○物品購入等に関する事務取扱要領

平成26年1月31日

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 設計図書の作成(第4条・第5条)

第3章 契約の締結(第6条―第17条)

第4章 物品購入等(第18条―第26条)

第5章 納入(第27条―第31条)

第6章 契約代金の支払(第32条・第33条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この要領は、別に定めるもののほか、みよし市が発注する物品購入等に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 物品購入等 物品(みよし市物品管理規則(平成16年三好町規則第16号)第2条第1号に定める物品をいう。以下同じ。)の購入、製造、修繕、改造及び売払い並びに製造の請負並びに印刷製本をいう。

(3) 検収員 規則第4条第4号に規定する者をいう。

(4) 契約金額 物品の購入においては購入価格を、製造の請負、物品の修繕及び印刷製本においては請負代金額をいう。

(契約の区分)

第3条 契約担当課においては、次に掲げる物品購入等について契約するものとし、次に掲げる物品購入等以外のものについては、物品担当課で契約するものとする。この場合において、設計内容の変更(以下「設計変更」という。)により契約金額に増減が生じた場合においても、納品まで当初設計金額の区分により処理するものとする。

(1) 備品の購入(設計金額が80万円以下の図書、動物又は特殊備品の購入を除く。)

(2) 設計金額が30万円を超える消耗品の購入

(3) 設計金額が130万円を超える物品の修繕

(4) 設計金額が130万円を超える印刷製本

2 物品購入等のうち、入札又は見積合わせによることが困難なものについては、前項の規定にかかわらず、物品担当課で契約できるものとする。

第2章 設計図書の作成

(物品購入等計画の作成)

第4条 物品担当課長は、当該年度及び次年度における契約担当課が契約する物品購入等(以下「契約担当課物品購入等」という。)の計画を決定したときは、工事等執行計画表(様式第1)を作成し、契約担当課長及び検収担当課長に通知するものとする。

2 物品担当課長は、前項の計画に従って適切な物品購入等に努めるものとする。

(設計図書の作成)

第5条 物品担当課長は、物品購入等をしようとするときは、設計図書(物品設計書(様式第2)、図面及び仕様書をいう。以下同じ。)を作成するものとする。

2 物品担当課長は、物品購入等の内容を変更しようとするときは、変更設計図書(物品変更設計書(様式第3)、変更図面及び変更仕様書をいう。以下同じ。)を作成するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、設計金額30万円以下物品購入等(設計金額又は見込金額が30万円以下(物品の修繕にあっては50万円以下)の備品の購入を除く物品購入等をいう。以下同じ。)については、設計図書又は変更設計図書の作成を省略できるものとする。

第3章 契約の締結

(執行伺書の作成)

第6条 物品担当課長は、第5条第1項に定める手続の後、執行伺書(様式第4)を作成し、設計図書を添えて、みよし市職務権限規程(昭和50年三好町規程第1号)に定める決定区分(以下「職務権限規程決定区分」という。)により決定を受けるものとする。ただし、物品担当課が契約する物品購入等(以下「物品担当課物品購入等」という。)については、執行伺書に代えて物品購入等決定書(起案例1)により決定することができるものとし、設計金額30万円以下物品購入等については、執行伺書の作成を省略することができるものとする。

2 物品担当課長は、第5条第2項に定める手続の後、変更執行伺書(様式第5)を作成し、既契約書の写し、変更協議書の写し及び変更設計図書を添えて、職務権限規程決定区分により決定を受けるものとする。ただし、物品担当課物品購入等については、変更執行伺書に代えて物品購入等変更決定書(起案例2)により決定することができるものとし、設計金額30万円以下物品購入等については、変更執行伺書の作成を省略することができるものとする。

(物品購入等の契約依頼)

第7条 物品担当課長は、契約担当課に契約担当課物品購入等の契約を行うよう依頼しようとするときは、一般競争入札の場合は公告を希望する日を記載した執行伺書の写しを指名競争入札及び随意契約の場合は業者選定調書(様式第6)をみよし市競争入札審査委員会(以下「入札審査委員会」という。)開催日の3日前までに契約担当課長に提出するものとする。

2 前項の場合において、物品担当課長は金抜き設計図書(第5条第1項で作成した設計図書の金額表示に関するものを省いたものをいう。)を契約担当課長に必要部数提出するものとする。

(一般競争入札における入札参加資格の決定及び公告)

