○高浜市個人情報保護事務取扱要領

高浜市個人情報保護事務取扱要領(平成8年4月1日施行)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 個人情報取扱事務の登録(第3条―第8条)

第3章 開示請求に係る事務処理(第9条―第22条)

第4章 訂正請求に係る事務処理(第23条―第27条)

第5章 利用停止請求に係る事務処理(第28条―第32条)

第6章 異議申立てに係る事務処理(第33条―第40条)

第7章 個人情報保護主任者(第41条)

第8章 高浜市個人情報保護審議会への諮問等(第42条―第44条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この要領は、高浜市個人情報保護条例(平成7年高浜市条例第37号。以下「条例」という。)に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(所掌事務)

第2条 条例第11条第1項に規定する個人情報取扱事務登録簿の写しの備置き及び閲覧、保有個人情報の開示請求の受付等を行うための事務は企画部ICT推進グループ(以下「ICT推進グループ」という。)において処理し、保有個人情報の開示の実施等に係る事務は保有個人情報を取り扱う事務を所掌する各グループにおいて処理する。

2 ICT推進グループで行う事務は、次のとおりとする。

(1) 保有個人情報の保護に係る相談及び案内に関すること。

(2) 保有個人情報の保護に係る事務についての各グループとの連絡調整に関すること。

(3) 全ての実施機関に係る個人情報取扱事務登録簿の写しの備置き及び閲覧に関すること。

(4) 全ての実施機関の保有個人情報に係る開示請求、訂正請求及び利用停止請求の受付に関すること。

(5) 全ての実施機関の保有個人情報の開示・一部開示・不開示決定(以下「開示決定等」という。)、訂正・一部訂正・不訂正決定(以下「訂正決定等」という。)及び利用停止・一部利用停止・利用不停止決定(以下「利用停止決定等」という。)に係る異議申立書の受付に関すること。

(6) 全ての実施機関の保有個人情報の開示内容に第三者情報が含まれている場合における第三者からの開示に対する反対意見書の受付に関すること。

(7) 高浜市個人情報保護審議会(第8条第36条及び第42条から第44条までの規定において「審議会」という。)及び高浜市個人情報保護運営委員会との連絡調整に関すること。

3 各グループで行う事務は、次のとおりとする。

(1) 当該グループの保有個人情報に係る開示請求書、訂正請求書及び利用停止請求書の受理に関すること。

(2) 当該グループの保有個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求に係る保有個人情報が記録された文書その他の物(以下「個人情報記録」という。)の検索に関すること。

(3) 当該グループの保有個人情報の開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等並びにその通知に関すること。

(4) 当該グループの保有個人情報の開示(一部開示を含む。以下同じ。ただし、第19条を除く。)に係る保有個人情報の説明及び閲覧又は不開示、訂正(一部訂正を含む。以下同じ。)・不訂正及び利用停止(一部利用停止を含む。以下同じ。)・利用不停止に係る保有個人情報の説明に関すること。

(5) 当該グループの保有個人情報の開示をしようとする場合において、当該保有個人情報に第三者に関する情報が含まれるときは、第三者に対する意見書の提出を求めること。

(6) 前号で定める意見書により第三者が第三者に関する情報の開示に対して反対の意見を提出したにもかかわらず、当該第三者に関する情報の開示を決定した場合、第三者に対してその旨の通知を行うこと。

(7) 当該グループの保有個人情報の開示の実施及び写しの交付に係る手数料の徴収に関すること。

(8) 当該グループの保有個人情報の開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に係る異議申立書の受付及び受理並びに異議申立てについての決定及びその通知に関すること。

(9) 当該グループの保有個人情報の取扱いに係る苦情の受付に関すること。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

第2章 個人情報取扱事務の登録

(登録する事務の単位)

第3条 条例第11条第1項に規定する個人情報取扱事務登録簿(以下「登録簿」という。)に登録する事務は、保有個人情報を取り扱う目的を同じくする一連の情報処理の流れを一つの事務の単位として登録する。

(登録事務の区分)

第4条 登録簿に登録する事務の区分は、次のとおりとする。

(1) 共通事務 各グループが共通の内容で実施し、又は実施する可能性のある事務をいう。

(2) 固有事務 保有個人情報を取り扱う事務のうち、前号に該当しないものをいい、特定のグループのみにおいて保有個人情報を取り扱う事務のほか、事務処理の過程で他のグループにおいても保有個人情報が取り扱われる事務も含む。

