○石川県議会事務局文書取扱規程

平成5年4月1日

議会事務局規程第1号

石川県議会事務局文書取扱規程を次のように定める。

石川県議会事務局文書取扱規程

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 受領及び配布(第10条・第11条)

第3章 文書の処理(第12条―第26条)

第4章 浄書及び施行(第27条―第33条)

第5章 整理及び保存(第34条―第51条)

第6章 補則(第52条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、石川県議会事務局(以下「事務局」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定め、文書管理の適正化を図ることを目的とする。

(定義)

第1条の2 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 事務局の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これに類するもの及び歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているものを除く。

(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(3) 電子情報 電磁的記録のうち、電子計算機による処理が可能な状態で記録されているもの(電子文書を除く。)をいう。

(4) 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて記録されているものをいう。

(5) 総合行政ネットワーク文書 電子文書のうち、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電子文書をいう。

(6) 完結文書 事案の処理が完結した文書をいう。

(7) 未完結文書 完結文書以外の文書をいう。

(8) 共通文書分類表 共通的な事務である給与、厚生、財政等の文書管理のために、当該事務を主体に分類したものをいう。

(9) 固有文書分類表 共通文書分類表に区分されるもの以外で、事務局の固有の事務について分類区分したものをいう。

(10) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、供覧、決裁、保存その他の文書管理等に関する事務の処理を行うシステムであって、石川県総務部総務課長(以下「県総務課長」という。)が管理するものをいう。

(文書取扱いの原則)

第2条 すべての事務の処理は、文書によることを原則とする。

2 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑適正に行われるように処理されなければならない。

(文書の種類)

第3条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 例規文書

条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

規則 地方自治法第120条及び第130条第3項の規定により制定するもの

(2) 公告文書

公告 議長が一定の事実を一般に知らせるもの

(3) 令達文書

規程 議会内部に対して指揮命令するもの

内訓 規程で秘密に属するもの

(4) 諮問文書

諮問 一定機関に対し、法令等に定められた事項に関して意見を求めるもの

(5) 一般文書

会議文書(会議録、議決原本、委員会記録、請願書、陳情書、議決証明関係文書等)

往復文書(照会、回答、通知、報告、送付、申請、願い、届け、勧告、建議、答申等)

内部文書(要綱、要領、内規、申合せ、伺い、復命書、事務引継書、上申・内申、辞令、事故の手続書、願い、届け等)

その他の一般文書(協議会記録、あいさつ文、書簡、争訟関係文書、その他の文書)

(文書例式)

第4条 文書の例式は、別に定める。

(文書の記号及び番号)

第5条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。

(1) 条例、規則、規程及び内訓の記号は、それぞれ、「石川県条例」、「石川県議会規則」、「石川県議会規程」又は「石川県議会事務局規程」及び「内訓」とし、番号は、その区分ごとに法令番号簿(別記様式第1号)によること。

(2) 諮問の記号は、「諮問」の文字を別表第1に定める記号の前に冠したものとし、番号は、文書管理システムによること。

(3) 秘密文書の記号は、別表第1に定める記号の次に「秘」の文字を付けたものとし、番号は、秘密文書番号簿(別記様式第2号)によること。

(4) 一般文書の記号は、別表第1に定める記号とし、番号は、文書管理システムによること。ただし、軽易な文書は、番号を省略し、号外とすることができる。

2 前項の文書の番号は、会計年度(以下「年度」という。)ごとに起番するものとする。ただし、同項第1号の文書は、暦年ごとに起番するもの(条例にあっては、石川県文書管理規程(平成14年石川県訓令第7号)に基づく番号)とする。

3 同一事案の文書は、同一の番号を用いるものとする。

(文書管理組織等)

第6条 事務局長は、事務局における文書の管理に関する事務を総括する。

2 総務課長は、事務局における文書事務に関し必要な調査を行い、文書事務の処理に関する指導及び改善に努めなければならない。

3 課長(室長を含む。以下同じ。)は、文書取扱主任を指揮し(図書室にあっては、自ら)、課(室を含む。以下同じ。)の文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

(文書の分類及び管理等)

