○砺波市住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要領

平成18年11月1日

告示第160号

砺波市住民基本台帳等の閲覧等に関する事務取扱要領(平成16年砺波市告示第92号)の全部を改正する。

(目的)

第1条 この要領は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧又は住民票の写し若しくは戸籍の附票の写し(以下「住民票の写し等」という。)の交付に関する事務についての取扱いを定めることにより、プライバシーの保護及び住民基本台帳の一部の閲覧又は住民票の写し等の交付にかかる適切円滑な事務処理を図ることを目的とする。

(住民基本台帳の一部の写しの調製)

第2条 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び法第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しは、毎年1月10日までに調製するものとする。

2 前項の規定により調製した住民基本台帳の一部の写しは、4月、7月及び10月の各月の1日から10日までの間にその改製を行うものとする。ただし、特に事情がある場合は、その限りでない。

(国又は地方公共団体の機関の閲覧請求)

第3条 法第11条の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧の請求については、住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書(様式第1号)に準じた書類を提出させるものとする。ただし、当該請求が犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難であるものにあっては、住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書(様式第2号)に準じた書類を提出させるものとする。

2 閲覧者が閲覧するに当たっては、国又は地方公共団体の職員たる身分を示す証明書を提示させるものとする。

3 国又は地方公共団体が民間事業者に委託して閲覧しようとする場合は、次条の規定により申出しなければならない。

4 市長は、毎年1回、前年度の国又は地方公共団体の機関からの住民基本台帳の一部の写しの閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)の状況について、当該機関の名称、請求事由の概要、閲覧の年月日及び閲覧に係る住民の範囲を掲示場にて公表するものとする。

(個人又は法人の閲覧申出)

第4条 法第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出については、住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書(様式第3号。以下「申出書」という。)を提出させるものとする。

2 市長は、申出事項を明らかにするため、閲覧申出者に以下に掲げる書類のいずれかを併せて提出させるものとする。

(1) 法人登記及び事業所概要

(2) 大学の委員会又は学部長による証明書

(3) プライバシーマークが付与されていることを示す書類

(4) その他市長が必要と認める書類

3 閲覧申出者は、自己及び閲覧者以外の者に閲覧事項を取り扱わせることが必要な場合には、前項の申出をする際に、法第11条の2第1項の規定に基づき個人閲覧事項取扱者の指定申出書(様式第4号)により市長へ申出しなければならない。

4 前項の申出を承認したときは、住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)第2条第3項第2号の規定に基づき住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書(様式第5号)を閲覧者本人の住所へ郵送するものとする。

5 閲覧者が閲覧するにあたっては、次に掲げるいずれかの書類を提示させるものとする。

(1) 個人番号カード(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カードをいう。以下同じ。)又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証若しくは資格証明書等であって本人の写真が貼付された書類

(2) 前項による照会書の回答書及び年金手帳又は健康保険証等官公署が発行した名前の確認できる書類

6 申出書に記載された内容が明確でない場合は、必要に応じ申出者に質問をし、その内容を確認するものとする。

7 前項の確認をしたときは、その確認内容及び方法を申出書等の余白に記載するものとする。

8 市長は、毎年1回、前年度の個人又は法人の申出による住民基本台帳の一部の写しの閲覧の状況について、申出者の氏名(申出者が法人の場合にあっては、その名称、代表者又は管理人の氏名)、利用目的の概要、閲覧の年月日及び閲覧に係る住民の範囲を掲示場にて公表するものとする。

(特別の事情による居住関係の確認)

第5条 法第11条の2第1項第3号に規定する市長が定めるものは、次に掲げるものとする。

(1) 訴訟を提起する際に相手方の居住関係を確認する場合

(2) マンション等の管理組合が管理業務を行うために自己のマンション等の居住者を確認する必要があって、他に手段がない場合

(3) 他者の郵便物が配達されるといった事情がある場合に、自己の住所と同じ住所の他者がいないかどうかを確認する場合

(4) 前3号に掲げるもののほか、市長が相当と認める場合

(本人等の請求による住民票の写し等の交付)

第6条 本人又は本人と同一の世帯に属する者(以下「本人等」という。)が、住民票の写し等の交付を請求するときは、請求書を提出させるものとする。

2 前項の請求書に記載させる事項は、次の各号に掲げる事項とする。

(1) 当該請求をする者の氏名及び住所

(2) 現に請求の任に当たっている者が、請求をする者の代理人であるときその他請求をする者と異なる者であるときは、当該請求の任に当たっている者の氏名及び住所

(3) 当該請求の対象とする者の氏名

(4) 配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第2項に規定する被害者のうち更なる暴力によりその生命又は身体に危害を受けるおそれがあるものに係る請求である場合その他市長が法第12条第6項の規定に基づき請求を拒むかどうか判断するため特に必要があると認める場合にあっては、請求事由