(登録簿の作成又は修正)

第5条 登録簿の作成又は修正は、共通事務にあっては、事務を統括し、又は指導するグループのリーダーが、固有事務にあっては、事務所掌するグループ(当該事務が複数のグループにわたる場合は、主として当該事務を所管するグループ)のリーダーが行うものとする。

2 前項の場合において、登録簿の記入については、個人情報取扱事務登録簿記入要領(平成8年4月1日施行)によるものとする。

(登録等の手続)

第6条 各グループのリーダーは、前条の規定により、登録簿を作成し、又は修正したときは、企画部ICT推進グループリーダー(以下「ICT推進グループリーダー」という。)に登録簿の写しへの登録又は修正を依頼するものとする。また、個人情報取扱事務を廃止したときの登録簿の写しからの抹消についても、同様とする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(登録簿の備置き及び閲覧)

第7条 ICT推進グループは、全ての実施機関に係る登録簿の写しを備え置き、一般の閲覧に供するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(審議会への報告)

第8条 条例第11条第5項の規定による審議会への報告は、ICT推進グループが行うものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

第3章 開示請求に係る事務処理

(開示請求書の受付等)

第9条 ICT推進グループは、自己に関する保有個人情報の開示請求があったときは、次により事務を処理するものとする。ただし、各グループの窓口において、慣行として請求に応じて提供等をしていた保有個人情報のうち条例第14条第3項各号の規定に該当しないと認められるものについては、慣行上の方法によるものとする。

(1) 来庁者が開示を求める保有個人情報が、法令又は他の条例により閲覧等をすることができるものに該当するかどうかを確認し、法令又は他の条例により閲覧等をすることができるものに該当する場合は、当該閲覧等の所管グループへ案内するものとする。

(2) 来庁者が開示を求める保有個人情報が法令又は他の条例により閲覧等をすることができないと認める場合は、来庁者に自己情報開示請求書(市長の保有する個人情報の保護等に関する規則(平成7年高浜市規則第55号。以下「規則」という。)様式第2。以下「開示請求書」という。)の提出を求めるものとする。この場合、開示請求書を提出しようとする者に対して、開示請求に係る保有個人情報の特定のため必要な事項について、可能な限り具体的に記入するよう求めるものとする。

2 前項第2号の規定により開示請求書の提出を受けたとき又は郵送等による開示請求を受けたときは、次の各号に掲げる請求の区分に応じ、当該各号に定める書類の提出又は提示を求めて、開示請求者が本人又は法定代理人であることの確認等を行うものとする。この場合において書類の提示を受けて確認を行ったときは、提示された書類の写しを作成し、又は当該書類の名称、番号、記号その他必要な事項を開示請求書の備考欄に記入するものとする。

(1) 本人による請求の場合

次に掲げる書類により確認するものとする。ただし、に掲げる書類であって写真が貼付されていない書類にあっては、複数の書類の提出又は提示を求めて確認するものとする。

 自動車等の運転免許証、旅券(パスポート)、在留カード、特別永住者証明書、船員手帳、海技免状、猟銃・空気銃所持許可証、宅地建物取引主任者証、戦傷病者手帳、電気工事士免状、無線従事者免許証、官公署の発行する写真の貼り付けられた身分証明書

 健康保険、国民健康保険、船員保険等の被保険者証、国民年金、厚生年金保険又は船員保険に係る年金証書、共済組合員証、国民年金手帳、厚生年金手帳、共済年金、恩給等の証書、印鑑登録証明書(印鑑登録手帳)、その他本人であることを確認し得る書類

(2) 法定代理人による請求の場合

法定代理人に係る前号の書類に加え、本人が未成年者又は成年被後見人であること及び請求をしようとする者が本人の親権者又は成年後見人であることを確認するため、次に掲げる書類の提出又は提示を求めるものとする。

 戸籍謄本又は抄本

 住民票の写し

 後見に関する登記事項証明書

 家庭裁判所の証明書

 その他法定代理関係を確認し得る書類

(3) 郵送等により開示請求書が提出された場合

 開示請求書の各欄に記入漏れがないかどうか、特に「開示請求に係る保有個人情報の内容」欄に、開示請求に係る保有個人情報が特定し得る程度に具体的に記入されているかどうかを確認し、記載が不完全である場合は、請求者に補正を求めるものとする。

