○愛知県後期高齢者医療広域連合文書規程

平成19年3月20日

訓令第3号

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 文書の処理

第1節 受領、受付及び配布(第11条・第12条)

第2節 起案、回議、合議及び決裁(第13条―第24条)

第3節 文書の施行等(第25条―第31条)

第4節 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第32条―第44条)

第3章 補則(第45条・第46条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(文書の処理及び作成の原則)

第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

2 文書は、易しく、かつ、わかりやすくすることを基本方針として作成しなければならない。

(定義)

第3条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 所管課 当該文書に係る事案を所掌する課及び室をいう。

(総務課長の職務)

第4条 総務課長は、文書の処理その他文書に関する事務が円滑かつ適正に処理されるよう管理し、及び統制しなければならない。

(課長の職務)

第5条 課長は、次の事務を処理するものとする。

(1) 課内の文書の処理の総括に関すること。

(2) 文書事務に係る指導及び改善に関すること。

(文書取扱担当者)

第6条 各課に文書取扱担当者を置く。

2 文書取扱担当者は、課長の指名した職員をもって充てる。

3 文書取扱担当者は、次の事務を処理するものとする。

(1) 課内の文書の収受及び配布に関すること。

(2) 課内の文書の維持及び管理に関すること。

(3) 課内の保存年限を経過している文書の廃棄に関すること。

(文書の種類)

第7条 広域連合において作成する文書の種類及び性質は、おおむね次に掲げるとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により議会の議決を経て制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により広域連合長が制定するもの

(2) 公示文

 告示 広域連合長が法令の定める事項又は処分若しくは決定した事項等を広く一般に公示する場合に発するもの

 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に公示するもので告示以外のもの

(3) 令達文

 訓令 広域連合長が職務運営上の基本的事項等について所管の機関又は職員に対し全般的に命令する場合に発するもの

 訓 広域連合長が所管の機関又は職員に対し個別的に命令する場合に発するもの

 指令 広域連合長が許可の申請、願い等に対し諾否の意思表示をする場合に発するもの

 達 広域連合長が権限に基づいて特定の団体又は個人に対し命令する場合に発するもの

(4) 往復文

 照会 ある事項を問い合わせる場合に発するもの

 回答 照会に対し回答する場合に発するもの

 報告 一定の事実の状況を報告する場合に発するもの

 通知 一定の事実、処分又は意思を知らせる場合に発するもの

 通達 指揮監督権に基づいて所管の機関等に対し、職務運営上の細目、法令の解釈、行政運営の方針等を指示する場合に発するもの

 依命通達 補助機関が広域連合長の命を受けて自己の名で通達する場合に発するもの

 申請 許可、認可、補助等を求める場合に発するもの

 進達 経由文書を上級庁へ送付する場合に発するもの

 副申 経由文書の進達に当たり、その機関が参考意見等を添える場合に発するもの

 届け 法令等に基づいて一定の事項を届け出る場合に発するもの

 依頼 一定の事実を依頼する場合に発するもの

 送付 書類、物品等を送るに際し発するもの

 協議、督促及び請求 一定の行為及び意思の決定を求める場合に発するもの

 諮問 一定の機関に対し、特定の事項について意見を聴く場合に発するもの

 答申 諮問を受けた機関が諮問事項について意見を述べる場合に発するもの

 建議 一定の機関等が広域連合長その他の関係機関に対し、その調査審議した事項についての意見又は希望を申し出て相手方の措置を勧める場合に発するもの

 勧告 権限を有する機関が、その権限に基づき特定の事項について相手方の措置を勧める場合に発するもの

(5) その他の文書

 証明文(証明書、証書等)

 表彰文(表彰状、感謝状、賞状等)

 書簡文

 あいさつ文(式辞、祝辞、告辞、訓辞、弔辞等)

 請願書、陳情書及び要望書

 契約書

 不服申立て関係文書(決定書、裁定書等)

 課内関係文書(伺い、願い、届け、復命書、事務引継書、上申、(内申)、供覧、辞令等)

(文書の書き方)

第8条 文書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 口語体により、常用漢字及び現代仮名遣いを用い、その事案の内容を的確、平易かつ簡明に表現すること。

