○石岡市個人情報保護事務取扱要綱

平成17年10月1日

訓令第30号

第1 趣旨

石岡市個人情報保護条例(平成17年石岡市条例第17号。以下「条例」という。)及び石岡市個人情報保護条例施行規則(平成17年石岡市規則第20号。以下「施行規則」という。)に定める自己の個人情報の保護についての事務の取扱いは,別に定めがある場合を除き,この訓令の定めるところによる。

第2 個人情報の開示等の請求の窓口

条例の規定による個人情報の開示,訂正,削除又は中止(以下「個人情報の開示等」という。)の請求の受付等は,情報公開コーナー(以下「公開コーナー」という。)において行うものとする。ただし,必要に応じて,総合支所においても行うことができる。

第3 個人情報保護に関する事務分担

1 公開コーナーで行う事務

(1) 個人情報の開示等の請求に係る案内及び相談に関すること。

(2) 個人情報保護に係る事務の指導及び助言に関すること。

(3) 個人情報取扱事務の登録,変更又は廃止に関すること。

(4) 個人情報の開示等の請求に係る個人情報を取り扱う課等(以下「主管課」という。)との連絡及び調整に関すること。

(5) 個人情報の開示等の請求をしようとする者が当該請求に係る個人情報の本人又はその代理人であることの確認に関すること。

(6) 個人情報の開示等の請求に係る受付及び個人情報開示等請求書(施行規則様式第4号。以下「請求書」という。)の主管課への送付に関すること。

(7) 個人情報開示請求処理票(様式第1号)の記入に関すること。

(8) 請求者に対する通知書の送付に関すること。

(9) 個人情報の開示の実施場所の提供に関すること。

(10) 開示の請求に係る個人情報の閲覧,写しの交付及び費用の徴収に関すること。

(11) 石岡市個人情報保護調整委員会の庶務に関すること。

(12) 石岡市個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(13) 個人情報の開示等の請求に対する決定に係る不服申立て(以下「不服申立て」という。)の受付,不服申立書の主管課への送付及び不服申立人に対する通知書の送付に関すること。

(14) 個人情報の取扱いに係る苦情の申出の受付に関すること。

(15) 個人情報を検索するための資料の整備及びその閲覧に関すること。

(16) 運用状況の公表に関すること。

(17) その他個人情報保護制度の運営に関し必要な事項

2 主管課で行う事務

(1) 個人情報届出書の作成に関すること。

(2) 個人情報の開示等の請求に係る相談に関すること。

(3) 個人情報の開示等の請求に係る個人情報の検索に関すること。

(4) 公開コーナーから送付された個人情報の開示等の請求書の受領に関すること。

(5) 個人情報の訂正の請求に係る個人情報の内容の正誤の確認に関すること。

(6) 個人情報の削除の請求に係る個人情報の取扱い及び収集に関する事実関係の調査に関すること。

(7) 個人情報の中止の請求に係る個人情報の取扱いに関する事実関係の調査に関すること。

(8) 第三者からの意見の聴取に関すること。

(9) 個人情報の開示等の請求について開示等する旨又は開示等しない旨の決定(以下「可否の決定」という。)に関すること。

(10) 個人情報の開示等の請求に対する決定の期間の延長に関すること。

(11) 個人情報の開示の決定に係る個人情報の写しの作成に関すること。

(12) 個人情報の訂正,削除及び目的外利用等の中止の請求に対する諾否の決定に関すること。

(13) 公開コーナーから送付された不服申立書の受領及び不服申立てに対する決定に関すること。

(14) 審査会に対する諮問に関すること。

(15) その他個人情報保護制度の運営に関し必要な事項

第4 個人情報取扱事務の届出

1 個人情報取扱事務の開始の届出

(1) 個人情報を保有する主管課は,個人情報取扱事務を開始しようとするときは,あらかじめ当該事務について施行規則第2条に規定する個人情報届出書(施行規則様式第1号)を作成し,総務課長に届け出るものとする。