 開示請求者が本人又は法定代理人であることを確認するため、開示請求者に前2号に掲げる書類又はその写しを複数提出させるものとする。

3 ICT推進グループは、開示請求書を受け付けたときは、当該開示請求書に収受日付印を押印の上、その写しのうち1部を開示請求者に交付又は送付し、他の1部を控えとして保管するとともに、当該開示請求書を担当グループ(当該保有個人情報を取り扱う事務を所掌するグループをいう。当該事務を所掌するグループが複数にわたるときは、主として当該事務を所掌するグループをいう。以下同じ。)のリーダーに速やかに送付するものとする。

4 条例第16条第1項の「請求書を受理した日」は、ICT推進グループにおいて開示請求書を受け付けた日とする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(担当グループにおける開示決定等)

第10条 担当グループのリーダーは、ICT推進グループから開示請求書の送付を受けたときは、当該開示請求書を受理し、開示請求に係る保有個人情報が記録された個人情報記録を検索するものとする。この場合において該当する個人情報記録の存在が確認できたときは、当該保有個人情報が、条例第14条第3項各号のいずれかに該当するものであるかどうかを検討するものとする。

2 前項の場合の検討に当たっては、担当グループのリーダーは、必要に応じて関係グループに協議するほか、当分の間、ICT推進グループリーダーに協議するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(一部開示)

第11条 開示請求に係る保有個人情報の一部開示の可否については、当該保有個人情報の記録媒体の種類、性質、記録状況等から一部開示が容易であるか、一部開示により開示請求者の開示請求の趣旨を損なわないものであるかを検討して判断するものとする。

2 前項の場合において、請求の趣旨の確認については、開示請求書の「開示請求に係る保有個人情報の内容」欄の記載に照らして行うものとするが、必要に応じて、開示請求者に開示請求の趣旨を確認するものとする。

(裁量的開示)

第12条 条例第14条の3の規定による裁量的開示は、開示請求に係る保有個人情報に関して条例第14条第3項に規定する不開示情報が含まれている場合に、当該保有個人情報を開示することにより得られる権利利益が開示しないことにより保護される権利利益に優越するかを考慮し、その可否を判断するものとする。

2 開示請求者以外の個人に関する情報が含まれる情報について裁量的開示の可否を判断するときは、当該個人の人格的な権利利益を侵害しないように格別に慎重な配慮をしなければならない。

(個人情報の存否に関する情報)

第13条 担当グループの職員は、条例第14条第3項各号のいずれかに該当する個人情報のうち、その存否を回答するだけで開示していることになる個人情報については、常に存否応答拒否をし、当該個人情報の存否について開示請求者に推測されないようにしなければならない。

(開示決定等の決裁)

第14条 保有個人情報の開示決定等は、高浜市決裁規定(昭和49年高浜市訓令第1号。以下「決裁規定」という。)別表第1の規定により、担当グループのリーダーが専決するものとする。ただし、決裁規定第10条に規定する「新たな事項又は規定の解釈上疑義がある事項」に該当すると認められるものについては、上司の指示を受けなければならない。

2 前項ただし書の規定にかかわらず、担当グループのリーダーにおいて開示決定等ができないときは、次により高浜市個人情報保護運営委員会の判定を得た上で、専決することができる。

(1) 担当グループのリーダーは、個人情報開示等判定依頼書(様式第1)に、開示請求書の写しその他判定の参考となる資料を添付して、ICT推進グループリーダーに送付する。

(2) ICT推進グループリーダーは、前号の依頼書の送付を受けたときは、当該事案を委員会に付議し、その結果を個人情報開示等判定結果通知書(様式第2)により、担当グループのリーダーに通知する。

(3) 14日以内に開示決定等ができないことが確定したときは、担当グループのリーダーは、速やかに決定期間延長通知書(規則様式第6)を作成し、開示請求者に送付するとともに、その写しをICT推進グループリーダーに送付するものとする。

