○坂戸・鶴ヶ島消防組合文書規程

平成15年4月1日

訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の受付及び配布(第9条―第11条)

第3章 文書の処理(第12条―第26条)

第4章 文書の施行(第27条―第33条)

第5章 文書の管理(第34条―第49条)

第6章 補則(第50条・第51条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な基本的事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(3) 所属 消防本部組織規則に定める課並びに消防署組織規程に定める消防署及び分署をいう。

(4) 主務課 当該文書に係る事案を所掌する所属をいう。

(5) 主務課長 主務課の長をいう。

(6) 文書 職務上収受した文書又は作成したすべての文書をいう。

(7) 親展文書 「親展」若しくは「秘」の表示のある文書又はこれらに準じると認められる文書をいう。

(8) 起案文書 起案した文書で決裁前の文書をいう。

(9) 未完結文書 供覧によって完結する文書で供覧が終わらないもの、施行を要する文書で施行が終わらないもの及び施行を要しない文書で決裁が終わらないものをいう。

(10) 完結文書 供覧によって完結する文書で供覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの及び施行を要しない文書で決裁が終わったものをいう。

(11) 保管 主務課の事務室内に収納しておくことをいう。

(12) 保存 主務課の事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(13) 移替え 年度終了後に現年度文書をファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)の現年度の引出しから前年度の引出しに移すことをいう。

(14) 引継ぎ 文書を保管から保存へ移すことをいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、すべて正確かつ迅速ていねいに取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように適切に管理しなければならない。

2 文書は、組合が保有する情報の公開に伴い、市民の利用に役立つように適切に管理しなければならない。

3 文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しなければならない。

4 文書は、学術、文化等の調査研究のための資料として、将来役立つように適切に管理しなければならない。

5 文書は、決裁者、発信者又は受信者の立場になって、正確、簡潔、平易、明瞭を基本として作成しなければならない。

(文書処理の年度)

第4条 文書処理の年度は、特別の定めがある場合を除き、会計年度による。

(庶務課長の職責)

第5条 庶務課長は、消防本部、消防署及び分署における文書の取扱いに関し必要な調査を行い、指導及び改善に努めなければならない。

(主務課長の職責)

第6条 主務課長は、常に当該所属における文書の適正かつ円滑な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。

2 主務課長は、当該所属における文書の紛失及び盗難又は情報の漏えいを防止するため、必要な措置を講じるとともに、職員の意識の啓発に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第7条 各所属に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、原則として所属の主査の職にある者をもって充てる。

3 前項に掲げる者が欠けたときは、主務課長が指定する者をもって、これに充てる。

4 文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書及び物品(小包便及び貨物便によるものをいう。以下同じ。)の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 起案文書の審査に関すること。

(3) 文書の整理並びに保管及び保存に関すること。

(4) 文書の編さん及び引継ぎに関すること。

(5) 文書処理の進行管理に関すること。

(6) 文書取扱いの指導及び改善に関すること。

(7) 庶務課との連絡に関すること。

(文書取扱主任会議)

第8条 庶務課長は、文書事務の適正を確保するため必要があると認めるときは、文書取扱主任会議を招集し、文書事務に係る連絡調整を図ることができる。

第2章 文書の受付及び配布

(庶務課における受付及び配布)

第9条 庶務課に到着した文書の受付及び配布は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書(次号に規定する文書を除く。)及び物品は、原則として開封しないで主務課に配布する。

(2) 書留郵便物(金券、現金及び有価証券等を含む。以下同じ。)は、開かず、書留郵便物収受簿(様式第1号)に所要事項を記入し、主務課に配布する。

(3) ファクシミリで受信した文書は、主務課に配布する。

2 2以上の所属に関係のある文書は、その関係の最も深い所属に配布するものとし、配布すべき所属が明らかでないときは、庶務課長が配布すべき所属を定めるものとする。

3 郵便料金の未払又は不足の文書があるときは、庶務課長が適当と認めるときに限り、その未払又は不足の料金を支払って受け付けるものとする。

4 訴訟、訴願、異議申立てその他到着の日時が権利の得喪又は変更に関係する文書は、第1項に規定する手続きのほか、当該文書の封筒の余白に受付時間を記入しておくものとする。

