○尾鷲市住民基本台帳事務取扱規程

平成26年3月19日

訓令第4号

(趣旨)

第1条 この訓令は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)に定めるもののほか、住民基本台帳事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(住民基本台帳の作成)

第2条 住民基本台帳は、磁気ディスクをもって調製することにより作成する。

(戸籍の附票の作成)

第3条 戸籍の附票は、磁気ディスクをもって調製することにより作成する。

(事務取扱区分)

第4条 本庁において取り扱う事務は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 住民票の写し及び住民票に記載をした事項に関する証明書(以下「住民票の写し等」という。)並びに戸籍の附票の写しの交付に関すること。

(2) 住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求に関すること。

(3) 法令に基づく住民異動に関する届書(以下「異動届」という。)の処理に関すること。

(4) 諸帳簿の管理に関すること。

(5) その他法に基づく事務に関すること。

2 出張所において取り扱う事務は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 住民票の写し等並びに戸籍の附票の写しの交付に関すること。

(2) 異動届の処理に関すること。

3 コミュニティーセンターにおいて取り扱う事務は、住民票の写し等並びに戸籍の附票の写しの交付に関することとする。

(住民基本台帳の一部の写しの閲覧)

第5条 市長は、住民基本台帳の一部の写しを電子計算組織により一覧表として作成し、次に掲げる場合において、当該一覧表を市民サービス課にて閲覧に供することができる。

(1) 法第11条第1項の規定により住民基本台帳の一部の写しの閲覧の請求をしようとする者(以下「閲覧請求者」という。)は、同条第2項各号に掲げる事項を明らかにする書面を市長に提出し、その承認を受けなければならない。

(2) 法第11条の2第1項の規定により住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出をしようとする者(以下「閲覧申出者」という。)は、あらかじめ請求理由に応じた疎明資料等を添付の上、同条第2項各号に掲げる事項を明らかにする書面を市長に提出し、その承認を受けなければならない。

2 閲覧を行う者(以下「閲覧者」という。)は閲覧に際し、前項第1号の承認を受けた者は住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号)第1条第3項の証明書の提示をし、また、前項第2号の承認を受けた者は、尾鷲市戸籍等の届出又は証明書等の交付の請求に係る本人確認事務取扱規程(平成25年尾鷲市訓令第2号。以下「本人確認規程」という。)に基づく本人確認の後でなければ閲覧を行うことができない。

(閲覧の拒否)

第6条 市長は、閲覧の請求又は申出があった場合において、他人の生命、身体、財産、名誉その他の権利若しくは利益を害する目的によるものであると認めたとき又は閲覧により知り得た事項を差別若しくは名誉毀損等の不当な目的に使用されるおそれがあると認めるときは、閲覧を拒むことができる。

(遵守事項)

第7条 閲覧請求者、閲覧申出者、閲覧者並びに法第11条の2第4項及び第5項に規定する者(以下「閲覧者等」という。)は、閲覧により得た情報(以下「閲覧情報」という。)を請求事由又は利用目的以外に使用してはならない。

(記録用紙の廃棄)

第8条 閲覧者等は、閲覧情報を記載した書面を安全に管理し、当該閲覧情報の使用が終了したときは、直ちに廃棄しなければならない。

(閲覧状況の公表)

第9条 市長は、住民基本台帳の一部の写しを閲覧させたときは、次に掲げる事項を公表するものとする。

(1) 法第11条第3項に定める事項

(2) 法第11条の2第12項に定める事項

(3) 前2号に掲げるもののほか、市長が特に必要があると認めた事項

(閲覧情報の利用禁止)

第10条 市長は、閲覧者等が第7条の規定に違反するおそれがあると認めたときは、質問をし、閲覧情報の利用を禁止することができる。この場合において、当該閲覧請求者等は、直ちに当該閲覧情報を市に返還しなければならない。

2 市長は、前項の規定により閲覧請求者等に閲覧情報の利用を禁止したときは、期間を定め、当該閲覧請求者等の閲覧を拒むことができる。

(市長が定める閲覧)

第11条 法第11条の2第1項第3号に規定する市長が定めるものは、次の事項とする。

(1) 郵便物の誤配達等がある場合において、自らの住所に関し、居住の事実がない者の住民基本台帳が誤載されているかどうかを確認するとき。

(2) マンションの管理組合が当該マンションの管理に関する事務を行う場合において、当該マンションの居住者を確認するとき。

(3) 前2号に掲げるもののほか、営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、市長が特に必要があると認めたもの

(住民票の写し等の請求)

第12条 法第12条第1項、第12条の2第1項、第12条の3第1項若しくは第2項又は第12条の4第1項の規定により住民票の写し等の交付を受けようとする者、又は法第20条第1項から第4項までの規定により戸籍の附票の写しの交付を受けようとする者(以下、「住民票等請求者」という。)は、次に掲げる事項を記載した請求書を、市長に提出しなければならない。

(1) 請求事由

(2) 住民票等請求者の氏名及び住所

(3) 住民票の写し等の交付を受けようとする場合は、当該住民票に記載されている者の氏名及び住所

(4) 戸籍の附票の写しの交付を受けようとする場合は、当該戸籍の附票に記載されている筆頭者の氏名及び本籍

2 法第12条第1項の規定により住民票の写し等の交付の請求があった場合は、住民票の写し等請求書を持参した者の本人確認を、本人確認規程に基づき行うものとする。

3 市長は、住民票に記載されている者又はその者と同一の世帯に属する者の代理人から、住民票の写し等の交付の請求があった場合は、本人又は本人と同一世帯に属する者の署名及び押印のある委任状等により代理人の資格確認をするものとする。