(4) 前号の規定により決定期間延長を通知した後、更に開示決定等を行うことに相当な期間が必要であることが判明したときは、担当グループのリーダーは、速やかに開示決定等期限特例通知書(規則様式第7)を作成し、請求者に送付するとともに、その写しをICT推進グループリーダーに送付するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(第三者に関する情報が含まれる保有個人情報の開示の取扱い)

第15条 開示請求に係る保有個人情報に条例第16条の3に規定する第三者に関する保有個人情報が含まれる場合において、当該部分を含めて開示決定(一部開示決定を含む。以下同じ。)をしようとするときは、開示決定に先立ち、第三者に対して意見書提出の通知を行うものとする。

2 第三者から開示に対する反対意見書が提出されたときは、担当グループのリーダーは、ICT推進グループと協議の上、保有個人情報の開示決定等を行うものとする。

3 前項の場合において開示決定をしたときは、猶予期間として開示決定から2週間をおいた後に開示するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(開示決定等の通知)

第16条 担当グループのリーダーは、開示決定等をしたときは、決定の内容に応じ、速やかに自己情報開示決定通知書(規則様式第3(その1)。以下「開示(一部開示)決定通知書」という。)、自己情報開示(不存在)決定通知書(規則様式第3(その2))、自己情報一部開示決定通知書(規則様式第4)、自己情報不開示決定通知書(規則様式第5)、第三者情報に関する意見書提出機会付与通知書(規則様式第8)、第三者情報に係る保有個人情報開示決定に係る通知書(規則様式第9)を作成し、開示請求者に送付するとともに、その写しをICT推進グループリーダーに送付するものとする。

2 前項の通知書の送付により開示の日時及び場所を指定するときは、担当グループのリーダーは、次により行うものとする。

(1) 開示の日時 あらかじめ開示請求者と連絡をとり、協議のうえ指定する。

(2) 開示の場所 担当グループの開示窓口とする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(開示の実施)

第17条 担当グループの職員は、開示(一部開示)決定通知書に記載された開示日時までに、開示請求に係る保有個人情報が記録された個人情報記録を開示場所として指定された場所へ搬入しておくものとする。

2 開示に際しては、原則として担当グループの職員が立ち会い、必要に応じて開示請求者に説明等を行うものとする。

(開示請求者本人であることの確認)

第18条 担当グループの職員は、開示の実施に先立ち、開示を受けようとする者が、開示請求者であることの確認を行うものとする。

2 前項の確認の方法として、開示(一部開示)決定通知書の提示を求めるほか、第9条第2項第1号に規定する書類の提出又は提示により確認するものとする。法定代理人が開示を受けようとする場合(当該法定代理人が開示請求をした場合に限られる。)にあっては、さらに第9条第2項第2号の書類の提出又は提示により確認するものとする。

(開示の方法)

第19条 開示請求に対する保有個人情報の開示は、次の各号に掲げる個人情報記録の区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。

(1) 文書、図面又は写真 原則として当該文書等の原本(写真の場合はプリントした物)を閲覧に供し、又はそれを乾式複写機で複写した物を交付するものとする。ただし、原本により開示することが不適当な場合(条例第17条第3項参照)は、乾式複写機で複写した物により開示するものとする。

(2) スライド スライドプロジェクターにより閲覧に供するものとする。

(3) マイクロフィルム マイクロリーダーで複写した物を閲覧に供し、又はその写しを交付するものとする。

(4) 電子計算機処理に係る磁気テープ、磁気ディスク等 当該磁気テープ等に記録されている保有個人情報を現在使用しているプログラムを用いて印字装置により出力した物を閲覧に供し、又はそれを乾式複写機で複写した物を交付するものとする。

(5) その他の物 記録媒体の種類又は性質に応じて、前各号に準じた方法により開示を行うものとする。

(一部開示の方法)

第20条 開示請求に対する保有個人情報の開示のうち一部開示については、個人情報記録の区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。

(1) 文書、図面又は写真 当該文書等のうちの開示することができない部分を覆って作成した写しを閲覧に供し、又はそれを複写した物を交付する等の方法によるものとする。

(2) スライド 開示することができないスライドのコマ(枚数単位)を除いて開示するものとする。

(3) マイクロフィルム マイクロリーダーで複写した物のうちの開示することができない部分を覆って作成した写しを閲覧に供し、又はそれを複写した物を交付する等の方法によるものとする。

