○みよし市行政文書管理規程

平成14年3月29日

規程第3号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書等の受領、配布及び収受(第7条―第10条)

第3章 文書等の処理等(第11条―第19条)

第4章 行政文書の発送等(第20条―第24条の2)

第5章 行政文書の保管、保存及び廃棄(第25条―第40条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、行政文書の管理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及びスライド(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)をいう。

(2) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。

(3) 行政文書 みよし市情報公開条例(平成13年三好町条例第2号)第2条第2号に規定する行政文書をいう。

(5) 部長 前号に規定する部の長をいう。

(7) 課長 前号に規定する課の長をいう。

(8) 主管課 行政文書に係る事案を所掌する課をいう。

(9) 主管課長 前号に規定する課の長をいう。

(総務課長の職務)

第3条 総務課長は、行政文書の受領、配布、収受、処理、発送、発信、保存、保管、廃棄等の事務を総括し、行政文書の事務が適正かつ円滑に処理されるよう必要な指導及び調整を行わなければならない。

(課長の職務)

第4条 課長は、この規程の定めるところにより、その所管する行政文書について迅速な処理かつ適正な管理を行い、事務が能率的に運営できるよう努めなければならない。

(文書主任)

第5条 課長の文書事務を補助するため、課に文書主任を置く。

2 文書主任は、主査職以上の職員のうちから課長が命ずる。

3 文書主任は、課長の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。

(1) 行政文書の収受及び発送手続に関すること。

(2) 行政文書の審査及び決定手続に関すること。

(3) 行政文書の整理、分類、保管、引継ぎ、保存及び廃棄に関すること。

(4) ファイル基準表の作成に関すること。

(5) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(6) その他文書処理について必要なこと。

4 課長は、文書主任の職及び氏名を総務課長に報告しなければならない。

(文書の処理及び取扱いの原則)

第6条 事案の処理は、文書(図画、写真及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。)によることを原則とする。

2 文書の取扱いは、正確かつ迅速に行い、その処理経過を明らかにし、常に能率的に処理しなければならない。

第2章 文書等の受領、配布及び収受

(文書等の受領及び配布)

第7条 本庁に到達した文書等(電磁的記録を記録したフロッピーディスク等の記録媒体を含む。以下この章第11条第23条及び第24条において同じ。)は、総務課において受領するものとする。ただし、書留、引受時刻証明、内容証明若しくは特別送達の取扱いによる郵便物又は電報については、書留郵便物等受領簿(様式第1号)に所要事項を記入の上、主管課又は名宛人に配布し、受領印を徴するものとする。

2 電磁的記録(フロッピーディスク等の記録媒体に記録されて到達した電磁的記録を除く。第8条及び第11条において同じ。)は、主管課において受信する。

3 第1項の規定により総務課において受領した文書等は、次により配布するものとする。

(1) 開封しなければ主管課が不明の場合は開封し、それ以外の場合は開封せずに主管課に配布する。

(2) 2以上の課に関係する文書等は、その関係の最も深い課に配布する。

4 主管課に直接到達した文書等は、第1項の規定にかかわらず当該主管課において受領するものとする。

5 郵便料金の未払又は不足の郵便物は、総務課長が市の機関が所掌する事務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領するものとする。

(電磁的記録の用紙への出力)

第7条の2 主管課長は、配布され、直接受領し、又は受信した電磁的記録を必要に応じ用紙に出力しなければならない。

(文書等の収受)

第8条 文書主任は、第7条の規定により配布され、若しくは直接受領した文書等、受信した電磁的記録又は前条の規定により電磁的記録を出力した用紙(以下「収受文書」という。)について、収受を必要とする場合は、余白に収受日付印(様式第2号)を押し、文書処理簿(様式第3号)に所要事項を記入するものとする。ただし、請求書、領収書、見積書、軽易な報告書、定期刊行物、送状その他軽易な文書は、文書処理簿への記入を省略することができる。

(配布文書の返付及び転送)