(2) 個人情報届出書には,次の事項について記載する。

ア 「個人情報の名称」の欄については,当該事務において取り扱う個人情報の名称を具体的に記入すること。

イ 「事務の目的」の欄については,個人情報を取り扱う具体的な目的を明確に記入すること。

ウ 「個人情報の対象者」の欄については,当該事務において記録されることとなる個人情報の対象者の範囲を明確に記入すること。

エ 「事務の開始年月日」の欄については,当該個人情報取扱事務を開始する具体的な年月日を記入すること。

オ 「個人情報の記録内容」の欄については,当該文書等に記録されることとなる個人情報の項目を選択し,該当するすべての□にレ印をつけること。

カ 「収集の方法」の欄については,当該個人情報の主な収集先を「本人」又は「本人以外」から選択し,□にレ印を付け,本人以外から収集する場合には,条例第8条第2項各号のいずれに該当するかを号数を記入するとともに,具体的な収集先について,該当する□にレ印を付け,その名称を( )内に記入すること。

キ 「記録形態」の欄については,当該個人情報の記録媒体を選択し,該当する□にレ印を付けること。

ク 「処理方法」の欄については,個人情報を処理する方法を「電算処理」又は「マニュアル処理」のいずれかを選択し,該当する□にレ印を付けること。

2 事務の登録

(1) 総務課は,主管課から個人情報届出書が提出されたときは,当該個人情報届出書を審査のうえ,登録し,必要に応じて届出事項について主管課と協議するものとする。

(2) 総務課は,登録したときは,当該個人情報届出書の写しを2部作成し,1部を主管課に返却し,もう1部を公開コーナーに保管し,一般の閲覧に供するものとする。

3 登録事項の変更及び事務の廃止の届出

(1) 主管課長は,既に登録している事項を変更するときは,新たに変更後の個人情報届出書を作成し,個人情報変更・廃止届出書(施行規則様式第2号)に当該個人情報届出書を添付して,総務課長に届け出るものとする。

(2) 総務課長は,登録事項の変更の届出があったときは,個人情報変更・廃止届出書を審査のうえ,登録事項を変更するものとする。この場合,変更後の個人情報届出書に変更年月日を記入し,また,変更前の個人情報届出書には,変更がある旨を表示し,変更後の個人情報届出書の写しと併せて主管課に返却するものとする。

なお,公開コーナーに保管されている個人情報届出書の写しについては,変更後の個人情報届出書の写しと差し替えるものとする。

(3) 主管課長は,総務課長から変更前の個人情報届出書の返却があったときには,変更後の個人情報届出書の写しと合わせて保管しておくものとする。

(4) 主管課長は,個人情報取扱事務を廃止したときは,遅滞なく,総務課長に個人情報変更・廃止届出書を提出するものとする。

(5) 総務課長は,事務の廃止の届け出があったときは,当該事務の登録を抹消し,公開コーナーに保管した当該事務に係る個人情報届出書の写しを削除するものとする。この場合,削除した個人情報届出書の写しには,抹消した年月日及び抹消した旨の表示をし,主管課長に返却するものとする。

(6) 個人情報変更・廃止届出書には,次の事項について記載する。

ア 「個人情報の名称」の欄については,個人情報届出書に記載した名称を記入すること。

イ 「届出の区分」の欄については,「変更」又は「廃止」のいずれか該当するほうの□にレ印を付けること。

ウ 「変更・廃止予定年月日」の欄については,当該個人情報取扱事務を変更し,又は廃止する具体的な年月日を記入すること。

エ 「変更・廃止の理由」の欄については,当該個人情報の取扱いに係る変更し,又は廃止する具体的な理由を記入すること。

オ 「変更内容」の欄については,当該個人情報の取扱いに係る変更内容を端的に記入すること。

第5 目的外利用及び情報提供の事務

1 目的外利用の事務処理手続は,次のとおりとする。

(1) 他の課が保有する個人情報を利用しようとする課長(以下「利用課長」という。)は,当該個人情報の利用について,個人情報利用依頼書(様式第2号)を主管課長に提出しなければならない。

(2) 主管課長は,当該依頼を受けたときは,その内容を検討のうえ,利用課長に個人情報利用承認等決定通知書(様式第3号)を送付するとともに,個人情報目的外利用等届出書(施行規則様式第3号)を総務課長に提出するものとする。