(4) 電子計算機処理に係る磁気テープ、磁気ディスク等 当該磁気テープ等に記録されている保有個人情報を印字装置により出力した物のうち、開示することができない部分を覆って作成した写しを閲覧に供し、又はそれを複写した物を交付する等の方法によるものとする。

(5) その他の物 記録媒体の種類又は性質に応じて、前各号の方法により一部開示を行うものとする。

(開示日時の再指定)

第21条 開示請求者が指定された開示日時に来庁できなかった場合は、担当グループのリーダーは、開示請求者の都合を聴いた上、改めて別の開示日時を指定することができるものとする。

2 前項の場合において、担当グループのリーダーは、改めて開示(一部開示)決定通知書を送付することを要しない。

(写しの交付)

第22条 開示請求に係る保有個人情報が記録された文書その他の物の写しを交付するときは、開示を行う担当グループにおいて、保有個人情報の開示に係る文書等の写しの作成手数料(1枚につき10円)を納入通知書により納付させるものとする。

2 前項で納付する手数料の歳入は、ICT推進グループの歳入とし、歳入科目は、(款)使用料及び手数料、(項)手数料、(目)総務手数料、(節)総務管理手数料とする。

3 第1項の場合において、写しの送付の請求があったときは、当該写しの送付に要する費用の負担を求めるものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

第4章 訂正請求に係る事務処理

(訂正請求書の受付等)

第23条 ICT推進グループは、自己に関する保有個人情報の訂正請求があったときは、次により事務を処理するものとする。

(1) 来庁者が訂正を求める保有個人情報が法令又は他の条例により訂正を求め得るものでないことを確認したときは、次のいずれかに該当することを確認するものとする。この場合において、法令又は他の条例により訂正を求め得る場合は、当該法令又は他の条例の所管グループへ案内するものとする。

 訂正を求める保有個人情報について来庁者本人又はその法定代理人がこの条例に基づき開示を受けているか。

 当該保有個人情報について法令又は他の条例により閲覧、縦覧等をし、又は条例第29条第1項後段の規定により条例に基づく開示を受けた保有個人情報とみなされる場合に該当するか。

(2) 来庁者が訂正を求める保有個人情報が前号アイの規定のいずれかに該当すると認めるときは、来庁者に自己情報訂正請求書(規則様式第10)の提出を求めるものとする。この場合、訂正請求書を提出しようとする者に対して、訂正請求に係る保有個人情報の特定のため必要な事項及び訂正を求める内容について、可能な限り具体的に記入するよう求めるものとする。

2 前項第1号の規定又は郵送等により訂正請求書の提出を受けたときは、次の各号に掲げる訂正を求める内容の区分に応じ、当該各号に定める方法より処理する。

(1) 訂正を求める内容が事実に関するものである場合

訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等の提出又は提示を受けなければならない。また、これらの書類等の提示を受けたときは、可能な限り、その写しを作成し、訂正請求書に添付するものとする。

(2) 訂正を求める内容が事実に関するものでない場合

訂正請求を事実の誤りがあるときにのみ訂正請求ができる旨を訂正請求者に対し説明するとともに、当該訂正請求を棄却するものとする。

3 第9条第2項第1号及び第2号の規定は、訂正請求者が訂正請求における本人又は法定代理人であることの確認について準用する。

4 第9条第2項第3号の規定は、訂正請求における郵送等による請求について準用する。

5 第9条第3項の規定は、訂正請求書の送付について準用する。

6 条例第21条第1項に規定する「当該訂正請求書を受理した日」は、ICT推進グループにおいて訂正請求書を受け付けた日とする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(担当グループにおける訂正決定等)

第24条 担当グループのリーダーは、ICT推進グループから訂正請求書の送付を受けたときは、訂正請求に係る保有個人情報が記録された個人情報記録を検索し、当該保有個人情報が法令又は他の条例により訂正を求め得るものでないことを再確認の上、当該訂正請求書を受理し、訂正をすべきかどうかを検討するものとする。

2 前項の検討に当たっては、訂正請求者により訂正を求められる内容が事実に合致するかどうかのほか、実施機関に訂正する権限があるかどうかについても併せて検討するものとする。