第9条 文書主任は、配布を受けた文書等又は受領した文書等のうち課の所掌に属さない文書等があるときは、直ちに総務課に返付又は転送しなければならない。

(出先機関における収受)

第10条 出先機関に配布された文書等は、出先機関の文書主任が収受の手続を行うものとする。

2 出先機関に直接到達した文書等の取扱いについては、前4条の規定の例による。

第3章 文書等の処理等

(文書等の処理)

第11条 文書主任から収受文書の交付を受けた事務担当者は、次に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 収受文書は、文書処理カード(様式第4号)を添付して、速やかに上司の閲覧に供するものとする。ただし、軽易又は定例的なものは、当該収受文書の余白に朱書して(これにより難いものにあっては、他の適当な方法により)処理することができる。

(2) 処理について、起案を要するものについては、速やかに、処理案を起案しなければならない。

2 重要又は異例の文書等については、その処理に先立って市長又は副市長の指示を受けなければならない。

3 処理を要する文書等のうち、他の課に関係のあるものは、処理に先立って関係する課に合議しなければならない。

(文書等の起案)

第12条 文書等の起案は、みよし市職務権限規程(昭和50年三好町規程第1号。以下「権限規程」という。)の定めにより、決定書により行う。ただし、定例のもので一定の簿冊で処理できるもの、若しくは軽易な文書等で処理案を当該文書等に記載して処理できるものは、この限りでない。

(起案の要領)

第13条 起案文書は、本文の前に起案の理由又は説明を簡明に記述するものとし、関係法令その他参考となる事項の付記、関係書類の添付等により起案の根拠、理由、経過等を明らかにしなければならない。ただし、事案が定例的又は軽易なものにあっては、この限りでない。

(起案文書の回議及び決定)

第14条 起案文書は、その決定区分により回議し、決定を受けなければならない。

(合議)

第15条 主管課長は、起案文書の内容について関係部課との協議を必要とする場合は、その部長又は課長に合議しなければならない。

2 合議を受けた部長又は課長は、直ちに起案文書の確認を行い、その同意又は不同意を決定するものとし、決定に日時を要するときは、その理由を主管課長に通知しなければならない。

3 合議を要する文書等について、主管課及び関係部課の意見が異なる場合は、相互に協議するものとし、なお意見が一致しないときは、その意見を添えて上司の指示を受けなければならない。

4 主管課長は、合議を経た文書等についてその内容を変更し、又は廃棄にしたときは、その旨を合議先に通知し、又は再び合議しなければならない。

(特別取扱の表示)

第16条 急施を要する文書等、秘密に属する文書等その他文書等の処理上特殊な取扱いを要するものについて、起案者は、決定書にそれぞれ至急、秘密等の旨を明示しなければならない。

(決定区分)

第17条 決定書には、権限規程の定める決定区分により、次のとおり表示しなければならない。

(1) 市長決定 A

(2) 副市長決定 B

(3) 部長等決定 C

(4) 次長決定 D

(5) 課長等決定 E

(起案者の押印)

第18条 決定書を作成した者は、起案者欄へ押印し、権限規程に定められた決定者、検討者及び合議者を表示しなければならない。

(代決等)

第19条 特に急を要する文書等について、決裁権者の不在中あらかじめ定められた職員がその事務を代決したときは、起案文書の決裁権者の欄に代決権者の認印を押し、その欄の右上方に「代」と記すものとする。

第4章 行政文書の発送等

(文書等の記号及び番号)

第20条 文書等には、文書等の記号及び番号を付けなければならない。ただし、図画、写真、スライド及び簡易な文書で処理経過を把握する必要がないと認められるものについては、番号を省略し、又は「号外」として処理することができる。

2 文書等の記号は、次に定めるとおりとし、当該文書等の属する年度を示す数字を記号の前に付するものとする。この場合において、許可、認可等の行政処分に係る文書等にあっては、「み」と課を表す略号の間に「令」の文字を記入するものとする。

