○みよし市個人情報保護事務処理要領

平成16年4月1日

第1 趣旨

みよし市個人情報保護条例(平成15年三好町条例第29号。以下「条例」という)及びみよし市個人情報保護条例施行規則(平成15年三好町規則第21号。以下「規則」という。)に定める個人情報保護に関する事務(以下「個人情報保護事務」という。)は、別に定めがある場合を除き、この要領の定めるところにより行うものとする。

第2 個人情報保護に係る市の窓口

1 みよし情報プラザ

個人情報保護制度の円滑な推進及びこの制度を利用する市民等の利便を図るため、個人情報保護事務を取り扱う総合窓口として、みよし情報プラザ(以下「情報プラザ」という。)を置く。

情報プラザは、個人情報の保護に係る案内・相談、個人情報の開示請求、訂正請求、利用停止請求及び審査請求の受付等を行う。

2 総務課(情報プラザを含む。)で行う事務

(1) 個人情報取扱事務の届出等に係る事務

ア 個人情報取扱事務の開始、変更及び廃止の届出の受付に関すること。

イ 個人情報取扱事務届出書の閲覧に関すること。

(2) 個人情報の開示、訂正及び利用停止に係る事務

ア 保有個人情報を特定するため、主管課との連絡調整に関すること。

イ 各実施機関に対する保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求(以下「開示等の請求」という。)の受付に関すること。

ウ 保有個人情報の開示及び写しの交付を行う場所の提供に関すること。

エ 保有個人情報の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。

(3) 審査請求に係る事務

審査請求の受付に関すること。

(4) その他

ア 実施機関が行う個人情報の取扱いに係る苦情の申出の受付に関すること。

イ 施行状況の公表に関すること。

ウ 関係法人等への個人情報の保護の要請に関すること。

エ 事業者に対する意識啓発等に関すること。

オ 電子計算機その他の情報機器の結合(以下「オンライン結合」という。)の制限に関すること。

カ みよし市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

3 主管課で行う事務

開示請求等に係る保有個人情報を管理する課等(以下「主管課」という。)は、次の事務を行う。

(1) 個人情報取扱事務の届出等に係る事務

ア 個人情報取扱事務の開始の届出に関すること。

イ 個人情報取扱事務の変更及び廃止の届出に関すること。

(2) 個人情報の開示、訂正及び利用停止に係る事務

ア 開示等の請求に係る保有個人情報の検索及び特定に関すること。

イ 開示請求書の総務課からの受領に関すること。

ウ 開示請求に係る全部又は一部を開示する旨の決定(以下「開示決定」という。)及び全部を開示しない旨の決定(以下「不開示決定」という。)並びにその通知に関すること。

エ 開示請求に係る決定期間の延長及びその通知に関すること。

オ 第三者への意見書を提出する機会の付与及び当該第三者に対する開示決定等の結果の通知に関すること。

カ 個人情報の開示(個人情報の写しの作成を含む。)の実施に関すること。

キ 訂正及び利用停止請求に係る決定、実施及びその通知に関すること。

ク 訂正及び利用停止請求に係る決定期間の延長及びその通知に関すること。

ケ 苦情の申出に係る処理の実施及びその通知に関すること。

(3) 審査請求に係る事務

ア 審査請求書の受領に関すること。

イ 審査会への諮問に関すること。

ウ 審査請求に対する裁決及びその通知に関すること。

第3 個人情報取扱事務の届出

条例第15条に規定する個人情報取扱事務の届出に係る事務は、次に定めるところによるものとする。

1 個人情報取扱事務の届出を要する事務の単位

届出を要する事務の単位は、個人情報を収集し、記録し、使用する一連の処理の流れを一つの単位としたもので、原則として行政評価の事務事業の単位とする。

2 届出の様式

条例第15条第1項に規定する個人情報取扱事務の届出は、個人情報取扱事務開始届出書(規則様式第1号。以下「届出書」という。)とする。

また、施行日以後に、新たに個人情報を取扱う事務を開始する届出、又は届け出た事務について、条例第15条第1項各号に掲げる届出事項を変更したときの届出、及び同条第2項に規定する届け出た事務を廃止するときは、個人情報取扱事務変更・廃止届出書(規則様式第2号。以下「変更・廃止届出書」という。)によるものとする。

(主管課)

3 個人情報取扱事務の届出の手続

(1) 主管課は、適正な運営を行うため、施行日以前(平成16年3月31日以前)に「届出書」を総務課長に届け出るものとする。

(2) 施行日以後に新たに個人情報取扱事務を開始しようとするときは、あらかじめ、開始に係る届出書を総務課長へ届け出るものとする。

(3) 施行日以後に届け出た内容を変更しようとするときは、あらかじめ変更に係る変更・廃止届出書を総務課長に届け出るものとする。

(4) 施行日以後に個人情報取扱事務を廃止したときは、遅滞なく、廃止に係る変更・廃止届出書を総務課長に届け出るものとする。

(5) 施行日以後の変更の届出は、併せて、届出書を提出するものとする。

(総務課)

4 主管課から届出を受けた総務課は、次の事務処理を行う。

(1) 届出書に係る事務処理

ア 個人情報取扱事務は、届出書の内容を確認し、必要に応じて主管課と協議する。

イ 届出書の写しを作成し、情報プラザにおいて閲覧に供する。

(2) 変更の届出に係る事務処理

ア 変更・廃止届出書と届出書の内容を確認し、必要に応じて主管課と協議する。

イ 変更後の届出書の写しを作成し、情報プラザにおいて閲覧に供する。

(3) 廃止の届出に係る事務処理

ア 変更・廃止届出書の内容を確認し、必要に応じて主管課と協議する。

イ 廃止の届出のあった事務に係る届出書を抹消し、情報プラザにおいて閲覧に供する。

第4 オンライン結合の制限に係る手続

条例第14条第1項ただし書の規定に基づく個人情報の電子計算機処理を行うに当たっての市以外のものとの通信回線による結合(以下「オンライン結合」という。)を行うときの手続は、次によるものとする。

1 事前協議

主管課は、オンライン結合を行おうとするときは、その構想又は計画の段階から総務課長及び広報情報課長と連絡をとり、必要な調整を行うものとする。

2 審査会に意見を求める手続

(1) オンライン結合に関する意見照会書の提出

主管課は、条例第14条第1項の規定により、審査会の意見を聴く場合は、次に掲げる事項を記載したオンライン結合に関する意見照会書(様式第1号)により、総務課を経由して、審査会に提出するものとする。

ア 個人情報取扱事務の名称及び概要

イ 結合に係る個人情報の内容

ウ 結合先

エ 対象者の範囲

オ 結合を行う理由

カ 個人情報の保護措置

キ 個人情報取扱事務の主管課の名称

(2) 審査会における説明

審査会が必要と認めるときは、主管課の職員は、審査会に出席し必要な説明等を行うものとする。

(3) 審査結果の通知

総務課は、審査会の審査終了後、審査結果について主管課に通知するものとする。

3 オンライン結合先に対する措置要求

実施機関は、オンライン結合を行おうとする場合は、条例第13条の規定に準じ、当該オンライン結合を行おうとするものに対し、必要な措置を講ずるよう求めるものとする。

第5 開示請求に係る事務

(総務課)