3 第1項の場合において、担当グループのリーダーは必要に応じて関係グループに協議するほか、当分の間、ICT推進グループに協議するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(訂正決定等の決裁)

第25条 第14条の規定は、訂正決定等の決裁について準用する。この場合において、同条第2項第4号中「開示決定等期限特例通知書(規則様式第7)」とあるのは、「訂正決定等期限特例通知書(規則様式第13)」と読み替えるものとする。

(個人情報記録の訂正)

第26条 担当グループのリーダーは、訂正をする旨の決定をしたときは、速やかに訂正請求に係る保有個人情報が記録された個人情報記録の該当部分を訂正するものとする。

2 訂正は、次の方法のほか、保有個人情報の内容及び記録媒体の種類又は性質に応じ、適切な方法により行うものとする。

(1) 誤った情報を完全に消去した上で、事実に合致した情報を新たに記録する。

(2) 誤った情報が記録された部分を二本線で抹消し、余白に朱書き等で事実に合致した情報を記載する。

(3) 記録された情報が誤っている旨及び事実に合致した情報を余白等に記載する。

(訂正決定等の通知)

第27条 訂正をする旨の決定をした場合にあっては、訂正後速やかに自己情報訂正決定通知書(規則様式第11)を、訂正をしない旨の決定をした場合にあっては、決定後速やかに自己情報不訂正決定通知書(規則様式第12)をそれぞれ作成し、訂正請求者に送付するものとする。

2 前項において訂正する旨の決定をしたときは、保有個人情報訂正内容通知書(規則様式第14)により保有個人情報を提供している機関へ通知するものとする。

3 前2項の規定によりそれぞれ通知書を作成し、送付したときは、それらの写しをICT推進グループリーダーに送付するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

第5章 利用停止請求に係る事務処理

(利用停止請求書の受付等)

第28条 ICT推進グループは、保有個人情報の利用停止(消去及び提供の停止を含む。以下同じ。)請求があったときは、次により事務を処理するものとする。

(1) 請求の趣旨が条例第6条に違反して収集され、条例第7条に違反して利用され、又は条例第7条若しくは第9条に違反して提供された保有個人情報の利用停止を求めるものであると認められるときは、利用停止請求に係る保有個人情報について、次のいずれかに該当することを確認するものとする。

 本人又はその法定代理人が条例に基づく開示請求をして開示の決定(不存在の場合を除く。)を受けているか。

 法令若しくは他の条例により閲覧、縦覧等をし、条例第29条第1項後段の規定により条例に基づく開示の決定を受けたものとみなされる場合に該当するかどうか。

(2) ICT推進グループの職員は、利用停止請求に係る保有個人情報が前号アイの規定のいずれかに該当すると認めるときは、来庁者に自己情報利用停止請求書(規則様式第15。以下「利用停止請求書」という。)の提出を求めるものとする。この場合、利用停止請求書を提出しようとする者に対して、利用停止請求に係る保有個人情報の特定のため必要な事項並びに利用停止を求める内容及び理由について、可能な限り具体的に記入するよう求めるものとする。

2 第9条第2項第1号及び第2号の規定は、利用停止請求における本人又は法定代理人であることの確認について準用する。

3 第9条第2項第3号の規定は、利用停止請求における郵便又は信書便の送付による請求について準用する。

4 第9条第3項の規定は、利用停止請求書の送付について準用する。

5 条例第24条第1項に規定する「当該利用停止請求書を受理した日」は、ICT推進グループにおいて利用停止請求書を受け付けた日とする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(担当グループにおける利用停止決定等)

第29条 担当グループのリーダーは、ICT推進グループから利用停止請求書の送付を受けたときは、利用停止請求に係る保有個人情報が記録された個人情報記録を検索し、その存在が確認されたときは、当該利用停止請求書を受理し、当該保有個人情報が条例第6条第7条及び第9条の規定に違反して収集、利用又は提供されたものであるかどうかを検討するものとする。

2 前項の場合において、担当グループのリーダーは、必要に応じて関係グループに協議するほか、当分の間、ICT推進グループに協議するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(利用停止決定等の決裁)

第30条 第14条の規定は、利用停止決定等の決裁について準用する。この場合において、同条第2項第4号中「開示決定等期限特例通知書(規則様式第7)」とあるのは、「利用停止決定等期限特例通知書(規則様式第19)」と読み替えるものとする。