(1) 企画政策課 み企

(2) 秘書課 み秘

(3) 広報情報課 み広

(4) 財政課 み財

(5) 総務課 み総

(6) 人事課 み人

(7) 防災安全課 み防

(8) 市民課 み市

(9) 税務課 み税

(10) 納税課 み納

(11) 協働推進課 み協

(12) 福祉課 み福

(13) 長寿介護課 み長

(14) 保険年金課 み保

(15) 子育て支援課 み子

(16) 健康推進課 み健

(17) 産業課 み産

(18) 環境課 み環

(19) 道路河川課 み道

(20) 下水道課 み下

(21) 都市計画課 み都

(22) 公園緑地課 み公

(23) 会計課 み会

3 課長は、同項の規定により難いと認めるときは、同項の課を表す略号の後に当該課の所掌事務を表す略号を記入することにより、記号を付することができる。この場合において課長は、事前に総務課長と協議し、その承認を得なければならない。

4 文書番号は、記号ごとに毎年4月1日に始まり、翌年の3月31日に終わる。ただし、同一事案に属する往復文書は、特に課長が必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

5 条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓の文書は、暦年番号とし総務課において毎年それぞれ順位番号を付け、令達番号簿(様式第5号)に登載しなければならない。

(文書等の発信者名)

第21条 文書等の発信者名は、原則として市長名を用いるものとする。

(公印の押印)

第22条 施行文書には、みよし市公印規則(昭和52年三好町規則第2号)第8条の規定により公印を押印し、重要なものについては契印を押さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、公印を省略するものとする。

(1) 市の機関に発する文書

(2) 軽易な往復文書

(3) 書簡文

3 前項第2号の場合においては、文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。ただし、その必要がないと認めるときは当該記載を省略することができる。

(電子署名)

第22条の2 総合行政ネットワークによる発信により施行する行政文書には、別に定めるところにより電子署名を付さなければならない。

(文書等の発送)

第23条 文書主任は、発送を要する文書等については、封入その他必要な処理をして総務課長が指定する日時までに総務課にこれを送付しなければならない。この場合において発送日時の指定のあるものは、その日時に発送する旨、書留、引受時刻証明、配達証明又は内容証明の特殊な取扱いを要するものについてはその旨、総務課に通知するものとする。

2 前項により文書等を受領した総務課は、書留、引受時刻証明、配達証明又は内容証明の特殊な取扱いを要するものと、一般文書とに分けて、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により発送するものとする。この場合において書留郵便には「書留郵便物受領証」を徴し、保存しなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず、文書等の発送は必要に応じて主管課において行うことができる。

(出先機関における発送)

第24条 出先機関における文書等の発送は、前条の例により文書主任が発送するものとする。

(ファクシミリ等による発信)

第24条の2 ファクシミリ、電子メール等、通信回線を用いた電子計算機その他の情報機器の結合の発信による行政文書の施行は、別に定めるところにより主管課において行う。

第5章 行政文書の保管、保存及び廃棄

(文書等の管理)

第25条 文書等(第7条の2及び第29条の2の規定により電磁的記録を出力した用紙を含む。以下この章において同じ。)は、ファイリングシステムにより管理する。

(文書等の保管単位)

第26条 文書等の保管単位は、課ごととする。ただし、事務室の状況により、総務課長が適当と認めるときは、他の保管単位によることができる。

(文書等の分類)

第27条 文書等を系統的かつ体系的に管理するため、保管単位ごとに、すべての文書等を小分類として個別フォルダーに収納し、その個別フォルダーを第1ガイド及び第2ガイドを用いて、大分類及び中分類に区分するものとする。

(保管用具)

第28条 文書等の整理、分類及び保管は、ファイリング用キャビネット(以下「キャビネット」という。)及びファイリング用具を使用して行うものとする。

(文書等の保管)

第29条 職員は、執務中を除き、文書等を自己の手元に置いてはならない。

2 文書等は、個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

3 現年度文書等は、原則として、キャビネットの上段及び中段の引出しに収納するものとし、前年度文書等は、下段の引出しに収納するものとする。

4 処理が完結していない文書等は、完結後に入れるべき個別フォルダー又は適切な第1ガイド及び第2ガイドの下に処理が完結していない旨の表示をした個別フォルダーを作成し、これに入れて管理するものとする。