(3) 条例第9条第2項第7号に該当する利用にあっては,主管課長は,利用決定をする前に審査会へ諮問の手続を行わなければならない。

2 提供の事務処理手続は,次のとおりとする。

(1) 主管課長は,個人情報を実施機関以外のものに提供しようとするときは条例第9条第2項第1号から第6号のいずれかに該当するかどうか慎重に検討し,決定するものとする。

なお,条例第9条第2項第7号に該当する提供にあっては,事前に審査会へ諮問の手続を行わなければならない。

(2) 提供の決定等の通知については,個人情報提供承認等決定通知書(様式第4号)により行い,提供を決定した場合には,個人情報目的外利用等届出書を総務課長に提出するものとする。

(3) 国,県その他の地方公共団体等から提供についての申請があった場合は,当該申請書を添付すること。

3 個人情報目的外利用等届出書には,次の事項について記載する。

(1) 「区分」の欄については,「目的外利用」又は「外部提供」のいずれか該当するほうの□にレ印を付けること。

(2) 「目的外利用等開始年月日」の欄については,当該個人情報の目的外利用等を開始する具体的な年月日を記入すること。

(3) 「目的外利用等をする個人情報の項目」の欄については,目的外利用等をすることとなる個人情報の項目について具体的に記入すること。

(4) 「目的外利用等の理由及び根拠」の欄については,当該個人情報の目的外利用等をする具体的な理由を記入し,その根拠が条例第9条第2項各号のいずれに該当するか該当する□にレ印を付け,法令等の根拠規定があるときは,その規定についても記入すること。

(5) 「目的外利用等の個人情報の記録形態」の欄については,当該個人情報の記録媒体を選択し,該当する□にレ印を付け,電子計算機処理の有無についても,該当する□にレ印を付けること。

(6) 「目的外利用等をする相手方」の欄については,当該個人情報の目的外利用等を行う相手方について具体的に記入すること。

第6 個人情報の開示等の請求の事務取扱い

1 案内

(1) 請求内容の特定

個人情報の開示等の請求があった場合は,十分その内容の把握に努め,他の手続によって請求者の意図が実現できるかどうか確認するなど,適切に対応するものとする。

(2) 条例第30条関係の確認

条例第30条に該当する個人情報の開示等については,この条例は適用されないので,その旨を請求者に説明するとともに,当該個人情報の閲覧等の窓口を案内するものとする。

2 請求書の受付

(1) 個人情報の本人又は本人の代理人であることの確認

ア 個人情報の本人であることの確認は,請求者が提出し,又は提示する書類で行うが,その書類とは,施行規則第6条に定める書類である。

イ 施行規則第6条第4号「前3号に類する書類で本人が特定できるもの」としては,氏名及び住所の記載のある身分証明書,住民票,外国人登録証明書などである。なお,法定代理人の場合は,自己を証明する書類とともに,代理関係を確認するため,戸籍謄本その他法定代理人の資格を証明する書類を必要とするものである。

ウ 請求に係る個人情報の本人又は本人の代理人であることが確認できない場合は,請求書を受け付けないものとする。

(2) 個人情報の特定

請求に係る個人情報については,主管課と十分連絡を取り合って,当該個人情報の存在の有無の確認,内容等についての特定を行うこと。

(3) 請求書の提出

個人情報の開示等の請求は,請求に係る個人情報の件名ごとに請求書を提出させるものとする。

(4) 請求書の記入事項の確認

ア あて先に実施機関名が記入されていること。

イ 「請求日」欄については,請求書を提出した年月日が記入してあること。

ウ 「請求の区分」欄については,開示,訂正,削除又は中止のいずれか該当する□にレ印が付いてあり,開示の場合は,閲覧又は写しの交付のうち該当する□にもレ印が付いていること。

エ 請求者の住所及び氏名は,請求者を特定し,決定通知書の送付先を特定するために正確に記入してあること。

代埋人による請求の場合は,請求に係る個人情報の本人の住所及び氏名のほか,代理人の住所及び氏名が記入してあり,「本人との関係」の欄の該当する□にレ印がついていること。