第6条の2 課長は、前条第3項の文書事務の適正な管理及び運営のため、文書を次に掲げる区分に分類し、その重要性に配慮した管理に努めなければならない。

(1) 石川県情報公開条例(平成12年石川県条例第46号)第7条に規定する非公開情報が記録されている文書(第8条第3項及び第4項において「重要な文書」という。)

(2) 前号以外の文書

(文書取扱主任及び文書整理担当者)

第7条 事務局に文書取扱主任及び文書整理担当者を置く。

2 文書取扱主任は、次に掲げる者をもって充てる。

(1) 総務課 庶務を担当する課長補佐

(2) 議事課 事務を総括する課長補佐

(3) 企画調査課 事務を総括する課長補佐

(4) 図書室 室長

3 文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書を収受すること。

(2) 文書の案を審査すること。

(3) 文書の処理を促進すること。

(4) 文書を施行すること。

(5) 文書の整理、保管及び保存をすること。

(6) 総合行政ネットワーク文書の送信及び受信並びに電子署名に関すること。

(7) 文書管理システムに関すること。

(8) その他文書事務の改善について指導すること。

4 文書整理担当者は、課長が所属職員のうちから指定する。

5 文書整理担当者は、文書取扱主任の指示に基づき、次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 固有文書分類表の整備に関すること。

(2) 文書索引の整備に関すること。

(3) 保存文書台帳及び手元保管文書台帳の整備に関すること。

(4) その他文書の整理に関すること。

(文書の整理及び取扱い)

第8条 文書は、常にその所在及びその処理の経過を明らかにし、滅失、損傷、紛失、盗難その他の事故を予防しなければならない。

2 文書は、課長の許可を得ないで、関係者以外に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。

3 課長は、重要な文書のうち、必要があると認めるものについては、その保管場所の施錠その他の措置を講ずるものとする。

4 文書は、事務局外へ持ち出してはならない。ただし、次に該当する場合は、この限りでない。

(1) 重要な文書について、恒常的に文書を持ち出して業務を行うことが前提とされる業務において、あらかじめ個人情報等非公開文書持出許可簿(別記様式第2号の2)により課長の許可を得ている場合

(2) 重要な文書について、個人情報等非公開文書持出伺い簿(別記様式第2号の3)により課長の許可を得た場合

(3) 第6条の2第2号に掲げる区分に該当する文書を公務のために持ち出す場合

(簿冊)

第9条 文書の取扱いに関して必要な簿冊は、次のとおりとする。

(1) 総務課長が管理するもの

法令番号簿

秘密文書番号簿

親展文書受付簿(別記様式第3号)

(2) 課長が管理するもの

保存文書台帳(別記様式第6号)

手元保管文書台帳(別記様式第7号)

第2章 受領及び配布

(文書の受領及び配布)

第10条 県総務課長から配布を受けた文書及び直接事務局に到達した文書は、総務課長が受領するものとする。

2 総務課長は、前項の規定により文書を受領したときは、直ちに、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書は、配布先が特定できるもの及び親展のものは開封せずに、その他のものは開封の上配布先を確認し、課に配布すること。

(2) 2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深いと認められる課に配布すること。

3 文書取扱主任は、配布を受けた文書のうち所管に属しないものがあるときは、直ちに、県総務課長から配布を受けた文書については当該文書を県総務課長に返付し、直接事務局に到達した文書については送付元へ返却するなど適切な措置を講じなければならない。

(電話等による収受)

第11条 電話又は口頭により受けた重要な事項は、その要領を記録するものとする。この場合においては、次条第1項の規定を準用する。

第3章 文書の処理

(収受の手続)

第12条 文書取扱主任は、県総務課長から配布を受けた文書及び事務局に直接到達した文書について、当該文書の余白に収受印(別記様式第8号)を押し、軽易なものを除き、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、親展文書は、親展文書受付簿に登記し、開封せずにあて名人に交付するものとする。

