三芳町公文例規程

第2条　この規程において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図面をいう。

(1)　法規文書　次に掲げるものについて作成する文書

ア　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条及び第16条の規定に基づき、町議会の議決を経て制定し、町長が公布するもの

イ　規則　地方自治法第15条及び第16条の規定に基づき、町長が制定し、公布するもの

(2)　議案書及び専決処分書　次に掲げるものについて作成する文書

ア　議案　町長が、町議会の議決を経なければならない事件について、町議会の審議を求めるために提出するもの

イ　専決処分　地方自治法第179条第1項又は第180条第1項の規定に基づき、町長が町議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの

(3)　令達文書　次に掲げるものについて作成する文書

ア　訓令　町長が、下級機関に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの

イ　通達　上級機関が、下級機関に対し、職務執行上の細目的事項等について指示し、又は命令するもの

ウ　指令　個人、団体若しくは下級機関等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をし、又は指示するもの及び職権でこれら特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの

(4)　争訟文書　補正命令書、弁明書の提出要求書、弁明書、裁決書、決定書等の行政不服審査法(昭和37年法律第160号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状、準備書面等の訴訟に関する書面

(5)　公示文書　次に掲げるものについて作成する文書

ア　告示　法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く一般の住民に公示する場合に用いるもの

イ　公告　主として、住民の権利関係の伴う事項について、利害関係人に対し、周知する趣旨をもって公告又は告示すべきことを法令に規定している場合に用いるもの

(6)　契約文書　売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類するもの

(7)　普通文書　次に掲げるものについて作成する文書

ア　照会　職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの

オ　申請又は願　所管の機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの

カ　進達　経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を上級機関に取り次ぐもの

キ　通知又は通報　行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの

コ　協議　行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について相談するもの

シ　勧告　行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出てある処置を勧め、又は促すもの

(8)　賞状、表彰状、感謝状、委嘱状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの

第3条　公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。

(1)　特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いること。

(2)　名あて人に付ける敬称は、原則として「様」を用いること。

(3)　使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いること。

(4)　言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いること。

(5)　音読する言葉は、なるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いること。

(6)　音読する言葉で、意味の二様にとれるものは、なるべく避けること。

(1)　文体は、原則として「ます」体を用い、法規文書、議案書、専決処分書、令達文書、争訟文書、公示文書及び契約文書には、なるべく「である」体を用いること。

(2)　文語脈の表現は、なるべくやめて、平明なものとすること。

(3)　文章は、なるべく区切って短くすること。

(4)　文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現は、なるべくやめて簡潔な、論理的な文章とすること。

(5)　内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。

第4条　公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。

(1)　法令の規定により縦書きと定められたもの

(2)　他の行政機関が縦書きと定めたもの

(3)　賞状、表彰状、感謝状、祝辞その他これに類するもの

(4)　前3号に掲げるもののほか、特に縦書きが適当と認められるもの

第5条　条例は、題名、本則及び附則をもって構成し、必要に応じて、目次又は別表等を置くものとする。

(1)　新制定条例における規定の順序は、「題名、目次、本則、附則、附則別表、別表、様式」の順とする。

(2)　全部改正条例における規定の順序は、「題名、柱書、目次、本則、附則、附則別表、別表、様式」の順とする。

(3)　一部改正条例における規定の順序は、「題名、柱書、改正規定(目次、本則、別表、様式)、附則、附則別表」の順とする。

(1)　題名は、条例の内容を的確に表現するものであって、なるべく簡単なものとすること。

(2)　新しく制定する条例には、「○○条例」又は「○○に関する条例」のような形式の題名を、既存の条例の一部を改正する条例には、「○○条例(○○に関する条例)の一部を改正する条例」のような形式の題名をそれぞれ付けること。

(3)　題名を改正する場合は、題名を改正する旨の柱書の次に、本題名を置くべき位置に改正される題名を書くこと。

(1)　編、章、節、款、目(以下「章・節等」という。)の区分のある条例には、その理解と検索、引用を容易にするため、目次を付けること。

(2)　目次には、本則を区分する章・節等の内容に応じて、その名称を表示するとともに、その表示した章・節等の名称のうち、最小の区分となる章・節等の名称の次に、そこに属する条文の範囲を括弧書で表示すること。この場合において、その属する条文の数が二つのときは、「(第○条・第○条)」と「・」でつなぎ、三つ以上のときは、「(第○条―第○条)」と「―」でつなぐこと。