(2) 文字は、かい書で明確に書くこと。

(3) 筆記は、ペンその他容易に消失しないものによること。

2 文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められたもの

(2) 他の官公庁が縦書きと定めたもの

(3) 表彰状、感謝状、賞状その他これらに類するもので縦書きが適当と認められるもの

(4) 式辞、祝辞その他これに類するもので縦書きが適当と認められるもの

(5) その他特に縦書きを適当と認めたもの

(文書の番号)

第9条 文書には、条例、規則、告示、公告、訓令及び訓にあっては総務課において法令番号簿により法令番号を、指令、達及び往復文にあっては所管課において文書発送簿により文書番号を付さなければならない。

2 前項の規定による文書の番号は、法令番号にあっては種類別に暦年ごとの一連番号を、文書番号にあっては所管課別に年度ごとの一連番号を付するものとする。

3 同一の事案に属する往復文は、原則として完結するまで同一の番号を用いるものとする。

4 往復文のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。

5 前項の規定により文書番号を省略するときは、次条で規定する文書の記号の次に「号外」を付するものとする。

(文書の記号)

第10条 文書には、条例、規則、告示、公告及び訓令にあっては広域連合名及び文書種類名を、訓にあっては文書種類名を、指令及び達にあっては年度を表す数字、文書種類名及び広域連合名を示す「愛後広」を、往復文書にあっては年度を表す数字、広域連合名を示す「愛後広」及び所管課の首字を記号として付さなければならない。

2 記号は、前条に規定する番号の前に付するものとする。

3 各課間の往復文書については、「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は必要としない。

第2章 文書の処理

第1節 受領、受付及び配布

(文書の受領、受付及び配布)

第11条 到達した文書は、所管課に直接到達した文書を除き、総務課において受領するものとする。

2 郵便に関する料金の未払い又は不足の文書が到達したときは、総務課長が公務に関すると認めるものに限りその料金を支払い、収受することができる。

3 文書は、親展文書、個人あての文書を除き、総務課において開封し、文書の余白に受付日付印(経由文書にあっては、経由日付印)を押し、文書受付簿(経由文書にあっては、文書経由簿)に登載し、文書番号を記入した後、所管課(2以上の所管課に関係のある文書は、その最も関係のある所管課)に配布するものとする。ただし、次に掲げるものについては、文書受付簿への登載を省略して配布することができる。

(1) 新聞、雑誌その他これに類するもの

(2) 案内状、各種の請求書、報告書、届出書その他これに類するもので軽易なもの

4 書留郵便、配達証明郵便、内容証明郵便及び特別送達郵便で到達した文書並びに訴訟、不服申立てその他到達日時が権利の取得、変更又は喪失に関係する文書その他総務課長が重要と認める文書にあっては、前項の規定による処理を行うほか、書留等受付簿に差出人その他必要な事項を記載し、所管課に配布するものとする。この場合において、書留等受付簿に登載された文書の配布を受けようとする者は、当該書留等受付簿の所定の欄に押印又は署名をして配布を受けなければならない。

5 親展文書及び個人あての文書は、封皮に受付日付印を押し、広域連合長及び副広域連合長あてのものにあっては総務課に、その他のものにあっては直接名あて人に配布するものとする。

6 第4項に規定する文書を除き、所管課に直接到達した文書で所管の明らかなものは、直接当該所管課において受領することができる。この場合において、所管課の文書取扱担当者は、総務課に当該文書を送付し、第3項の規定による処理を受けなければならない。

7 配布を受けた文書に当該所管課の所掌に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回付しなければならない。

8 電子メールシステムの利用により受領した文書にあっては、当該文書を出力し、第3項から前項までの規定の例により処理するものとする。

9 前各項の規定にかかわらず、定例かつ軽易な同一案件又は特定期間に多量に収受する文書のうち、あらかじめ総務課長に届け出たものは、直接各課で収受することができる。

(勤務時間外に受領した文書等の処理)

第12条 勤務時間外に到着した文書等の取扱いは、電報その他緊急を要すると認められるものを除き、次の登庁時限後直ちに前条の規定により処理しなければならない。

第2節 起案、回議、合議及び決裁

(事務処理の原則)