5 各課に共通する文書等は、別表第1に定める基準に従い、整理し、及び保管しなければならない。

6 第2項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書等については、総務課長の許可を得て、キャビネット以外の保管庫、書棚等に収納することができる。この場合において、職員は、当該文書等の名称、収納場所等を記載した文書等をキャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

(電磁的記録の管理等)

第29条の2 処理が完結した電磁的記録は、用紙に出力しておかなければならない。ただし、主管課長が適当でないと認めた場合は、この限りでない。

2 電磁的記録は、主管課長が指定する記録媒体に記録し、主管課長が指定する場所において整理し、及び保管する。

(行政文書の保存期間)

第30条 文書主任は、当該年度に発生した行政文書を随時精査し、保存する必要がある行政文書と保存する必要のない行政文書に選別しなければならない。

2 前項に規定する保存する必要のない行政文書は、次に掲げるものとする。

(1) 軽易な通知、案内状等の行政文書であって、後日参照の必要のないもの

(2) 他の記録と内容が重複している行政文書

3 行政文書の保存期間は、法令に別の定めがある場合を除き、別表第2に定める基準に従い、30年、10年、5年、3年及び1年の区分によるものとする。

4 文書等の保存期間は、前項の区分に従い、個別フォルダーを単位として、課長が定めるものとする。ただし、別表第1に定める個別フォルダーの保存期間は、同表に定める保存期間とする。

5 行政文書の保存期間は、当該行政文書に係る事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(行政文書の完結日)

第31条 行政文書の完結日は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める日とする。

(1) 帳簿類 帳簿の閉鎖の日。ただし、加除式の帳簿類から除冊された帳簿にあっては、当該帳簿から除冊した日

(2) 出納に関する証拠書類 当該出納があった日

(3) 契約文書 当該契約事項の履行が終った日

(4) 前3号に掲げる行政文書以外のもの 当該行政文書の事案の処理が終った日

(保存期間の延長)

第32条 前2条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる行政文書については、保存期間が満了する日後においても、それぞれ当該各号に定める期間が満了する日までの間保存するものとする。この場合において一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が満了する日のいずれか遅い日までの間保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間

(4) 開示請求があったもの みよし市情報公開条例に規定する開示請求に対する決定の日の翌日から起算して1年間

2 前項の規定によるもののほか、課長は、職務の遂行上、保存期間を超えて行政文書を保存する必要があると認めるときは、総務課長と行政文書保存期間延長協議書(様式第6号)により協議し、原則として1年を単位として保存期間を延長することができる。

(ファイル基準表の作成等)

第33条 文書主任は、ファイル基準表(様式第7号)及びファイル基準表総括表(様式第8号)を年度ごとに作成しなければならない。

2 ファイル基準表は、毎年度末に見直し、必要があれば改訂する。

3 文書主任は、毎年4月1日までに当該年度のファイル基準表及びファイル基準表総括表を2部作成し、課長に提出するものとし、課長は、その1部を保管し、他の1部を総務課長に提出するものとする。

(文書等の引継ぎ)

第34条 文書主任は、毎年度末に、課において保管する必要がなくなった文書等で保存する必要のあるものについては、ファイル基準表の配列順に総務課長が配布する文書保存箱に収納し、課長の承認を得て、総務課長に引き継がなければならない。この場合において、文書主任は、ファイル基準表に保存期間及び文書保存箱の引継番号を記入しなければならない。

2 前項の規定による引継ぎを行う場合は、個別フォルダーを単位として保存期間別の文書保存箱に移し替えるものとし、ファイル基準表に当該移し替えた文書保存箱の整理番号を記入するものとする。

3 前項の規定により移し替えた文書保存箱は、総務課長が管理する書庫で保存するものとする。

4 出先機関に係る文書等の引継ぎについては、前3項の規定にかかわらず、別に定める方法によるものとする。

(文書等の移替え)