1 開示請求の相談及び案内

情報プラザにおいて、開示請求に係る相談に応ずるとともに、開示請求をしようとする者から、その趣旨、内容等を聴取し、開示請求として対応すべきものかどうかを確認するものとする。他の法令等の規定により閲覧制度等が定められているときは、主管課へ案内するものとする。

2 開示請求の場所

各実施機関への開示請求に係る受付は、全て情報プラザにおいて行うものとする。なお、担当課では、開示請求の受付は行わないものとする。

(1) 個人情報の特定の手順

開示請求に係る個人情報の特定は、個人情報開示請求書(規則様式第3号。以下「開示請求書」という。)を提出しようとする者(以下「開示請求者」という。)と相談しながら個人情報取扱事務開始届出書等により行う。

この場合において、正確を期するため、主管課との電話連絡又は主管課の職員を情報プラザに呼び直接聴取することにより、当該個人情報の名称又は具体的な内容の特定を行うものとする。

(2) 個人情報の特定ができないとき

開示請求に係る個人情報の特定ができない場合であっても、開示請求書を受け付けるものとする。

3 個人情報の特定

(1) 個人情報の特定の手順

開示請求に係る個人情報の特定は、個人情報開示請求書(規則様式第3号。以下「開示請求書」という。)を提出しようとする者(以下「開示請求者」という。)と相談しながら個人情報取扱事務開始届出書等により行う。

この場合において、正確を期するため、主管課との電話連絡、又は主管課の職員を情報プラザに呼び直接聴取することにより、当該個人情報の名称又は具体的内容の特定を行うものとする。

(2) 個人情報の特定ができないとき

開示請求に係る個人情報の特定ができない場合であっても、開示請求書を受け付けるものとする。

4 開示請求者の確認

開示請求者を確認するため、必要な書類の提出又は提示を求めるものとする。

(1) 本人を確認するための書類

開示請求に係る個人情報の本人を確認するための書類は、規則第4条第1項各号に掲げる次の書類のいずれかとする。

ア 旅券

イ 運転免許証

ウ 学生証、職員証等で本人の写真が貼り付けられたもの

エ 健康保険の被保険者証、国民年金手帳、年金証書等

オ その他これらに類するものとして市長が認める書類

(2) その他これらに類するものとして市長が認める書類

その他これらに類するものとして市長が認める書類は、次に掲げる書類のいずれかとする。住民票の写し等本人以外の者でも取得できるものは、認めないものとする。

ア 船員手帳、海技手帳、猟銃・空気銃所持許可証、戦傷病者手帳、宅地建物取引士証、電気工事士免状、無線従事者免許証、身体障害者手帳、外国人登録証明書その他の国若しくは地方公共団体の機関が発行した写真の貼り付けられた身分証明書又は資格証明書

イ 健康保険の被保険者証、年金手帳、国民年金等の年金証書、在学証明書その他法令等の規定により交付された書類で通常本人以外の者が所持していることがないと認められるもの

ウ 印鑑登録証明書及び印鑑

エ 婚姻等により請求者の本人の氏名が開示請求に係る保有個人情報の氏名と異なる場合には、本人であることが確認できるものとして旧姓名等が記載された戸籍謄本等

(3) 代理人を確認するための書類

開示請求に係る個人情報の代理人を確認するための書類は、規則第4条第2項各号に掲げる次の書類とする。

ア 任意代理人が本人に代わって開示請求するときは任意代理人自身を確認するために上記(1)又は(2)の書類のほか委任状又は任意代理人の資格を証明する書類として市長が認める書類

イ 法定代理人が本人に代わって開示請求するときは法定代理人自身を確認するために上記(1)又は(2)の書類のほか、次のいずれかの書類

(ア) 成年後見開始の審判謄本

(イ) 家庭裁判所の証明書

(ウ) 個人情報の本人の成年後見人であることが記載された登記事項証明書

(エ) 個人情報の本人の戸籍謄本(本人が未成年の場合に限る。)

(オ) その他代理関係を確認し得る書類

5 開示請求書の受付

(1) 開示請求の方法

ア 開示請求は、開示請求者が開示請求書に必要事項を記入し、提出することにより行う。ただし、必要事項がすべて記入してあれば、任意の用紙でも請求できるものとする。

イ 口頭、電話、郵送又はファクシミリ等による個人情報の開示請求は、開示請求者の本人確認が厳格に行えないことから受け付けないものとする。ただし、自ら開示請求書に記入することが身体の障害等により困難な開示請求者については、職員が代筆しても差し支えない。この場合、代筆した後に記載した内容を読み上げるなどの方法により本人へ確認すること。

(2) 法定代理人による開示請求時における本人の意思確認の説明

法定代理人による開示請求の場合、本人が反対の意思表示をしたときは、開示請求をすることができないものであるので、主管課が本人の意思確認をすることを開示請求時に請求者に説明するものとする。

(3) 未成年者からの請求受付

開示請求者が未成年であっても開示請求書の所定の事項を理解できるとき(概ね15歳以上)は、受け付けるものとする。

(4) 開示請求書記入事項の確認

開示請求書の記入内容については、次の事項を確認するものとする。なお、押印は、必要ないものとする。

ア 「あて先」欄

開示請求に係る情報を保有している実施機関の名称が記入してあること。

イ 「請求者」欄

開示請求者が本人又は代理人であることの確認、開示の日時及び場所の調整の連絡、決定の通知並びに決定期間の延長の通知等のために必要であるので、本人又は代理人の氏名等が正確に記入してあること。

ウ 「開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」欄

開示請求に係る個人情報の名称又は内容が記入されていること。なお、個人情報を特定するため、具体的に記入するよう指導するものとする。

エ 「開示の方法」欄

開示請求者の希望する方法の該当する□にレ印が付けられていること。

オ 「代理人による請求の場合」欄

(ア) 「代理人の種別」欄は、該当する□のいずれかにレ印が付けられていること。

(イ) 「本人の住所及び電話番号」及び「本人の氏名」欄は、開示請求に係る個人情報の本人について記入すること。

(5) 開示請求書の補正

開示請求書に必要事項が記入されていない場合、不鮮明若しくは不明確な箇所がある場合その他の形式上の不備がある場合は、開示請求者に対して、その個所を訂正し、又は補正するよう求めるものとする。

(6) 開示請求書の受付

ア 開示請求書記入事項の確認を行った後は、開示請求書を受け付け、開示請求書に「受付印」を押印するものとする。ただし、開示請求に係る個人情報が、他の法令等により閲覧等の手続が定められているため、条例の適用を受けないものである場合は、開示請求を受け付けないものとする。