3 第1項の規定による請求をする場合において、現に請求の任に当たっている者は、市長に対し当該請求の任に当たっている者が本人であることを次の各号に掲げるいずれかの方法により明らかにさせるものとする。

(1) 個人番号カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証若しくは資格証明書等であって、本人の写真が貼付された書類の提示

(2) 前号の書類をやむを得ない理由により提示することができない場合は、年金手帳又は健康保険証その他官公署が発行した書類であって、本人の名前が確認できる書類の複数提示

(3) その他市長が前2号に準じるものとして適当と認める方法

4 前項の場合において、現に請求の任に当たっている者が、請求をする者の代理人であるときその他請求をする者と異なる者であるときは、当該請求の任に当たっている者は、市長に対し当該請求の任に当たる者であることを次の各号に掲げる方法により明らかにさせるものとする。

(1) 現に請求の任に当たっている者が法定代理人の場合にあっては、戸籍謄本その他その資格を証明する書類の提示又は提出

(2) 現に請求の任に当たっている者が法定代理人以外の者である場合にあっては、委任状の提出

(3) その他市長が前2号に準じるものとして適当と認める方法

5 法第12条第7項の規定に基づき、郵便により住民票の写し等の送付を求められた場合にあっては、次の方法によるものとする。

(1) 本人等の請求により住民票の写し等の送付を求められた場合にあっては、請求書に第2項に掲げる事項を記載させるものとする。

(2) 現に請求の任に当たっている者が本人であることについては、第3項に掲げる書類の写しを送付させるものとする。

(3) 現に請求の任に当たっている者が、請求をする者の代理人であるときその他請求をする者と異なる者であるときは、前項に掲げる方法に準じてその権限を明らかにさせるものとする。

6 前項による請求に対する住民票の写し等の交付の方法については、住民票に記載された請求者の住所に郵便で送付するものとする。

(国又は地方公共団体の機関の請求による住民票の写し等の交付)

第7条 国又は地方公共団体の機関が、住民票の写し等の交付を請求するときは、公文書を提出させるものとする。

2 前項の公文書に記載させる事項は、次の各号に掲げる事項とする。

(1) 当該請求をする国又は地方公共団体の機関の名称

(2) 現に請求の任に当たっている者の職名及び氏名

(3) 当該請求の対象とする者の氏名及び住所

(4) 法令で定める事務を含め、事務の内容を具体的に明らかにさせる請求事由

3 第1項の規定による請求をする場合において、現に請求の任に当たっている者は、市長に対し当該請求の任に当たっている者が本人であることを次の各号に掲げるいずれかの方法により明らかにさせるものとする。

(1) 当該請求をする国又は地方公共団体の機関の職員たる身分を示す証明書の提示

(2) 前号の書類をやむを得ない理由により提示することができない場合は、前条第3項第1号に準じる。

4 法第12条の2第5項の規定に基づき、郵便により住民票の写し等の送付を求められた場合にあっては、次の方法によるものとする。

(1) 国又は地方公共団体の機関の請求により住民票の写し等の送付を求められた場合にあっては、公文書に第2項に掲げる事項のほか、当該請求をする国又は地方公共団体の機関の事務所の所在地を記載させるものとする。

(2) 現に請求の任に当たっている者が本人であることについては、前項に掲げる書類の写しを送付させるものとする。

5 前項による請求に対する住民票の写し等の交付の方法については、当該請求をする国又は地方公共団体の機関の事務所の所在地に郵便で送付するものとする。

(本人等以外の者の申出による住民票の写し等の交付)

第8条 本人等以外の者が、住民票の写し等の交付を申出するときは、申出書を提出させるものとする。

2 前項の申出書に記載させる事項は、次の各号に掲げる事項とする。

(1) 当該請求をする申出者の氏名及び住所

(2) 申出者が法人であるときは、その名称、代表者又は管理人の氏名、主たる事務所の所在地及び法人の代表者印

(3) 現に申出の任に当たっている者の氏名及び住所

(4) 現に申出の任に当たっている者が、申出者の代理人であるときその他申出者と異なる者であるときは、当該申出の任に当たっている者の氏名及び住所

(5) 当該申出の対象となる者の氏名及び住所

(6) 法第12条の3第1項各号に掲げる場合に該当するかどうか判断するための具体的な利用の目的

3 第1項の規定による申出をする場合において、現に申出の任に当たっている者は、市長に対し当該申出の任に当たっている者が本人であることを第6条第3項の各号に掲げるいずれかの方法に準じて明らかにさせるものとする。

4 前項の場合において、現に申出の任に当たっている者が、申出をする者の代理人であるときその他申出をする者と異なる者であるときは、当該申出の任に当たっている者は、市長に対し当該申出の任に当たる者であることを第6条第4項各号に掲げる方法に準じて明らかにさせるものとするほか、次の各号に掲げる方法により明らかにさせるものとする。