(執務時間外に到着した文書の受付)

第10条 執務時間外に到着した文書の受付は、消防署の勤務者が行うものとする。

2 前項に規定する者は、受付した文書を速やかに庶務課長に引き継ぐものとする。

3 前条第1項の規定は、前項の文書について準用する。

(受付及び配布の特例)

第11条 電子メールを管理する所属の長は、電子メールで問い合わせ、照会等を受信したときは、所属職員をしてその内容を紙に出力し、主務課に配布しなければならない。

第3章 文書の処理

(主務課における収受)

第12条 主務課に配布され、又は直接到着した文書若しくは物品の収受は、次に定めるところにより文書取扱主任が行うものとする。

(1) 文書(親展文書を除く。)は、即日開封し、直ちに文書収発台帳(様式第2号)に所要の事項を記入するとともに、当該文書の余白(現金、有価証券等の場合は封筒)に収受印(様式第3号)を押し、文書収発台帳に基づく番号を記入するものとする。ただし、刊行物、ポスター等であらかじめ主務課長が指定したものは、その処理の全部又は一部を省略することができる。

(2) 親展文書は、開封しないで、封筒に収受印を押し、直接名あて人に配布するものとする。この場合において、文書収発台帳への記入は要しないものとする。

(3) 前号の規定は、物品の収受について準用する。

(4) ファクシミリ又は電子メールで受信し配布された文書については、親展文書以外の文書と同様に処理するものとする。主務課で直接受信した場合においても、同様とする。

2 番号は、主務課ごとに暦年による通し番号を付するものとする。

(文書の転送及び返付)

第13条 配布を受けた文書の中に、主務課の所管に属さない文書がある場合の文書の転送及び返付は、次に定めるところによる。

(1) 主務課が明らかな文書(書留郵便物を除く。)は、直ちに当該所属に転送するものとする。

(2) 主務課が明らかでない文書及び書留郵便物は、直ちに庶務課に返付するものとする。

(管理者等あての親展文書の処理)

第14条 管理者又は消防長あての親展文書は、管理者又は消防長が自ら処理する場合を除き、主務課において取り扱うものとする。

(供覧)

第15条 収受した文書のうち起案を必要とせず、単に供覧によって完結する文書は、関係者に供覧するものとする。

2 起案に着手する前に供覧する必要のある文書は、あらかじめ関係者に供覧し、主務課長の指示を受け、これに基づき処理しなければならない。

(起案)

第16条 起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて行うものとする。ただし、必要に応じて当該起案用紙に替えて、パーソナルコンピュータ等で作成した文書を用いることができる。

2 前項の規定にかかわらず、照会等に係る回答の起案については、当該文書の余白又は添付の回答用紙により処理することができる。

(起案の特例)

第17条 前条の規定にかかわらず、電子メールで受信した問い合わせ、照会等のうち、窓口又は電話での問い合わせと同程度の内容のものについては、受信した職員の判断により即時に回答することができるものとする。ただし、重要又は異例と認めるものについては、この限りでない。

2 前項本文の規定により電子メールを処理したときは、担当した職員は、送受信した記録を紙に出力し、速やかに主務課長に報告しなければならない。

(起案に当たっての注意事項)

第18条 収受した文書に基づき、又は上司の指示に基づき起案する担当者(以下「起案者」という。)は、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要するため即日着手することが困難であるときは、あらかじめ主務課長の承認を得るものとする。

2 起案文書における用字、用語、文体及び形式は、坂戸・鶴ヶ島消防組合公文例規程(平成2年坂戸・鶴ヶ島消防組合訓令第3号。以下「公文例規程」という。)に定めるところによる。

3 起案に当たっては適切な日本語の使用に努めるものとし、カタカナ語、略語等の使用については、既に一般化されているものを除き、極力使用を避け、やむを得ず使用する場合は、日本語標記を併記するなど必要な処置を行うものとする。

4 起案文書(定例又は軽易なものを除く。)には、文案のほか起案理由その他決裁の参考となる事項を記載し、必要な書類又は資料を添付しなければならない。

(文書記号等)