第8条 一般競争入札に参加できる者の資格(以下「入札参加資格」という。)については、みよし市一般競争入札に関する事務取扱要領に基づき、入札審査委員会において入札参加資格を入札ごとに審議のうえ、契約担当部長が決定し、入札に係る公告を行うこととする。

(入札参加者の決定及び通知)

第9条 指名競争入札の入札者及び随意契約における見積者(以下「入札参加者」という。)は、入札審査委員会の審査を経て、指名競争入札の通知については指名業者選定結果及び指名通知伺(様式第7)により、随意契約の見積書徴取の通知については見積業者選定結果及び見積通知伺(様式第8)により、それぞれ副市長が決定するものとし、指名競争入札の通知は指名通知書(様式第9)により、随意契約の見積書の徴取の通知は見積通知書(様式第10)により行うものとする。

2 前項における入札参加者の選定基準は、みよし市物品等競争入札参加者の資格審査及び指名等に関する要綱によることとする。

3 前2項の規定にかかわらず、物品担当課物品購入等における見積者については、物品担当課において選定のうえ、見積業者選定結果及び見積通知伺に代えて見積業者選定及び見積徴取の決定書(起案例5)により物品担当課長が決定することができることとし、設計金額30万円以下物品購入等においては、見積業者選定結果及び見積通知伺の作成を省略し、見積通知書の徴取を省略することができるものとする。この場合において、設計金額が80万円以下の契約担当課物品購入等における見積書の徴取数はできる限り3者以上を選定するものとし、物品担当課物品購入等における見積書の徴取数は次表に掲げるとおりとする。

物品の修繕

設計金額(又は見込金額)が50万円以下の場合 1者(省略可)

設計金額が50万円を超え130万円以下の場合 3者

印刷製本

設計金額(又は見込金額)が30万円以下の場合 1者(省略可)

設計金額(又は見込金額)が30万円を超え50万円以下の場合 2者

設計金額が50万円を超え130万円以下の場合 3者

備品及び消耗品の購入(契約担当課物品購入等を除く。)

設計金額(又は見込金額)が30万円以下の場合 1者(省略可)

設計金額(又は見込金額)が30万円を超え50万円以下の場合 2者

設計金額が50万円を超え80万円以下の場合 3者

(同等品申請)

第10条 一般競争入札に参加する者又は入札参加者が、入札に係る公告、指名通知書又は見積通知書に記載されている参考物品以外の物品での入札又は見積りを希望するときは、当該通知書等に「同等品申請可」と記載のある物品に限り、購入物品同等品申請書(様式第11)を入札(見積)日の2日前までに物品担当課長に提出し、同等品による納入の許可を求めることができるものとする。

2 物品担当課長は、前項の申請書が提出されたときは、速やかに審査を行い、同申請書に審査結果を記入のうえ当該申請者に通知することとする。

3 当該申請者が、前項の審査により認められた品目で入札又は見積を行う場合には、入札書又は見積書の提出時に審査結果の写しを添付又は提示することとする。

(指名業者の公表)

第11条 契約担当課物品購入等について、第9条の規定により指名通知書又は見積通知書を入札参加者に交付したとき、契約担当課長は次のとおり速やかに公表するものとする。ただし、別に定めのある場合はこの限りでない。

(1) 公表の内容は、物品名、納入場所、指名業者名又は見積者名及び入札執行日又は見積徴取日とする。

(2) 公表の期間は、通知日から入札執行日又は見積徴取日までとする。

(3) 公表の方法は閲覧によるものとし、閲覧の場所は契約担当課とする。

(入札の辞退)

第12条 契約担当課長又は物品担当課長は、入札執行前に入札を辞退する者があったときは、当該辞退者からみよし市入札者心得書(以下「心得書」という。)で定める入札辞退届(心得書様式第2号)を提出させるものとする。この場合において、入札参加者の追加指名は行わないものとする。

(予定価格調書の作成及び公表)

第13条 予定価格は、消費税及び地方消費税に相当する額(以下「消費税相当額」という。)を含んだ総額(ただし、単価契約に係る予定価格は、単価についてその予定価格を定めることができるものとする。)で定めるものとする。ただし、設計金額30万円以下物品購入等については予定価格の設定を省略することができるものとする。

2 予定価格を定めたときは、予定価格調書(様式第12)を作成するものとし、予定価格とともに入札書比較価格(予定価格から消費税相当額を除いた価格をいう。以下同じ。)を併記することとする。

(入札の執行)