(3)　附則は、単に「附則」と表示すること。

(1)　内容の短い条例のほかは、条例の本則は、条に分ける。この場合において、その条には、「第○条」と条名を表示すること。

(2)　条は、その規定する内容により「項」に分け、2項以上の項を設ける場合には、第2項以下に項番号を付けること。

(3)　本則が項のみをもって構成する場合において、一つの項で成り立っているときは、項番号を表示せず、二つ以上の項で成り立っているときは、第1項から算用数字で「1、2、3」と順を追って項番号を表示すること。

(4)　条又は項の中において、幾つかの事物を列記する必要がある場合には、「号」を用いること。この場合において、号には、第1号から算用数字で「(1)、(2)、(3)」と順を追って号番号を表示すること。

(5)　号を更に細別する場合の見出し符号は、次の例によること。

(6)　本則において規定する順序は、おおむね次のとおりとする。

ア　総則的規定(目的、趣旨、用語の定義、適用範囲、責務など条例全体に通ずる原則的、基本的な事項)

ウ　雑則的規定(報告の徴収、立入検査、質問、条件、手数料、委任など実体的規定を前提として、そこから派生する補助的事項)

2　条には、その内容を簡潔に表す「見出し」を括弧書で表示すること。見出しは、1条ごとに付けるものであるが、連続する二つ以上の条文が同じ範囲に属する事項を規定する場合には、前の条文にまとめて見出しを付けることができる。なお、見出しには、原則として「等」を用いない。

(1)　内容が複雑で、多数の条文から構成される条例は、その内容の理解と規定の検索、引用の便宜を図るため、本則を適宜、章・節等に区分すること。

(2)　章・節等の区分は、「編」を最大の区分とするが、通常は、「章」を基本として定め、章の中を更に細分する場合には「節」を用い、節を更に細分する場合には「款」を、款を更に細分する場合には「目」をそれぞれ用いること。

4　本則中に他の条例等を引用する場合には、次に掲げるところにより取り扱うこととする。

(1)　引用する他の条例等の題名又は件名を掲げ、その次に当該条例等の公布年及び条例番号を括弧書で表示すること。

(2)　一つの条例等を数回引用する場合には、最初に引用する際に当該条例等の公布年及び条例番号の次に「。以下「○○」という。)」のような形式の略称を表示し、2回目以後の引用については、その略称を用いること。

(1)　附則は、本則に規定した事項の付随的な事項を定めるものであり、原則として「項」に分け、場合により条及び項に分けること。

(2)　附則の各項における項番号及び項の本文については、本則の項の例により定めること。

(3)　附則においても、必要に応じ、項(条及び項に分けたときは、条)に本則の条の場合に準じ、見出しを付けること。

(4)　附則において規定する順序は、おおむね次のとおりとする。

第9条　条例の本則の条文に関連して表、別表又は様式を定める場合には、それぞれ次に掲げる基準による。

(1)　表は、表形式として示そうとする内容が比較的簡単なもので、本則の条文中に置くのが適当である場合に用いること。

(2)　別表は、表形式として示そうとする内容が複雑で長いもの又は別表としてまとめる方が適当である場合に用いることとし、その形式は次のとおりとする。

ア　別表においては、別表の左肩に「別表(第○条関係)」のような形式で、別表及び本則中の関係規定の条名を示すとともに、当該別表の上部中央に別表の名称を表示すること。この場合において、関係規定の条数が二つのときは「(第○条・第○条関係)」と「・」でつなぎ、三つ以上のときは「(第○条―第○条関係)」と「―」でつなぐこと。