第19条 公文例規程第2条第4号に規定する令達文書のうち通達及び指令に係るもの、同条第5号に規定する訴訟文書(裁決書及び決定書並びに訴状等の訴訟に関する書面を除く。)及び同条第7号に規定する普通文書を起案する場合は、文案に文書記号を付すものとする。この場合において、文書記号の前に、通達に係るものにあっては通達を、指令に係るものにあっては指令を、また、親展文書にあっては文書記号等の前に親を付するものとする。

2 起案文書には、文書記号の後に、次に定める文書番号を付するものとする。

(1) 回答、報告、指令等収受文書に基づき作成する起案文書の文書番号は、当該収受文書に付してある文書番号

(2) 照会、通知等収受文書に基づかず当該行政庁の発議により作成する起案文書の文書番号は、第12条に規定する文書収発台帳による順番の番号

3 起案文書の内容により、文書記号と文書番号の間には、次の各号の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める文字を付さなければならない。

(1) 前項第1号の起案文書 収

(2) 前項第2号の起案文書 発

4 前2項の規定にかかわらず、庁内に発する文書については、そのいずれをも省略することができる。この場合において、文書記号及び文書番号に代えて事務連絡と表示するものとする。

5 前項の文書は、庁内ランを利用して配信することができる。

(文書の発信者名等)

第20条 文書の発信者名は、庁外あての文書にあっては管理者又は消防長名、その他職務権限を有する者の職名及び氏名を用いるものとする。ただし、法令等に特別の定めがあるときは、当該法令等の定めるところによるものとする。

2 消防本部、消防署及び分署あての文書は、管理者又は消防長名その他職務権限を有する者の職名、課長名で発するものとする。この場合において、職名だけを書くものとする。

3 前2項の文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に担当者の所属名、職名、氏名及び連絡先電話番号を記載するものとする。

(回議)

第21条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

2 起案文書の内容について重大な修正をしたときは、その修正者は、修正個所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。この場合において、修正は原文が判読できるように二重線で消し、修正個所が短いときはその上に、修正個所が長いときはその両端に修正者が認印するものとする。

(合議)

第22条 坂戸・鶴ヶ島消防組合事務決裁規則(平成15年坂戸・鶴ヶ島消防組合規則第3号。以下「決裁規則」という。)に定めるもののほか、起案の内容が他の所属の事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係がある他の所属長に合議しなければならない。

2 合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主務課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときは意見を付しておくものとする。

(回議及び合議に当たっての注意すべき事項)

第23条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、当該起案文書の内容を十分に検討した上で、その所定の箇所に認印するとともに、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

2 決裁規則の定めるところにより代決するときは、当該起案文書の決裁箇所に代決と朱記して認印し、後閲を要するときは後閲と記入しておかなければならない。

3 起案文書の内容が重要又は異例のものは、主務課長等責任ある者が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。

4 主務課長は、回議又は合議の結果、起案文書の内容について重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、回議又は合議済みの関係先の所属長にその旨を連絡しなければならない。

(文書取扱主任の文書審査)

第24条 起案文書は、主務担当の副課(署)長、主幹又は主査の回議を受けた後、文書取扱主任の審査を受けなければならない。

2 文書取扱主任は、起案文書の審査に当たっては、公文例規程及び第16条から第20条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

(庶務課長の文書審査等)

第25条 次に掲げるものの起案文書は、主務課長の回議を受けた後、庶務課庶務担当の予備審査を経て、庶務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令及び告示

(2) 例規となる通達及び要綱等

(3) 事件議決に係る議会提出議案

(4) 定例又は軽易なもの以外の契約

(5) 不服申立て及び訴訟に関するもの

(6) その他管理者の決裁を要する文書で重要又は異例なもの

2 前項各号に規定する起案文書については、その重要性にかんがみ必ず、庶務課担当所管を経由して庶務課長に合議しなければならない。

3 第1項各号に規定する起案文書のうち、財政負担を伴う事案にあっては、庶務課に合議しなければならない。

(決裁年月日の記入)

第26条 起案者は、起案文書について決裁がされたときは、直ちに起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。