(保有個人情報の記録からの利用停止)

第31条 担当グループのリーダーは、利用停止をする旨の決定をしたときは、速やかに利用停止請求に係る保有個人情報について利用停止を行うものとする。

2 利用停止は、次の方法によるほか、保有個人情報の内容及び記録媒体の種類又は性質に応じ、適切な方法により行うものとする。

(1) 消去すべき保有個人情報を完全に消去する。

(2) 消去すべき保有個人情報が記録された部分を黒塗りする。

(3) 消去すべき保有個人情報が記録された文書等を廃棄又は焼却する。

(4) 利用の停止すべき保有個人情報の利用を完全に停止する。

(5) 利用の停止すべき保有個人情報の利用を一部停止する。

(6) 提供の停止すべき保有個人情報の提供を完全に停止する。

(7) 提供の停止すべき保有個人情報の提供を一部停止する。

(利用停止決定等の通知)

第32条 担当グループのリーダーは、利用停止請求に係る保有個人情報について利用停止決定をした場合にあっては自己情報利用停止決定通知書(規則様式第16)、一部利用停止決定をした場合にあっては自己情報一部利用停止決定通知書(規則様式第17)、利用不停止決定をした場合にあっては自己情報利用不停止決定通知書(規則様式第18)により利用停止請求者に対し通知するとともに、その写しをICT推進グループリーダーに送付するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

第6章 異議申立てに係る事務処理

(異議申立書の受付)

第33条 開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に対して提出された異議申立書は、ICT推進グループ又は担当グループにおいて受け付けるものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(異議申立書の送付等)

第34条 ICT推進グループ又は担当グループは、異議申立書(様式第3)を受け付けたときは、次により事務を処理するものとする。

(1) 異議申立書をICT推進グループで受け付けたとき ICT推進グループにおいて異議申立書の写しの1部を保管するとともに、当該異議申立書を担当グループのリーダーに送付するものとする。

(2) 異議申立書を担当グループで受け付けたとき ICT推進グループリーダーにその写しを送付するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(担当グループにおける検討)

第35条 担当グループのリーダーは、異議申立書を受け付けたとき又は前条第1号の規定による送付を受けたときは、異議申立人が異議申立適格を有するかどうか、当該異議申立てが異議申立期間内に行われたものであるかどうか等を審査し、異議申立てが不適法であると認めるときは、当該異議申立てを却下するものとする。

(審議会への諮問)

第36条 担当グループのリーダーは、異議申立書を受け、再検討をしたときは、条例第25条第1項第2号から第4号までに規定する場合を除き、審議会に当該異議申立ての審査について諮問するものとする。

2 前項の場合において、担当グループのリーダーは、次の事項を記載した個人情報開示等諮問書(様式第4。以下「諮問書」という。)に、異議申立書の写しを添付して、ICT推進グループリーダーに提出するものとする。

(1) 異議申立てに係る決定の対象となった保有個人情報の内容

(2) 不開示、不訂正又は利用不停止とした理由

(3) その他必要な事項

3 担当グループのリーダーは、審議会に諮問したときは、条例第25条第2項に規定する者に対し速やかに審議会諮問通知書(規則様式第20)を送付しなければならない。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(審議会における意見聴取等)

第37条 担当グループの職員は、条例第28条第6項の規定により、審議会から説明若しくは意見を求められた場合又は決定に係る保有個人情報が記録された個人情報記録その他必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

(異議申立てについての決定)

第38条 担当グループのリーダーは、審議会から答申があったときは、当該答申の趣旨に沿って異議申立てに対する決定をし、異議申立決定書(様式第5)を異議申立人に送付するものとする。

2 前項の場合において、担当グループのリーダーは、異議申立決定書の写しをICT推進グループリーダーに送付するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(第三者情報の開示に関する異議申立て)

第39条 担当グループのリーダーは、審議会から答申があり、当該答申の趣旨に沿って第三者情報を開示することを決定したときは、当該第三者に対し異議申立決定書を送付するものとする。ただし、異議申立て人が当該第三者である場合を除く。

2 前項の決定をしたときは、決定から開示までの間に猶予期間として2週間をおかなければならない。

(苦情の処理)