第14条 入札は、心得書に基づいて行うものとし、入札を執行する場所の見やすいところに心得書を掲示するものとする。

2 入札は、原則として毎週木曜日に執行するものとする。

3 落札者は、入札書比較価格における予定価格の制限の範囲内で、最低の価格を入札書(心得書様式第1号)に記載した者をいう。この場合において、入札書に記載された金額に、消費税相当額を加算した額を落札価格とする。

4 入札執行回数は、3回を限度とする。

5 入札の経過は、入札経過調書(様式第13)により記録するものとする。

6 見積書の徴取は、第1項から第3項までの規定を準用し、徴取の結果については見積結果調書(様式第14)により記録するものとする。

(入札結果等の公表)

第15条 契約担当課物品購入等に係る入札を執行したときは、契約担当課長はその結果を次のとおり速やかに公表するものとする。

(1) 公表の内容は、第11条第1号に定める事項のほか、入札の経緯、全入札者名及び入札書記載金額とし、入札執行前の入札辞退者があった場合については、当該入札辞退者名についても公表するものとする。

(2) 公表は、開札記録票(様式第15)によるものとする。

(3) 入札不調の場合は、開札記録票の金額欄に「不調」と表示し、入札経過の金額は公表しないものとする。

(4) 次条で定める随意契約に移行したときは、随意契約決定金額を公表するものとする。

(5) 公表場所及び方法は、契約担当課における閲覧及びみよし市ホームページへの掲載とする。

(6) 公表の期間は、入札執行日又は見積徴取日の属する年度及び翌年度とする。

(入札により契約できないときの契約)

第16条 第14条第4項に規定する入札執行回数の限度内において落札者がない場合は、次の要件のいずれかに該当するときに限り随意契約ができるものとし、随意契約を行うに当たっては、随意契約について(起案例6)により決定を受けるものとする。

(1) 特殊な物品の購入等で他に納入が可能な者がいないとき。

(2) やむを得ない事情で緊急又は短期間に物品を購入する必要があるとき。

(3) やむを得ない事情で指名替を行うことができないとき。

2 前項により随意契約を行う場合において、当該物品購入等の入札参加者以外の者から見積書を提出させようとするときは、第9条第1項に基づく審査の手続きを経てから行うものとする。

3 第1項による随意契約を行わない場合については、設計変更、入札参加資格の見直し、指名替等再び入札に付するために必要な措置を講じることとし、新たに入札審査委員会の審査を行うものとする。この場合においては、入札に係る公告の案又は業者選定調書の上部に「再」と表示し、当該物品購入等の開札記録票を添えるものとする。

(契約の締結)

第17条 契約担当課長又は物品担当課長は、契約の相手方を決定したときは、みよし市予算決算会計規則(昭和62年三好町規則第3号。以下「会計規則」という。)に規定する契約締結伺兼支出負担行為決議書(会計規則第27号様式その2)(支出負担行為を伴わない場合は契約締結伺決議書)により決議した後、速やかに契約書(様式第16)により締結するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、物品担当課物品購入等については、契約締結伺決議書に代えて物品購入等契約締結決定書(起案例8)により決定することができるものとし、契約金額30万円以下物品購入等(契約金額が30万円以下(物品の修繕にあっては50万円以下)の物品購入等をいう。以下同じ。)については、契約締結伺決議書の作成を省略することができるものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、物品担当課物品購入等及び設計金額が80万円以下の備品の購入については、契約書に代えて請書(様式第17)により契約の締結を行うことができるものとし、契約金額30万円以下物品購入等については、請書を省略することができるものとする。

4 契約担当課長は、みよし市議会の議決に付すべき契約及び財産の取得又は処分に関する条例第3条に該当する契約については、速やかに物品購入仮契約書(様式第18)により仮契約を締結するものとし、議会の承認が得られた後、第1項の規定により処理するものとする。

5 契約担当課長は、契約担当課物品購入等について契約を締結したときは、物品担当課長に契約に関係する書類を送付し、検収担当課長に契約結果を通知するものとする。

第4章 物品購入等

(契約者の請求による納入期限の延長)

第18条 契約者は、天災その他契約者の責めに帰すことができない事由により納入期限の延長を請求しようとする場合は、納入期限延長請求書(様式第19)を物品担当課長に提出するものとする。

2 前項の請求書の提出があった場合において、物品担当課長は、納入期限延長協議書(様式第20)により契約者と協議し、当該請求を承認するとき又は当該請求された延長日数を短縮して承認するときは、納入期限変更承諾書(様式第21)を、当該請求を承認しないときは納入期限不変更承諾書(様式第22)を契約者から提出させるものとする。