第4章 文書の施行

(決裁済文書の浄書等)

第27条 決裁がされた起案文書(以下「決裁済文書」という。)で起案用紙を用いて作成されたものについては、正式な文書に仕上げるために、パーソナルコンピュータ等により清書しなければならない。

2 決裁済文書で当初からパーソナルコンピュータ等で作成したものは、その記録しておいた起案文書をもとに、当該機器を利用して修正又は訂正を加えることで清書することができる。

3 前2項の規定により清書した文書は、必ず決裁済文書と照合しなければならない。この場合において、照合は読み合わせにより行うものとする。

(公印の押印)

第28条 庁外へ発送する文書は、軽易な文書を除き公印を押印し、庁内文書は原則として公印を押印しないものとする。

2 前項の場合において、軽易な文書とは、次に掲げる文書をいう。

(1) 案内状、招待状、あいさつ状、礼状等で儀礼上発する文書

(2) 照会、回答、通知(全職員を対象とした軽易な通達を含む。)、報告及び依頼の文書、又は経由等で直接には法律的効果を生じない文書

(3) 刊行物、資料、記念品等の送付文書

(4) 印刷して配布する軽易な文書

3 前項各号に掲げる文書のうち第2号に係る文書を送付することができる相手方は、次に掲げるものとする。

(1) 埼玉県及びその機関

(2) 埼玉県内の市町村及びその機関

(3) 押印省略を承諾したもの(埼玉県外を含む。)

4 前3項の規定にかかわらず、ファクシミリ又は電子メールにより受信したものに係る回答等は、公印の押印を省略することができる。

(押印手続)

第29条 起案者は、発送する文書を当該決裁済文書に添えて、坂戸・鶴ヶ島消防組合公印規程(昭和47年坂戸・鶴ヶ島消防組合訓令第1号。以下「公印規程」という。)に定める管守者に提示し、公印規程第5条第2項に規定する公印使用簿に所要の事項を記入するとともに、所定の箇所に公印の押印を受けなければならない。ただし、管守者の指示あるときは、自ら公印を押印することができる。

(公印の印影印刷)

第30条 同一内容の文書を多数印刷する場合で、使用する公印の印影(拡大又は縮小したものを含む。)を同時に印刷することが適当であるときは、印影の印刷をもって押印に代えることができる。

2 前項に係る申請手続等は、公印規程第6条の定めるところによる。

(文書の発送)

第31条 起案者は、文書を発送しようとするときは、必要に応じて封筒に入れ、又は包装し、あて先を明記し、書留、速達、親展その他特別な取扱いを要するものについては、その旨を明示するものとする。

2 文書を発送するときは、受信者からの問い合わせ又は返信の利用に役立つように、必ず封筒に所管する課及び担当名を記入しなければならない。

3 起案者は、文書を発送したときは、直ちに起案用紙の所定の欄に施行年月日を記入しなければならない。

(庶務課における文書の発送)

第32条 消防本部における文書の発送は、原則として庶務課において行うものとする。ただし、発送する文書が緊急を要し、又は大量の場合は、庶務課長の承認を得て主務課において行うことができる。

2 起案者は、発送する文書に、前条第1項及び第2項の処理をしたときは、庶務課に回付するものとする。

3 発送は、郵送、使送(直接持参を含む。)、窓口での交付、ファクシミリによる送信のいずれかの方法により行うものとする。

4 照会、回答、通知、報告及び依頼の文書で公印の押印を省略することができるものにあっては、ファクシミリにより送信することができる。

5 第28条第3項の規定は、前項のファクシミリによる送信について準用する。

6 前2項の規定にかかわらず、ファクシミリで受信した文書に係る回答、報告等は、すべてファクシミリにより送信することができる。

7 電子メールにより受信した問い合わせ、照会等に係る回答、報告等は、すべて電子メールにより送信することができる。

(主務課における文書の発送)

第33条 起案者は、主務課において文書を発送しようとするときは、当該発送する文書に決裁済文書を添えて文書取扱主任に提示し、その承認を得た後発送するものとする。

2 前条第3項から第7項の規定は、前項の場合について準用する。

第5章 文書の管理

(文書の管理)