イ 次の場合は、個人情報不存在による不開示となる旨を説明し、それでもなお、開示請求書が提出されたときは、受け付けるものとする。

(ア) 開示請求に係る個人情報が存在しないとき。

(イ) 開示請求に係る個人情報が行政文書等に記録されていないとき。

(7) 開示請求を受け付けた場合の開示請求者への説明

開示請求者に次の事項を口頭で説明するものとする。

ア 受付日から起算して15日(開示請求書の補正に要した日数を除く。以下「開示決定期間」という。)以内に開示決定等を行い、その結果を書面により開示請求者に通知すること。

イ 開示決定等を事務処理上の困難その他正当な理由により開示決定期間内に行うことができない場合は、当該期間を受付日から起算して45日(開示請求書の補正に要した日数を除く。以下「開示決定延長期限」という。)まで延長することがあり、このときは、開示決定期間内に書面により開示請求者に通知すること。

ウ 個人情報の開示の日時及び場所は、事前に開示請求者と連絡を取り調整した上で、開示請求者に通知すること。

エ 開示の方法が写しの交付である場合には、写しの作成に要する費用の実費負担が必要であること。また、郵送による写しの交付を希望する場合は、事前に郵送料に相当する郵送代及び写しの作成に必要な費用の支払いが必要であること。

(8) 受付後の開示請求書の取扱い等

開示請求を受け付けた後は、開示請求書の写し1部を開示請求者へ交付するとともに、開示請求者の原本を主管課に送付する。

(9) 郵送による開示請求の取扱い

開示請求は、本人を確認するため、開示請求者が情報プラザに来庁して行うことを原則とするが、身体の障害等により来庁することが困難な場合は、郵送による開示請求を例外的に認めるものとする。この場合、次のとおり取扱うものとする。

ア 郵送でなければ開示請求ができない理由の確認は、その証明する書類(身体障害者手帳の写し、医師の診断書等)の提出を求めるものとする。

イ 本人又は代理人であることの確認は、前記4にかかわらず、次に掲げる場合の区分に応じ、当該区分に定める書類を提出させる方法により慎重に行うものとする。

(ア) 本人が請求する場合 前記4―(1)又は(2)に定める書類のうち2以上の種類の書類の写し

(イ) 任意代理人が本人に代わって請求する場合 前記4―(1)又は(2)に定める書類のうち2以上の種類の書類の写し及び前記4―(3)―アに定めるいずれかの書類

(ウ) 法定代理人が本人に代わって請求する場合 前記4―(1)又は(2)に定める書類のうち2以上の種類の書類の写し及び前記4―(3)―イに定めるいずれかの書類

ウ 郵送により個人情報の開示請求があった場合には、前記(1)から(8)までに準じて取扱うものとする。

エ 受付日は、開示請求書が市に到達した日とする。ただし、請求された個人情報の特定ができない場合及び当該請求書に空欄、不明確な箇所等がある場合は、請求者に対して自らその箇所の補正を求め、当該補正が終了した日を受付日とする。

(主管課)

6 開示決定等に係る事務の取扱い

開示請求に対する開示決定等に係る事務は、主管課が次のとおり行うものとする。

(1) 開示請求書の受領

ア 総務課から送付を受けた開示請求書原本について、みよし市行政文書管理規程(平成14年三好町規程第3号)に基づき収受の手続をとる。

イ 条例第23条第1項に定める開示請求があった日は、情報プラザにおける受付日とする。

(2) 法定代理人による開示請求時における本人の意思確認

ア 法定代理人による開示請求があった場合において、本人の開示請求の意義を理解できると認められるとき(概ね15歳以上)であって、本人の所在が明らかなときは、個人情報の開示に係る意思照会書(様式第2号)により本人に照会し、個人情報の開示に係る意思表示書(様式第3号)の提出を求めることにより、本人の意思を確認するものとする。

イ 個人情報の開示に係る意思照会書の記入要領等

(ア) 「開示請求に係る個人情報の名称又は内容」欄

開示請求書の「開示請求に係る個人情報の名称又は内容」欄の記入内容をそのまま転記する。

(イ) 「個人情報に記録されているあなたの情報」欄

本人に関する具体的な情報の内容を記入する。

(ウ) 「回答期限」欄

1週間以内とする。

(エ) 送付する封筒には、返信用封筒を同封し、「親展」の表示をする。

ウ 個人情報の開示に係る意思表示書に主管課が記入する事項

(ア) 「あて名」欄

実施機関名を記入する。

(イ) 「開示請求に係る個人情報の名称又は内容」欄

個人情報の開示に係る意思照会書の「開示請求に係る個人情報の名称又は内容」欄の記入内容をそのまま転記する。

(ウ) 「個人情報に記録されている私の情報」欄

個人情報の開示に係る意思照会書の「個人情報に記録されているあなたの情報」欄の記入内容をそのまま転記する。

(3) 開示決定等に係る事務処理

ア 開示請求書の内容の確認

開示請求書の記入内容については、第5―5―(4)に従い確認するものとする。

イ 開示請求書の補正

開示請求書に必要事項が記入されていない場合、不鮮明又は不明確な箇所がある場合その他の形式上の不備がある場合は、開示請求者に対して、期間を定め、その箇所を訂正し、又は補正するよう求めるものとする。

この場合、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。

ウ 不開示情報の該当性の確認

当該個人情報が不開示情報(条例第18条第1項各号)、裁量的開示(条例第20条)又は保有個人情報の存否に関する情報(条例第21条)に該当するか否かを十分に検討する。

エ 第三者に対する意見書提出機会の付与

開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されているときは、当該第三者の権利利益の侵害を防ぐため、第5―8により処理する。

オ 不開示理由の明確化

一部開示の決定及び不開示の決定に当たっては、当該決定に対する審査請求や訴訟の提起も予想されることから、その理由を明確にする。

カ 開示決定等の決裁

(ア) 開示決定等に係る決裁区分は、みよし市職務権限規程(昭和50年三好町規程第1号)及び各実施機関の定めるところにより、主管課長等とする。ただし、重要又は異例と認められる事項については、この限りでない。

(イ) 決裁に当たっては、総務課長に合議をするものとする。

(ウ) 決定期間を延長する場合の手続等

開示決定等を開示決定期間内に行うことが事務処理上の困難その他の正当な理由によりできない場合には、次のとおり決定延長の処理をする。

a 開示決定期間内に決定期間延長通知書(規則様式第6号)により、遅滞なく、開示請求者に通知する。また、当該通知書の写しを総務課に送付する。

b 決定期間の延長をする場合の留意事項

(a) 決定期間の延長は、必要最低限にとどめるよう努めること。

(b) 「延長の理由」欄には、理由をできる限り具体的に記入すること。

(c) 通知書は、開示決定期間内に開示請求に到達するよう送付すること。

(4) 個人情報開示決定通知書の送付

ア 開示決定等を行ったときは、個人情報開示決定通知書(規則様式第4号)及び個人情報不開示決定通知書(規則様式第5号)により、遅滞なく、開示請求者に通知するものとする。

