○西ノ島町役場処務規程

昭和35年3月25日

規程第1号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 西ノ島町役場における処務については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

第2条及び第3条 削除

第2章 事務処理

(事務処理の原則)

第4条 事務処理にあたっては、適正、かつ、すみやかに行い、常にその処理経過を明らかにし、事務の能率的向上をはからなければならない。

(文書の収受及び配付)

第5条 役場に到達した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品等は、すべて総務課において収受し、次の各号により取扱わなければならない。

(1) 普通文書は、これを開封して文書の余白に受付印を押して、文書受付簿(様式第1号)に登載し番号を記入の上各課に配付する。ただし、軽易な文書については、受付印のみを押して配付することができる。

(2) 親展文書は、開封しないで受付印を押しその余白に収受時刻を記入し、親展文書受付簿(様式第2号)によりあて名人に配付する。

(3) 電報は、その余白に受付印を押し、かつ収受時刻を記入し電報受付簿(様式第3号)により配付する。

(4) 書留郵便物は、書留郵便物受付簿(様式第4号)により配付する。

(5) 訴訟、異議申立その他受理の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係ある文書は、第1号の規定による手続のほか、余白に収受時刻を記入し取扱者が押印し封皮を添付する。

(6) 現金、金券又は有価証券は、金券受付簿(様式第5号)に記入し副町長に送付し受領印を徴する。

(7) 物品は、物品受付簿(様式第6号)に記入して主務課に配付し受領印を徴する。

(文書記番号)

第6条 文書の番号は、記号として課名の頭文字を冠し番号は、発生順序に従い文書件名簿(様式第15号)の番号による。

2 前項の番号は、毎年会計年度により更新するものとし、事件の完結するまで同一の番号によるものとする。

(文書等の処理)

第7条 文書及び物品の処理は、次の各号の定めるところによる。

(1) 起案にあたっては、起案用紙(様式第7号)を用い公文書式に従い使用する用語、用字については、文書の左横書き実施要領に定める公用文作成の基準によらなければならない。

(2) 起案書には、起案の理由又は説明を記載し、関係法規その他参考となる事項を附記し、かつ、必要な書類を添付、決裁区分を明らかにし取扱及び施行上の注意を明示すること。

(3) 起案書又は閲覧に供する文書は、関係課員回議の上順次町長その他の決裁者の決裁又は閲覧を受けなければならない。

(4) 他の課の所掌事務に関係のある起案は、関係課に合議しなければならない。

(5) 定例又は軽易な文書については、その余白に処分案を記載して起案書に替えることができる。

(6) 謄抄本の交付は、謄抄本交付請求書(様式第8号)、証明の交付は各種証明交付請求書(様式第9号)にそれぞれその要領を記載し処理しなければならない。

(7) 進達を要する文書は、各課の経由文書禀議簿(様式第10号)に記載の上受付印を押し、番号を記入して受付印の下に「経由」と記し処理する。

(8) 決裁済の文書で交付又は発送を要するものは、主務課で浄写、校合の上総務課に回付する。公示を要するものも又同様とする。

(9) 前号の文書は、総務課において前段の場合は文書発送簿(様式第11号)に記載の上発送の手続きをし後段の場合にあっては令達番号簿(様式第12号)に記入の上番号を付して公示する。

(10) 使送文書は文書送達簿(様式第13号)に記入し、あて先に送達して受領印を徴しなければならない。ただし、軽易なものはこの限りでない。

(11) 物品を発送しようとするときは、主務課において包装し総務課に回付し、発送については前2号の規定を準用する。

(電報等による処理)

第8条 電報又は電話で照復しようとするときは、電報発信簿(様式第14号)又は電話通話簿等関係文書にその旨記載して処理しなければならない。

2 文書に替えて、電話をもって届出、通知、申請、照会等あったときは、その旨を電話録取書に記入して処理する。

(文書の整理編さん)

第9条 文書の整理編さんは、次の各号に定めるところによる。

(1) 主務課長は、常に文書件名簿等を調査し未処理文書は、すみやかに処理させなければならない。

(2) 処理完結の文書は、主務課において編さん部目に従い、所定の簿冊にして保管しなければならない。

(3) 文書の編さん部目及びその整理番号は別に定める。

(4) 文書は、会計年度によってとじるものとする。ただし、第14条第3号にかかる文書については暦年をもってとじるものとする。

(5) 完結した簿冊は、総務課に引継がなければならない。ただし、当分の間は各課に於て保管する。

(文書の保存)

