○みよし市職員の源泉徴収票作成等事務に係る特定個人情報等取扱要領

平成29年1月1日

(趣旨)

第1条 この要領は、みよし市における特定個人情報等の取扱いに関する規程(平成28年1月1日施行。以下「規程」という。)第7条第2項の規定に基づき、みよし市職員の源泉徴収票作成等事務に係る特定個人情報等の適正な取扱いの確保に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この要領における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第5項から第11項まで並びに規程第3条第1号、第5号及び第6号に定めるもののほか、次に定めるところによる。

(2) 源泉徴収票作成等事務 番号法第9条第3項に規定される事務のうち、次の事務をいう。

 源泉徴収票及び給与支払報告書作成事務

 住民税に関する届出等事務

 退職手当組合への届出等事務

 財産形成貯蓄制度に関する届出等事務

 共済組合への届出等事務

 健康保険・厚生年金保険に関する届出等(国民年金第3号被保険者届出を含む)事務

 雇用保険・労災保険に関する届出等事務

 児童手当支給に関する事務

 その他関連性を有する事務

(3) 保護管理者 規程第5条第1項に規定する保護管理者をいう。

(4) 特定個人情報保護統括責任者及び情報セキュリティ統括責任者 規程第4条に規定する特定個人情報保護統括責任者及び情報セキュリティ統括責任者をいう。

(5) 給与システム 特定個人情報システムのうち、源泉徴収票作成等事務を行うために、給与担当所属で使用するシステムをいう。

(6) 個人番号管理機器等 給与システム及び特定個人情報を含む磁気媒体又は書類を保管するキャビネットをいう。

(遵守事項)

第3条 職員は、この要領に規定する事務を行うときは、規程に定めるもののほか、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第5号)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号)を遵守する。

(報告連絡体制及び手順)

第4条 職員は、規程又はこの要領に違反している事実若しくは兆候を把握したとき又は特定個人情報の漏えい、滅失、毀損等(以下「特定個人情報等の漏えい等」という。)の事案の発生若しくは兆候を把握したときは、直ちにそれぞれの保護管理者に報告しなければならない。

第5条 保護管理者は、特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握したときは、兆候の内容、事案の発生した経緯、被害状況等について、速やかに特定個人情報保護統括責任者及び情報セキュリティ統括責任者に報告しなければならない。

(事務取扱担当者)

第6条 事務取扱担当者は、人事担当課の給与担当者とする。

(個人番号の提供の要求)

第7条 保護管理者は、源泉徴収票作成等事務を行うため、番号法第14条第1項に基づき、所属課の職員に対し、当該職員及びその扶養親族(源泉徴収票作成等事務の実施に必要な扶養親族をいう。以下同じ。)の個人番号の提供を求めることができる。ただし、秘書担当課の保護管理者は市長及び副市長の個人番号の提供を、教育委員会事務局担当課の保護管理者は教育長の個人番号の提供を、病院事業事務局担当課の保護管理者は病院事業管理者及び病院事業の次長級以上の職員の個人番号の提供を、人事担当課の保護管理者は次長級以上の職員の個人番号の提供を求めるものとする。

第8条 個人番号の提供を求める時期は、原則として個人番号を取り扱う事務が発生したときとする。ただし、個人番号を取り扱う事務が発生することが明らかなときは、事前に個人番号の提供を求めることができる。

2 職員は、保護管理者から個人番号の提供を求められたときは、本人及びその扶養親族の個人番号等を記載した個人番号入力シート(様式第1号)を保護管理者に対面又は郵送により提出しなければならない。

(個人番号の正確性の確保)

第9条 保護管理者は、前条第2項に基づき職員から対面により個人番号入力シートの提出があったときは、次の各号に掲げるいずれかの書類の提示を受け、記載された当該職員の個人番号の確認を行い、個人番号入力シートの番号確認欄に押印するものとする。

(1) 個人番号カード

(2) 番号法第7条第1項に規定する通知カード

(3) 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第12条第1項に規定する住民票の写し又は住民票記載事項証明書であって、氏名、出生の生年月日、男女の別、住所及び個人番号が記載されたもの