第13条 課長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、当該事務を担当する職員に処理方針及び処理期限を示し、速やかに処理させなければならない。この場合において、特に重要な事案に係るものについては、課長においてあらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けて処理をしなければならない。

2 文書の処理を命ぜられた職員は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置を採らなければならない。

(起案)

第14条 すべて事案の処理は、文書により行うものとする。

2 特に重要な事案を処理しようとするときは、あらかじめ決裁権限を有する者の処理方針を確認の上起案するものとする。

3 起案には、起案用紙を用いなければならない。ただし、定例的なもので、一定の帳票(伝票、印刷済みの用紙類等)で処理できるもの又は事案の軽易なもので当該文書の余白に処理案を記載して処理できるものについては、この限りでない。

(供覧等)

第15条 前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧し、又は回覧することによって完結するものであるときは、当該文書の上部余白に「供覧」又は「回覧」と記載し、関係者に供覧し、又は回覧するものとする。

(起案に当たっての注意)

第16条 起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 標題を簡潔に付し、結論を先にし、箇条書きにする等留意の上、口語体、常用漢字及び現代仮名づかいを用い、文字は明りょうに書き、文書は一読して理解することができるよう平易かつ簡明なものとすること。

(2) 関係事案は、支障のない限り、一括して起案すること。

(3) 起案が文書に基づくときは、当該文書を添えること。

(4) 事案が重要又は異例なものであるときは、準拠法令、事実の調査結果、前例その他参考事項を記載し、及び関係書類を添付し、起案の根拠理由を明らかにすること。

(起案用紙)

第17条 起案用紙は、次により使用しなければならない。

(1) 決裁区分欄は、愛知県後期高齢者医療広域連合事務決裁規程(平成19年広域連合訓令第1号)に定める区分に従い、署名又は押印を必要としない欄は斜線をし、決裁区分を明確にすること。

(2) 取扱い上及び施行上の注意欄は、必要に応じて次の区分により表示すること。

 急を要するもの 至急

 秘密の取扱いをするもの 秘

 特に重要なもの 重要

 広報に登載する事項を内容とするもの 広報登載

 公印を省略するもの 公印省略

 後閲を必要とするもの 後閲

(3) 保存年限欄は、該当するものを丸で囲むものとし、法令等に特別の定めがあることにより、該当するものがないときは、その年限を記入すること。

(4) 情報公開欄には、開示、不開示又は一部不開示を記載し、不開示及び一部不開示にあっては、その理由を記載すること。

(5) 文書発生年度、文書番号、起案年月日及び起案者の氏名を所定の欄に記載し、押印すること。

(回議)

第18条 起案書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁責任者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第19条 起案の内容が他の課に関係を有するときは、当該起案書を関係を有する課に合議しなければならない。

2 合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係を有する課と事前に協議を行うことにより省略することができる。この場合においては、起案書にその旨を付記しなければならない。

3 合議事項に異議があるときは、速やかに所管課と協議して調整するものとする。この場合において、協議が整わないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

4 合議を受けた事案について再覧を要するものは、起案書に「執行前再回」又は「執行後再回」と付し、再度回付を受けることができる。

5 前項の規定により回付を受け、確認を終えたときは、その箇所に認め印をして送付するものとする。

(総務課長への合議)

第20条 起案書のうち次に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。

(1) 条例、規則及び訓令の制定改廃に関するもの

(2) 告示及び公告に関するもの

(3) 不服申立てに関するもの

(4) 訴訟に関するもの

(5) 疑義にわたる法規の解釈、適用等法規上問題となるもの

(6) 議会に提出する議案、報告、資料等に関するもの

(不在処理の方法)

第21条 代決権者が事務を代決したときは、「代」と記入し、押印するものとする。この場合、後閲を必要とするときは、代決権者が取扱い上及び施行上の注意欄に「後閲」と記入し、決裁権者の閲覧に供するものとする。

2 急を要する起案文書で決裁権者以外の上司が不在のときは「不在」と記入して回議するものとする。この場合において、重要なものについては、起案者において後閲の手続をしなければならない。