イ 通知書の写しを総務課に送付する。

(5) 個人情報開示決定通知書の記入要領

ア 個人情報開示決定通知書

(ア) 「請求に係る個人情報の内容」欄

開示請求書の「開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」欄の記載内容をそのまま転記する。

(イ) 「利用の目的」欄

個人情報を取得したときに、条例第7条の規定により、本人に対して明示した利用目的を記入する。

(ウ) 「決定の内容」欄

全部開示又は一部開示と記入する。

(エ) 「開示をする日時及び場所」欄

a 開示の日時については、できるだけ速やかに開示することを念頭に設定する。ただし、当該通知書が開示請求者に到達するまでの日数を考慮し、余裕のある日時とする。

b 開示の日時の決定に当たっては、電話等で開示請求者と連絡を取り、開示請求者の都合のよい日時となるよう総務課と協議する。

c 第三者から、開示に反対の意思表示をした個人情報開示決定等に係る意見書(規則様式第8号。以下「意見書」という。)が提出されている場合は、第三者が当該開示決定に対し、行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「行審法」という。)による審査請求又は行政事件訴訟法(昭和37年法律第139号)による訴訟の提起ができるよう、開示決定の日と開示の日との間に2週間以上の期間を置くものとする。ただし、迅速な開示の実施という条例本来の要請を勘案し、3週間以上は置かないものとする。

d 開示の場所については、原則として情報プラザとする。ただし、事務に支障等がある場合には、総務課と協議して進める。

(オ) 「開示しないこととした部分」及び「開示しないこととする根拠規定及び当該規定を適用する理由」欄

不開示とした部分の内容について分かりやすく記入し、かつ、その部分が条例第18条各号のいずれの不開示情報に該当するか明示し、併せてその理由を具体的かつ明確に付記する。なお、該当する不開示情報が複数存在する場合は、不開示情報ごとにその理由を記入するが、この欄にすべて記入できないときは、別紙に記入する。

(カ) 「全部開示が可能となる時期」欄

不開示部分のうち期間の経過により開示できるものとなる期日が明らかな部分がある場合に、その期日を記入する。

イ 個人情報不開示決定通知書

(ア) 「請求に係る保有個人情報の内容」欄

開示請求書の「開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」欄の記載内容をそのまま記載する。

(イ) 「開示しないこととする根拠規定及び当該規定を適用する理由」欄

開示しない理由が、条例第18条各号のいずれの不開示情報に該当し、開示しないものなのか、条例第21条の保有個人情報の存否を明らかにしないで開示請求を拒否するものなのか、又は保有個人情報を保有していないことにより開示請求を拒否するものなのかを明示した上で、その理由を具体的かつ明確に付記する。

なお、該当する不開示情報が複数存在する場合は、不開示情報ごとにその理由を記入するが、この欄にすべて記入できないときは、別紙に記入する。

(ウ) 「開示が可能となる時期」欄

期間の経過により開示できるものとなる期日が明らかな部分がある場合に、その期日を記入する。

7 個人情報の開示に係る事務の取扱い

個人情報の開示に際しては、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 開示の日時及び場所

個人情報の開示は、個人情報開示決定通知書(以下「開示通知書」という。)により指定した日時及び場所で実施する。ただし、開示請求者から変更の申出があった場合は、主管課は総務課と協議した上で、これに応ずる。この場合、開示請求者に改めて開示通知書を送付しない。

(2) 個人情報の開示の実施

ア 情報プラザにおける確認等

主管課は、来庁した開示請求者に対し、開示通知書の提示を求めるとともに、第5―4―(1)から(3)までに準じて当該請求に係る個人情報の本人、代理人等であることを確認した上で、開示請求者が来庁した旨を総務課に連絡する。

イ 主管課職員の開示に係る事務

主管課は、個人情報の開示に係り次に掲げる事務を行う。

(ア) 開示に係る個人情報が記録された行政文書、交付する個人情報の写し及び説明に必要な資料などを情報プラザに持参する。

(イ) 開示請求者に対し、開示請求書の「開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」に記入されたものと閲覧に供しようとする個人情報とが一致することを確認する。

(ウ) 次の注意事項を説明した後に、個人情報の開示を実施する。

a 個人情報の開示を受ける者は、当該個人情報が記録されている行政文書を丁重に取り扱い、破損、汚損、加筆等の行為をしてはならないこと。

b 前記aに違反する場合は、個人情報の開示を中止させ、又は禁止することがあること。

(エ) 個人情報の開示を実施するとともに開示請求者の求めに応じて必要な説明を行う。

(3) 個人情報の開示の方法

個人情報の開示方法は、次のとおりとする。

ア 閲覧の方法

(ア) 文書、図面、写真及びスライド

原本を閲覧に供することにより行う。ただし、次に掲げる場合は、当該個人情報の写しを閲覧に供する。

a 原本を閲覧に供することにより、原本の保存に支障が生じるおそれがあるとき。

b 日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより、業務に支障が生じるとき。

c 個人情報の一部を開示する場合において、必要と認めるとき。

d その他正当な理由があるとき。

(イ) 電磁的記録

a 録音テープを専用機器により再生したものの聴取

b 磁気テープ、磁気ディスク、光ディスク等

記録された個人情報を通常の方法により印字装置を用いて紙に出力したものの閲覧及び直接、電子計算機画面等に表示したものの閲覧

イ 個人情報の写しの作成の方法

(ア) 個人情報の写しは、主管課において作成する。

(イ) 個人情報の写しの作成に当たっては、開示請求者と電話等により連絡を取り、写しを作成する部分を十分に確認する。

(ウ) 個人情報の写しの交付部数は、原則として請求1件につき1部とする。

(エ) 写しの交付に要する経費が膨大となるときは、その概算を開示請求者に伝え、了解を取る。

(オ) 個人情報の写しの作成は、当該行政文書の原本を複写機により複写して行う。

(カ) 電磁的記録については、フロッピーディスク、光ディスク若しくはその他の電磁的記録媒体に複写したものの交付が容易なものについては、当該複写したものを交付する。

(4) 個人情報の部分開示の方法

個人情報の部分開示は、当該個人情報の内容を十分に把握した上で、次の方法によるものとする。

ア 開示する部分は、有意の情報が記録されており、かつ当該部分を開示することにより当該個人情報の理解に誤解を生じさせない範囲で、できるだけ多くする。

イ 開示部分と不開示部分とが別の頁に記録されているときは、当該不開示部分が記録されている頁を取り外す、袋をかける等の方法により区分し、開示部分を閲覧に供する。

ウ 開示部分と不開示部分とが同一の頁に記録されているときは、当該個人情報全体を複写し、その複写したものの不開示部分を黒塗り(修正液は使用しない。)し、それを再度、複写機で複写したものを閲覧に供する。

