2　文書は、易しく、かつ、わかりやすくすることを基本方針として作成しなければならない。

2　文書取扱担当者は、課長の指名した職員をもって充てる。

3　文書取扱担当者は、次の事務を処理するものとする。

2　文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。

2　前項の規定による文書の番号は、法令番号にあっては種類別に暦年ごとの一連番号を、文書番号にあっては所管課別に年度ごとの一連番号を付するものとする。

3　同一の事案に属する往復文は、原則として完結するまで同一の番号を用いるものとする。

4　往復文のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。

5　前項の規定により文書番号を省略するときは、次条で規定する文書の記号の次に「号外」を付するものとする。

2　記号は、前条に規定する番号の前に付するものとする。

3　各課間の往復文書については、「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は必要としない。

2　郵便に関する料金の未払い又は不足の文書が到達したときは、総務課長が公務に関すると認めるものに限りその料金を支払い、収受することができる。

3　文書は、親展文書、個人あての文書を除き、総務課において開封し、文書の余白に受付日付印(経由文書にあっては、経由日付印)を押し、文書受付簿(経由文書にあっては、文書経由簿)に登載し、文書番号を記入した後、所管課(2以上の所管課に関係のある文書は、その最も関係のある所管課)に配布するものとする。ただし、次に掲げるものについては、文書受付簿への登載を省略して配布することができる。

4　書留郵便、配達証明郵便、内容証明郵便及び特別送達郵便で到達した文書並びに訴訟、不服申立てその他到達日時が権利の取得、変更又は喪失に関係する文書その他総務課長が重要と認める文書にあっては、前項の規定による処理を行うほか、書留等受付簿に差出人その他必要な事項を記載し、所管課に配布するものとする。この場合において、書留等受付簿に登載された文書の配布を受けようとする者は、当該書留等受付簿の所定の欄に押印又は署名をして配布を受けなければならない。

5　親展文書及び個人あての文書は、封皮に受付日付印を押し、広域連合長及び副広域連合長あてのものにあっては総務課に、その他のものにあっては直接名あて人に配布するものとする。

6　第4項に規定する文書を除き、所管課に直接到達した文書で所管の明らかなものは、直接当該所管課において受領することができる。この場合において、所管課の文書取扱担当者は、総務課に当該文書を送付し、第3項の規定による処理を受けなければならない。

7　配布を受けた文書に当該所管課の所掌に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回付しなければならない。

8　電子メールシステムの利用により受領した文書にあっては、当該文書を出力し、第3項から前項までの規定の例により処理するものとする。

9　前各項の規定にかかわらず、定例かつ軽易な同一案件又は特定期間に多量に収受する文書のうち、あらかじめ総務課長に届け出たものは、直接各課で収受することができる。

2　文書の処理を命ぜられた職員は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置を採らなければならない。

2　特に重要な事案を処理しようとするときは、あらかじめ決裁権限を有する者の処理方針を確認の上起案するものとする。

3　起案には、起案用紙を用いなければならない。ただし、定例的なもので、一定の帳票(伝票、印刷済みの用紙類等)で処理できるもの又は事案の軽易なもので当該文書の余白に処理案を記載して処理できるものについては、この限りでない。

2　合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係を有する課と事前に協議を行うことにより省略することができる。この場合においては、起案書にその旨を付記しなければならない。

3　合議事項に異議があるときは、速やかに所管課と協議して調整するものとする。この場合において、協議が整わないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

4　合議を受けた事案について再覧を要するものは、起案書に「執行前再回」又は「執行後再回」と付し、再度回付を受けることができる。

2　急を要する起案文書で決裁権者以外の上司が不在のときは「不在」と記入して回議するものとする。この場合において、重要なものについては、起案者において後閲の手続をしなければならない。

3　前項の規定は、決裁に至るまでの手続過程において合議を受ける者が不在の場合に準用する。

2　起案の内容が著しく訂正されたときは、起案者において回議し、又は合議した関係者に当該起案書を回覧し、又はその旨を連絡しなければならない。当該起案が廃案になった場合も、同様とする。

2　浄書が終わった文書は、原議と照合しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な文書及び内部的な文書については、副広域連合長名、事務局長名又は課長名等を用いることができる。

3　文書の発信者名及びあて先の記載に当たり、往復文については、その内容により職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。

2　契約書その他権利義務に関する特殊な文書で、2枚以上にわたるものについては、そのつづり目に、当該文書に押印した公印で割印するものとする。

2　前項の場合において、当該文書が速達、書留等特殊取扱いを要するものは、この旨を所管課において表示をしなければならない。

3　電報、ファクシミリ又は電子メールシステムの利用による文書は、所管課において発信するものとする。

4　発信文書の内容が緊急を要するときその他必要があると認めるときは、所管課において郵便による送付によるもののほか、別の発送方法に代えることができる。

2　文書分類表は、課ごとの大分類及び中分類並びに事務事業ごとの小分類並びに文書フォルダ等のファイル名により構成し、保存年限、事務事業の性質、内容等に応じた系統的な分類としなければならない。

3　課長は、毎年4月に所管する事務事業についての文書分類表を作成し、その写しを総務課に登録しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存を要する文書は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

3　課長は、保存年限を決定するに当たっては、利用度及び重要性を考慮し、必要最小限の年数にするように留意しなければならない。

4　保存年限は、当該完結文書の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年により保存する必要がある完結文書については、当該文書の完結した日の属する年の翌年から起算するものとする。

2　前項の場合において、文書フォルダ等を使用して保管された文書にあっては、文書フォルダ等ごとに文書保存箱に入れて保存しなければならない。

3　文書保存箱には、原則として作成年度及び保存年限ごとに保存しなければならない。この場合において、文書フォルダ等を使用して保管されている文書にあっては、保存年限の最も長いものを基準とするものとする。

4　保存文書目録は、文書保存箱別に作成するものとし、所管課で保存し、その写しを総務課長に提出しなければならない。

5　文書保存箱には、保存箱番号、内容、課名、保存年限、廃棄予定年月日等を記入しなければならない。

6　文書保存箱を書庫に格納したときは、保存箱整理簿に必要な事項を記載しなければならない。

2　総務課長は、虫害、湿気及び盗難の予防に努めなければならない。

3　書庫は、常に清潔を保ち、喫煙その他すべての火気を使用してはならない。ただし、総務課長が業務上必要と認めるときは、この限りでない。

2　文書を廃棄しようとするときは、保存文書廃棄目録を作成し、総務課長に提出しなければならない。

3　前項の規定により提出を受けた総務課長は、所管の文書管理簿の簿冊から当該文書管理簿を削除し、これを廃棄された文書管理簿を管理する簿冊に整理し、廃棄方法を指示するとともに、保存文書廃棄目録を所管課へ返付する。

4　所管課は、保存文書廃棄目録の返付を受けたときは、廃棄すべき文書を速やかに廃棄しなければならない。

5　第1項の規定にかかわらず、保存年限が経過した保存文書でなお保存の必要があるものについては、更に保存年限を定めて保存することができる。

6　文書の廃棄に当たっては、秘密に属する文書又は他に悪用されるおそれのある文書は、裁断する等の適当な方法を採らなければならない。

2　課長は、前項に規定する刊行物を作成したときは、速やかにこれを総務課長に1部送付しなければならない。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、現に作成されている用紙で残量のあるものについては、改正後の愛知県後期高齢者医療広域連合職員服務規程の規定にかかわらず、当分の間、これを使用することができる