2 前項の場合において、電子文書を除く文書には、当該文書の余白に収受印(別記様式第8号)を押すものとする。

3 課長は、前項の手続を経た後、自ら処理するもののほか、処理の要領を示し、速やかに処理案を起こさせるものとする。

4 重要又は異例に属する文書は、文書管理システム又は供覧処理票(別記様式第9号)を用いて、直ちに上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

5 処理の手続を必要としない文書は、文書管理システム又は供覧処理票を用いて閲覧に供するものとする。

6 前2項の供覧処理票は、文書管理システムを利用して作成することができるものとする。

(ファクシミリによる収受)

第12条の2 前条の規定は、ファクシミリで受領した文書の収受について準用する。

(収受文書の処理)

第13条 文書管理システムに登録した収受文書を処理したときは、文書管理システムに処理経過を記録しなければならない。

(秘密文書の登記)

第14条 文書取扱主任は、秘密の取扱いを要する文書を秘密文書番号簿に登記し、処理経過を記載しなければならない。

(起案)

第15条 文書の起案は、文書管理システム又は起案用紙(別記様式第10号)を用い、左横書きすることを原則とする。

2 前項の起案用紙は、文書管理システムを利用して作成することができるものとする。

3 起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

(1) 文体は、口語体を用いること。

(2) 文章は、平易簡潔に、正確に、及び明瞭に記載すること。

(3) 漢字の使用、送り仮名及び仮名遣いは、公用文における漢字使用等(平成22年石川県訓令第22号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)によること。

(4) 起案用紙を用いた場合において、重要な字句を訂正し、又は添削したときは、これに決裁者の認印を受けること。

4 起案の要旨を説明するため必要のあるものは、起案文書に関係法文及び参考となる事項又は資料を付記し、又は添付し、事案の経過を分かりやすいようにしなければならない。

5 起案者は、起案文書に必要事項を記載し、記名押印(文書管理システムにより起案する場合にあっては、記名押印に相当する記録)をしなければならない。

6 起案文書は、軽易なものを除き、文書管理システムに登録しなければならない。

(決裁区分の表示)

第16条 起案者は、決裁区分を明確にしなければならない。

(文書管理システム又は起案用紙を使用しない起案)

第17条 定例又は軽易な事案は、処理簿を用いて決裁を受けることができる。ただし、電話その他便宜の方法によって処理した場合は、その処理状況を明らかにして文書の施行を省略することができる。

2 法令等に定める帳票を使用して発する届出書その他の文書の起案は、当該帳票を用いることができる。

3 同一文例により継続的に起案することができる事案については、文案を印刷して処理することができる。

4 第1項及び前項の規定による処理に用いる処理簿及び文案は、あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。

第18条 削除

(取扱区分の表示)

第19条 起案者は、次の各号に掲げる取扱いを必要とする事案については、当該各号に定める表示を処理の欄に記載しなければならない。

(1) 例規に属するもの 例規

(2) 石川県公報に登載するもの 公報登載

(3) 特殊郵便の取扱いをするもの 内容証明 配達証明 書留 現金書留 速達 小包 その他

(4) 電報によるもの 普通電報 至急電報 親展電報 その他

(5) 秘密若しくは親展のもの又は重要なもの 秘 親展 重要

(6) 託送又は持参により施行するもの 託送 持参

(7) ファクシミリによるもの ファクシミリ送信

(8) 電子メールによるもの 電子メール送信

(決裁等)

第20条 起案文書又は閲覧に供する文書は、関係係員、関係係長、課長補佐、課長、次長、事務局長及び副議長その他関係職員を経て議長の決裁又は供覧を受けなければならない。

(重要文書の持ち回り)

第21条 起案文書又は閲覧に供する文書で特に重要なもの、秘密を要するもの及び急施を要するものは、課長又は事務担当者が持ち回り、決裁又は供覧を受けなければならない。

(合議)

第22条 他の課に関係のある事案は、課長の決裁を経て、当該関係課に合議しなければならない。

2 合議を受けた課長において異議があるときは、合議をした課長と協議し、なおその意見が一致しないときは、上司の指揮を受けなければならない。

(起案文書の変更又は廃案)

第23条 起案文書で決裁の趣旨が最初の立案と異なったとき、又は廃案となったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。

(条例等の案の合議)