オ 「請求に係る個人情報の件名又は内容」欄については,請求の対象となる自己の個人情報を特定するための欄であるから,当該自己の個人情報が特定できる程度に具体的に記入してあること。

カ 「請求の目的」欄は,請求する趣旨が具体的に分かるように記入してあること。

なお,訂正,削除又は中止請求を行うには,請求内容が事実に合致することを証明する書類等の提出又は提示が必要であるので,その旨請求者に伝え,提出又は提示を求めるものとする。提示を求めた場合は,当該書類等の写しをとること。

キ 「請求者の確認方法」及び「代理人の確認方法」欄は,本人等の確認を行った書類の名称等を記入すること。また,請求者が本人の代理人である場合は,代理人であることを確認した書類の名称を記入すること。

(5) 請求書の補正

請求書の記入欄に,不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には請求者に対して,その箇所を訂正又は補筆するよう求めるものとする。

(6) 個人情報の特定ができない場合等の取扱い

請求に係る個人情報が存在しない場合又は請求に係る個人情報の特定ができない場合は,当該請求者に対して,その旨を説明するものとする。しかし,請求者がなおも請求書の提出を希望した場合には,当該請求書を受け付けたうえで,実施機関において,個人情報不存在の決定通知書(様式第5号)により当該請求者に通知するものとする。

(7) 電話等による請求

電話,ファクシミリ等による請求は,請求内容の確認と請求者の確認などを行うため,認めないものである。

3 請求を受け付けた場合の説明等

請求書が提出された場合は,必要事項が記入されていることを確認したうえで,当該請求書に受付印を押し,当該請求書に主管課名,本人確認をした書類の名称等を記入した後,請求者に請求書の写しを交付するとともに,次の事項について説明するものとする。

(1) 可否の決定は,請求書の受付日の翌日から起算して14日以内に可否の決定をしなければならないが,やむを得ない理由により,条例第19条第2項の規定により30日を限度として決定期間の延長をすることもあること。

この場合には,個人情報開示等決定期間延長通知書(施行規則様式第8号)により通知すること。

(2) 個人情報を開示する場合の日時及び場所は,個人情報開示等決定通知書(施行規則様式第5号)又は個人情報部分開示決定通知書(施行規則様式第7号)により行うこと。

(3) 開示の請求で,写しの交付が必要な場合,写しの作成に要する費用は,請求者の負担となること。

4 請求書等の送付

公開コーナーで請求書の受付を行った後は,個人情報開示等請求処理票に必要事項を記入し,請求書の写しを公開コーナーで保管するとともに,請求書の原本及び請求書に係る一連の書類を主管課に送付するものとする。

5 開示等の決定

(1) 請求に係る可否の検討

主管課は,公開コーナーから請求書等の送付を受けたときは,記載事項等の確認を行い,当該請求書を文書管理規程等に基づき収受し,速やかに当該請求に係る可否の検討を行うものとする。

可否の検討を行うに当たって,開示の請求の場合は,条例第13条各号に該当するかどうか,訂正,削除又は中止の請求の場合は,訂正,削除又は中止に応じることの可否等について検討し,必要に応じて関係する課等と協議を行うものとする。

(2) 第三者情報の取扱い

請求のあった自己の個人情報に第三者に関する情報が記録されている場合は,当該第三者の権利利益の侵害にならないかどうか等について慎重な検討を行った上で,可否の決定を行うものであるので,第7「第三者情報の取扱い」により処理するものとする。

(3) 可否の決定

可否の決定は,主管課において事務専決規程等に定める権限を有する者(課長)の決裁を受けて行うものとする。

(4) 起案文書の添付書類

可否の決定の起案文書には,請求書を添付し,必要な場合には請求に係る個人情報の写し等も添付するものとする。

(5) 協議

請求のあった個人情報が2課以上に関係するときは,可否の決定をするに当たっては,総務課長と協議するものとする。

(6) 請求を受けた個人情報の取扱い

請求を受けた個人情報については,原則として当該請求に対する決定が出されるまでは,従前どおりの取扱いをすることになるが,個人情報に関する事務の性質上,特に職務執行に著しい支障が生じない場合は,主管課の判断で請求を収受した時点から個人情報の利用等を決定するまでの間,一時停止するよう努めるものとする。