3 前項の規定は、決裁に至るまでの手続過程において合議を受ける者が不在の場合に準用する。

(重要文書の持ち回り)

第22条 回議又は合議において、急を要する文書、秘密を要する文書、説明を要する文書又は重要若しくは異例に属する文書は、事務担当者自ら持ち回りしてこれを行うことができる。

(起案内容の訂正)

第23条 起案書の記載内容のうち用字、用語、文体等の表記上の訂正を除き、起案の内容を訂正したときは、その旨を起案者に連絡しなければならない。

2 起案の内容が著しく訂正されたときは、起案者において回議し、又は合議した関係者に当該起案書を回覧し、又はその旨を連絡しなければならない。当該起案が廃案になった場合も、同様とする。

(決裁年月日の記入)

第24条 決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁責任者又は起案者において、所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。

第3節 文書の施行等

(文書の施行)

第25条 原議は、特別の理由があるときを除くほか、直ちに浄書その他の手続を経て施行しなければならない。

(浄書)

第26条 浄書を要する文書は、所管課において浄書するものとする。

2 浄書が終わった文書は、原議と照合しなければならない。

(文書の発信者名)

第27条 文書の発信者名は、別に定めがあるものを除き、広域連合長名を用いるものとする。

2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書及び内部的な文書については、副広域連合長名、事務局長名又は課長名等を用いることができる。

3 文書の発信者名及びあて先の記載に当たり、往復文については、その内容により職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。

(事務担当者の表示)

第28条 発送する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に事務担当者の所属、職、氏名、電話番号等を表示するものとする。

(公印)

第29条 施行する文書は、愛知県後期高齢者医療広域連合公印規程(平成19年広域連合訓令第4号)に定めるところにより、公印を押印するものとする。ただし、次に掲げる文書については、原則として公印を省略するものとする。

(1) 庁内文書

(2) 対外的な往復文書で、定例又は軽易なもの

(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文で軽易なもの

(4) その他軽易な文書

(契印及び割印)

第30条 施行する文書のうち重要なものについては、決裁済み文書にかけて契印するものとする。

2 契約書その他権利義務に関する特殊な文書で、2枚以上にわたるものについては、そのつづり目に、当該文書に押印した公印で割印するものとする。

(発送等の方法)

第31条 文書を発送しようとするときは、所管課においてあて先及び差出課名等を記載した封筒に入れ、又は包装し、総務課長が指定する時刻までに、総務課に送付しなければならない。ただし、急を要するもの又は特別の事情があるものについては、この限りでない。

2 前項の場合において、当該文書が速達、書留等特殊取扱いを要するものは、この旨を所管課において表示をしなければならない。

3 電報、ファクシミリ又は電子メールシステムの利用による文書は、所管課において発信するものとする。

4 発信文書の内容が緊急を要するときその他必要があると認めるときは、所管課において郵便による送付によるもののほか、別の発送方法に代えることができる。

第4節 文書の整理、保管、保存及び廃棄

(文書の整理等の原則)

第32条 文書は、文書分類表に基づき分類し、及び整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(文書の整理及び保管)

第33条 文書の整理及び保管は、作成年度ごと、文書分類表のファイル名ごとに、文書フォルダ又はファイルボックス(以下「文書フォルダ等」という。)を使用して行うものとする。

(完結文書の整理)

第34条 文書が完結したときは、文書フォルダ等ごとに文書フォルダ分類票を作成し、これを文書フォルダ等に添付するものとする。

(文書分類表)

第35条 文書の分類は、文書分類表により行う。

2 文書分類表は、課ごとの大分類及び中分類並びに事務事業ごとの小分類並びに文書フォルダ等のファイル名により構成し、保存年限、事務事業の性質、内容等に応じた系統的な分類としなければならない。

3 課長は、毎年4月に所管する事務事業についての文書分類表を作成し、その写しを総務課に登録しなければならない。

(保存種別及び保存年限)

第36条 処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の保存種別及び保存年限は、次に定める区分とし、所管課長が別に定める保存年限基準表に基づき、保存を行うものとする。