第40条 保有個人情報の取扱いに関する苦情があったときは、当該保有個人情報を保有するグループにおいて受け付け、次により事務を処理するものとする。

(1) 苦情を受け付けた担当グループの職員は、苦情の趣旨、申出者の意向等に応じ、関係グループに照会する等の方法により、個々の苦情を迅速かつ的確に処理するものとする。

(2) 前号の場合において、各グループの職員は、苦情の内容、その処理内容等を個人情報苦情処理票(様式第6)に記録し、整理しておくものとする。

(3) 担当グループのリーダーは、受け付けた個々の苦情について、その処理が完了したつど、当該苦情処理票の写しをICT推進グループリーダーに送付するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

第7章 個人情報保護主任者

(個人情報保護主任者)

第41条 各グループにおける保有個人情報の保護を推進するため、個人情報保護主任者(以下「主任者」という。)を置くものとし、各グループの代表情報化推進委員をもって充てるものとする。

2 主任者は、次の事務を行うものとする。

(1) 当該グループの所掌する個人情報取扱事務の登録に関すること。

(2) 当該グループの保有個人情報について開示等の請求があった場合の連絡調整に関すること。

(3) その他当該グループにおける保有個人情報の保護に関すること。

第8章 高浜市個人情報保護審議会への諮問等

(共通事項)

第42条 実施機関から審議会への諮問等を要する事項は、次のとおりである。

(1) 諮問事項

内容

条例の該当条項

本人収集の例外についての諮問

第6条第3項第6号

収集を制限する個人情報の収集についての諮問

第6条第4条第2号

目的外利用又は提供についての諮問

第7条第1項第7号

オンライン結合についての諮問

第9条第2項

開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等について不服申立てがあった場合の諮問

第25条

(2) 報告事項

内容

条例の該当条項

個人情報取扱事務の登録又は登録事項の修正についての報告

第11条第5項

(諮問等の手続)

第43条 審議会への諮問(不服申立てがあった場合の諮問を除く。)の手続は、次によるものとする。

(1) 担当グループのリーダーは、審議会に諮問する事項があると思料するときは、第36条第2項の規定により諮問書を提出する前に、諮問書の案に諮問する事項を添えてICT推進グループリーダーに協議するものとする。

(2) 担当グループのリーダーは、前号の協議の終了後、諮問書及び次の添付書類をICT推進グループリーダーに提出するものとする。

 諮問に係る保有個人情報の取扱いの状況を説明した書類

 上記の取扱いの理由を説明した書類

 その他必要な書類

(3) 審議会が必要があると認めたときは、各グループのリーダーその他の職員は、審議会に出席し、説明するものとする。

(4) 審議会への報告は、ICT推進グループリーダーが行うものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(オンライン結合による保有個人情報の提供に係る諮問等)

第44条 条例第9条第2項の規定に基づく審議会への諮問に関する事務は、前条に定めるもののほか、次により行うものとする。

(1) オンライン結合による保有個人情報の提供を行おうとするグループ(以下「オンライン所管グループ」という。)のリーダーは、システム開発の計画の段階から、随時、ICT推進グループリーダーと連絡をとり、必要な調整を行うものとする。

(2) オンライン所管グループのリーダーは、前号の調整の終了後、諮問書及び次の添付書類をICT推進グループリーダーに提出するものとする。

 オンライン結合による保有個人情報の提供を行う内容及び理由を説明した書類

 実施機関及び提出先が講ずる保有個人情報の保護措置の内容を説明した書類

 その他必要な書類

(3) 審議会が必要があると認めたときは、オンライン所管グループ又はICT推進グループの職員は、審議会に出席し、説明するものとする。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

附 則

この要領は、平成17年4月1日から施行する。

附 則 

この要綱は、平成18年4月1日から施行する。

附 則 

この要綱は、平成19年10月1日から施行する。

附 則 

この要綱は、平成24年4月1日から施行する。

附 則 

この要領は、平成24年7月9日から施行する。

附 則(平成26年4月1日)

この要綱は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成30年4月1日)

この要綱は、平成30年4月1日から施行する。

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高浜市個人情報保護事務取扱要領

平成24年7月9日 種別なし

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第14編 綱/第5章
沿革情報
平成24年7月9日 種別なし
平成26年4月1日 種別なし
平成30年4月1日 種別なし