(市の請求による納入期限の延長及び短縮)

第19条 物品購入等において、納入期限の延長又は短縮の必要があるとき、物品担当課長は、納入期限変更協議書(様式第23)により契約者と協議し、契約者から納入期限変更承諾書を提出させるものとする。

(契約内容の変更)

第20条 物品担当課長は、規則第36条に定める契約内容の変更をしようとするときは、みよし市設計変更事務取扱要領に定める設計変更協議書を作成し、次項に定める決定区分により決定を受けた後、契約者と設計変更について協議のうえ、第5条第2項に基づく変更設計図書及び設計変更協議書の写しを添えて、第6条第2項に基づき変更執行伺書を作成し、職務権限規程決定区分により決定を受けるものとする。

2 前項に定める設計変更協議書の決定区分は次のとおりとする。

(1) 当初設計金額が2,000万円以上の物品購入等 設計変更事務取扱要領に定める設計変更協議書の決定区分(以下「変更協議書決定区分」という。)の工事「元設計15,000万円以上」の区分に準ずる。

(2) 当初設計金額が2,000万円未満500万円以上の物品購入等 変更協議書決定区分の工事「元設計15,000万円未満6,000万円以上」の区分に準ずる。

(3) 当初設計金額が500万円未満80万円超(印刷製本費については130万円超)の物品購入等 変更協議書決定区分の工事「元設計6,000万円以下130万円超」の区分に準ずる。

(4) 当初設計金額が80万円以下(印刷製本費については130万円以下)30万円超の物品購入等 変更協議書決定区分の工事「元設計130万円以下30万円超」の区分に準ずる。

3 物品担当課長は、契約担当課物品購入等の変更契約を行うよう契約担当課に依頼しようとするときは、前項に基づく変更執行伺書、変更設計図書、設計変更協議書の写し及び金抜きの変更設計図書(第5条第2項で作成した変更設計図書の金額表示に関するものを省いたものをいう。提出部数は2部とする。)を契約担当課長に送付することとする。

4 契約担当課長は、契約担当課物品購入等の変更契約を締結しようとするときは、変更契約締結伺兼変更支出負担行為決議書(会計規則第28号様式(その2))(契約金額の増額を伴わないものについては変更契約締結伺書)を作成のうえ、職務権限規程決定区分により決定し、変更契約書(様式第24)により変更契約を締結するものとする。

5 物品担当課長は、物品担当課物品購入等の変更契約を締結しようとするときは、前項に準じて行うものとし、変更契約締結伺兼変更支出負担行為決議書に代えて物品購入等変更契約締結決定書(起案例13)により決定し、変更契約書に代えて変更請書(様式第25)により変更契約を締結することができるものとする。

6 契約担当課長は、契約担当課物品購入等について変更契約を締結したときは、物品担当課長に変更契約に関係する書類を送付し、検収担当課長に契約結果を通知するものとする。

(履行遅滞における損害金の徴収)

第21条 契約者は、自己の責めに帰する事由により納入期限内に物品を納入することができないときは、その理由を明示した納入期限内未納入申出書(様式第26)を物品担当部課長(契約担当課物品購入等(設計金額が80万円以下の消耗品又は備品の購入を除く。)については物品担当部長、物品担当課物品購入等及び設計金額が80万円以下の消耗品又は備品の購入については物品担当課長を指す。以下同じ。)に提出するものとする。

2 前項の場合において、納入期限の経過後相当の期間内に納入する見込みがあると認められるときは、物品担当部課長は、継続納入承諾書(様式第27)により契約者に通知するものとし、納入期限経過後相当の期間内に納入する見込みがあると認められないときは、契約を解除するものとする。

3 前項により契約者に通知した場合は、未納部分相当額について、遅延日数に応じて、政府契約の支払遅延防止等に関する法律(昭和24年法律第256号)第8条第1項の規定に基づき、財務大臣が決定した率を乗じて計算した額の損害金を徴収するものとする。

(物品購入等の中止)

第22条 物品担当部課長は、物品購入等を中止する必要があるときは、物品購入等中止通知書(様式第28)により契約者に通知するものとし、物品購入等を中止したときはその時点において、みよし市工事等検査規程(平成25年みよし市規程第1号。以下「検査規程」という。)に定める検査復命書(検査規程様式第2)を作成するものとする。

(契約の解除)

