の意思を表示した意見書を提出したにもかかわらず、開示決定を行ったときは、開示決定後直ちに当該第三者に対して、開示決定に係る通知書(規則様式第8号)により通知するものとする。この場合、「開示決定後直ちに」とは、開示決定と同時にという意味であり、開示決定をした日と第三者への通知は、同日に行うものとする。

この際、第三者に3月間の審査請求期間を教示するにもかかわらず、開示決定後2週間を置いて開示を実施することから、同通知書の余白に「注 開示を実施する日以後に審査請求があったとしても、審査請求の利益がないとして却下される場合があります。」との記載を付記するものとする。

(4) 開示請求者の氏名等の保護

第三者に意見照会を行う際に第三者に通知する事項は、開示請求に係る行政文書の名称、開示請求の年月日、開示請求に係る行政文書に記録されている当該第三者に関する情報の内容、意見書を提出する場合の提出先及び提出期限等のみであり、開示請求者の氏名等を第三者に漏らしてはならない。

第5 行政文書の開示

1 開示の方法

(1) 開示の日時及び場所

行政文書の開示は、あらかじめ開示決定通知書又は一部開示決定通知書により指定した日時及び場所(原則として情報プラザ)で行う。

(2) 総務課職員の立会い

行政文書の開示をするときは、原則として、総務課の職員が立ち会うこととする。

(3) 閲覧の方法

ア 文書、図画の場合

原則として、原本を閲覧に供する。原本を閲覧に供することができないときは、原本を乾式複写機で複写し、当該複写物を閲覧に供する。なお、行政文書の一部を閲覧に供する場合は、あらかじめ当該行政文書の写しを作成し、開示することができない部分を削除した状態で閲覧に供する等の方法により行う。なお、その場合は開示しない部分が明らかになるようにする。

イ スライドの場合

スライドプロジェクターにより行う。

ウ マイクロフィルムの場合

マイクロフィルムリーダーにより行う。

エ 電磁的記録の場合

再生機器等の通常の用法により行うもののほか、当該電磁的記録を用紙に出力したものを閲覧に供し行う。パーソナルコンピュータ又はワードプロセッサのファイルであって容易に対応できるときは、ディスプレイに出力したものの視聴により行う(規則第8条)

(4) 写しの交付の方法

ア 文書、図画の場合

乾式複写機により複写したものを作成する。なお、開示請求に係る行政文書が多色刷りの場合にあっては、開示請求者から申し出があった場合はカラー複写機により当該行政文書の写しを作成して、これを交付する。

イ マイクロフィルムの場合

マイクロフィルムリーダーで複写したものを作成する。

ウ 電磁的記録の場合

原則として紙に出力したものを交付する。ただし、現有の機器等で容易に対応できるときは、当該電磁的記録をフロッピーディスク、光ディスク又は磁気テープ等その他の電磁的記録媒体に複写したものを交付できることとする(規則第8条)

(5) 郵送による写しの交付

ア 費用の額の通知

請求者が写しの送付を希望する場合は、開示決定又は一部開示決定の通知を行うときに、開示決定通知書の「開示の実施に要する費用の額」の欄に、写しの作成に要する費用及び写しの送付に要する費用(郵便切手)を記載する(規則様式第2号第3号)

イ 納付の方法

総務課は、写しの作成に要する費用の額の納入通知書を作成し、主管課はそれを開示決定通知書に同封し、納付を求める。「写しの送付に要する費用」は、別途、郵便切手により総務課へ送付を求める。総務課は、これらの納付を確認したときは、主管課にその旨を連絡する。主管課は、納付を確認後、写しを郵送する。

(6) 不開示情報部分の明示

開示請求に係る行政文書に、不開示情報に係る部分がある場合は、当該部分を黒塗りにするなど、不開示部分が明らかになるようにした上で、開示する。

(7) 指定日以外の開示の実施

指定の日時に開示請求者が来庁できなくなった場合は、主管課は、開示請求者と相談の上、総務課と協議して、別の日に行政文書の開示を実施することができる。

この場合、改めて決定通知書の交付はしない。

2 開示手数料の納付

(1) 開示手数料の収入課等

開示手数料は、総務課の歳入とし、歳入科目は、次のとおりとする。

一般会計

(款)使用料及び手数料

(項)手数料

(目)総務手数料

(節)総務管理手数料

(細節)情報公開・個人情報保護条例関係手数料

(2) 納付の方法

ア 窓口に費用を持参した場合

総務課は、閲覧又は写しの作成に要する費用の額の納入通知書を開示請求者に手渡し、市の指定金融機関の窓口で納付するよう求める。主管課は、手数料の納付を確認した後、開示を実施する。なお、開示請求者から納付のない場合、納付のあるまで、閲覧又は写しの交付を留保することができる。