第10条 主務課長は、文書の適正な管理を行うため、保存文書を明確にするための台帳等を作成し、備えるよう努めるものとする。

2 総務課は、前条第5号の規定により完結した簿冊の引継をうけたときは、保存文書台帳(様式第16号)に登載し所定の保存期間中保存しなければならない。

3 保存文書の種別及び保存期間は、法令に特別の定めがあるもののほか、別表のとおりとする。

(廃棄処分)

第11条 総務課長は、毎年度、保存期間が満了した保存文書について、主務課長に引き渡すために主務課長へ協議をしなければならない。

2 主務課長は、前項の協議があったときは適正な処分若しくは延長の手続きを行わなければならない。

(特例)

第12条 事務処理の順序は、本章各条によるもののほか、退庁後又は休日若しくは祝日において緊急その他止むを得ない場合は、町長の決裁を経て便宜の手続により処理することができる。

第3章 公文の形式

(公文の種類)

第13条 公文の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 告示 管内一般又はその一部に公示するもの

(4) 指令 公署(所)その他のものに対して、処分の意見を表示するもの

(5) 訓令 所管公署(所)又は職員に対し指揮命令するもの

(6) 内訓 訓令で機密に属するもの

(7) 辞令 職員の任免等を行うもの

(8) その他 通知、報告、照会、回答、進達、副申、願、証明届等

(記号及び番号)

第14条 公文には、前条第7号に規定するもの以外は、次の各号により記号及び番号をつけなければならない。ただし、第3号に該当するもののうち軽易なものについては、この限りでない。

(1) 公文の記号は、条例、規則、告示及び訓令にあっては、その区分に従い、町名を冠し、内訓及び指令にあっては「内訓」、「指令」の字を用いる。

(2) 公文の番号は、条例、規則、告示、訓令及び内訓にあっては、令達番号簿(様式第12号)の番号により指令は指令文書件名簿の番号による。

(3) 前条第1号から第7号までにかかる公文の番号については、第6条第2項の規定にかかわらず暦年をもって更新することとする。

(公文の略名)

第15条 公文の略名は、すべて町長名(特に必要なものは町名)を用いなければならない。ただし、軽易なものについては、助役名、特に軽易なものについては課長名を用いることができる。

第4章 公印の取扱

(公印の取扱)

第16条 公印は、常に堅固な容器に納め、錠を施して保管し、その取扱の厳正を期さなければならない。

(公印の登録)

第17条 総務課長は、公印の新調、改刻又は廃止があったときは、公印台帳に公印の印影、種類、寸法及び公印を管守する課を登録しておかなければならない。

第5章 職員の服務

(履歴書等の提出)

第18条 新任の職員は、任命された日から5日以内に履歴書(様式第18号)及び身元保証書(様式第19号)を提出しなければならない。

2 職員は氏名、本籍その他履歴書の記載事項に変更を生じたときは、すみやかに、その旨を届け出なければならない。

(職員記章等)

第19条 職員は、職務の執行に当り、その身分を明確にするため常に所定の場所に職員き章(名札)をつけていなければならない。

2 職員き章は、職員に貸与する。

(出勤表)

第20条 職員は、登庁及び退庁のときは、時間記録機によって自ら出勤表に出勤及び退庁時の時間を記さなければならない。

(遅刻早退等の取扱い)

第21条 職員は、疾病その他の事由により、出勤時刻に出勤できないとき、又は勤務時間中に早退しようとするときは、事前に有給休暇又は欠勤の手続をとらなければならない。

第22条 削除

(執務心得)

第23条 職員は、勤務時間中その職責遂行のため必要な場合のほか、みだりに執務の場所を離れてはならない。

2 職員は、勤務時間中一時所定の場所を離れるときは、上司又は他の職員に行先を明らかにしておかなければならない。

(物品の整理保管)

第24条 職員は、その使用する物品を常に一定の場所に整備保管し、紛失、火災、盗難等に注意しなければならない。

2 職員は、物品を浪費し、又は私用のために用いてはならない。

(重要な文書、物品等の取扱)