第24条 条例、規則、規程及び公告の案は、総務課長に合議しなければならない。

2 総務課長は、条例、規則及び規程の制定及び改廃について必要があると認めるときは、課長に対して適当な処置を講ずるように要請することができる。

(未処理文書の調査)

第25条 総務課長は、毎月末日現在において、文書管理システムに登録した文書について調査し、特別の理由がなく未処理である文書について、処理の促進を図る措置を講じなければならない。

2 課長は、未処理の文書について、処理の促進を図る措置を講じなければならない。

(請願書等の処理)

第26条 請願書、陳情書、議決証明関係文書その他議事課長が必要と認める文書については、第5条及びこの章の規定にかかわらず、議事課長が別に定めるところにより処理するものとする。

第4章 浄書及び施行

(浄書)

第27条 文書は、課で浄書するものとする。

2 発する文書には、本文末尾の余白に当該事務を担当する課及び係の名称を記載しなければならない。

3 県の機関に発する共通文書には、本文末尾の余白に共通文書分類表の分類記号を記載しなければならない。

(浄書文書の校合)

第28条 浄書した文書は、課で原議書と校合しなければならない。

(公印及び電子署名の使用)

第29条 電子文書を除く発送文書は、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

2 この規程に定めるもののほか、公印の使用については、石川県議会公印規程(昭和61年石川県議会事務局規程第1号。以下「公印規程」という。)の定めるところによる。

3 総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

4 公印規程第2条及び第3条の規定は、電子署名の取扱いについて準用する。この場合において、公印規程第2条各号中「印」とあるのは「電子署名」と、公印規程第3条中「公印」とあるのは「電子署名に必要なかぎ情報等」とする。

5 総務課長は、かぎ情報等(電子署名を行うために必要な情報及び当該情報の格納媒体をいう。以下同じ。)の新調、更新又は廃止をしようとするときは、かぎ情報等発行・更新・廃止申請書(別記様式第11号)により県総務課長の承認を受けなければならない。

6 かぎ情報等の管守者は、かぎ情報等に盗難、紛失その他の事故があったときは、かぎ情報等事故報告書(別記様式第12号)により、速やかに、県総務課長に報告しなければならない。

7 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

(文書の審査)

第30条 総務課長は、公印又は電子署名使用の時に提示された発送文書中に違法、違式又は訂正すべき字句を認めるときは、これを課長に返付して所要の補正又は訂正をさせなければならない。

(文書の発送及び送付)

第31条 文書(ファクシミリによるもの及び電子文書を除く。以下この条において同じ。)の発送は、県総務課長に依頼して行うものとする。ただし、電報、電子郵便及び運送便によるものは、総務課長が行うものとする。

2 文書を発送しようとするときは、次に定めるところにより、県総務課長が定める時間までに県総務課に送付しなければならない。

(1) 発送文書は、封筒に入れ、又は帯封若しくは包装をし、必要により、親展、書留、速達、小包、その他の表示をすること。

(2) 官公庁等あての発送文書で県総務課長が行う合封発送を利用できるものは、これによること。この場合においては、特に必要があるものを除き、封筒に入れないこと。

3 勤務時間外に文書を発送する場合は、総務課長が行うものとする。

4 文書の発送に当たっては、送付先を誤らないよう注意しなければならない。

(ファクシミリによる文書及び電子文書の送信)

第31条の2 ファクシミリによる文書及び電子文書の送信に当たっては、誤送信とならないよう注意しなければならない。

(処理経過の記載)

第32条 文書管理システムに登録し、又は秘密文書番号簿に登記した文書を発送したときは、処理経過を文書管理システムに登録し、又は秘密文書番号簿に記載しなければならない。

(公報に登載する文書)

第33条 石川県公報への文書の登載依頼は、課長が行う。この場合において、当該文書が規則又は規程であるときは、依頼文書を総務課長に提示し、法令番号簿への登記を受けるものとする。

第5章 整理及び保存

(共通文書分類表)