(1) 申出者が法人の場合においては、現に申出の任に当たっている者が法人の代表者のときは代表者の資格証明書、代表者以外の者のときは代表者が作成した委任状又は社員証の提出

(2) 申出者が弁護士等の場合においては、弁護士等の事務補助者又は弁護士等の事務所に所属する事務補助者であることを証する書類の提出

5 法第12条の3第9項の規定に基づき、郵便により住民票の写し等の送付を求められた場合にあっては、次の方法によるものとする。

(1) 本人以外の者の申出により住民票の写し等の送付を求められた場合にあっては、申出書に第2項に掲げる事項を記載させるものとする。

(2) 現に申出の任に当たっている者が本人であることについては、第6条第3項に掲げる書類の写しを送付させるものとする。

(3) 現に申出の任に当たっている者が、申出をする者の代理人であるときその他申出をする者と異なる者であるときは、前項に掲げる方法に準じてその権限を明らかにさせるものとする。

6 前項による申出に対する住民票の写し等の交付の方法については、申出者の住所に郵便で送付するほか、申出者が法人である場合にあっては主たる事務所の所在地に郵便で送付するものとする。

(本人等以外の特定事務受任者の申出による住民票の写し等の交付)

第9条 本人等以外の特定事務受任者が、住民票の写し等の交付を申出するときは、申出書を提出させるものとする。

2 前項の申出書に記載すべき事項は、前条第2項に掲げる事項のほか、次の各号に掲げる事項とする。

(1) 特定事務受任者が受任している事件又は事務についての資格及び業務の種類、依頼者の氏名又は名称

(2) 依頼者の氏名又は名称

3 第1項の規定による申出をする場合において、現に申出の任に当たっている者は、市長に対し当該申出の任に当たっている者が本人であることを第6条第3項第1号に掲げる書類又は特定事務受任者若しくは特定事務受任者の事務補助者であることを証する書類を提示し、特定事務受任者の所属する会が発行した住民票の写し等の交付を申し出る書類に当該特定事務受任者の職印が押されたものによって申し出る方法により明らかにさせるものとする。

4 前項の場合において、現に申出の任に当たっている者が、申出をする者の代理人であるときその他申出をする者と異なる者であるときは、当該申出の任に当たっている者は、市長に対し当該申出の任に当たる者であることを前条第4項の各号に掲げる方法に準じて明らかにさせるものとする。

5 法第12条の3第9項の規定に基づき、郵便により住民票の写し等の送付を求められた場合にあっては、次の方法によるものとする。

(1) 本人以外の特定事務受任者の申出により住民票の写し等の送付を求められた場合にあっては、申出書に第2項に掲げる事項を記載するものとする。

(2) 現に申出の任に当たっている者が本人であることについては、第6条第3項第1号に掲げる書類又は特定事務受任者若しくは特定事務受任者の事務補助者であることを証する書類の写し及び特定事務受任者の所属する会が発行した住民票の写し等の交付を申し出る書類に当該特定事務受任者の職印が押されたものを送付させるものとする。

6 前項による申出に対する住民票の写し等の交付の方法については、特定事務受任者の事務所の所在地に郵便で送付するものとする。

(消除された住民票の写しの交付)

第10条 消除された住民票の写しの交付の請求については、前4条の規定を準用する。

(戸籍の附票の写しの交付)

第11条 法第20条による戸籍の附票の写し等の交付の請求については、第6条から第9条までの規定を準用する。

(電話による照会)

第12条 電話による住民基本台帳の記載事項及び戸籍の附票の記載事項の照会については、これに応じないものとする。

(その他)

第13条 この要領に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。

附 則

この告示は、公表の日から施行する。

附 則(平成20年5月1日告示第157号)

この告示は、公表の日から施行する。

附 則(平成25年11月28日告示第151号)

この告示は、平成26年1月3日から施行する。

附 則(平成27年12月28日告示第174号)

(施行期日)

1 この告示は、平成28年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この告示による改正前の砺波市住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要領第4条第5項第1号及び第6条第3項第1号に規定する住民基本台帳カードは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(平成25年法律第28号)第20条第1項の規定によりなお従前の例によることとされた同法第19条の規定による改正前の住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第30条の44第9項の規定によりその効力を失う時までの間は、この告示による改正後の砺波市住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要領第4条第5項第1号及び第6条第3項第1号に規定する個人番号カードとみなす。

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砺波市住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要領

平成18年11月1日 告示第160号

(平成28年1月1日施行)

体系情報
第8編 生/第6章 市民生活/第1節
沿革情報
平成18年11月1日 告示第160号
平成20年5月1日 告示第157号
平成25年11月28日 告示第151号
平成27年12月28日 告示第174号