(7) 調整委員会

請求に係る個人情報を開示するかどうかの判断が困難なときは,公開コーナーにその旨を申し出る。

(8) 個人情報開示等決定通知書の記載要領

ア 「個人情報の件名」欄については,請求に係る個人情報を取り扱う事務の名称,記録されている公文書等(台帳,帳票等)の名称等を記入すること。

イ 「請求の区分」欄については,請求書に基づき該当する□にレ印を記入すること。

ウ 「決定の内容」欄については,開示の決定の場合は「開示」と,訂正,削除又は中止の場合はその決定について記入すること。

エ 「開示の日時」欄については,決裁が終了した後,請求者と事前に電話等により連絡をとり,都合の良い日時を指定するよう努めるものとする。

この場合,決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し,到達予定日以後の通常の勤務時間内の日時を指定する。なお,日時の指定に当たっては,あらかじめ公開コーナーと調整するものとする。

オ 「開示の場所」欄については,原則として,公開コーナーを指定するものとする。ただし,事務に支障等がある場合は,主管課は公開コーナーと協議の上,別途開示を行う場所を指定するものとする。

カ 「備考」欄については,訂正,削除又は中止の請求のうち,訂正等しない場合は,その理由を記入すること。

(9) 個人情報非開示決定通知書(施行規則様式第6号)の記載要領

ア 「個人情報の件名」欄,「請求の区分」欄については,個人情報開示等決定通知書の記載要領に準じる。

イ 「開示することができない理由」欄については,条例第13条各号のいずれかに該当する場合はその該当する号数(複数の号に該当する場合には,各号ごと)及びその理由を記入すること。

ウ 「開示が可能となる期日」欄

条例第13条各号の規定に該当する事由がなくなることにより,請求のあった個人情報を開示することができるようになることが,開示をしない決定の日の翌日から起算して1年以内に確定的に明示できるときは,その期日を記入すること。

(10) 個人情報部分開示決定通知書の記載要領

ア 「個人情報の件名」欄,「請求の区分」欄,「開示の日時」欄,「開示の場所」欄については,個人情報開示等決定通知書の記載要領に準じる。

イ 「部分開示を行う理由」欄については,非開示となる部分が条例第13条各号のいずれかに該当する場合はその該当する号数(複数の号に該当する場合には,各号ごと)及びその部分にどのような情報が含まれているかが分かるように具体的に理由を記入すること。

ウ 「開示が可能となる期日」欄については,個人情報非開示決定通知書の記載要領に準じる。この場合,「開示をしない決定」を「部分開示の決定」と読み替えて運用する。

(11) 決定期間の延長

可否の決定の期間を延長する場合は,個人情報開示等決定期間延長通知書により通知するものとする。「延長の理由」欄には,やむを得ない理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

(12) 決定通知書等の送付

ア 主管課は,可否の決定又は決定期間の延長決定をした場合は,速やかに個人情報開示等決定通知書等又は個人情報開示等決定期間延長通知書(以下「決定通知書等」という。)を作成し,公開コーナーに提出する。

イ 送付を受けた公開コーナーは,当該決定通知書等を請求者に,速やかに送付する。

なお,個人情報部分開示決定通知書及び個人情報不開示等決定通知書については,配達証明付き郵便により送付するものとする。

6 個人情報の開示の方法

(1) 閲覧の方法

文書,図画及び写真については,原則として当該個人情報の原本を閲覧に供することにより行うものとする。また,個人情報の一部を閲覧に供する場合は,あらかじめ当該情報の写しを作成し,その記載事項のうちで閲覧させることができない部分については,削除し,再度写しを作成するなどの措置を講じて閲覧等を行うものとする。

(2) 写しの交付の方法

ア 写しの作成は,原則として電子複写機により行うこと。

イ 写しの交付の部数は,開示請求のあった個人情報1件につき1部とする。

ウ 一部の写しの交付を行うときは,交付することができる部分のみの写しを作成する等の方法により行うものとする。この場合,非開示の部分が誤って開示されることのないよう特に留意すること。