第34条 共通文書分類表(別記様式第13号)は、毎年度当初に県総務課長が作成したものを基準として、総務課長が作成するものとする。

2 総務課長は、年度の途中に前項の規定により作成した共通文書分類表を変更する必要が生じたときは、直ちに当該共通文書分類表を修正しなければならない。

3 総務課長は、前2項の規定により共通文書分類表を作成し、又は修正したときは、課長に通知しなければならない。

(固有文書分類表)

第35条 課長は、毎年度当初に固有文書分類表(別記様式第14号)を作成し、文書管理システムに登録しなければならない。

2 課長は、年度の途中に前項の規定により作成した固有文書分類表を変更する必要が生じたときは、直ちに当該固有文書分類表を修正しなければならない。

(完結文書と未完結文書の区分)

第36条 文書は、完結文書と未完結文書を明確に区分して整理しなければならない。

(未完結文書の整理)

第37条 未完結文書(電子文書を除く。)は、フォルダー等に収納し、課長が指定する場所に整理しなければならない。

(完結文書の整理区分)

第38条 完結文書は、共通文書分類表及び固有文書分類表により分類整理しなければならない。

(完結文書の年度区分)

第39条 完結文書は、その完結した日の属する年度ごと(年度ごとに区分することが適当でないものは暦年ごと)に整理しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、必要があると認めるときは、数年度分(年度ごとに区分することが適当でないものは数年分)の文書をまとめて整理することができる。

(完結文書の整理方法)

第40条 完結文書(電磁的記録を除く。以下この条第41条及び第43条において同じ。)は、完結後、速やかに指定ファイル(別記様式第15号)にとじ込み、整理しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、指定ファイルにとじ込むことが不適当な完結文書については、適切な用具を使用して整理することができる。この場合においては、当該用具には背表紙ラベル(別記様式第16号)をはり付けなければならない。

3 前2項の規定により指定ファイル又は用具(以下「指定ファイル等」という。)を作成したときは、文書管理システムに登録しなければならない。

(電磁的記録の整理及び保管)

第40条の2 電磁的記録(電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、各課において年度別に整理し、電磁的記録の性質に応じて最も効率的な記録媒体に保管しなければならない。この場合において、電磁的記録のうち電子情報の保管は、当該電子情報を管理するシステムにより行うものとする。

2 電磁的記録の保管に当たっては、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう適切に保管しなければならない。

3 電磁的記録は、その効率的な利用に資するため必要なときに直ちに取り出せるようにしておかなければならない。

4 電磁的記録の件名等の登録は、文書管理システム又は電磁的記録管理簿(別記様式第17号)により行うものとする。ただし、保存期間が1年未満の電磁的記録については、登録を省略できるものとする。

5 電磁的記録のうち、映像又は音声等が記録された電磁的記録及び光磁気ディスクなどの可搬記憶媒体については、課長が指定した保存場所に整理して保管するものとする。

(電子文書の整理及び保管)

第40条の3 電子文書は、文書管理システムにより整理及び保管しなければならない。

(文書索引)

第41条 指定ファイル等(保存期間が1年以上の完結文書をとじ込むものに限る。)には、文書索引(別記様式第18号)を添付しなければならない。ただし、他に文書の検索を行うことができるものがあるときは、この限りでない。

2 前項本文の文書索引は、文書管理システムにより作成することができるものとする。

3 第40条の規定により完結文書を整理するときは、その都度前項の文書索引に必要な事項を記載しなければならない。

(文書の保存期間)

第42条 完結文書の保存期間の区分は、次のとおりとする。ただし、法令等により別に保存期間が定められているものについては、その期間によるものとする。

(1) 永年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 3年保存

(5) 1年保存

(6) 1年未満保存

2 保存期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、1年未満保存の文書の保存期間は、職務上作成し、又は取得した日から事務遂行上必要な期間の満了する日までとする。

3 1年未満保存の文書については、課長が事務遂行上特に必要があると認める場合は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度末まで延長して保存することができる。

4 文書の保存期間は、共通文書については総務課長(1年未満保存の共通文書については、課長)が定め、固有文書については別表第2に定める文書保存期間基準に基づき指定ファイル等ごとに課長が定める。

(完結文書の保管)

