2　文書は、組合が保有する情報の公開に伴い、市民の利用に役立つように適切に管理しなければならない。

3　文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しなければならない。

4　文書は、学術、文化等の調査研究のための資料として、将来役立つように適切に管理しなければならない。

5　文書は、決裁者、発信者又は受信者の立場になって、正確、簡潔、平易、明瞭を基本として作成しなければならない。

2　主務課長は、当該所属における文書の紛失及び盗難又は情報の漏えいを防止するため、必要な措置を講じるとともに、職員の意識の啓発に努めなければならない。

2　文書取扱主任は、原則として所属の主査の職にある者をもって充てる。

3　前項に掲げる者が欠けたときは、主務課長が指定する者をもって、これに充てる。

4　文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

2　2以上の所属に関係のある文書は、その関係の最も深い所属に配布するものとし、配布すべき所属が明らかでないときは、庶務課長が配布すべき所属を定めるものとする。

3　郵便料金の未払又は不足の文書があるときは、庶務課長が適当と認めるときに限り、その未払又は不足の料金を支払って受け付けるものとする。

4　訴訟、訴願、異議申立てその他到着の日時が権利の得喪又は変更に関係する文書は、第1項に規定する手続きのほか、当該文書の封筒の余白に受付時間を記入しておくものとする。

2　前項に規定する者は、受付した文書を速やかに庶務課長に引き継ぐものとする。

3　前条第1項の規定は、前項の文書について準用する。

2　番号は、主務課ごとに暦年による通し番号を付するものとする。

2　起案に着手する前に供覧する必要のある文書は、あらかじめ関係者に供覧し、主務課長の指示を受け、これに基づき処理しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、照会等に係る回答の起案については、当該文書の余白又は添付の回答用紙により処理することができる。

2　前項本文の規定により電子メールを処理したときは、担当した職員は、送受信した記録を紙に出力し、速やかに主務課長に報告しなければならない。

2　起案文書における用字、用語、文体及び形式は、坂戸・鶴ヶ島消防組合公文例規程(平成2年坂戸・鶴ヶ島消防組合訓令第3号。以下「公文例規程」という。)に定めるところによる。

3　起案に当たっては適切な日本語の使用に努めるものとし、カタカナ語、略語等の使用については、既に一般化されているものを除き、極力使用を避け、やむを得ず使用する場合は、日本語標記を併記するなど必要な処置を行うものとする。

4　起案文書(定例又は軽易なものを除く。)には、文案のほか起案理由その他決裁の参考となる事項を記載し、必要な書類又は資料を添付しなければならない。

2　起案文書には、文書記号の後に、次に定める文書番号を付するものとする。

3　起案文書の内容により、文書記号と文書番号の間には、次の各号の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める文字を付さなければならない。

4　前2項の規定にかかわらず、庁内に発する文書については、そのいずれをも省略することができる。この場合において、文書記号及び文書番号に代えて事務連絡と表示するものとする。

5　前項の文書は、庁内ランを利用して配信することができる。

2　消防本部、消防署及び分署あての文書は、管理者又は消防長名その他職務権限を有する者の職名、課長名で発するものとする。この場合において、職名だけを書くものとする。

3　前2項の文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に担当者の所属名、職名、氏名及び連絡先電話番号を記載するものとする。

2　起案文書の内容について重大な修正をしたときは、その修正者は、修正個所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。この場合において、修正は原文が判読できるように二重線で消し、修正個所が短いときはその上に、修正個所が長いときはその両端に修正者が認印するものとする。

2　合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主務課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときは意見を付しておくものとする。

2　決裁規則の定めるところにより代決するときは、当該起案文書の決裁箇所に代決と朱記して認印し、後閲を要するときは後閲と記入しておかなければならない。

3　起案文書の内容が重要又は異例のものは、主務課長等責任ある者が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。

4　主務課長は、回議又は合議の結果、起案文書の内容について重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、回議又は合議済みの関係先の所属長にその旨を連絡しなければならない。

2　文書取扱主任は、起案文書の審査に当たっては、公文例規程及び第16条から第20条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　前項各号に規定する起案文書については、その重要性にかんがみ必ず、庶務課担当所管を経由して庶務課長に合議しなければならない。

3　第1項各号に規定する起案文書のうち、財政負担を伴う事案にあっては、庶務課に合議しなければならない。

2　決裁済文書で当初からパーソナルコンピュータ等で作成したものは、その記録しておいた起案文書をもとに、当該機器を利用して修正又は訂正を加えることで清書することができる。

