○千葉県市町村総合事務組合電子計算機事務管理規則

平成七年二月二十四日

規則第一号

(趣旨)

第一条 この規則は、千葉県市町村総合事務組合(以下「組合」という。)の行う電子計算機による事務の適正な管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

 電子計算機 電子計算機及びその周辺機器(必要な記録媒体を含む。)で構成される集合体で組合長が別に定めるものをいう。

 個人情報 個人に関する情報で、個人が識別できるもの

 記録媒体 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ及びフロッピーディスク等データを記録する媒体をいう。

 データ 電子計算機の利用に係る入出力帳票及び記録媒体に記録された情報をいう。

 ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他電子計算機に関する使用書類をいう。

 利用課等 電子計算機を利用して事務を処理しようとする課又は室及び既に利用している課又は室

(事務管理の基本)

第三条 電子計算機を利用して事務を処理するときは、常に事務の正確かつ効率的処理に努めるとともにデータの漏えい、滅失、き損等の防止及び正確性の維持に努めなければならない。

(職員の責務)

第四条 職員は、個人情報を収集し、記録し、又は使用するときは、個人情報の保護に努めなければならない。

2 職員は、その職務に関して知り得た情報を他に漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。

(労働衛生)

第五条 組合長は、衛生推進者をして、電子計算機を操作する職員の労働衛生に関する措置の推進にあたらせるものとする。

(処理事務の範囲)

第六条 電子計算機により処理できる事務の範囲は、課及び室の所掌する事務とする。

(新規開発等)

第七条 新たに電子計算機を利用して事務を処理しようとするとき又は重要な処理内容を変更しようとするときは、利用課等の長は、事前に組合長の承認を得なければならない。

(電子計算機の操作)

第八条 電子計算機は、次に掲げる場合を除き操作してはならない。

 当該課又は室の所掌事務を処理するとき。

 保守又は調整を行うとき。

 前各号に掲げるもののほか事務局長又は利用課等の長が特に必要があると認めたとき。

(情報の管理)

第九条 利用課等の長は、情報の漏えい、改ざん及び滅失等の防止に努め、個人情報を適切に管理しなければならない。

2 記録媒体を使用した者は、所定の保管用具に収納し、適切に管理しなければならない。

3 記録媒体を外部に持ち出す場合は、事務局長の許可を受けなければならない。

4 記録媒体を複製する場合は、事務局長の許可を受けなければならない。

5 データの複製及び消去、廃棄、クリーニング等に当たつては、データの消滅及び内容が第三者に漏れることがないように十分注意しなければならない。

6 利用課等の長は、記録媒体の障害の有無等について、定期的に又は随時に点検しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第十条 ドキュメントは、利用課等の長が所定の場所に保管し、管理するものとする。

2 ドキュメントを複製する場合は、事務局長の許可を受けなければならない。

3 ドキュメントを外部に持ち出す場合は、事務局長の許可を受けなければならない。

(事故対策)

第十一条 利用課等の長は、事故発生時の対策を定め、その内容を関係職員に徹底するとともに、事故が発生したときは、その原因、経緯及び被害の状況等を調査し、事務局長に報告するとともに、速やかに復旧のための措置を講じなければならない。

(個人情報記録の制限)

第十二条 電子計算機に記録する個人情報は、組合の事務を処理するために法令の規定により定められた必要かつ最小限度のものでなければならない。

2 個人の思想、信条、宗教及び不当な差別の原因となる社会的身分に関する事項は、記録してはならない。

(個人情報利用の制限等)

第十三条 個人情報は、組合の事務を処理するために必要な場合その他法令に特別の定めがある場合及び住民の福祉その他公益上必要であり、かつ、個人的秘密が侵害されないと認められ組合長が必要と認める場合以外に利用し、又は外部に提供してはならない。

(委託)

第十四条 電子計算機により処理する事務を外部に委託する場合は、当該受託者に対して、この規則に定める事項に準拠した取り扱い基準を定める等個人情報を保護するために必要な措置を講じなければならない。

2 受託者の監督は、事務局長及び委託する事務を主管する利用課等の長が行うものとする。

3 電子計算機により処理する事務を外部に委託する契約書には、次の各号に掲げる事項を規定しなければならない。

 秘密の保持に関すること。

 再委託の禁止又はその制限に関すること。

 個人情報を指示する以外に使用すること及び第三者(再委託された者を除く。)に提供することの禁止に関すること。

 事故発生時における報告義務に関すること。

 データ作成資料の返還義務に関すること。

 前各号に掲げるもののほか個人情報の保護に必要があると認める事項

(補則)

第十五条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。

附 則

1 この規則は、平成七年三月一日から施行する。

2 この規則施行前に行われた電子計算機により処理する事務の委託に関する契約について、修正を要する事項がある場合は、施行日から起算して三十日以内に修正を行わなければならない。

千葉県市町村総合事務組合電子計算機事務管理規則

平成7年2月24日 規則第1号

(平成7年3月1日施行)