エ 録音テープ及び録画テープの部分開示については、現在のところ技術的に困難であるので行わない。

(5) 写しの交付に要する費用の徴収

写しの交付に要する費用は、写しの作成に要する費用と写しの送付に要する費用とする。

ア 写しの作成に要する費用は、次のとおりとする。

行政文書の種類

区分

手数料の額

徴収の時期

文書等

カラー複写以外の複写機により用紙に複写したもの

1枚につき10円

交付のとき

カラー複写の複写機により用紙に複写したもの

1枚につき50円

交付のとき

電磁的記録

白黒で用紙に出力したもの

1枚につき10円

交付のとき

カラーで用紙に出力したもの

1枚につき50円

交付のとき

フロッピーディスク(日本工業規格X6223に適合する幅90ミリメートルのフレキシブルディスクカートリッジに限る。)に複写したもの

1枚につき50円

交付のとき

光ディスク(日本工業規格X0606及びX6281に適合する直径120ミリメートル光ディスクの再生装置で再生することが可能な記憶容量700メガバイトのものに限る。)に複写したもの

1枚につき100円

交付のとき

イ 複写機により写しを作成し難い場合の手数料の額は、当該写しの作成に係る実費相当額とする。

ウ 用紙の両面に印刷された写しについては、片面を1枚として算定する。

エ 写しの送付による費用は、個人情報の写しの送付に要する郵送料とする。

(6) 費用の徴収方法

費用の徴収は、情報プラザにおいて総務課が次のとおり処理するものとする。

ア 情報プラザで写しを交付するとき

写しの作成に要する費用を納付書により領収する。

イ 写しを郵送により交付するとき

請求者の希望により写しを郵送する場合は、写しの作成に要する費用は納付書により納入するものとする。ただし、写しの送付に要する費用については、郵便切手によるものとする。

(7) 郵送による写しの送付

費用の納付及び郵便切手の送付を総務課が確認した後、主管課が開示請求に係る個人情報の写しを開示請求者へ送付するものとする。

8 第三者情報の開示決定等に関する取扱い

(1) 意見書提出機会の任意的付与

主管課は、開示請求に係る個人情報に第三者情報が記録されている場合において、開示決定等を行うに当たり、必要に応じて当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができる。この場合の手続は、次のとおり行うものとする。

ア 第三者情報が不開示情報に該当すること又は不開示情報に該当しないことが明らかであるときは、第三者に対する意見書提出機会の付与は行わない。

イ 1件の個人情報の請求に多数の第三者情報が記録されているときは、必要な範囲の者に意見書を提出する機会を与える。

ウ 意見を求める事項

(ア) 個人情報を開示した場合に第三者にとって支障があるか否か

(イ) 支障がある場合の理由(個人の権利利益の侵害、法人その他の団体が受ける不利益、国や他の地方公共団体との協力関係への影響その他)

エ 意見書提出機会の付与の方法

(ア) 個人情報開示決定等に係る意見照会書(規則様式第8号。以下「照会書」という。)により当該第三者に照会し、個人情報開示決定等に係る意見書により意見を求める。なお、照会書には、返信用封筒を同封する。

(イ) 照会書の記入要領

a 「開示請求に係る保有個人情報の内容」欄

開示請求書の「開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」欄の記入内容をそのまま転記する。

b 「あなたに関する情報の内容」欄

第三者の情報の内容を整理し、簡潔に記入する。ただし、第三者自身が自己情報が市に記録されていることを知らない場合もあるので、照会後に第三者から具体的な情報の提供を求められたときは、これに応えるよう努める。

c 「条例第25条第2項第1号又は第2号の規定の適用の区分及び当該規定を適用する理由」欄

任意的付与の場合、該当しないため記入しない。(斜線を引く。)

d 「回答期限」欄

第三者が検討する期間を1週間以内とする。これに当該照会書を主管課が発送してから第三者に到達するまでの日数を考慮して回答期限を指定する。

(ウ) 意見書に主管課が記入する事項

a 「あて名」欄

実施機関名を記入する。

b 「照会のあった保有個人情報の内容」欄

照会書の「あなたに関する情報の内容」欄の記入内容をそのまま転記する。

オ 主管課は、第三者から提出された意見を慎重に検討し、開示決定等を行うものとする。

(2) 意見書提出機会の義務的付与

主管課は、開示請求に係る個人情報に第三者情報が記録されている場合において、当該第三者情報が個人情報若しくは法人情報であるにもかかわらず人の生命、健康、生活又は財産を保護するため開示することが必要であると認めるとき又は不開示情報に該当するにも関わらず公益上特に開示する必要があると認めるときは、当該第三者に意見書を提出する機会を与えなければならない。この場合の手続は、次のとおり行うものとする。

ア 第三者の所在が不明な場合は、意見書提出機会の付与を行わないものとする。

イ 意見を求める事項

(ア) 個人情報を開示した場合に第三者にとって支障があるか否か

(イ) 支障がある場合の理由(個人の権利利益の侵害、法人その他の団体が受ける不利益、国や他の地方公共団体との協力関係への影響その他)

(ウ) その他

ウ 意見書提出機会の付与の方法

(ア) 「条例第25条第2項第1号又は第2号の規定の適用の区分及び当該規定を適用する理由」欄

(a) 条例第25条第2項第1号又は第2号のいずれの規定に該当するかを記載する。

(b) 当該規定を適用する理由は、開示することの公益性を具体的かつ明確に記入する。この欄に記入できない場合は別紙に記入する。

(イ) その他については、前記(1)―エに準ずる。

(3) 第三者への開示決定の通知

ア 主管課は、第三者が開示に反対する旨の意見書を提出した場合において、開示決定をしたときは、直ちに、当該第三者に対し、個人情報開示決定第三者通知書(規則様式第9号)により通知するものとする。

イ 個人情報開示決定第三者通知書の記入要領

(ア) 「開示請求に係る保有個人情報の内容」欄

決定通知書の「請求に係る保有個人情報の内容」欄の記入内容をそのまま転記する。

(イ) 「開示決定の内容」欄

全部開示又は部分開示

(ウ) 「開示することとした理由」欄

次の区分により記入するものとする。

a 条例第25条第1項の規定により付与した場合の通知

当該第三者から提出された意見が条例第18条に規定する不開示情報に該当しなかった理由を具体的かつ明確に記入するものとする。

b 条例第25条第2項の規定により義務的付与した場合の通知

当該第三者情報が条例第18条第2号ただし書又は第20条のいずれの規定に該当することにより開示しようとしているのかを明示し、併せてその理由を具体的かつ明確に記入する。その際は、既に開示に反対する意見書が提出され、争点が絞られていることを念頭に、当該第三者の理解が得られるよう記入する。