2 保護管理者は、前条第2項に基づき職員から郵送により個人番号入力シートの提出があったときは、前項各号に掲げるいずれかの書類の写しの提出を受け、記載された当該職員の個人番号の確認を行い、個人番号入力シートの番号確認欄に押印するものとする。

3 個人番号を確認するため前項に基づき提出を受けた書類の写しは、確認後、速やかに廃棄し、個人番号入力シートの番号確認書類廃棄年月日欄に記録しなければならない。

(本人確認)

第10条 保護管理者は、対面による個人番号入力シートの提出において、職員から前条第1項第1号に掲げる書類の提示があったときは、当該書類に記載された事項により、前条第1項第2号に掲げる書類の提示があったときは、次の各号のいずれかの書類を併せて提示させることにより、前条第1項第3号に掲げる書類の提示があったときは第1号に掲げる書類を提示させることにより、提供された個人番号が当該職員のものであること及び当該職員が本人であることの確認を行い、個人番号入力シートの本人確認欄に押印するものとする。ただし、前条第1項で提示された書類が明らかに当該職員のものであると判断できる場合は、これを省略することができる。

(1) 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則(平成26年内閣府令/総務省令第3号。以下「省令」という。)第1条第1号に掲げる書類

(2) 省令第1条第3号イに掲げる書類のうち2以上の書類

2 保護管理者は、郵送による個人番号入力シートの提出において、職員から前条第1項第1号に掲げる書類の写しの提出を受けるときは、当該書類に記載された事項により、前条第1項第2号に掲げる書類の提出を受けるときは、前項各号に掲げるいずれかの書類の写しを併せて提出させることにより、前条第1項第3号に掲げる書類の提示があったときは前項第1号に掲げる書類を提示させることにより、提供された個人番号が当該職員のものであること及び当該職員が本人であることの確認を行い、個人番号入力シートの本人確認欄に押印するものとする。

3 本人を確認するため前項に基づき提出を受けた書類の写しは、確認後、速やかに廃棄し、個人番号入力シートの本人確認書類廃棄年月日欄に記録しなければならない。

(個人番号入力シートの移送)

第11条 保護管理者は、第8条第2項に基づき提出された個人番号入力シートを、封筒に入れて封をする(以下「封緘」という。)等の外部から容易に閲覧されない措置を講じた上で、できる限り提出された日のうちに事務取扱担当者に移送する。

(給与システムへの登録)

第12条 事務取扱担当者は、個人番号入力シートを受け取ったとき、速やかに給与システムに入力し、個人番号入力シートの入力者欄に押印するものとする。

2 事務取扱担当者は、人事担当課内の別の職員に入力内容の確認を依頼し、確認した職員は個人番号入力シートの入力確認者欄に押印するものとする。

(保管)

第13条 事務取扱担当者は、個人番号入力シートを前条の手続後、速やかに施錠のできるキャビネット等に保管しなければならない。

(扶養親族の追加)

第14条 職員に扶養親族の追加があったときは、当該職員が追加となった扶養親族の情報を記載した個人番号入力シートを事務取扱担当者に移送する。ただし、当該職員が移送することが困難な場合は、当該職員が当該個人番号入力シートを封緘等の外部から容易に閲覧されない措置を講じた上で、当該職員以外が移送することができるものとする。

(個人番号の変更)

第15条 職員に個人番号の変更があったときは、変更後の個人番号を収集するため、第8条から第13条までの手続を再度行うものとする。

(個人番号の利用)

第16条 事務取扱担当者は、源泉徴収票作成等事務を処理するために必要な場合に限り、次の方法により個人番号を利用することができる。

(1) 給与システムから給与支払報告データ等として出力する方法

(2) 給与システムから源泉徴収票等作成事務を処理するための様式(以下「源泉徴収票等様式」という。)により出力する方法

(3) 給与システム端末画面から源泉徴収票等様式に転記する方法

(4) 本人から提出された個人番号入力シートから源泉徴収票等様式に転記する方法

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第17条 事務取扱担当者は、源泉徴収票作成等事務を処理するために必要な場合に限り、特定個人情報ファイルを作成することができる。