7 個人情報の閲覧等の実施

(1) 日時及び場所

請求に係る個人情報の閲覧又は写しの交付(以下「閲覧等」という。)は,あらかじめ開示等の決定の通知書により指定した日時及び場所で実施するものとする。

開示に当たっては,請求者のプライバシーの侵害にならないよう,開示する場所などの配慮をするものとする。

(2) 主管課職員の立会い

閲覧等を実施するときは,主管課又は公開コーナーの職員が立ち会い,請求者の求めに応じて必要な説明を行うものとする。

なお,公開コーナーにおいて閲覧等を実施する場合は,主管課は請求があった個人情報が記録されているものの原本又はその写しを指定した日時に持参するものとする。

(3) 開示等決定の通知書の提示

閲覧等を実施する際には,請求者に対して,開示等決定の通知書を提示するよう求めるものとする。

また,開示等請求の際の本人確認と同様の方法により,請求者が請求に係る個人情報の本人であることの確認を行う。

(4) 決定内容の確認

決定通知書等に記入された個人情報と閲覧等を受けようとする個人情報とが一致すること,閲覧等の方法並びに写しの交付を行う場合はその数量及び写しの作成箇所等を,請求者に対し確認するものとする。

(5) 費用の徴収方法等

ア 個人情報の閲覧手数料は,条例第21条の規定により,徴収しない。

イ 写しの作成に要する費用は,条例第21条ただし書のとおりとし,請求者が負担する。公開コーナーの職員は,写しを交付する際に当該写しの作成に要する費用を徴収しなければならない。

(ア) 写しの作成に要する費用については,交付の際に納付し,原則として現金とする。

(イ) 写しの送付に要する費用については,送付を受ける前に納付し,原則として切手とする。

(6) 指定日時以外の閲覧等の実施

請求者が指定の日時に来庁できなかった場合は,公開コーナーの職員は,請求者と相談のうえ,別の日時に閲覧等を実施することができるものとする。この場合,新たに決定通知書は交付しないものとする。

(7) 実施に当たっての注意事項

閲覧を実施するに当たって,請求者が,個人情報が記録された物を汚損し,又は破損するおそれがあるときは,当該個人情報が記録された物の閲覧の中止を命ずることができるものとする。

第7 第三者情報の取扱い

1 第三者情報に係る調査の実施

開示等の請求があった自己の個人情報に第三者に関する情報が記録されている場合において,その部分について請求者の開示等の請求に応ずるか否かについて慎重かつ公正な判断を行うため,必要と認めるときは当該第三者から意見を聴くこと。

2 意見聴取の方法

主管課は,第三者に対して,第三者情報が記録されている個人情報に係る請求書が提出されたことを第三者関係情報に関する照会書(施行規則様式第9号)により通知し,当該第三者から第三者関係情報に関する意見書(施行規則様式第10号)により意見を求めること。この場合の回答は,1週間以内に行うよう協力を求めるものとする。

なお,自己の個人情報の開示等の請求を行った個人情報の本人又は本人の代理人に対しては,請求に係る自己の個人情報に第三者に関する情報が記録されているので,開示等の決定に当たっては当該第三者に開示等の請求があった旨伝える必要がある場合があることについて了解を得ておくものとする。

3 意見の聴取事項

意見の聴取事項は,法人その他の団体及び請求者以外の個人に関する権利利益の侵害の有無,国等との間における協力関係又は信頼関係に対する影響の有無その他必要と認める事項とする。

4 第三者への通知

(1) 主管課は,意見の聴取後開示等の可否を決定した場合は,速やかに第三者関係情報に係る決定通知書(施行規則様式第11号)に次の事項を記入し,公開コーナーに提出するものとする。

ア 請求のあった情報の件名及び内容

イ 決定の内容

ウ 開示を実施する時期

エ その他必要な事項

(2) 公開コーナーの職員は,当該通知書の提出を受けたときは,遅滞なく当該第三者に送付するものとする。

第8 不服申立てがあった場合の取扱い

1 不服申立てに関する事務処理

(1) 請求者は,個人情報の開示等の可否の決定に不服がある場合は,実施機関に対し,行政不服審査法(昭和37年法律第160号)に基づく不服申立てをすることができる。