イ　条例中に二つ以上の別表を置く場合の表示は、「別表第1(第○条関係)」、「別表第2(第○条関係)」のような形式とすること。

ウ　別表の中において用いられている用語の定義又は注意事項を規定する場合には、別表の表の部分の次に、「備考」又は「注」として表示すること。

(3)　様式は、申請、届出など書面で行うことを要求する場合において、事務処理の便宜のために定める書式であり、その形式は次のとおりとする。

ア　様式においては、様式の左肩に「別記様式(第○条関係)」のような形式で、様式及び本則中の関係規定の条名を示すとともに、当該様式の上部中央に様式の名称を表示すること。

イ　条例中に二つ以上の様式を定める場合の表示は、「様式第1号(第○条関係)」、「様式第2号(第○条関係)」のような形式とすること。

ウ　「関係条名の表示」及び「備考」等の表示については、別表の場合の例による。

2　条例の附則の条文に関連して表又は別表(以下「附則別表」という。)を定める場合には、それぞれ次に掲げる基準による。

(1)　表は、表形式として示そうとする内容が比較的簡単なもので、附則の条文中に置くのが適当である場合に用いること。

(2)　附則別表は、表形式として示そうとする内容が複雑で長いもの又は別表としてまとめる方が適当である場合に用いることとする。この場合において、別表の左肩には、「附則別表」と表示するとともに、当該別表の上部中央に附則別表の名称を表示すること。

(1)　新制定条例

4　表等の縦の区切りの方向「↓」を欄といい、表の横の区切りの方向「→」を項という。

5　「備考」については、一つの項の場合には、様式中に示すように、括弧が付けられることもある。

(2)　全部改正条例

1　条例を全部改正する場合の書式は、新しい題名の次に「○○○○条例(平成○○年三芳町条例第○号)の全部を改正する。」旨の柱書を書くことを除き、すべて新制定条例の書式による。

(3)　一部改正条例

第11条　条例を公布する場合に当該条例の原文に付する公布文は、公布者の公布する旨の前文(以下「前文」という。)、公布の年月日及び町長の署名をもって構成する。

2　町長名(署名)の初字は、公布年月日の初字より右に寄せて書き出し、最終字は、右端から約30mm左に位置するように配列するものとする。なお、条例の公布文については、公印は不用である。

(1)　条例番号は、暦年ごとの一連番号とし、「三芳町条例第○号」と表示する。

(2)　条例番号の配字は、公布文の末尾とし、その初字は、第1字目とする。

第12条　規則の形式、公布文等については、条例の例による。ただし、題名については、次の形式による。

(1)　法令又は条例を実施するために制定する規則の題名は、「○○法施行規則」又は「○○条例施行規則」のような形式とすること。

(2)　法令又は条例の規定に基づき、特定された権限を行使するために制定する規則の題名は、「○○規則」又は「○○に関する規則」のような形式とすること。

第13条　議案書は、議案番号、案件(件名及び内容)、提出年月日、町長名及び提案理由をもって構成する。

3　報告案件は、報告番号、案件(件名及び内容)、提出年月日及び町長名をもって構成する。

5　承認案件は、承認番号、案件(件名及び内容)、提出年月日及び町長名をもって構成する。

7　認定案件は、認定番号、案件(件名及び内容)、提出年月日及び町長名をもって構成する。

9　同意案件は、同意番号、案件(件名及び内容)、提出年月日及び町長名及び提案理由をもって構成する。

11　諮問案件は、同意番号、案件(件名及び内容)、提出年月日及び町長名及び提案理由をもって構成する。

(1)　条例の制定改廃に係る議案書

(2)　工事請負契約に係る議案書

(3)　財産の取得に係る議案書

(4)　損害賠償に係る議案書

(5)　道路線の認定に係る議案書

(6)　道路線の廃止に係る議案書

(7)　報告に係る議案書

(8)　専決処分の承認に係る議案書

(9)　決算の認定に係る議案書

(10)　人事案件の同意に係る議案書

(1)　法定による事決処分書

(2)　法定による専決処分書

第15条　訓令による令達文書の構成及び作成基準は、おおむね次のとおりとする。

(1)　令達文書は、制定文、令達年月日、令達者職・氏名、訓令番号及び本文をもって構成する。

(2)　訓令番号は、暦年による一連番号とし、「三芳町訓令第○号」と表示する。

(3)　規程様式による訓令の本文は、条例の例により作成する。ただし、題名及び附則については、次の形式により表示する。

ア　新しく制定する場合には「○○○○規程」のような形式の題名を、既存の訓令の一部を改正する場合には「○○○○規程の一部を改正する訓令」のような形式の題名をそれぞれ付けること。