第43条 完結文書で保存を必要とするものは、事案の完結した日からその日の属する年度の翌年度の末日までの期間(以下「保管期間」という。)、課長が指定する場所に収納し、保管しなければならない。

2 前項の規定により完結文書を収納するときは、完結文書の整理が終了していない指定ファイル等と完結文書の整理が終了した指定ファイル等を区分して保管するものとする。

(保存文書台帳の作成)

第44条 課長は、毎年度2月末日までに、前年度に完結文書の整理が終了した指定ファイル等について、文書管理システムにより、保存文書台帳及び手元保管文書台帳を作成しなければならない。

2 前項の規定により作成した保存文書台帳及び手元保管文書台帳を修正する必要が生じたときは、その都度修正しなければならない。

(保存文書の置換え)

第45条 課長は、保管期間が経過した文書を適当な区分により整理し、所定の書庫に置き換えて保存しなければならない。ただし、電磁的記録並びに保存期間が1年の文書及び1年未満の文書については、この限りでない。

2 前項本文の規定にかかわらず、保管期間が経過した文書のうち特に執務上必要があるものについては、必要な期間、課内において保管することができる。この場合、課内において保管する必要がなくなったときは、課長は、速やかに、文書管理システムに必要な事項を登録するとともに、書庫に置き換えなければならない。

(保存文書の借覧等)

第46条 保存文書(前条の規定により保存している文書をいう。以下同じ。)を職員に借覧させるときは、課長は文書管理システムに必要な事項を記録するなど、当該文書の借覧状況が明らかになるようにしておくものとする。

2 文書の借覧期間は、7日以内とする。ただし、課長の承認を受けたときは、この限りでない。

3 課長は、借覧期間中であっても必要があると認めたときは、いつでも、その借覧させた文書の返還を求めることができる。

4 借覧者は、借覧した文書の抜取り、取替え若しくは内容の変更をし、又はこれを他人に貸与してはならない。

5 保存文書は、事務局外に持ち出してはならない。ただし、課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(書庫の管理)

第47条 書庫は、課長が管理する。

2 書庫内は、常に清潔を保ち、湿気の進入を防ぎ、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

3 保存文書は、毎年1回以上整理を行い、虫害その他による汚損を予防しなければならない。

(文書の廃棄)

第48条 課長は、保存文書及び保存文書以外の文書が所定の保存期間を経過したとき(用済み後保存を必要としない文書にあっては、用済みのとき)は、その文書を廃棄するものとする。ただし、保存期間を延長する必要がある文書については、保存期間の経過後、更に保存期間を定めて、これを保存することができる。

2 課長は、保存期間中の文書であっても、制度改正等により保存期間を短縮する必要があると認めたときは、その文書の保存期間を短縮し、又はその文書を廃棄することができる。

第49条 削除

(保存期間の特例)

第50条 課長は、次の各号に掲げる文書については、第42条に規定する保存期間の経過後においても、当該各号の区分に応じてそれぞれに定める期間が経過する日までの間保存期間を延長しなければならない。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存しなければならない。

(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間。ただし、住民監査請求に係るものにあっては、当該住民監査請求に係る地方自治法第242条の2第2項各号に掲げる期間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 石川県情報公開条例の規定に基づき公開請求があったもの 同条例第11条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

(廃棄文書の取扱い)

第51条 第48条の規定により廃棄すべき文書は、他に利用されるおそれのない方法で処分しなければならない。

第6章 補則

第52条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱い等に必要な事項は、別に定める。

附 則

1 この規程は、公表の日から施行する。

2 この規程の施行の日前に完結した文書の整理及び保存については、なお従前の例による。

附 則(平成8年3月22日議会事務局規程第2号)

この規程は、平成8年4月1日から施行する。

附 則(平成11年3月31日議会事務局規程第1号)

この規程は、平成11年4月1日から施行する。

附 則(平成13年3月30日議会事務局規程第1号)

1 この規程は、平成13年4月1日から施行する。

2 この規程による改正前の石川県議会事務局文書取扱規程の規定に基づいて作成した用紙は、なお当分の間、所要の調整をして使用することができる。

附 則(平成17年3月31日議会事務局規程第1号)