第34条 文書は、ファイリングシステムにより管理するものとする。

2 ファイリングシステムの対象となる文書は、職務上作成し、又は配布等により収受した文書であって未完結文書、完結文書を問わない。

3 ファイリングシステムの運用又は管理については、別に定めるファイリングシステムの手引きに定めるところによる。

4 前3項の規定にかかわらず、法令その他の定めによりファイリングシステムにより管理することが困難な文書については、綴り込み等による製本を施し、表紙及び背表紙(様式第5号)を付け、これに適した保管庫等に収納し管理するものとする。

(ファイル基準表の作成)

第35条 主務課長は、毎会計年度の当初に、前年度末日現在で確定した文書に係るファイル基準表(様式第6号)及びファイル基準総括表(様式第7号)を作成し、速やかにその写しの1部を庶務課長に提出しなければならない。

2 主務課長は、ファイル基準表の提出後記載誤りを発見し、又は変更を生じたときは、直ちに庶務課長に報告し、速やかに訂正後のファイル基準表を提出しなければならない。

(ファイリング事務担当者)

第36条 文書取扱主任は、ファイリングシステムを適正かつ円滑に維持管理するため、ファイリング事務担当者として次に掲げる事務を行わなければならない。

(1) ファイル基準表を作成すること。

(2) 保管文書を定例又は随時に点検すること。

(3) 文書の整理、保管、移替え、引継ぎ及び廃棄並びにこれらの指導を行うこと。

(ファイル担当者)

第37条 担当にファイル担当者を1人置く。

2 ファイル担当者は、担当内の事務に精通している者のうちから主務課長が選任する。

3 ファイル担当者は、ファイリングシステムの維持管理についてファイリング事務担当者である文書取扱主任を補佐し、その指示に従わなければならない。

(文書の移替え)

第38条 主務課長は、第35条第1項に規定するファイル基準表の作成と同時にファイルキャビネット(以下「キャビネット」という。)内の文書の移替えを行うものとする。

2 主務課長は前項の移替えを行う場合で、当該文書のうち引き続き保管又は保存を要しないと認める文書があるときは、極力廃棄するように努めなければならない。

(文書の保存年限)

第39条 文書を次の表の左欄のとおり区分し、その保管又は保存する期間(以下「保存年限」という。)は、次の表の右欄に定めるとおりとする。

区分

保存年限

第1種

11年以上

第2種

10年

第3種

5年

第4種

3年

第5種

1年

2 文書の保存年限は、別表に定める基準に基づき主務課長が判断し、決定するものとする。

(保存年限の起算)

第40条 前条第1項に規定する保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の4月1日からとする。

(未完結文書の整理及び保管)

第41条 未完結文書は、担当者ごとにファイルボックスに収納して整理、保管し、常に当該文書の所在を明らかにしておかなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、未完結文書のうちファイルボックスに入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。

(完結文書の区分)

第42条 完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものについては、暦年ごとに区分するものとする。

2 毎年4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該会計年度に区分しなければならない。

3 完結文書のうち、会計年度ごとに区分し、又は暦年ごとに区分することが適当でない文書は、第1項の規定にかかわらず、現会計年度又は現年に区分することができる。

4 前項に規定する文書は、個別フォルダーの所定の箇所に、((継))の表示をするものとする。

(完結文書の保管)

第43条 前条の規定により区分された完結文書のうち次に掲げるものは、主務課において保管するものとする。

(1) 前会計年度及び前年の完結文書

(2) 現会計年度及び現年の完結文書

(保管文書の借用)

第44条 主務課において保管している文書を自宅調べのため借用し、自宅に持ち帰ろうとする職員は、あらかじめ主務課長の承認を受けなければならない。

2 前項の職員は、文書を自宅に持ち帰ろうとするときは、当該所属の文書取扱主任の指示に従わなければならない。

3 第1項の承認を受けて文書を自宅に持ち帰ろうとする職員は、当該文書を汚損、破損又は紛失しないよう細心の注意をもって管理し、かつ、転貸、抜取り、取替え等は厳に慎まなければならない。