(1) 第1種 永年

(2) 第2種 10年

(3) 第3種 5年

(4) 第4種 3年

(5) 第5種 1年

(6) 第6種 事務処理上必要な1年未満の期間

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存を要する文書は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

3 課長は、保存年限を決定するに当たっては、利用度及び重要性を考慮し、必要最小限の年数にするように留意しなければならない。

4 保存年限は、当該完結文書の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年により保存する必要がある完結文書については、当該文書の完結した日の属する年の翌年から起算するものとする。

(完結文書の保管期間)

第37条 事務室内で完結文書を保管する期間は、完結した日の属する会計年度の翌年度の末日までとする。ただし、前条第4項ただし書に係る文書については、完結した日の属する年の翌年の末日までとする。

(文書の保存)

第38条 文書保管期間が経過した文書で保存年限が到来していないものは、文書保存箱に入れ、保存文書目録を作成し、その写しをちよう付し、書庫に保存しなければならない。

2 前項の場合において、文書フォルダ等を使用して保管された文書にあっては、文書フォルダ等ごとに文書保存箱に入れて保存しなければならない。

3 文書保存箱には、原則として作成年度及び保存年限ごとに保存しなければならない。この場合において、文書フォルダ等を使用して保管されている文書にあっては、保存年限の最も長いものを基準とするものとする。

4 保存文書目録は、文書保存箱別に作成するものとし、所管課で保存し、その写しを総務課長に提出しなければならない。

5 文書保存箱には、保存箱番号、内容、課名、保存年限、廃棄予定年月日等を記入しなければならない。

6 文書保存箱を書庫に格納したときは、保存箱整理簿に必要な事項を記載しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第39条 課長は、分掌事務の異動等に伴い、他の課から文書を引き継いだときは、保存文書引継表を作成し、その写しを総務課長に提出しなければならない。

(文書の閲覧等)

第40条 文書は、法令等の定める場合を除き、職員以外の者に閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、広域連合長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第41条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を管理する課長の許可を得たときは、この限りでない。

(書庫の管理)

第42条 書庫は、総務課長が管理する。

2 総務課長は、虫害、湿気及び盗難の予防に努めなければならない。

3 書庫は、常に清潔を保ち、喫煙その他すべての火気を使用してはならない。ただし、総務課長が業務上必要と認めるときは、この限りでない。

(保存文書の借覧)

第43条 所管課以外の職員が保存文書を借用し、又は閲覧しようとするときは、文書貸付簿に所要事項を記入し、所管課長の承認を得なければならない。

(保存文書の廃棄)

第44条 保存年限が経過した保存文書については、廃棄しなければならない。ただし、文書フォルダ等を使用して保管された文書にあっては、文書フォルダ等の保存年限によるものとする。

2 文書を廃棄しようとするときは、保存文書廃棄目録を作成し、総務課長に提出しなければならない。

3 前項の規定により提出を受けた総務課長は、所管の文書管理簿の簿冊から当該文書管理簿を削除し、これを廃棄された文書管理簿を管理する簿冊に整理し、廃棄方法を指示するとともに、保存文書廃棄目録を所管課へ返付する。

4 所管課は、保存文書廃棄目録の返付を受けたときは、廃棄すべき文書を速やかに廃棄しなければならない。

5 第1項の規定にかかわらず、保存年限が経過した保存文書でなお保存の必要があるものについては、更に保存年限を定めて保存することができる。

6 文書の廃棄に当たっては、秘密に属する文書又は他に悪用されるおそれのある文書は、裁断する等の適当な方法を採らなければならない。

第3章 補則

(刊行物等の保管、管理等)

第45条 各課で作成した刊行物及び各種の統計、年報等は、総務課において1部を保管し、管理するものとする。

2 課長は、前項に規定する刊行物を作成したときは、速やかにこれを総務課長に1部送付しなければならない。

(その他)

第46条 この訓令の実施に関し必要な事項は、総務課長が定める。

附 則

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成20年3月14日訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

愛知県後期高齢者医療広域連合文書規程

平成19年3月20日 訓令第3号

(平成20年3月14日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第3章
沿革情報
平成19年3月20日 訓令第3号
平成20年3月14日 訓令第1号