(エ) 「開示を実施する日」欄

期日までは記入するが、時間は記入しない。

(オ) 教示

第三者の意思に反し開示決定(一部開示決定を含む。)をするので、当該第三者からの審査請求の機会を確保するための教示をする。

第6 訂正事務の取扱い

(総務課)

1 訂正の請求の相談及び案内

総務課は、情報プラザにおいて、訂正(削除を含む。以下同じ。)の請求に係る相談に応ずるとともに、訂正の請求をしようとする者から、その趣旨、内容等を聴取し、訂正の請求として対応すべきものかどうか、他の法令等の規定により訂正の手続が定められているものかどうか等を確認するものとする。その結果、訂正の請求以外の方法による場合は、主管課へ案内するものとする。

2 訂正の請求の受付場所

第5―2に準じて取り扱うものとする。

3 個人情報の特定及び内容の確認

(1) 個人情報の特定の手順

訂正の請求に係る個人情報の特定は、主管課の職員を情報プラザに呼び、個人情報訂正請求書(規則様式第10号。以下「訂正請求書」という。)を提出しようとする者(以下「訂正請求者」という。)と相談しながら行うものとする。ただし、訂正の請求の対象となるものは、次に掲げるものに限る。

ア 開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報

イ 開示決定に係る保有個人情報であって、他の法令又は条例の規定により開示を受けたもの

(2) 訂正請求において個人情報が特定された場合は、当該個人情報の内容が訂正請求者が事実に誤りがあると考えているとおりとなっていることを確認する。

4 訂正請求者の確認

訂正請求者の確認をするための手続は、第5―4に準じて取り扱うものとする。

5 訂正の請求の受付

訂正の請求の受付の手続は、次に掲げるもののほか、第5―5―(1)(2)(3)(5)(6)及び(8)に準じて取り扱うものとする。

(1) 訂正請求書記入事項の確認

訂正請求書の記入内容については、次の事項を確認するものとする。

なお、押印は必要ないものとする。

ア 「あて先」欄

訂正の請求に係る情報を保有している実施機関の名称が記入してあること。

イ 「請求者」欄

訂正請求者が本人又は代理人であることの確認、決定の通知、決定期間の延長の通知等のために必要であるので、氏名等が正確に記入してあること。

ウ 「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項」欄

開示決定通知書に記載されている「開示をする日時」、「請求に係る保有個人情報の内容」について転記すること。

エ 「訂正の請求の趣旨及び理由」欄

(ア) 訂正の請求のとき。

a 「事実に誤り」があるときに認められるものなので、「事実」に関するものが記入してあること。

b 個人情報のどの部分をどのように訂正するのかが記入されていること。

(イ) 削除の請求のとき。

a 請求者が、当該個人情報が条例の規定に違反して収集されていると認めた理由が具体的に記入されていること。

b 個人情報のどの部分を削除するのかが記入されていること。

(2) 訂正の請求を受け付けた場合の請求者への説明

訂正請求者に次の事項を口頭で説明するものとする。

ア 受付日から起算して30日(訂正請求書の補正に要した日数を除く。以下「訂正決定期間」という。)以内に訂正の請求に係る個人情報の訂正をする旨の決定又は訂正をしない旨の決定(以下「訂正決定等」という。)を行い、その結果を書面により、訂正請求者に通知すること。

イ 訂正決定等を事務処理上の困難その他正当な理由により開示決定期間内に行うことができない場合は、当該期間を受付日から起算して60日(開示請求書の補正に要した日数を除く。以下「訂正延長期限」という。)まで延長することがあり、このときは、訂正決定期間内に書面により訂正請求者に通知すること。

(主管課)

6 訂正決定等に係る事務の取扱い

訂正の請求に対する訂正決定等に係る事務は、主管課が次のとおり行うものとする。

(1) 訂正請求書の受領

第5―6―(1)に準じて取り扱うものとする。

(2) 法定代理人による訂正の請求時における本人の意思確認

法定代理人による開示請求があった場合は、次に掲げるものを除き、第5―6―(2)に準じて本人の意思を確認するものとする。

ア 個人情報の訂正に係る意思照会書(様式第4号)の記入要領等

(ア) 「訂正請求に係る個人情報の名称又は内容」欄

訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項をそのまま転記する。

(3) 訂正決定等に係る事務処理

ア 訂正請求書の内容の確認

訂正請求書の記入内容については、第5―(1)に従い確認するものとする。

イ 訂正請求書の補正

第5―6―(3)―イの規定に準じて取り扱うものとする。

ウ 請求内容に係る調査

(ア) 訂正の請求のとき。

訂正請求者が提出した訂正を求める内容が事実に合致することを証明する資料等を参考に、関係書類の確認、関係者への事情聴取等の方法により訂正に係る個人情報について、事実の誤りがあるか否か、また、訂正を行う権限が実施機関にあるか否かを、速やかに、調査する。

(イ) 削除の請求のとき。

削除請求者が提出した訂正請求書に記された「訂正請求の趣旨及び理由」をもとに、関係書類の確認、関係者への事情聴取等の方法により、また、削除する権限が実施機関にあるか否かを、速やかに、調査する。

エ 訂正決定等に当たっての留意事項

(ア) 一部を訂正する旨の決定及び訂正しない旨の決定に当たっては、当該決定に対する審査請求や訴訟の提起も予想されることから、その理由を明確にする。

(イ) 関係者への事情聴取においては、請求者が識別できないような形で行う等当該請求者の権利利益の保護に十分配慮すること。

オ 訂正決定等の決裁

第5―6―(3)―カに準じて取り扱うものとする。

カ 訂正の実施

個人情報を訂正する旨の決定(以下「訂正決定」という。)を行ったときは、速やかに、訂正の請求に係る個人情報の訂正を行うものとする。この場合は、次に掲げる方法その他の個人情報の内容及び記録媒体の種類、性質に応じた適切な方法により行うものとする。

(ア) 訂正を実施するとき。

a 誤った個人情報を完全に消去した上で、事実に合致した個人情報を新たに記録する。

b 誤った個人情報が記録された部分を二重線で抹消し、余白に朱書き等で事実に合致した個人情報を記入する。

c 記録された個人情報が誤っている旨及び事実に合致した個人情報を余白に記入する。

(イ) 削除を実施するとき。

a 削除すべき個人情報を完全に消去する。

b 削除すべき個人情報が記録された部分を黒塗りする。

c 削除すべき個人情報が記録された媒体を廃棄する。

(4) 決定期間を延長する場合の手続等

訂正決定等を訂正決定期間内に行うことが事務処理上の困難その他の正当な理由によりできない場合には、次のとおり決定期間延長の処理をする。

ア 訂正決定期間内に個人情報訂正請求に対する決定期間延長通知書(規則様式第13号)により、速やかに、訂正請求者に通知する。また、当該通知書の写しを総務課に送付する。