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日議会事務局規程第4号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年9月18日議会事務局規程第2号)

この規程は、公表の日から施行する。

附 則(平成22年4月5日議会事務局規程第3号)

この規程は、平成22年4月6日から施行する。

附 則(平成22年12月17日議会事務局規程第1号)

この規程は、公用文における漢字使用等(平成22年石川県訓令第22号)の施行の日から施行する。

別表第1(第5条関係)

文書番号の記号

課名

記号

議会事務局総務課

石議総

議会事務局議事課

石議議

議会事務局企画調査課

石議企

別表第2(第42条関係)

文書保存期間基準

保存期間

文書の種類

永年

1 条例、規則、規程及び内訓の制定及び改廃に関する文書

2 会議録

3 議決原本

4 委員会会議記録

5 県の通達、達及び指令に関する特に重要な文書

6 国の行政機関の通達等に関する特に重要な文書

7 法律、条例、規則、訓令等の解釈及び運用方針に関する特に重要な文書

8 諮問、答申、建議等に関する特に重要な文書

9 叙位、叙勲及び褒章に関する文書

10 表彰に関する文書

11 県議会の沿革に関する文書

12 争訟に関する文書

13 議員の長期給付に関する文書

14 公務災害補償に関する文書

15 契約その他権利義務に関する特に重要な文書

16 事務局の組織の設置及び改廃に関する文書

17 台帳、帳簿等で特に重要なもの

18 歴史資料として価値を有すると認められる文書

19 その他永年保存の必要があると認められる文書

10年

1 県の通達、達及び指令に関する重要な文書

2 国の行政機関の通達等に関する重要な文書

3 法律、条例、規則、訓令等の解釈及び運用方針に関する重要な文書

4 諮問、答申、建議等に関する重要な文書

5 全国都道府県議会議長会に関する重要な文書

6 県有財産の維持管理に関する文書

7 契約その他権利義務に関する重要な文書

8 台帳、帳簿等で重要なもの

9 その他10年保存の必要があると認められる文書

5年

1 県の通達、達及び指令に関する文書

2 国の行政機関の通達等に関する文書

3 法律、条例、規則、訓令等の解釈及び運用方針に関する文書

4 請願書及び陳情書

5 ブロック会議等に関する文書

6 諮問、答申、建議等に関する文書

7 予算、決算及び出納に関する文書

8 補助金、交付金等に関する文書

9 助言、勧告及び指揮に関する文書

10 職員の任免、賞罰に関する文書

11 契約その他権利義務に関する文書

12 監査に関する文書

13 議長、副議長、事務局長及び次長の事務引継書

14 議員の議員報酬及び費用弁償に関する文書

15 職員の給与及び旅費に関する文書

16 台帳、帳簿等

17 その他5年保存の必要があると認められる文書

3年

1 職員の服務に関する文書

2 課長の事務引継書

3 その他3年保存の必要があると認められる文書

1年

1 職員の服務に関する軽易な文書

2 議員及び職員の福利厚生に関する文書

3 議決証明に関する文書

4 一般往復文書

5 業務を記録した日誌等

6 台帳等へ転記済みの各種伝票等

7 その他1年保存の必要があると認められる文書

1年未満

1 随時発生し、短期的に廃棄する文書

2 その他1年以上の保存を要しないと認められる文書

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別記様式第4号及び別記様式第5号 削除

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石川県議会事務局文書取扱規程

平成5年4月1日 議会事務局規程第1号

(平成22年12月17日施行)

体系情報
第1編 規/第2章 会/第3節 事務局
沿革情報
平成5年4月1日 議会事務局規程第1号
平成8年3月22日 議会事務局規程第2号
平成11年3月31日 議会事務局規程第1号
平成13年3月30日 議会事務局規程第1号
平成14年4月1日 議会事務局規程第1号
平成17年3月31日 議会事務局規程第1号
平成19年3月30日 議会事務局規程第4号
平成20年9月18日 議会事務局規程第2号
平成22年4月5日 議会事務局規程第3号
平成22年12月17日 議会事務局規程第1号