(完結文書の保存)

第45条 第43条各号に規定する完結文書以外の完結文書は、毎会計年度当初に、消防本部及び坂戸消防署にあっては庶務課長の指示する日に当該課長に引き継ぎし、庶務課が管理する文書用保存庫(以下「書庫」という。)に収納し、鶴ヶ島消防署及び分署にあっては当該所属の長が指定する場所(以下「所属署の書庫」という。)に収納し、保存しなければならない。

2 主務課長は、前項の規定により保存しようとする文書のうち、第39条第1項に規定する第1種から第4種までの文書については、次に掲げる処置を行い庶務課長に引き継がなければならない。

(1) 個別フォルダーごとに保存年限別に区分し、ファイル基準表の配列順に文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納する。

(2) 文書保存目録(様式第8号)を保存年限別に2部作成し、その1部を保存箱とともに庶務課長に提出すること。

3 庶務課長は、主務課長とともに保存箱の文書とファイル基準表を照合し、誤りのないことを確認した上で、保存箱を保存年限別に整理し、引継番号を付して書庫に収納し保存するものとする。

4 主務課長は、引継ぎが完了した後、当該主務課で保存すべき文書保存目録の引継番号をファイル基準表に記載し、庶務課長に提出すること。

5 庶務課長は、庶務課の書庫において保存している第1種の文書であって当該文書が完結文書となってから10年を経過したときは、引き続き保存する必要があるか当該保存文書に係る主務課長と協議するものとする。

6 前項の協議により引き続き保存することとなった第1種の文書に係る主務課長は、その後においても毎年度その保存の必要性について検討しなければならない。

7 鶴ヶ島消防署及び分署の長は、第1項の規定により所属署の書庫において保存している完結文書のうち、第1種の文書であって当該文書が完結文書となってから10年を経過したときは、引き続き保存する必要があるか検討しなければならない。

8 庶務課長は、第1種の文書の増加に対処するため、必要に応じて適宜、適切な方法をもってこれを削減し、書庫の省スペース化に努めなければならない。

(書庫の保存文書の閲覧)

第46条 庶務課の書庫において保存している文書を閲覧しようとする職員は、庶務課長の承認を受け、当該課長の指示に基づき所定の場所で閲覧しなければならない。

(書庫の保存文書の借用)

第47条 庶務課の書庫において保存している文書を借用しようとする職員は、庶務課備付けの保存文書貸出簿(様式第9号)に所要の事項を記載し、庶務課長の承認を受けなければならない。この場合において、貸出期間は2週間を限度とする。

2 保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。

3 保存文書は、原則として庁外に持ち出すことができない。ただし、特別の事由により当該借用した保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ庶務課長の承認を受けなければならない。

4 保存文書を借用した職員は、その目的を達したときは速やかに当該借用した保存文書を庶務課の書庫に返納しなければならない。

(鶴ヶ島消防署及び分署の保存文書の利用)

第48条 所属署の書庫において保存している文書を閲覧又は借用しようとする職員は、当該所属の文書取扱主任の指示に従わなければならない。

2 前条第2項から第4項までの規定は、所属署の書庫における保存文書の閲覧又は借用の取扱いについて準用する。この場合において、同条第3項中「庶務課長」とあるのは「鶴ヶ島消防署長又は分署長」と読み替えるものとする。

(文書の廃棄)

第49条 庶務課の書庫において保存している文書の保存年限が経過したときは、庶務課長が主務課長と協議の上、その文書の廃棄を決定するものとする。

2 主務課において保管し、又は所属署の書庫において保存している文書の保管又は保存年限が経過したときは、主務課長がその文書の廃棄を決定するものとする。

3 前2項の規定により保管又は保存する文書を廃棄する場合は、主務課において文書廃棄目録(様式第10号)を作成し、庶務課長に合議するものとする。ただし、第1項の規定による保存文書の廃棄においては、第45条第2項第2号に規定する文書保存目録に必要事項を記載することにより、文書廃棄目録の作成に代えることができる。

4 第1項及び第2項の規定により廃棄を決定した文書は、他に不正な利用をされない方法により処分しなければならない。

第6章 補則

(歴史的資料の保存)