イ　附則において、当該訓令を指示する場合には、「この訓令」と表示すること。

(4)　規程形式によらない訓令について、その本文を箇条書で整理する場合の項目の細別は、普通文書の例によるものとする。

(5)　公印は、町長の氏名の最後の1字に3分の1を掛けるように押す。

(1)　規程形式による訓令

(2)　規程形式によらない訓令

第16条　通達による令達文書の構成及び作成基準は、おおむね次のとおりとする。

(1)　令達文書は、通達番号、令達年月日、令達先、令達者職(氏名)、標題及び本文をもって構成する。

(2)　通達番号は、暦年による一連番号とし、「記号第○号」と表示する。この場合、記号は、三芳町文書取扱規程(平成7年三芳町訓令第2号)第18条の規定による別表第1に定める文書記号を表示する。

(3)　標題には、その末尾に「(通達)」と表示する。

(4)　公印は、令達者の氏名又は職名の最後の1字に3分の1を掛けるように押す。

第17条　指令による令達文書の構成及び作成基準は、おおむね次のとおりとする。

(1)　令達文書は、指令番号、令達先、本文、令達年月日及び処分者の職・氏名をもって構成する。

(2)　指令番号は、暦年による一連番号とし、「記号第○号」と表示する。この場合、記号は、三芳町文書取扱規程第18条の規定による別表第1に定める文書記号を表示する。

(3)　令達先は、原則として申請者(処分の相手方)とし、その住所、氏名等を表示する。

(4)　本文には、相手方の申請の日付及び文書番号、処分の内容、根拠法令、条件等を記載するものとし、不許可処分の内容であるときは、その理由及び不服申立てに関する教示などを付記する。

(5)　公印は、処分者の氏名の最後の1字に3分の1を掛けるように押す。

(1)　申請に基づく許可の場合

(2)　申請に基づく不許可の場合

(1)　告示文書は、告示番号、告示文、告示年月日、告示者の職・氏名及び本文をもって構成する。

(2)　告示番号は、暦年による一連番号とし、「三芳町告示第○号」と表示する。

(3)　規程形式による告示の本文は、条例の例により作成する。ただし、題名及び附則については、次の形式により表示すること。

ア　新しく制定する場合には「○○○○要綱」のような形式の題名を、既存の告示の一部を改正する場合には「○○○○要綱の一部を改正する件」のような形式の題名をそれぞれ付けること。

イ　附則において、当該告示を指示する場合には、「この要綱」と表示すること。

(4)　規程形式によらない告示について、その本文を箇条書で整理する場合の項目の細別は、普通文書の例によるものとする。

(5)　公印は、告示者の氏名の最後の1字に3分の1を掛けるように押す。

(1)　規程形式による告示の場合

(2)　規程形式によらない告示の場合

(1)　公告文書は、公告表示、公告文、公告年月日及び公告者の職・氏名をもって構成する。

(2)　公告表示は、「三芳町公告」と表示し、公告番号は付けない。

(3)　公印は、公告者の氏名の最後の1字に3分の1を掛けるように押す。

(1)　契約文書は、題名、前文、本則、末文、契約文書の作成年月日、契約当事者の住所氏名等をもって構成する。

(2)　題名には、契約の内容に応じて、「○○契約書」若しくは「協定書」、「覚書」又は「請書」と表示する。

(3)　前文には、契約の当事者並びに契約の目的及びその内容を簡潔に記し、契約当事者については、更に「甲、乙」などで略称表示する。

(4)　本則には、三芳町契約規則(昭和39年三芳町規則第3号)その他法令の定めるところにより必要な事項を記載する。この場合、各事項は、条項に区分し、原則として見出しを付ける。