イ 郵送による開示の実施の場合

総務課は、「写しの作成に要する費用」の額の納入通知書を作成し、主管課はそれを開示決定通知書に同封し、納付を求める。

第6 審査請求

1 審査請求の要件

情報公開の開示決定等に不服のあるものは、実施機関(病院事業管理者を除く実施機関がした処分にあっては当該実施機関、病院事業管理者がした処分にあっては市長)に対して行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「行審法」という。)第2条の規定に基づき、審査請求をすることができる。

(審査請求の要件)

ア 審査請求は、開示決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3月以内に行わなければならない(行審法第18条第1項)

イ 審査請求は、書面を提出して行わなければならない(行審法第19条第1項)

ウ 審査請求書には次の事項を記載の上、審査請求人が押印しなければならない(行政不服審査法施行令第4条第2項)

(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ) 審査請求に係る処分の内容

(ウ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ) 審査請求の趣旨及び理由

(オ) 処分庁の教示の有無及びその内容

(カ) 審査請求の年月日

2 審査請求の受理

開示決定等に係る審査請求は、総務課において受付を行い、審査請求書の記載内容を確認した後、主管課に送付する。送付を受けた主管課は、当該審査請求書の内容を審査し、上記の要件を満たしている場合又は不備があるがそれが補正可能である場合には、これを受理する。後者の場合、主管課は審査請求人に対し補正を命じなければならない(行審法第23条)

3 審査会への諮問等

主管課は、行政文書の開示請求に対する開示決定等について審査請求があった場合は、次のいずれかを行う。

ア 審査請求の却下

主管課は、審査請求が1の要件を満たさず不適法であるときは、却下の決定を行う。

イ 原処分の取消し等による全部開示

主管課は、審査請求があった場合は、当該開示決定等が妥当であるか再検討を行う。その結果、審査請求の全部を容認し、行政文書の全部を開示する場合は、その旨を決定する(ただし、意見書を提出する機会を与えた第三者から、開示に反対の意思を表示した意見書が提出されている場合を除く。)

ウ 審査会への諮問

主管課は、審査請求があった場合は、上記ア又はイの場合を除き、遅滞なく、審査会に諮問しなければならない。

4 諮問した旨の通知

主管課は、審査会へ諮問した場合は、条例第19条第3項各号に掲げる者に対し、審査会諮問通知書(規則様式第9号)を送付する。

5 審査会における書面審理

(1) 主管課は、定められた期間内に弁明書を提出する。

(2) 審査会は、弁明書の提出があったときは、審査請求人にその写しを送付し、相当の期間を定めてこれに対する反論書の提出を審査請求人に求める。

(3) 審査会は、反論書の提出があったときは、主管課にその写しを送付する。

(4) 審査会は、さらに必要があるときは、再弁明書、再反論書、資料等の提出を求めることがある。

6 審査会の開催

弁明書、反論書等の書面が出揃うのを受けて、審査会を開催し、次のとおり審査を行う。

(1) インカメラ審理

審査会は、開示決定等に係る行政文書の内容を直接見分しながら、審査請求の調査審議を行う(審査会条例第8条第1項)、主管課は、この求めを拒んではならない(同条第2項)

(2) ヴォーン・インデックスによる審理

審査会は、主管課に対し、開示決定等に係る行政文書に記録されている情報の内容を審査会の指定する方法により分類し又は整理した資料(ヴォーン・インデックス)を作成し、審査会に提出するよう求めることができる(審査会条例第8条第3項)

(3) 実施機関の口頭説明、審査請求人の口頭意見陳述

審査会は、審査請求人、参加人又は諮問をした実施機関の職員の出席を求め、その説明及び意見を聴くことができる(審査会条例第8条第4項)

審査会は、審査請求人、実施機関又は参加人から申立てがあったときは、口頭で意見を陳述する機会を与えなければならない。ただし、審査会が、その必要がないと認めるときはこの限りでない(審査会条例第9条第1項)