第25条 重要な文書を蔵する書箱、物品等は、非常の場合に備えて搬出しやすい場所に置き、これに非常持出しの標示をして置かなければならない。

(時間外勤務)

第26条 職員が所属長の命により所定の勤務時間をこえて勤務しようとするときは、時間外勤務命令簿(様式第21号)により決裁を受けなければならない。

2 勤務時間外(退庁後1時間以内を除く。)、勤務を要しない日、休日等に居残り勤務又は臨時の出勤をした場合には、その旨を当直員に通知し、退庁のときは、火気及び盗難等に特に注意しなければならない。

(公務旅行)

第27条 公務による旅行は、旅行命令簿(様式第22号)により決裁を受けなければならない。

2 旅行中、用務の都合又は病気、災害その他の故障により旅行日数に変更を要するときは、電報電話等ですみやかに連絡するとともに帰庁後所定の手続きをとらなければならない。

(復命)

第28条 出張した職員は(上司に随行した場合を除く。)帰庁後すみやかに復命書(様式第23号)によりその結果を上司に報告しなければならない。ただし、軽易な事項については、口頭で復命することができる。

(事務引継)

第29条 職員が退職、休職又は転任となった場合は、担任事務の要領及び処分未済のものにあってはその理由等を文書又は口頭で後任者又は町長の指定した者に引継がなければならない。

2 重要、複雑な事務については、取扱手続き及び将来の処理意見等参考となるべき文書を添付しなければならない。

第6章 当直

(当直員)

第30条 当直は、職員が輪番によりこれに当らなければならない。ただし、町長が免除の必要があると認めた者は、当直勤務に従事しない。

2 女子職員は、宿直勤務を免除する。

(当直の種類及び勤務時間)

第31条 当直は、宿直と日直の2種とし、勤務時間は原則として次のとおりとする。ただし、時間経過後であっても引継を終るまでは、なお引続き当直勤務に従事しなければならない。

(1) 宿直 午後5時から翌日午前8時30分まで

(2) 日直 勤務を要しない日、休日等にあっては午前8時30分から午後5時まで

(当直の勤務命令)

第32条 当直の勤務命令は、総務課長がその順序及び日割を定め、当直命令簿(様式第24号)により、当直日の前日までに本人に通知して行う。

2 当直を命ぜられた職員が病気、事務の都合その他やむを得ない事故により当直をすることができないときは、他の職員と交替することができる。この場合には代直承認願(様式第26号)を提出し、総務課長の承認を得なければならない。

(当直の任務)

第33条 当直員は、次の各号に掲げる事項を処理する。

(1) 文書等の収受及び保管に関すること。

(2) 戸締り、火気点検等一切の取締りに関すること。

(3) 公印、かぎ等の保管に関すること。

(4) 非常事態の発生した場合の応急措置及び上司への連絡に関すること。

(5) その他総務課長が必要と認めた事項

2 当直員は、庁舎内外又は町内に火災その他非常事変があったときは、直ちに臨機の措置をするとともに、町長、副町長、消防団長等に急報し、指示を受けなければならない。

(役場日誌)

第34条 総務課長は、執務時間中に発生した重要事項を役場日誌(様式第25号)に記載した後、当直者に引継ぎ当直者は次の事項を記載し、収受物件とともに総務課長に引渡しその決裁を受けなければならない。

(1) 当直者の職氏名

(2) 取り扱った事件の処理要領

(3) 庁中取締りに関する事項

(4) その他必要と認める事項

(当直の引継ぎ)

第35条 当直員は、勤務に先だち総務課長又は当直員から次の簿冊及び物品を受け取り、勤務終了後その取扱いにかかる文書物品とともに総務課長又は次の当直員に引継がなければならない。

(1) 役場日誌

(2) 公印及びかぎ

(3) その他保管を託された文書、物品等

第7章 警備

(火気取締)

第36条 総務課長は、各室ごとに火気取締責任者を定め、火災防止のために必要な処置をとらなければならない。

2 火気取締責任者は、常に室内の火気の取扱いについて注意を喚起するとともに火篭の管理及びその設置場所に必要な措置をとらなければならない。

(かぎの取扱い)