この場合,不服申立ての期間は,処分を知った日の翌日から起算して60日以内とする。

(2) 不服申立ては,個人情報開示等不服申立書(様式第6号。以下「不服申立書」という。)をもって行うことを要し,口頭による不服申立ては認められない。

(3) 不服申立ての受付事務

不服申立ての受付は,公開コーナーにおいて行い,次のとおり行う。

ア 指導

(ア) 行政不服審査法第9条第1項の規定により,申立ては書面によるとされており,口頭での不服申立てがあった場合は書面により行うよう指導すること。

(イ) 不服申立書には,不服申立人の押印が必要とされているので指導すること。

(ウ) 不服申立書の提出は,異議申立ての場合は1通,審査請求の場合は正副2通を提出するよう指導すること。

(エ) 異議申立ては,行政処分を行った行政庁(当該実施機関)に対して不服を申し立てるものである。これに対して審査請求は行政処分をした上級行政庁に対して行われるもので,実施機関のうち消防長が行った決定に対して上級行政庁としての市長に対して申し立てることとなる旨説明する。

イ 不服申立ての受付

公開コーナーの職員は,行政不服審査法の規定に基づき,次の事項を確認の上,個人情報開示等不服申立書を受け付けるものとする。

(ア) 申立人の押印

(イ) 不服申立人の氏名,年齢及び住所(代理人によって不服申立てをするときは代理人の氏名及び住所)

(ウ) 不服申立てに係る処分

(エ) 不服申立てに係る処分があったことを知った年月日

(オ) 不服申立ての趣旨及び理由

(カ) 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容

(キ) 不服申立ての年月日

(ク) その他必要な事項

ウ 不服申立書の補正命令

公開コーナーの職員は,不服申立書の記載内容及び添付書類に不備又は不足がある場合は,不服申立人に対して相当の期間を定め個人情報開示等不服申立書補正命令書(様式第7号)によりその補正を命ずるものとする。なお,不服申立人に通知する際には,個人情報開示等不服申立書補正書(様式第8号)を同封し,配達証明付き郵便で送付するものとする。

エ 不服申立ての却下

不服申立てが,次の要件に該当する場合は,主管課において却下の決定を行い,公開コーナーの職員は,速やかに個人情報開示等不服申立却下通知書(様式第9号)により,不服申立人に通知するものとする。

(ア) 不服申立てが不適法であり,補正不能である場合

(イ) 補正命令に応じなかった場合

(ウ) 補正命令に定める補正期間を経過した場合

オ 不服申立書の送付

不服申立書が提出されたときは,公開コーナーにおいてその記載内容及び添付書類並びに処分の内容,不服申立人の資格及び不服申立ての期限等について調査し,不服申立ての要件が満たされているときは,当該不服申立書の写しを主管課に送付する。なお,原本は,公開コーナーにおいて保管する。

(4) 再検討

ア 不服申立書の送付を受けた主管課は,当該不服申立てに係る当初の決定について再検討を行うものとし,その結果を公開コーナーに報告しなければならない。

イ 主管課において再検討した結果,当初の決定を取り消して開示請求等に応じる決定をしたときにあっては,個人情報開示等不服申立容認通知書(様式第10号。以下「容認通知書」という。)により,公開コーナーから不服申立人に対して,速やかに通知するものとする。

(5) 審査会への諮問

ア 主管課は,必要な書類を添えて個人情報審査諮問書(様式第11号)により,審査会に諮問するものとする。

イ 諮問に際して必要な事項は,次のとおりである。

(ア) 不服申立書及び添付書類の写し

(イ) 請求書の写し

(ウ) 決定通知書の写し

(エ) その他当該不服申立てについての審査を行ううえで,必要と認められる資料(当該請求に係る個人情報の写し等)