第50条 前条第1項及び第2項の規定により廃棄を決定した文書のうち、歴史的資料として重要と認められるものについては、主務課長は庶務課長と協議の上、当該文書を保存するものとする。

(委任)

第51条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、消防長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の坂戸・鶴ヶ島消防組合文書規程に定める様式により作成された用紙又は帳簿類は、当分の間使用することができる。

附 則(平成18年12月13日訓令第11号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年3月29日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(坂戸・鶴ヶ島消防組合公印規程の一部改正に伴う経過措置)

2 この訓令の施行の際現に第2条の規定による改正前の坂戸・鶴ヶ島消防組合公印規程(以下「改正前の規程」という。)の定めるところにより作成されている公印に係る改正前の規程第8条の規定の適用については、なお従前の例による。

附 則(平成23年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

別表(第39条関係)

第1種(11年以上保存する文書)

1 条例、規則、その他の重要な規程類の制定、改廃に関する文書

2 告示及び公告に関する文書で特に重要なもの

3 国の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの

4 組合の訓令、通達、指令のうち特に重要なもの

5 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの

6 歳入歳出予算書及び決算書

7 組合議会に関する文書で特に重要なもの

8 行政委員会等委員及び付属機関の委員の任免に関する文書

9 職員の任免、賞罰等に関する文書及び履歴書(庶務課所管のもの)

10 年金、退職手当、公務災害補償再認定書

11 行政不服審査に関する文書で重要なもの

12 訴訟に関する文書で重要なもの

13 原簿、台帳、図面等で特に重要なもの

14 調査研究報告書、統計書、年報等で特に重要なもの

15 官報、県報で重要なもの(庶務課所管のもの)

16 組合有財産の得喪、変更及びこれに関する登記関係の文書

17 境界、区域等の変更及び廃置分合に関する文書

18 管理者、副管理者等の事務引継ぎに関する文書

19 組合行政の沿革となる文書で特に重要なもの

20 組合行政の総合的な計画その他特に重要な事業の計画に関する文書

21 諮問、答申等に関する文書で特に重要なもの

22 契約書、協定書等で特に重要なもの

23 前各号に掲げるもののほか11年以上保存する必要があると認められる文書

第2種(10年保存する文書)

1 告示及び公告に関する文書で重要なもの

2 国の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち重要なもの

3 組合の訓令、通達、指令のうち重要なもの

4 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち重要なもの

5 組合議会に関する文書で重要なもの

6 坂戸・鶴ヶ島消防組合表彰規則に基づく表彰に関する文書

7 監査に関する文書

8 決算を終わった工事の設計書、工事命令書及び検査復命書

9 重要な事業の計画に関する文書

10 諮問、答申等に関する文書で重要なもの

11 契約書等で重要なもの

12 前各号に掲げるもののほか、10年間保存する必要があると認められる文書

第3種(5年保存する文書)

1 組合の訓令、通達、指令で第1種及び第2種に属しないもの

2 通知、申請、届出、報告、進達等の文書

3 請願、陳情等に関する文書

4 諮問、答申等に関する文書

5 非常勤、臨時職員の雇用等に関する文書

6 予算、決算及び出納に関する文書

7 前各号に掲げるもののほか、5年間保存する必要があると認められる文書

第4種(3年保存する文書)

1 出勤簿、出張命令書、年次休暇届簿その他の命令簿等

2 復命書

3 通知、申請、届出、報告、進達等の文書で軽易なもの

4 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの

5 前各号に掲げるもののほか、3年間保存する必要があると認められる文書

第5種(1年保管する文書)

1 通知、報告、照会、回答等の文書で特に軽易なもの

2 前号に掲げるもののほか、1年間保管する必要があると認められる文書

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坂戸・鶴ヶ島消防組合文書規程

平成15年4月1日 訓令第1号

(平成23年4月1日施行)

体系情報
第3編 行政一般/第4章 文書・公印
沿革情報
平成15年4月1日 訓令第1号
平成18年12月13日 訓令第11号
平成19年3月29日 訓令第1号
平成23年3月30日 訓令第2号