(給与システムにおける特定個人情報ファイルの管理)

第18条 事務取扱担当者は、給与システムにおいて特定個人情報等を取り扱うときは、次に掲げる方法で管理する。

(1) ユーザーIDに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う機能を使用できる者を事務取扱担当者に限定する。

(2) 事務取扱担当者は、特定個人情報システムを取り扱う上で、正当なアクセス権を有する者であることを確認するため、ユーザーID、パスワード等により認証する。

(源泉徴収票作成事務に係る情報の共有)

第19条 職員以外の源泉徴収票作成事務担当課の保護管理者は、給与システムで管理している職員と同一の人物に対する源泉徴収票及び給与支払報告書を作成する必要があるときは、次に掲げる書類を人事担当課の保護管理者に提出することにより当該職員の個人番号を照会することができる。

(1) 個人番号照会シート(様式第2号)

(2) 源泉徴収票及び給与支払報告書を作成する必要があることが明らかな書類(当該書類の写しも含む。)

(取扱区域の指定)

第20条 源泉徴収票作成等事務の取扱区域は、人事担当課の事務室内とし、第三者からの閲覧を防止する等、執務環境に応じた安全管理措置を講じなければならない。

(安全管理措置)

第21条 保護管理者は、第8条第2項に基づき提出された個人番号入力シート並びに第11条及び第12条に基づき提示及び提出された書類を複写し、又は個人番号を他の用紙に書き写す等の行為を行ってはならない。

第22条 事務取扱担当者は、給与システム、磁気媒体、書類等について、次に掲げる方法により保管又は管理しなければならない。

(1) 取扱区域及び給与システムサーバのある事務室内を個人番号管理機器等の管理区域とし、この区域外に個人番号管理機器等を持ち出してはならない。

(2) 給与システムサーバは、施錠可能なラックに収納する。

(3) 特定個人情報等を含む書類及び磁気媒体等は、あらかじめ人事担当課の保護管理者から指定された施錠できるキャビネット等に保管し、鍵は保護管理者が管理する。

(4) 特定個人情報ファイルは、パスワードを付与する等の保護措置を講じた上でこれを保存し、当該パスワードを適切に管理する。

(特定個人情報等の持ち出し)

第23条 事務取扱担当者は、法令に基づき特定個人情報を提供するなど外部に持ち出すときは、次に掲げる方法により管理しなければならない。ただし、行政機関等に源泉徴収票等を提出するに当たっては、当該行政機関等が指定する方法で提出することができる。

(1) 特定個人情報を含む書類を外部に持ち出すときは、封緘等の外部から容易に閲覧されない措置を講じる。

(2) 特定個人情報を含む書類を郵送等により移送するときは、簡易書留等の追跡可能な移送手段を利用する。

(3) 特定個人情報ファイルを電子媒体で持ち出すときは、パスワードによる保護や施錠できる容器の使用等の保護措置を講じる。

(書類等の保管、廃棄又は消去)

第24条 事務取扱担当者は、源泉徴収票作成等事務が終了するまでの間(法令により当該事務の終了後について保存期間が定められているものについては、その期間。以下「保管期間」という。)、個人番号入力シート並びに当該事務に係る特定個人情報を含む書類又は特定個人情報ファイル(以下「保管書類等」という。)を適切に保管しなければならない。ただし、保管書類等のうち、個人番号以外の事項を保存期間経過後も引き続き保管する必要があるときは、個人番号に係る部分をマスキング等により消去した上で保管する。

第25条 事務取扱担当者は、保管書類等について、前条ただし書に規定する場合を除き、保管期間を経過したときは、速やかに廃棄又は消去しなければならない。

2 前項に基づき廃棄又は消去したときは、その内容を記録しなければならない。

附 則

この要領は、平成29年1月1日から施行する。

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みよし市職員の源泉徴収票作成等事務に係る特定個人情報等取扱要領

平成29年1月1日 種別なし

(平成29年1月1日施行)