第37条 総務課長は、庁舎又は室のかぎの管理を厳重にし、盗難の防止等につとめなければならない。

(退庁時の火気点検及び施錠等)

第38条 各室の最後の退庁者は、退庁の際その室内の火気を点検し、窓及び室の施錠並びに消灯を行った後室のかぎを当直員に引継がなければならない。

(非常心得)

第39条 職員は、庁舎又はその付近に火災その他の非常事態の発生を知ったときは、すみやかに登庁し、上司の指揮を受けなければならない。ただし、急迫の場合は、当直員とともに臨機の処置をしなければならない。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和37年規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和45年規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和53年規程第1号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和52年10月1日から適用する。

附 則(昭和54年規程第2号)

この訓令は、昭和55年2月1日から施行する。

附 則(昭和56年規程第1号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和56年1月1日から適用する。

附 則(昭和61年規程第1号)

この規程は、昭和61年10月1日から施行する。

附 則(平成5年規程第1号)

この規程は、公布の日から施行し、平成4年11月1日から適用する。

附 則(平成8年規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成13年規程第4号)

この規程は、平成13年7月1日から施行する。

附 則(平成18年規程第2号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年規程第1号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

別表(第10条関係)

保存文書の種別及び保存期間

種別

保存年限


第1種

30年

1 町議会の議決書及び議事録

2 条例、規則、告示、訓令、内訓、指令の原議及び関係書類

3 町広報及び歴史的価値を有する文書、書類

4 進退賞罰、身分等人事に関する書類

5 退職年金及び遺族年金に関する文書

6 喪賞に関する文書

7 不服の申立、審査の請求訴訟、調停及び和解に関する重要な文書

8 調査及び統計で特に重要な文書

9 事務引継に関する重要な文書

10 財産及び町債に関する文書

11 町税徴収に関する文書

12 文書保存台帳

13 工事関係書類で特に重要なもの

14 町村の廃置分合、境界変更及び名称の変更に関する文書

15 歳入歳出決算書

16 前号の各号に該当する図面、写真、フィルム、電磁的記録

17 その他30年間保存の必要が認められるもの

第2種

10年保存

1 国又は県の訓令、指令例規重要な通知及び往復文書

2 官報又は県報

3 認可、許可、又は契約に関するもの

4 原簿及び台帳

5 寄附受納に関する重要なもの

6 予算決算及び出納に関する帳票及び証拠書類

7 物品の出納簿

8 租税その他各種公課に関するもの

9 その他保存の必要を認められるもの

10 前号の各号に該当する図面、写真、フィルム、電磁的記録

第3種

5年保存

1 補助金に関する書類

2 調査、統計、報告、証明等に関するもの

3 工事又は物品に関する書類

4 その他5年保存の必要を認められるもの

5 会計上の帳簿書類及び証拠書類

6 前号の各号に該当する図面、写真、フィルム、電磁的記録

第4種

3年未満保存

1 消耗品及び材料に関する受払簿

2 役場日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務実態を証するもの

3 照会回答その他往復文書に関するもの

4 欠勤休暇等届に関するもの

5 その他3年保存の必要を認められるもの

6 前号の各号に該当する図面、写真、フィルム、電磁的記録

第5種

1年保存

1 軽易な文書でおおむね次に掲げるもの

2 文書の収受発送に関するもの

3 軽易な照会、回答その他の文書

4 処理の終った一時かぎりのもの

5 前号の各号に該当する図面、写真、フィルム、電磁的記録

1年未満

1 庁内の軽微な検討文書及び事務連絡文書

2 随時発生し、短期に廃棄する書類及び供覧文書

3 1年以上の保存を要しない文書

4 前号の各号に該当する図面、写真、フィルム、電磁的記録

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様式第17号 削除

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様式第20号 削除

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西ノ島町役場処務規程

昭和35年3月25日 規程第1号

(平成19年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第1節 事務分掌
沿革情報
昭和35年3月25日 規程第1号
昭和37年 規程第1号
昭和45年 規程第1号
昭和53年 規程第1号
昭和54年 規程第2号
昭和56年 規程第1号
昭和61年 規程第1号
平成5年 規程第1号
平成8年 規程第1号
平成13年 規程第4号
平成18年 規程第2号
平成19年 規程第1号