(5)　末文には、契約文書を契約当事者が各自1通ずつ保有する旨を記載する。

(6)　契約文書の作成年月日は、原則として当事者が記名押印した日とする。

(7)　契約の相手方の氏名は、原則として本人の自署とし、押印は、実印によるものとする。

(8)　公印は、町長の氏名の最後の1字に3分の1を掛けるように押す。

(9)　契約文書には、上部中央に契印を押す。

(1)　普通文書は、文書番号、施行年月日、受信者の職(氏名)、発信者の職(氏名)、標題及び本文をもって構成する。

(2)　文書番号は、用紙のやや中央右から書き出し、終わりは、1字空ける。

(3)　施行年月日は、文書番号の下に並べて書くこと。

(4)　受信者の職・氏名は、施行年月日の次を1行空け、第2字目から書き出す。

(5)　発信者の職・氏名は、受信者の職・氏名の次を1行空け、書き終わりが、公印を押したあと1字空くように記す。

(6)　公印は、発信者の氏名の最後の1字に3分の1を掛けるように押すこと。

(7)　標題は、次に掲げるところにより定める。

ア　標題は、発信者名の次を1行空け、第4字目から書き出し、2行以上にわたる場合もまた第4字目からとする。この場合、終わりは、2字空けること。

イ　標題は、文書の内容が一見して分かるように簡潔に正しく表現したものとし、末尾に、文書の種類を示す、照会、回答、通知等を括弧書する。

(8)　本文は、次に掲げるところにより定める。

ア　本文は、標題の次を1行空け、第2字目から書き出し、2行目以後は、第1字目からとする。ただし、文書の段落で行を改めたときは、第2字目からとする。

イ　本文を箇条書で整理する場合の「下記のとおり」の下に書く「記」は、本文の次の行の中央に書く。

ウ　本文は、原則として「ます」体を用い、箇条書については、「である」体を用いて簡潔にまとめる。

第22条　起案は、原則として、三芳町文書取扱規程第8条に定める起案用紙を用いて作成する。

2　伺い文は、件名、起案理由及び処理案をもって構成し、それぞれ次に掲げる基準により作成する。

(1)　件名は、通常「○○○○について」という形式で表現することとし、処理案の内容が一見して分かるように、簡潔に、しかも具体的に記入する。

(2)　起案理由は、事案の内容及び目的に従って、起案の趣旨、処理案等について説明し、必要に応じて、根拠法令等も記述するとともに、件名に係る事案の処理区分等を「○○のとおり通知(照会、回答等)してよろしいか」という形式で表現する。この場合、その内容等を詳しく説明する必要がある場合、又は数行にまたがる場合には、起案用紙(乙)を用いて、できるだけ箇条書に記述する。

(3)　処理案は、施行する文書の文案を記述するものであり、原則として、起案用紙(乙)を用いる。この場合、文案の上部中央に「(案)」と表示する。

第23条　賞状、表彰状及び感謝状(以下「賞状類」という。)は、それぞれ次に掲げる場合において用いるものとする。

(1)　賞状は、展覧会、品評会などの行事又は学校、講習会などの課程で、優秀な成績を収めたものを賞する場合に用いる。

(2)　表彰状は、一般の模範となるような個人又は団体の行為をたたえて、これを一般に顕彰する場合に用いる。

(3)　感謝状は、行政機関などが、その事務や事業を遂行するに当たり、それら事業等に積極的に協力し、又は援助したものに対し、感謝の意を表す場合に用いる。

(1)　賞状類の作成に当たっては、特に形の美しさ、釣合いの良さなどを重視する。

(2)　書式は、右縦書きとし、書き出しは、第1字目からとする。

(3)　受賞者の氏名には、原則として、「様」などの適当な敬称を付ける。

(4)　文中には、句読点を用いない。文の句切りについては、1字分空けて続けて書き、行は改めない。ただし、「よって○○○する」という段落については、できるだけ行を改める。

(5)　公印は、授与者の氏名の最後の字に掛からないように、幾分空けて押す。

(6)　文体は、「ます」体を用い、受賞者によって文面の字句を工夫する。

第24条　委嘱状及び解任状は、それぞれ次に掲げる場合において用いるものとする。