○市長及び市長の事務部局に対する陳情,苦情等の取扱規程

昭和51年8月6日

訓令第7号

(趣旨)

第1条 この訓令は,市長及び市長の事務部局に対してなされる陳情,請願,苦情,要望,意見,批判,照会等(以下「陳情,苦情等」という。)の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(陳情,苦情等取扱いの基本的態度)

第2条 陳情,苦情等は,市政を支える市民の声として率直に耳を傾け,取り入れることが適当と認められるものは誠意をもって具体的行政執行の上に反映させるよう努力するとともに,陳情,苦情等を行った者(以下「陳情者等」という。)に対しては,陳情,苦情等の処理の過程を通じ,積極的に市政の広報に努め,市民の市政に対する親近感を高め,市と市民の一体的行政執行態勢の確立を図るものとする。

(陳情,苦情等の迅速処理)

第3条 陳情,苦情等に対しては,市民の信頼感を失することのないようできる限り速やかに処理するよう努めるとともに,陳情者等が来訪して陳情,苦情等の文書(以下「陳情書等」という。)を提出した場合又は議会において採択された陳情書等に対しては,迅速に対処し,解決に努めなければならない。

(陳情,苦情等の取扱窓口)

第4条 陳情書等の提出があったときは,郵送による場合及び来訪して提出された場合を問わず,秘書課を窓口として処理することとし,その陳情書等の内容について,神栖市行政組織規則(平成17年神栖町規則第21号)において定められた当該事務を分掌する課(以下「関係課」という。)において応接の上,解決に当たったときは,遅滞なくその結果を秘書課に報告するものとする。

2 陳情者等が秘書課に来訪した場合において,秘書課が当該事項について,関係課の職員の応接を求めたときは,関係課の職員は,その求めに応じ,積極的に問題の解決に当たらなければならない。

(陳情,苦情等における現地調査等)

第5条 陳情,苦情等を受け付けた場合,関係課及び秘書課は,必要に応じ,現地において実態を調査するなど陳情,苦情等の内容が正しい認識と理解の上になされているものであるかどうか確認するよう努めなければならない。

(陳情,苦情等に対する行政措置)

第6条 陳情,苦情等に基づき,行政上の措置を講ずることが必要であると認められる場合は,関係課は,その実現が可能なものについては,陳情,苦情等に対する回答に併行してできる限り速やかにその具体的執行をとり進めるよう努めなければならない。

(陳情書等に対する文書回答)

第7条 陳情書等の提出があったときは,次に掲げる場合を除き,原則として文書により回答をするものとする。

(1) 第3条の規定により,来訪した陳情者等の了解が得られた場合

(2) 陳情書等の内容が特に回答を求めていない場合

(3) その他回答しないことが適当と市長が認めた場合

2 前項の規定にかかわらず,陳情,苦情等を行う動機が明らかに市政に対する誤解に基づくものであると認められる場合は,関係課は,誤解を解くため,文書で回答を行うなど積極的に当該陳情者等に対し,説明を行わなければならない。

(投書に対する措置)

第8条 市政の執行又は職員の職務に関する行為に関して新聞等に投書がなされた場合は,関係課は,直ちに事実を調査し,当該事実があるときはその措置方法について,事実に相違するときはその旨を,当該投書欄において回答するよう努めなければならない。

2 前項の回答を行ったときは,関係課は,遅滞なく秘書課へ報告しなければならない。

(関係課の職務)

第9条 関係課が陳情書等の送付を受けたときは,直ちに調査検討を行い,文書回答を行う必要があるものについてはその文案を,文書回答の必要のないものについてはその旨理由を記載して上司の決裁を受けた後,秘書課に回付しなければならない。

(陳情書等の処理決定)

第10条 前条の規定により,秘書課が陳情書等の回付を受けたときは,直ちに内容を検討し,必要に応じて関係課にその補足を求める等の措置を講じなければならない。

2 前項の規定による陳情書等の回送があった場合,秘書課は,陳情,請願,苦情等受付処理票(様式第1号)に必要事項を記録するとともに,回答文を起案し,上司の決裁を受けた後,速やかに陳情者等に回答しなければならない。

(口頭による陳情,苦情等の取扱い)

第11条 電話その他により陳情者等が秘書課に陳情,苦情等を行ったときは,秘書課は,相談カード(様式第2号)にその内容を記録し,関係課に対して文書で連絡するものとする。この場合,関係課は,問題解決のため最善を尽くし,その処理の方法について回答意見を付け,速やかに秘書課に報告しなければならない。

2 口頭による陳情,苦情等に対し,関係課から報告を受けた場合,秘書課は,文書による回答を行う必要があるときは,陳情書等の提出があった場合の取扱いに準じて処理するものとする。

付 則

この訓令は,昭和51年9月1日から施行する。

付 則(昭和56年訓令第14号)

この訓令は,昭和56年10月1日から施行する。

付 則(昭和61年訓令第7号)

この訓令は,公布の日から施行する。

付 則(昭和63年訓令第15号)

この訓令は,公布の日から施行する。

付 則(平成6年訓令第13号)

この訓令は,平成6年4月1日から施行する。

付 則(平成18年訓令第12号)

この訓令は,平成18年4月1日から施行する。

付 則(平成20年訓令第15号)

この訓令は,平成20年4月1日から施行する。

様式 略

市長及び市長の事務部局に対する陳情,苦情等の取扱規程

昭和51年8月6日 訓令第7号

(平成20年4月1日施行)