第23条 契約担当部長は、契約を解除する必要があるときは、契約解除通知書(様式第29)により契約者に通知するものとする。

2 契約解除に伴う精算は、出来形検査のうえ契約解除に伴う精算方法により精算額を確定し、精算通知書(様式第30)により契約者に通知するものとする。

(権利義務の譲渡等)

第24条 契約者は、権利義務の譲渡又は承継の申出をしようとするときは、物品購入譲渡(承継)承諾申出書(様式第31)により、物品担当部課長に提出するものとする。

2 物品担当部課長は、前項の申出を承諾したときは、物品購入譲渡(承継)承諾書(様式第32)により、契約者及び譲受(承継)人に通知するものとする。

(名称変更等の届出)

第25条 契約者は、契約者の名称、組織又は住所等の変更があった場合は、速やかにみよし市入札参加資格者名簿の変更手続を行うとともに、物品担当課長に名称等変更届(様式第33)を提出するものとする。

(損害賠償)

第26条 物品担当課長は、契約の解除その他の理由により契約者から損害賠償の請求があったときは、意見を付けて契約担当課長に報告し、その指示を受けるものとする。

第5章 納入

(納品書の提出)

第27条 契約者は、物品の納入時に、納品書(様式第34)又は契約者が定めた納品書により、納入日に契約者から物品担当部課長に提出するものとする。

2 物品担当課長は、契約担当課物品購入等(設計金額が80万円以下の消耗品及び備品を除く。)について、納入予定日が決定したとき(又は納入後)速やかに、検査依頼書(検査規程様式第1)に契約書の写し(納入後にあっては納品書の写し)を添えて検収担当課長へ提出するものとする。

(物品購入等の検収)

第28条 物品購入等(設計金額30万円以下物品購入等を除く。)の検収は、検査規程に基づいて行うものとする。

2 検収担当課長は、契約担当課物品購入等の検収を行ったときは、検査復命書、物品検収記録(検査規程様式第3(その3))及び検査合格通知書(検査規程様式第7)(以下「検査復命書等」という。)を作成し、職務権限規程決定区分により決定を受けるものとする。また、検収の結果については、検査復命書等の写しを物品担当課長に送付するものとする。

3 物品担当課長は、物品担当課物品については、前項の検査復命書等の作成を省略することができるものとし、検査復命書等の作成を省略した場合には、請求書等の表面余白に納品を確認した旨並びに年月日及び検収員氏名を記載し、押印することとする。

(検収員の任命)

第29条 検収員の任命は、契約担当課物品購入等の検収においては検査依頼書により行うこととし、物品担当課物品購入等の検収においては執行伺書又は物品購入執行決定書により行うこととする。

(検収結果の通知)

第30条 検収担当課長は、契約担当課物品購入等の検収を行ったときは、その結果を検査合格通知書により物品担当課長を経由し契約者に通知するものとする。

2 物品担当課長は、物品担当課物品購入等、設計金額が80万円以下の備品及び消耗品の購入においては、検査合格通知書の作成を省略することができるものとする。

(契約台帳)

第31条 物品担当課長は、契約台帳(様式第35)及び契約検査台帳(様式第36)を調製し、契約金額が30万円を超える物品購入等の経過を明らかにするものとする。

第6章 契約代金の支払

(部分払)

第32条 契約者は、部分払を受けようとするときは、出来形検査請求書(様式第37)を物品担当部課長に提出するものとする。

2 物品担当課長は、前項における出来形検査請求書の提出があったときは、検査依頼書に出来形検査請求書の写しを添えて、検収担当課長へ提出するものとする。

3 検収担当課長は、出来形検査を行ったときは、その結果を検査合格通知書により物品担当課長を経由し契約者へ通知するものとする。

4 部分払の支払は、請求書を受理した日から30日以内に行うものとする。

(精算払)

第33条 契約代金の支払は、請求書を受理した日から30日以内に行うものとする。

附 則

1 この要領は、平成26年4月1日から施行する。

2 工事施行及び物件購入に関する事務取扱要領(昭和61年4月1日施行)は平成26年4月1日をもって廃止する。

附 則(平成26年10月27日)

この要領は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成29年2月27日)

この要領は、平成29年4月1日から施行する。

様式 略

物品購入等に関する事務取扱要領

平成26年1月31日 種別なし

(平成29年4月1日施行)

体系情報
要綱集/ 総務部/ 総務課
沿革情報
平成26年1月31日 種別なし
平成26年10月27日 種別なし
平成29年2月27日 種別なし