3　前2項の規定により清書した文書は、必ず決裁済文書と照合しなければならない。この場合において、照合は読み合わせにより行うものとする。

2　前項の場合において、軽易な文書とは、次に掲げる文書をいう。

3　前項各号に掲げる文書のうち第2号に係る文書を送付することができる相手方は、次に掲げるものとする。

4　前3項の規定にかかわらず、ファクシミリ又は電子メールにより受信したものに係る回答等は、公印の押印を省略することができる。

2　前項に係る申請手続等は、公印規程第6条の定めるところによる。

2　文書を発送するときは、受信者からの問い合わせ又は返信の利用に役立つように、必ず封筒に所管する課及び担当名を記入しなければならない。

3　起案者は、文書を発送したときは、直ちに起案用紙の所定の欄に施行年月日を記入しなければならない。

2　起案者は、発送する文書に、前条第1項及び第2項の処理をしたときは、庶務課に回付するものとする。

3　発送は、郵送、使送(直接持参を含む。)、窓口での交付、ファクシミリによる送信のいずれかの方法により行うものとする。

4　照会、回答、通知、報告及び依頼の文書で公印の押印を省略することができるものにあっては、ファクシミリにより送信することができる。

5　第28条第3項の規定は、前項のファクシミリによる送信について準用する。

6　前2項の規定にかかわらず、ファクシミリで受信した文書に係る回答、報告等は、すべてファクシミリにより送信することができる。

7　電子メールにより受信した問い合わせ、照会等に係る回答、報告等は、すべて電子メールにより送信することができる。

2　前条第3項から第7項の規定は、前項の場合について準用する。

2　ファイリングシステムの対象となる文書は、職務上作成し、又は配布等により収受した文書であって未完結文書、完結文書を問わない。

3　ファイリングシステムの運用又は管理については、別に定めるファイリングシステムの手引きに定めるところによる。

4　前3項の規定にかかわらず、法令その他の定めによりファイリングシステムにより管理することが困難な文書については、綴り込み等による製本を施し、表紙及び背表紙(様式第5号)を付け、これに適した保管庫等に収納し管理するものとする。

2　主務課長は、ファイル基準表の提出後記載誤りを発見し、又は変更を生じたときは、直ちに庶務課長に報告し、速やかに訂正後のファイル基準表を提出しなければならない。

2　ファイル担当者は、担当内の事務に精通している者のうちから主務課長が選任する。

3　ファイル担当者は、ファイリングシステムの維持管理についてファイリング事務担当者である文書取扱主任を補佐し、その指示に従わなければならない。

2　主務課長は前項の移替えを行う場合で、当該文書のうち引き続き保管又は保存を要しないと認める文書があるときは、極力廃棄するように努めなければならない。

2　文書の保存年限は、別表に定める基準に基づき主務課長が判断し、決定するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、未完結文書のうちファイルボックスに入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。

2　毎年4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該会計年度に区分しなければならない。

3　完結文書のうち、会計年度ごとに区分し、又は暦年ごとに区分することが適当でない文書は、第1項の規定にかかわらず、現会計年度又は現年に区分することができる。

4　前項に規定する文書は、個別フォルダーの所定の箇所に、((継))の表示をするものとする。

2　前項の職員は、文書を自宅に持ち帰ろうとするときは、当該所属の文書取扱主任の指示に従わなければならない。

3　第1項の承認を受けて文書を自宅に持ち帰ろうとする職員は、当該文書を汚損、破損又は紛失しないよう細心の注意をもって管理し、かつ、転貸、抜取り、取替え等は厳に慎まなければならない。

2　主務課長は、前項の規定により保存しようとする文書のうち、第39条第1項に規定する第1種から第4種までの文書については、次に掲げる処置を行い庶務課長に引き継がなければならない。

3　庶務課長は、主務課長とともに保存箱の文書とファイル基準表を照合し、誤りのないことを確認した上で、保存箱を保存年限別に整理し、引継番号を付して書庫に収納し保存するものとする。

4　主務課長は、引継ぎが完了した後、当該主務課で保存すべき文書保存目録の引継番号をファイル基準表に記載し、庶務課長に提出すること。

5　庶務課長は、庶務課の書庫において保存している第1種の文書であって当該文書が完結文書となってから10年を経過したときは、引き続き保存する必要があるか当該保存文書に係る主務課長と協議するものとする。

6　前項の協議により引き続き保存することとなった第1種の文書に係る主務課長は、その後においても毎年度その保存の必要性について検討しなければならない。

7　鶴ヶ島消防署及び分署の長は、第1項の規定により所属署の書庫において保存している完結文書のうち、第1種の文書であって当該文書が完結文書となってから10年を経過したときは、引き続き保存する必要があるか検討しなければならない。

8　庶務課長は、第1種の文書の増加に対処するため、必要に応じて適宜、適切な方法をもってこれを削減し、書庫の省スペース化に努めなければならない。

2　保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。

3　保存文書は、原則として庁外に持ち出すことができない。ただし、特別の事由により当該借用した保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ庶務課長の承認を受けなければならない。

4　保存文書を借用した職員は、その目的を達したときは速やかに当該借用した保存文書を庶務課の書庫に返納しなければならない。

2　前条第2項から第4項までの規定は、所属署の書庫における保存文書の閲覧又は借用の取扱いについて準用する。この場合において、同条第3項中「庶務課長」とあるのは「鶴ヶ島消防署長又は分署長」と読み替えるものとする。

2　主務課において保管し、又は所属署の書庫において保存している文書の保管又は保存年限が経過したときは、主務課長がその文書の廃棄を決定するものとする。

3　前2項の規定により保管又は保存する文書を廃棄する場合は、主務課において文書廃棄目録(様式第10号)を作成し、庶務課長に合議するものとする。ただし、第1項の規定による保存文書の廃棄においては、第45条第2項第2号に規定する文書保存目録に必要事項を記載することにより、文書廃棄目録の作成に代えることができる。

4　第1項及び第2項の規定により廃棄を決定した文書は、他に不正な利用をされない方法により処分しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の坂戸・鶴ヶ島消防組合文書規程に定める様式により作成された用紙又は帳簿類は、当分の間使用することができる。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(坂戸・鶴ヶ島消防組合公印規程の一部改正に伴う経過措置)

2　この訓令の施行の際現に第2条の規定による改正前の坂戸・鶴ヶ島消防組合公印規程(以下「改正前の規程」という。)の定めるところにより作成されている公印に係る改正前の規程第8条の規定の適用については、なお従前の例による。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。