○石岡市公文規程

平成17年10月1日

訓令第22号

(趣旨)

第1条 この訓令は,本市における公文書(以下「文書」という。)の作成に必要な基本的事項について定めるものとする。

(文書作成の基本)

第2条 文書は,簡潔かつ的確であるとともに,分かりやすく見やすいものとしなければならない。そのため,次の点に配慮する。

(1) 文書の内容について,結論と理由等を明確にする。

(2) 文書の構成について,作成の趣旨及び目的を踏まえ,項目,レイアウト等を工夫する。

(3) 文書中の表現について,一つひとつの文章を短くすること,結論を先に述べること,箇条書に整理すること等に努める。

(用紙等の規格及びその使い方)

第3条 用紙は,原則として,日本工業規格によるA4判(A列4番)を縦長に用いる。A4判により難い場合は,A5判以下のA判の用紙を用いることができる。

2 筆記又は印字により清書するときに使用する用紙等の材質は,文書の保存年限に耐え得るものでなければならない。

3 用紙のとじ方は,左とじとする。ただし,縦書き文書については,この限りでない。

(左横書き)

第4条 文書は,左書きとする。ただし,次に掲げるものは,この限りでない。

(1) 法令等で様式が縦書きと定められており,それによらなければならないもの

(2) 賞状,表彰状,式辞,その他の刊行物等であって,特に縦書きが必要とされるもの

(文書の書式)

第5条 文書の書式は,次のとおりとする。

(1) 文書番号は,用紙の中央やや右から書き出し,終わりを1字空ける。

(2) 年月日は,文書番号の下の行に,文書番号と書き出しをそろえて書く。

(3) あて名の書き出しは,1字空ける。

(4) 市長名は,用紙の中央やや右から書き出し,公印を押した後,1字空くようにする。

(5) 公印は,市長名の最後の文字の中央に掛かるよう押印する。

(6) 標題(件名)は,3字空けて書き出し,書き切れないときは,その行の終わりに2字空けて行を改める。この場合,(通達)(照会)(回答)(報告)(依頼)等の文書の種類を明らかにする語句を添える。ただし,標題(件名)が1行の場合は,中央に書くことができる。

(7) ただし書は,行を改めない。

(8) なお書き及びおって書きは,行を改める。この場合,両方を使うときは,なお書きを先にする。

(9) 「下記のとおり」「次の理由により」などの下に書く「記」「理由」などは,中央に書く。

(10) 契印は,原議を下にし,発送文書の上端中央に押す。

(用字用語)

第6条 漢字,平仮名,片仮名及びローマ字については,原則として,次によるものとする。

(1) 漢字は,「常用漢字表」(平成22年11月30日内閣告示第2号)の本表及び付表の範囲内で用いる。

(2) 仮名は,原則として平仮名を用い,仮名遣いは,「現代仮名遣い」(昭和61年7月1日内閣告示第1号),送り仮名は,「送り仮名の付け方」(昭和48年6月18日内閣告示第2号)による。

(3) 漢字の音訓使用及び送り仮名の付け方については,前2号のほか「公用文における漢字使用等について」(平成22年11月30日内閣訓令第1号)による。

(4) 片仮名は,外国の地名及び人名,外来語及び外国語について用いる。

(5) ローマ字は,「ローマ字のつづり方」(昭和29年12月9日内閣告示第1号)による。

2 数字の書き方は,次のとおりとする。

(1) 数字は,次に掲げるような場合を除いて,算用数字(アラビヤ数字)を用いる。

 固有名詞 (例) 四国 九州 二重橋

 概数を示す語 (例) 二,三日 四,五人 数十日

 数量的な意味の薄い語 (例) 一般 一部分 七転八起

 単位として用いる語 (例) 100万 1,200億

 慣用的な語 (例) 一休み 二言目 三月(みつき)

(2) 1,000以上の数字は,3けたごとの,区切符号の「,」を付ける。ただし,年号,文書番号,番地,電話番号などには,区切番号を付けない。

(3) 小数及び分数の書き方は,次の例による。

 小数 0.12

 分数 画像 1/2 2分の1 ただし,条例,規則,訓令,議案等にあっては「2分の1」を原則とする。

3 符号の用い方は,次のとおりとする。

(1) 見出し符号 見出し符号の次は,1字分の空白とする。

 規程形式をとるものについての見出し符号

(ア) 条文を分類するための見出し符号

画像

1 「編」は,特に分類が複雑な場合を除き,原則として用いない。

2 章,節等を入れる基準は,条文が30条以上の場合とし,構成上章,節等を入れたほうが内容がわかりやすい場合とする。

(イ) 条文を細別するための見出し符号

画像

 一般文書について項目を細別するために用いる見出し符号

画像

注 項目が少ない場合は,「第1」を省いて「1」から始めることができる。

(2) 句点は,「。」(まる),読点は,「,」(カンマ)を用いる。

(3) 「・」(なかてん)は,名詞を並列する場合,外来語等で複合した語であることを示す場合等に用いる。

(4) 「「 」」(かぎかっこ)は,語句を引用する場合,用語を定義する場合等に用いる。

(5) ( )」は,語句等の後で説明する場合,法令等の見出し等に用いる。

(6) 「.」(ピリオド)は,小数点の位置を示す場合,単位を示す場合及び省略符号とする場合に用いる。

(例) 1.23 U.S.A

(7) 同じ漢字が続くときは,繰り返し符号の「々」を用いることができる。

(例) 人々 国々

(注) 「民主主義」などのように,次に続く漢字が異なった意味であるときは,用いない。

4 人名地名の表し方は,次のとおりとする。

(1) 人名

原則として,戸籍簿に登録してある字体を用いる。ただし,差し支えのない限り,常用漢字表の通用字体を用いる。

(2) 地名

 国内の地名は,その地方公共団体等で用いられているものを用いる。

 外国地名は,原則として,その国や地方での呼び方によって書く。

(平23訓令1・一部改正)

(外来語の表記等)

第7条 外来語は,日常生活の中で十分定着し,使用しても違和感のない場合に限り使用し,安易な片仮名用語の使用は,控える。また,外来語は,日本語で説明を入れるか,前後の文章からその意味が分かる場合に限り使用できるものとする。

2 専門用語,略語,新造語等は,正確かつ容易に内容が理解できる場合に限り使用できるものとする。

3 文語調や漢語調の言葉,必要以上に修飾された言葉,抽象的な言葉等の分かりにくい言葉は,一般的に使われる平易な言葉に言い換えるものとする。

(例規等の用語)

第8条 例規等(条例,規則,告示,訓令,議案等)における用字用語の使い方については,「法令における漢字使用等について」(平成22年11月30日付け内閣法制局長官決定)の例によるものとする。

(平23訓令1・全改)

(その他)

第9条 この訓令に定めるもののほか,必要な事項は,市長が別に定める。

(平24訓令3・全改)

附 則

この訓令は,平成17年10月1日から施行する。

附 則(平成23年1月11日訓令第1号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第3号)

この訓令は,平成24年4月1日から施行する。

石岡市公文規程

平成17年10月1日 訓令第22号

(平成24年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年10月1日 訓令第22号
平成23年1月11日 訓令第1号
平成24年3月30日 訓令第3号