4 市長は、法第12条の2第1項の規定により住民票の写し等の交付の請求があった場合は、本人確認規程第4条第1項の規定にかかわらず、当該請求に係る書面を持参した者の本人確認を、国又は地方公共団体の職員たる身分を示す証明書により行うものとする。

5 市長は、他の市区町村の住民票に記載されている者から住民票の写しの交付の請求があった場合は、住民基本台帳法施行規則(平成11年自治省令第35号)第4条第2項に規定する書類の提示を求めるものとする。

6 市長は、法第20条の規定により戸籍の附票の写しの請求があった場合は、戸籍証明等請求書を持参した者の本人確認を、本人確認規程に基づき行うものとする。

7 市長は、戸籍の附票に記載がされている者又はその配偶者、直系尊属若しくは直系卑属の代理人から戸籍の附票の写しの請求があった場合は、戸籍の附票に記載がされている者又はその配偶者、直系尊属若しくは直系卑属の署名及び押印のある委任状等により代理人の資格確認をするものとする。

8 市長は、戸籍の附票の写しの交付に関する省令(昭和60年法務省、自治省令第1号)第2条に規定する者以外の者から戸籍の附票の写しの交付の請求があった場合は、請求理由についての疎明を求め、十分な審査を行うものとする。

(住民票の写し等の交付)

第13条 住民票の写し等及び戸籍の附票の写しは、交付請求を受けた本庁、出張所及びコミュニティーセンターが交付するものとする。

2 本庁及び出張所において交付する証明書は、電子計算機の端末から出力したものを交付するものとする。

3 コミュニティーセンターにおいて交付する証明書は、本庁電子計算機の端末から模写電送された証明書を交付するものとする。

(届出等の処理)

第14条 市長は、異動届を処理し、又は職権若しくは申出により住民票の記載、消除及び記載の修正を行う。

2 市長は、異動届を受ける場合は、当該異動届を持参した者の本人確認を、本人確認規程に基づき行うものとする。

3 代理人により異動届が行われた場合は、異動届に係る異動した本人の委任状等により代理人の資格確認をするものとする。

4 市長は、異動届を受理するにあたり、当該届の記載事項等が事実に反する疑いがあるときは、法第34条第2項の規定により調査し、その事実を確認しなければならない。

(住民基本台帳カードの紛失)

第15条 住基カードを紛失した者は、直ちに市長にその旨を届け出なければならない。

2 市長は、前項の届出を受けたときは、届出が真正であることを確認した後に、住基カードの運用を一時停止する。

3 第1項の届出を行った者が紛失した住基カードを発見したときは、発見した住基カードを提示し、住民基本台帳カード一時停止解除届により市長に届け出なければならない。

4 前項の場合において、本人確認規程による本人確認を行うものとする。

(住民基本台帳カードの再設定等)

第16条 住基カードの暗証番号の再設定又は変更をしようとする者は、当該住基カードを添えて、市長に申請をしなければならない。

(住民基本台帳カードの廃止等)

第17条 住基カードの廃止又は返納を行う者は、遅滞なく市長に届け出なければならない。

2 前項の届出は、住基カードを紛失した場合を除き、当該住基カードを添えて行わなければならない。

(住民票コードの記載等)

第18条 市長は、法第30条の3第2項の規定により住民票コードを記載したときは、住民票コード通知票により速やかにその旨を当該記載に係る者に通知しなければならない。

2 法第30条の4第2項の規定により住民票コードの記載の変更をしようとする者は、市長に変更の請求をしなければならない。

3 前項の請求を法定代理人が行う場合は、当該代理人の資格を証する書類を添えて、市長に変更の請求をしなければならない。

4 前2項の住民票コードの記載の変更を行う者の本人確認は第15条3項の規定によるものとする。

5 市長は、住民票コードの記載の変更の請求を受けたときは、速やかに処理を行い、変更した旨の通知を当該請求を行った者に交付しなければならない。

6 住基カードの交付を受けている者が、住民票コードの記載の変更を請求した場合は住基カードを返納しなければならない。

(住民票及び戸籍の附票の改製)

第19条 住民票又は戸籍の附票を改製したときは、新旧住民票又は戸籍の附票に、それぞれ改製の理由及びその年月日を明記しなければならない。

(除票)

第20条 住民票を消除したとき又は戸籍の附票の全部を消除したときは、その理由及び年月日を明記しなければならない。

(備付帳簿)

第21条 市長は、法令に定めのあるもののほか、住民基本台帳事務につき次の各号に掲げる帳簿等を備えておかなければならない。

(1) 住民基本台帳に関する届書、職権処理書及び通知書の綴り

(2) 住民基本台帳に関する閲覧又は住民票の写し等若しくは戸籍の附票の交付の請求に係る書類の綴り

(3) 届出期間経過通知書の写しの綴り

(保管)

第22条 住民票及び戸籍の附票は、常に厳重に保管し、非常の場合のほかは、事務所の外に持ち出してはならない。

(委任)

第23条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年12月28日訓令第7号)

この訓令は、平成28年1月1日から施行する。

附 則(平成28年3月25日訓令第4号)

この訓令は、公表の日から施行する。

尾鷲市住民基本台帳事務取扱規程

平成26年3月19日 訓令第4号

(平成28年3月25日施行)