イ 決定期間の延長をする場合の留意事項

(ア) 決定期間の延長は、必要最小限にとどめるよう努めること。

(イ) 「延長の理由」欄には、理由をできる限り具体的に記入すること。

(ウ) 通知書は、訂正決定期間内に請求者に到達するよう送付すること。

(5) 個人情報訂正決定通知書の送付

ア 個人情報訂正決定通知書

訂正をする旨の決定を行ったときは、訂正した上で個人情報訂正決定通知書(規則様式第11号)により、速やかに、訂正請求者に通知するものとする。

イ 個人情報非訂正決定通知書

訂正をしない旨の決定を行ったときは、個人情報非訂正決定通知書(規則様式第12号)により、速やかに、訂正請求者に通知するものとする。

ウ 通知書の写しを総務課に送付する。

(6) 個人情報訂正決定通知書等の記入要領

ア 個人情報訂正決定通知書

個人情報訂正決定通知書は、請求された内容の全部又は一部の訂正を行うときに使用するものであり、次の区分により記入すること。

(ア) 請求内容の全部の訂正等を行うとき。

a 「訂正請求に係る保有個人情報の内容」欄

訂正請求書の「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項」欄の記載内容をそのまま転記する。

b 「決定の内容」欄

全部訂正と記入する。

c 「訂正の内容」欄

訂正した内容について具体的に記入する。

d 「理由の提示等」欄

全部訂正の場合は、該当しないため記入しない。(斜線を引く。)

(イ) 請求内容の一部の訂正を行うとき。

次に掲げる事項を記入するほか、前記(ア)に準じて取り扱うものとする。

a 「決定の内容」欄

一部訂正と記入する。

b 「訂正の内容」欄

訂正した内容について具体的に記入する。

c 「理由の提示等」欄

一部の訂正を行ったときは、訂正を行わなかった部分及びその具体的理由を記入すること。

イ 個人情報非訂正決定通知書

(ア) 「訂正請求に係る保有個人情報の内容」欄

訂正請求書の「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項」欄の記入内容をそのまま転記する。

(イ) 「訂正しないこととする理由」欄

訂正をしない理由が個人情報を保有していないことにより訂正の請求を拒否するものなのか又はその他の理由により訂正をしないのかを明示した上で、その理由を具体的かつ明確に付記する。この欄にすべて記入できないときは、別紙に記入する。

第7 利用停止事務の取扱い

(総務課)

1 利用停止の請求の相談及び案内

総務課は、情報プラザにおいて、利用停止の請求に係る相談に応ずるとともに、利用停止の請求をしようとする者から、その趣旨、内容等を聴取し、利用停止の請求として対応すべきものかどうか、他の法令等の規定により利用停止の手続が定められているものかどうか等を確認するものとする。その結果、利用停止の請求以外の方法による場合は、主管課へ案内するものとする。

2 利用停止の請求の受付場所

第5―2に準じて取り扱うものとする。

3 個人情報の特定及び内容の確認

(1) 個人情報の特定の手順

利用停止の請求に係る個人情報の特定は、主管課の職員を情報プラザに呼び、個人情報利用停止請求書(規則様式第16号。以下「利用停止請求書」という。)を提出しようとする者(以下「利用停止請求者」という。)と相談しながら行うものとする。ただし、利用停止の請求の対象となるものは、次に掲げるものに限る。

ア 開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報

イ 開示決定に係る保有個人情報であって、他の法令又は条例の規定により開示を受けたもの

(2) 利用停止請求において個人情報が特定された場合は、当該個人情報の内容が条例第36条第1項の規定に該当することを確認する。

4 利用停止請求者の確認

利用停止請求者の確認をするための手続は、第5―4に準じて取り扱うものとする。

5 利用停止の請求の受付

利用停止の請求の受付の手続は、次に掲げるもののほか、第5―5―(1)(2)(3)(5)(6)及び(8)に準じて取り扱うものとする。

(1) 利用停止請求書記入事項の確認

利用停止請求書の記入内容については、次の事項を確認するものとする。

なお、押印は必要ないものとする。

ア 「あて先」欄

利用停止の請求に係る情報を保有している実施機関の名称が記入してあること。

イ 「請求者」欄

利用停止請求者が本人又は代理人であることの確認、決定の通知、決定期間の延長の通知等のために必要であるので、氏名等が正確に記入してあること。

ウ 「利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項」欄

開示決定通知書に記載されている「開示をする日時」、「請求に係る保有個人情報の内容」について転記すること。

エ 「利用停止請求の趣旨及び理由」欄

(ア) 利用停止請求者が、当該個人情報が条例の規定に違反して収集されていると認めた理由が具体的に記入されていること。

(イ) 個人情報のどの部分をどのように利用停止するのかが記入されていること。

(2) 利用停止の請求を受け付けた場合の請求者への説明

第6―5―(2)に準じて行うものとする。

(主管課)

6 利用停止に係る事務の取扱い

利用停止の請求に対する利用停止決定等に係る事務は、主管課が次のとおり行うものとする。

(1) 利用停止請求書の受領

第5―6―(1)に準じて取り扱うものとする。

(2) 法定代理人による利用停止の請求時における本人の意思確認

法定代理人による利用停止の請求があった場合は、次に掲げるものを除き、第5―6―(2)に準じて本人の意思を確認するものとする。

ア 個人情報の利用停止に係る意思照会書(様式第6号)の記入要領等

(ア) 「利用停止請求に係る個人情報の名称又は内容」欄

利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項をそのまま転記する。

(3) 利用停止決定等に係る事務処理

ア 利用停止請求書の内容の確認

利用停止請求書の記入内容については、第5―(1)に従い確認するものとする。

イ 利用停止請求書の補正

第5―6―(3)―イの規定に準じて取り扱うものとする。

ウ 請求内容に係る調査

(ア) 利用停止の請求のとき。

利用停止請求者が提出した利用停止を求める内容が事実に合致することを証明する資料等を参考に、関係書類の確認、関係者への事情聴取等の方法により訂正に係る個人情報について、事実の誤りがあるか否か、また、利用停止を行う権限が実施機関にあるか否かを、速やかに、調査する。

エ 利用停止決定等に当たっての留意事項

(ア) 一部を利用停止する旨の決定及び利用停止しない旨の決定に当たっては、当該決定に対する審査請求や訴訟の提起も予想されることから、その理由を明確にする。

(イ) 関係者への事情聴取においては、請求者が識別できないような形で行う等当該請求者の権利利益の保護に十分配慮すること。

オ 利用停止決定等の決裁

第5―6―(3)―カに準じて取り扱うものとする。

カ 利用停止の実施

個人情報を利用停止する旨の決定(以下「利用停止決定等」という。)を行ったときは、速やかに、利用停止の請求に係る個人情報の利用停止を行うものとする。この場合は、次に掲げる方法その他の個人情報の内容及び記録媒体の種類、性質に応じた適切な方法により行うものとする。具体的には、次のような方法が考えられる。

