○龍ケ崎市電子文書取扱規程

平成19年8月31日

訓令第42号

(趣旨)

第1条 この規程は,電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた電磁的記録(LGWAN文書を除く。以下「電子文書」という。)に係る取扱いについて,龍ケ崎市文書取扱規程(平成10年龍ケ崎市訓令第1号。以下「文書取扱規程」という。)に定めるもののほか,必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規程の用語の意義は,文書取扱規程において使用する用語の例による。

(電子メールによる電子文書の施行)

第3条 次の各号のいずれかに該当する文書は,電子文書として電子メールにより施行することができる。この場合において,電子メールによる施行は,原則として電子メール本文に施行する電子文書を添付することにより行うものとする。

(1) 各課等に対する事務連絡等

(2) 照会先等から電子文書による回答等を求められているもの

(3) 軽易な文書

(電子文書の収受)

第4条 電子メール,磁気ディスク等の記録媒体によって到着した電子文書は,主管課長等が収受するものとする。

2 主管課長等は,前項の規定により収受した電子文書については,受領後速やかに用紙に出力し,文書取扱規程に規定する情報管理課から配布を受けた文書の取扱いの例により処理するものとする。

(電子メールによる電子文書の収受日)

第5条 電子メールにより受領した電子文書の収受日は,利用する電子メールシステムに当該電子文書が記録された日とする。

(収受後の電子文書の廃棄及び保管)

第6条 主管課長等は,用紙に出力後の電子文書については,速やかに廃棄しなければならない。ただし,当該用紙に出力後の電子文書を再利用する予定がある等の理由により引き続きサーバ内において保管する必要のあるものについては,この限りでない。

(電子掲示板による電子文書の施行)

第7条 全庁又は不特定の職員に対して周知する内容の文書は,電子文書としてイントラネット系システムの電子掲示板を利用し施行することができるものとする。

(電子文書の保管方法)

第8条 主管課長等は,保管する必要のある電子文書はサーバ,磁気ディスク等の適切な方法により管理しなければならない。

(記録媒体の管理)

第9条 記録媒体は,改ざん,盗難,漏えい又はその経年劣化等による消失若しくは変化を防止するための適切な措置を講じ,管理しなければならない。

(電子文書の廃棄)

第10条 保存年限の経過した電子文書を廃棄するときは,消去,記録媒体の破壊等適切な方法により,他の者が再生できないよう確実に処理するものとする。

(補則)

第11条 この規程に定めるもののほか,電子文書の取扱いに関し必要な事項は,別に定める。

付 則

この訓令は,平成19年9月1日から施行する。

付 則(平成23年4月14日訓令第15号)

この訓令は,平成23年5月1日から施行する。

付 則(平成26年3月31日訓令第10号)

この訓令は,平成26年4月1日から施行する。

付 則(平成30年2月28日訓令第7号)

この訓令は,平成30年4月1日から施行する。

龍ケ崎市電子文書取扱規程

平成19年8月31日 訓令第42号

(平成30年4月1日施行)