○佐賀市議会事務局処務規程

平成17年10月31日

議会規程第1号

目次

第1章 総則(第1条―第4条)

第2章 事務分掌(第5条―第7条)

第3章 文書取扱(第8条―第16条)

第4章 雑則(第17条)

附則

第1章 総則

(組織)

第1条 佐賀市議会事務局(以下「事務局」という。)に次の課及び係を置く。

議会総務課

総務係

議事係

企画法制係

(平24議会規程1・全改)

(職員)

第2条 事務局に事務局長のほか、課に課長、係に係長を置く。

2 事務局に副局長、課に副課長、主幹及び主査を置くことができる。

3 前2項に規定する職員のほか、課に主任及び主事を置く。

(平24議会規程1・全改)

(職務)

第3条 副局長は、事務局長を補佐し、事務局長の指示する事務を掌理する。

2 課長は、上司の命を受け、課の所掌事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

3 副課長は、課長を補佐し、課長の指示する事務を掌理し、課の企画に参画する。

4 係長は、上司の命を受け、係の分掌事務を掌理し、係員を指導する。

5 主幹及び主査は、上司の命を受け、分掌事務を掌理する。

6 主任及び主事は、上司の命を受け、事務に従事する。

7 主任及び主事の係別配置は、課長が定める。ただし、課内の一部の職員が多忙な場合においては、課長は、多忙な職員の職務を臨時に他の職員に行わせることができる。

(平24議会規程1・全改)

(理事、副理事及び参事)

第4条 第2条に規定する職員のほか、事務局に理事及び副理事、課に参事を置くことができる。

2 理事、副理事及び参事は、上司の命を受け、特定の事項について関係事務を掌理する。

(平24議会規程1・全改)

第2章 事務分掌

(分掌事務)

第5条 各係の分掌事務は、次のとおりとする。

総務係

(1) 公印の管理に関すること。

(2) 文書の収受、発送及び保管に関すること。

(3) 職員の人事、服務及び給与に関すること。

(4) 議員報酬及び費用弁償に関すること。

(5) 議員の身分、福利厚生及び共済に関すること。

(6) 予算、決算及び経理に関すること。

(7) 物品の購入及び保管に関すること。

(8) 議場その他議会関係各室の管理に関すること。

(9) 議員の栄典及び表彰に関すること。

(10) 儀式、交際及び接遇に関すること。

(11) 議長会に関すること。

(12) 政務調査費に関すること。

(13) 議員の資産等の公開に関すること。

(14) 議会の広報及び広聴に関すること。

(15) 議会図書に関すること。

(16) 議会用自動車の管理に関すること。

(17) 他の係の所管に属しないこと。

議事係

(1) 本会議に関すること。

(2) 常任委員会、議会運営委員会及び特別委員会に関すること。

(3) 全員協議会その他会議に関すること。

(4) 公聴会に関すること。

(5) 議案、請願書、陳情書等に関すること。

(6) 議決事項の処理及び会議の結果報告に関すること。

(7) 会議録その他会議の記録に関すること。

(8) 傍聴に関すること。

(9) 議会の先例に関すること。

(10) 各種の調査及び資料の収集に関すること(企画法制係の所管する事務を除く。)。

企画法制係

(1) 議員提出議案の立案及び政策提言に関すること。

(2) 法令等の調査研究に関すること。

(3) 議会規程等の制定及び改廃に関すること。

(4) 議会改革に関すること。

(5) 議員の研修に関すること。

(6) 各種の調査及び資料の収集に関すること(前各号に係るものに限る。)。

(平20議会規程1・平24議会規程1・平25議会規程1・一部改正)

(事務処理の特例)

第6条 事務局長において必要があると認めるときは、前条の規定にかかわらず、事務を分掌させ、又は特に命じて処理させることができる。

(平24議会規程1・一部改正)

(専決事項)

第7条 事務局長、副局長及び課長の専決事項は、佐賀市事務決裁規程(平成27年佐賀市訓令第1号)の例による。

(平24議会規程1・平27議会規程1・一部改正)

第3章 文書取扱

(文書番号)

第8条 発送文書の文書番号は、毎年4月に始め、翌年3月で終わる。ただし、事件が完結するまで同一番号を用い、回を重ねるごとに逐次その数字を付記しなければならない。

2 文書番号には「佐市議」の文字を冠するものとする。

(到着文書の処理)

第9条 事務局に到着した文書(以下「到着文書」という。)は、総務係において次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 到着文書は、親展文書その他開封を不適当と認めるものを除くほか、これを開き、日付印を押印して文書収発簿(以下「収発簿」という。)にその件名を登載し、主務係に配布する。ただし、重要、異例又は緊急の処理を要するものと認めたときは、事務局長の指揮を受ける。

(2) 各係に関係がある文書は、最も関係の多い係に配布する。

(3) 親展文書は、封筒等に収受日付印を押印し、そのままで収発簿に登載して議長及び副議長あてのものは事務局長に、その他のものは名あて人に交付する。

(4) 現金又は金券添付の文書は、その文書の余白に金額又は金券の種類及び券面額を記入して収発簿に登載し、特に受渡しを明らかにする。

(5) 前各号に定めるもののほか、文書の処理については、佐賀市文書規程(平成27年佐賀市訓令第2号)の例による。

(平24議会規程1・平27議会規程1・一部改正)

(電話又は口頭による照会等の処理)

第10条 電話又は口頭をもって照会、回答、報告等があったときは、重要な事項についてはその要領を摘記し、前条の規定に準じて処理する。

(配布文書の処理)

第11条 文書の配布を受けたときは、遅滞なく処理案を付け、回議又は回覧にし、処理しなければならない。直ちに処理し難い文書については、あらかじめ処理期限を定め事務局長に申し出て、承認を受けなければならない。

(平24議会規程1・一部改正)

(回議)

第12条 回議は、係員で起草し、他の係に関係のある事件は合議しなければならない。

第13条 回議書は、所定の回議用紙を用い、次に定めるところにより作成し、関係書類をすべて添付しなければならない。

(1) 簡潔明瞭に記載すること。

(2) 起草について参照となる事項は、その要領を摘記すること。

(3) 施行上特殊の取扱いを要するものは、その旨を表示すること。

(文書の処理状況の調査等)

第14条 係長は、常にその係における文書の処理状況を調査し、収受1月以内に完結し、終わらないものがあるときは件名に理由を付け、その都度事務局長に報告しなければならない。

(平24議会規程1・一部改正)

(回議書の取扱い)

第15条 決裁済みの回議書には、総務係において決裁年月日を記入する。この場合において、当該回議書の発送を要するときは、収発簿の番号を記入し、公印を押印して発送しなければならない。

2 施行済みの回議書には、施行年月日を記入し、主務係に返戻しなければならない。

3 総合行政ネットワーク(地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した行政情報通信専用ネットワークをいう。)の電子文書交換システムによって文書を発送する場合は、佐賀市文書規程に定める電子署名を付与して発送しなければならない。

(平24議会規程1・一部改正)

(完結文書の保存)

第16条 総務係において完結文書を受け継いだときは、相当の簿冊を編集し、保存しなければならない。

(平24議会規程1・一部改正)

第4章 雑則

(補則)

第17条 この規程に定めるもののほか事務処理、文書の取扱い並びに職員の服務及び身分取扱い並びに給与その他勤務条件等については、市長事務部局の例による。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成20年9月30日議会規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成24年3月28日議会規程第1号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日議会規程第1号)

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月25日議会規程第1号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

佐賀市議会事務局処務規程

平成17年10月31日 議会規程第1号

(平成27年4月1日施行)