(ア) 利用又は提供の停止

a 保有個人情報が記録されたデータベースへのアクセスを禁止する方法

b 定期的な文書の送付を中止する方法

(イ) 消去

a 該当部分を黒塗りする方法

b 電磁的に消去する方法(電磁的記録の場合)

c 保有個人情報を記録された公文書ごと廃棄し、新たに公文書を作成し直す方法

(4) 決定期間を延長する場合の手続等

利用停止決定等を利用停止決定期間内に行うことが事務処理上の困難その他の正当な理由によりできない場合には、次のとおり決定期間延長の処理をする。

第6―6―(4)に準じて行うものとする。

(5) 個人情報利用停止決定通知書の送付

ア 個人情報利用停止決定通知書

利用停止(一部利用停止を含む。)をする旨の決定を行ったときは、利用停止した上で個人情報利用停止決定通知書(規則様式第17号)により、速やかに、利用停止請求者に通知するものとする。

イ 個人情報非利用停止決定通知書

利用停止をしない旨の決定を行ったときは、個人情報非利用停止決定通知書(規則様式第18号)により、速やかに、利用停止請求者に通知するものとする。

ウ 通知書の写しを総務課に送付する。

(6) 個人情報利用停止決定通知書の記入要領

ア 個人情報利用停止決定通知書

個人情報利用停止決定通知書は、請求された内容の全部又は一部の利用停止を行うときに使用するものであり、次の区分により記入すること。

(ア) 請求内容の全部の利用停止を行うとき。

a 「利用停止請求に係る保有個人情報の内容」欄

利用停止請求書の「利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項」欄の記載内容をそのまま転記する。

b 「決定の内容」欄

全部利用停止と記入する。

c 「訂正の内容」欄

利用停止した内容について具体的に記入する。

(イ) 請求内容の一部の利用停止を行うとき。

次に掲げる事項を記入するほか、前記(ア)に準じて取り扱うものとする。

a 「決定の内容」欄

一部利用停止と記入する。

b 「利用停止の内容」欄

利用停止した内容について具体的に記入する。

c 「理由の提示等」欄

一部の利用停止を行ったときは、利用停止を行わなかった部分及びその具体的理由を記入すること。

イ 個人情報非利用停止決定通知書

(ア) 「利用停止請求に係る保有個人情報の内容」欄

利用停止請求書の「利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項」欄の記入内容をそのまま転記する。

(イ) 「利用停止しないこととする理由」欄

利用停止をしない理由が個人情報を保有していないことにより利用停止の請求を拒否するものなのか又はその他の理由により利用停止をしないのかを明示した上で、その理由を具体的かつ明確に付記する。この欄にすべて記入できないときは、別紙に記入する。

第8 審査請求に係る事務

1 審査請求の要件

個人情報の開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に不服のあるものは、実施機関(病院事業管理者を除く実施機関がした処分にあっては当該実施機関、病院事業管理者がした処分にあっては市長)に対して行審法第2条の規定に基づき、審査請求をすることができる。

2 審査請求の受付等

(1) 審査請求の受付場所

個人情報の開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に対する審査請求の受付場所は、情報プラザにおいてのみ行い、各課等の窓口での受付は行わない。

(2) 審査請求の方法

審査請求は、行審法第19条第1項の規定により、書面を提出することにより行うこととされているため、口頭、電話、ファクシミリ、電子メール等による審査請求があったときは、来庁又は郵送により書面を提出するよう指導する。

(3) 審査請求の様式

審査請求の様式は、任意の様式でよく、(4)のイの事項が記載されていればよい。

(4) 審査請求の要件

ア 審査請求は、処分のあったことを知った日の翌日から起算して3月以内の審査請求であること、かつ、処分があった日の翌日から起算して1年以内の審査請求であること(正当な理由があるときを除く。)

イ 審査請求書には次の事項を記載の上、審査請求人が押印しなければならない(行審法第19条第2項及び行政不服審査法施行令(平成27年政令第391号)第4条第2項)

(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ) 審査請求に係る処分の内容

(ウ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ) 審査請求の趣旨及び理由

(オ) 処分庁の教示の有無及びその内容

(カ) 審査請求の年月日

(5) 審査請求の受理

個人情報の開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に対する審査請求は、総務課において受付を行い、審査請求書の記載内容を確認した後、主管課に送付する。送付を受けた主管課は、当該審査請求書の内容を審査し、上記の要件を満たしている場合又は不備があるがそれが補正可能である場合には、これを受理する。後者の場合、主管課は審査請求人に対し補正を命じなければならない(行審法第23条)

第9 その他に関する事項

1 開示請求等に係る行政文書の保存

主管課の長は、開示請求、訂正請求又は利用停止請求の対象となった文書については、審査請求又は訴訟の対象となり得るので、保存期間が経過する場合でも、関係課長と協議の上、処分を行った日から1年間保存する。また、審査請求又は訴訟がなされた場合には、処分又は判決が確定するまでの期間は、保存期間が経過しても当該文書を保存する。保存期間が定められていない行政文書についても同様とする。

2 苦情の処理

(1) 実施機関が行う個人情報の取扱いに関する苦情の申出は、各課等において受け付ける。

(2) 苦情の申出の処理

各課等は、個人情報の取扱いに関する苦情の申出を受けたときは、申出者、苦情の内容、処理の内容等を「個人情報苦情申立書」(様式第8号)に記載し、部等の長へ報告するとともに、総務課に合議を行う。

3 出資法人等への指導

市が出資等を行う法人等を所管する課等は、当該法人等が保有する個人情報を保護するために必要な資料等の提供及び指導を行う。

4 実施状況の公表等

総務課は、毎年度始めに、各実施機関の条例の実施状況について、次の項目を取りまとめ、「広報みよし」及び「ホームページ」に登載し、公表する。

(1) 開示請求の件数

(2) 開示決定及び不開示決定の件数

(3) 訂正請求の件数

(4) 訂正決定及び非訂正決定の件数

(5) 利用停止請求の件数

(6) 利用停止決定及び非利用停止決定の件数

(7) 審査請求の件数

(8) その他実施状況を周知する上で必要と認められる事項

附 則

この要領は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成21年11月5日)

この要領は、平成22年1月4日から施行する。

附 則(平成22年12月20日)

この要領は、平成22年12月20日から施行する。

附 則(平成24年7月5日)

この要領は、平成24年7月5日から施行する。

附 則(平成27年4月1日)

この要領は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年4月1日)

この要領は、平成28年4月1日から施行する。

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みよし市個人情報保護事務処理要領

平成16年4月1日 種別なし

(平成28年4月1日施行)

体系情報
要綱集/ 総務部/ 総務課
沿革情報
平成16年4月1日 種別なし
平成21年11月5日 種別なし
平成22年12月20日 種別なし
平成24年7月5日 種別なし
平成27年4月1日 種別なし
平成28年4月1日 種別なし