ウ 主管課は,諮問に係る事項について,審査会から意見若しくは説明又は資料の提出を求められたときは,これに応じなければならない。

2 不服申立てに対する決定等

審査会から答申書(様式第12号)により答申があったときは,主管課は,条例第22条の規定により,答申を最大限に尊重して,速やかに当該不服申立てに対する決定又は裁決について起案し,公開コーナーに合議するものとする。

(1) 不服申立てを容認し,個人情報の開示等をする場合

ア 主管課は,容認通知書と併せて個人情報開示等決定通知書又は個人情報部分開示決定通知書を作成し,公開コーナーに提出するものとする。

イ 公開コーナーの職員は,不服申立てに対する決定起案に基づき,主管課から提出された容認通知書及び決定通知書を当該不服申立人に対して通知するものとする。

(2) 不服申立てを理由がないとして棄却する場合

ア 主管課は,個人情報開示等不服申立棄却通知書(様式第13号。以下「棄却通知書」という。)を作成し,公開コーナーに提出するものとする。

イ 公開コーナーの職員は,主管課から棄却通知書の提出を受けたときは,速やかに不服申立人に対して送付するものとする。この場合において,当該棄却通知書は配達証明付き郵便で通知するものとする。

(3) 公開コーナーの職員は,不服申立てについて参加人がいる場合には,当該参加人に対しても,容認通知書又は棄却通知書の謄本を送付するものとする。

(4) 公開コーナーの職員は,非開示の決定がされていた個人情報が,当該審査会の答申後,開示決定に変更となった場合は,当該情報が条例第19条第5項の規定により第三者の意見を聴取されているものであったときは,第三者関係情報に係る決定通知書(施行規則様式第11号)に「不服申立てによる再決定」と記載し,当該第三者に通知するものとする。

3 対象情報の保存期間の特例

不服申立ての対象となる個人情報及び開示決定に関する情報については,不服申立ての審議期間中及び係争中に保存期間を満了した場合は,不服申立て及び訴訟が結審してから5年を経過するまで保存期限を延長するものとする。

第9 審査会への諮問手続

条例第6条第2項ただし書第8条第2項第8号第9条第2項第7号及び第11条ただし書に規定する審査会への諮問に当たっては,審査会の所掌事務を所管する総務課長に,諮問書その他諮問に必要な書面を提出するものとする。この場合において,主管課長は,事前に総務課長と諮問の内容について協議しなければならない。

第10 委託に伴う措置

1 主管課長は,個人情報の取扱いを伴う事務事業の全部又は一部を実施機関以外の者に委託する場合は,それぞれの委託に伴う事務事業の実態に応じて,適切な契約を受託者と取り交わすものとする。

2 契約に当たっては,その適切な取扱いを確保するため受託者と交わす委託契約書等に,次に掲げる事項を明記するものとする。

(1) 個人情報の秘密保持に関すること。

(2) 個人情報の目的外利用及び第三者への提供の禁止に関すること。

(3) 再委託の禁止又は制限に関すること。

(4) 個人情報の複写及び複製の禁止に関すること。

(5) 提供資料の返還義務

(6) 個人情報の管理方法の指定

(7) 個人情報の管理状況について,必要に応じて職員が立入調査できること。

(8) 事故発生時における報告義務

(9) 義務違反又は義務を怠った場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関すること。

(10) その他契約において必要とする個人情報の保護に関する事項

第11 運用状況の公表

運用状況の公表は,各実施機関が行うことが原則であるが,統一的な取扱いをするため,公開コーナーにおいて取りまとめて行うものとする。

1 公表の内容

(1) 個人情報取扱事務の登録件数

(2) 個人情報の開示等の請求件数

(3) 個人情報の開示等の請求を承諾した件数

(4) 個人情報の開示等を拒否した件数

(5) 不服申立件数

(6) 不服申立てについての処理状況

(7) その他必要な事項

2 公表の時期

毎年,年度の初めに前年度の運用状況を公表するものとする。

3 公表の方法

広報いしおか等に掲載して行うものとする。

附 則

この訓令は,平成17年10月1日から施行する。

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石岡市個人情報保護事務取扱要綱

平成17年10月1日 訓令第30号

(平成17年10月1日施行)