(4) その他の調査

このほか、審査会は必要があると認めるときは、適当と認める者にその知っている事実を陳述させたり、主管課及び審査請求人その他関係者に対し、資料の提出を求めることその他の必要な調査を行うことがある(審査会条例第8条第4項)

7 審査会の答申

審査会は、審査請求書、弁明書、反論書等の書面及び実施機関の口頭説明、審査請求人の口頭意見陳述等の結果を踏まえ、委員の合議により答申の内容を決定し、実施機関に対し答申を行う。

審査会は、答申をしたときは、その書面の写しを審査請求人及び参加人に送付するとともに、当該答申の内容を公表しなければならない(審査会条例第13条)

8 審査請求についての決定

主管課は、審査会が答申をしたときは、これを尊重して、速やかに、当該答申に係る審査請求に対する決定をしなければならない。審査請求についての決定は、職務権限規程により、市長が決定する。

この場合、審査請求に係る行政文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、審査請求に対する決定と開示を実施する日までに2週間以上の期間を置くとともに、決定後直ちに、第三者に決定した旨等を書面により通知する(条例第20条)

9 第三者からの審査請求の取扱い

開示請求に係る行政文書の全部又は一部を開示する旨の決定に対し、当該行政文書を開示請求者に開示する日までの間に、第三者から審査請求があった場合は、主管課は、職権で開示の実施を停止し、その旨を開示請求者に通知するものとする。その他の手続は1から5に準じて行うものとする。

第7 検索資料の作成等

1 行政文書目録の作成

主管課は、行政文書目録を作成し、変更される都度、更新するものとする。

2 目録の送付

主管課は、毎年3月25日までに、行政文書目録を作成又は更新し、その写しを総務課に送付するものとする。

3 目録の閲覧

行政文書目録は、主管課及び情報プラザにおいて、行政文書の特定に必要な情報として一般の供覧に供する。

第8 行政文書開示の実施状況の公表等

行政文書開示の実施状況の報告

総務課は、条例第23条の規定に基づき、毎年度始めに、すべての実施機関の前年度における行政文書の開示の実施状況について取りまとめ、次の事項を「広報みよし」及び「ホームページ」に登載し、公表するものとする。

(1) 行政文書の開示請求件数

(2) 行政文書の開示及び不開示の決定件数

(3) 審査請求の件数

(4) 審査請求の処理件数

(5) その他必要な事項

第9 情報提供制度

1 情報提供制度の概要

市は、その諸活動を市民に説明する責務が全うされるようにするため、市政に関する情報が適時に、かつ、適切な方法で市民に明らかにされるよう、情報の公開の総合的な推進に努めている。この一環として、市民の求めに応じて市が保有する情報をわかりやすい形式・内容で迅速に提供するよう努めている。これを情報提供制度という。

2 情報提供の対象

情報提供とは、請求者の知りたい情報が、次に掲げるものである場合において、条例上の行政文書開示手続によらず、所定の手続を経て、閲覧に供したり、写しの交付を行うものである。

《直ちに開示できる情報》

ア 既に公にされた情報

過去に公開したことのある情報

情報プラザ等で公表している情報等

イ その他、個人のプライバシーに関する情報や第三者に関する情報が記録されていないなど、不開示情報が含まれていないことが明らかである情報

3 相談と案内

市民等から、行政文書の開示の申出があったときは、情報提供によるか、行政文書開示請求によるかを検討する必要がある。これについては、既述の「第3 開示請求の受付手続」の「1 相談及び案内」を参照のこと。

4 情報提供の手続

請求者の知りたい情報が、直ちに開示できる情報の場合は、主管課は、直ちに開示を行う。

附 則

この要領は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成21年11月5日)

この要領は、平成22年1月4日から施行する。

附 則(平成22年12月16日)

この要領は、平成22年12月16日から施行する。

附 則(平成28年4月1日)

この要領は、平成28年4月1日から施行する。

みよし市情報公開事務処理要領

平成16年4月1日 種別なし

(平成28年4月1日施行)

体系情報
要綱集/ 総務部/ 総務課
沿革情報
平成16年4月1日 種別なし
平成21年11月5日 種別なし
平成22年12月16日 種別なし
平成28年4月1日 種別なし