第35条 文書主任は、毎年度末に、前条の文書等の引継ぎ終了後、速やかに、当該年度の文書等をキャビネットの下段の引き出しに収納するものとする。

(保存文書の閲覧等)

第36条 保存文書の閲覧又は借用を受けようとする者は、保存文書利用簿(様式第9号)に所要事項を記入し、総務課長の承認を受けなければならない。

2 貸出期間は、原則として7日以内とする。

(庁外持出等の制限)

第37条 行政文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(歴史的行政文書の保存)

第38条 主管課長は、保存期間が満了する行政文書について、別に定める基準に基づき、歴史的価値のあるもの(以下「歴史的行政文書」という。)の選別について、総務課長と協議しなければならない。

2 総務課長は、前項の規定による協議を受けた歴史的行政文書が、前項の基準に照らして適当なものであると認められるときは、これを保存しなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず、総務課長は、主管課長が歴史的価値がないと判断した行政文書について、主管課長から意見を聴いた上で、歴史的行政文書として保存することができる。

(行政文書の廃棄)

第39条 総務課長は、毎年4月末日までに、保存期間が満了した行政文書(第32条の規定により保存期間を延長した行政文書及び前条の規定により保存した歴史的行政文書を除く。)を廃棄するものとする。この場合において、総務課長は、事前に当該廃棄すべき行政文書を主管課長に協議するものとする。行政文書の廃棄を行った場合は、当該廃棄した日をファイル基準表に記入するものとする。

2 第30条第2項に規定する行政文書及び1年の期間保存する行政文書で保存期間が満了したものは、文書主任が課長の承認を得て、廃棄するものとする。

3 文書主任は、前項の規定により1年の期間保存する行政文書の廃棄を行った場合は、当該廃棄した日をファイル基準表に記入するものとする。

4 秘密に属する行政文書又は他に利用されるおそれのある行政文書は、焼却、裁断、溶解、消去その他の適切な方法により廃棄しなければならない。

(委任)

第40条 この規程に定めるもののほか、行政文書の保管、保存及び廃棄に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成14年4月1日から施行する。

(三好町文書取扱規程の廃止)

2 三好町文書取扱規程(昭和52年三好町規程第2号)は、廃止する。

附 則(平成16年3月30日規程第6号)

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成17年3月31日規程第9号)

1 この規程は、平成17年4月1日から施行する。ただし、第38条第3項の改正規定及び様式第8号の次に1様式を加える改正規定は、平成17年3月31日から施行する。

2 この規程の施行前に事案の処理が完結した行政文書並びに平成16年度の出納に関する証拠書類の保存及び廃棄については、なお従前の例による。

附 則(平成18年3月31日規程第1号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日規程第3号)

1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。

2 この規程の施行の際現に改正前の三好町行政文書管理規程の規定に基づいて作成されている諸用紙は、改正後の三好町行政文書管理規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

附 則(平成19年9月28日規程第18号)

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年2月14日規程第1号)

この規程は、平成20年2月14日から施行し、改正後の三好町行政文書管理規程の規定は、平成19年4月1日から適用する。

附 則(平成20年8月15日規程第9号)

この規程は、平成20年8月15日から施行し、改正後の三好町行政文書管理規程の規定は、平成20年4月1日から適用する。

附 則(平成20年12月25日規程第11号)

(施行期日)

1 この規程は、平成21年4月1日から施行し、改正後の三好町行政文書管理規程第30条第3項、別表第1及び別表第2の規定は、平成20年4月1日から適用する。

(経過措置)

2 この規程の施行前に改正前の三好町行政文書管理規程の規定により永年の区分によるものとして保存する行政文書の保存期間は、30年保存とする。

附 則(平成21年6月8日規程第7号)

この規程は、平成21年6月8日から施行する。

附 則(平成21年11月5日規程第13号)

この規程は、平成22年1月4日から施行する。

附 則(平成22年2月23日規程第2号)

この規程は、平成22年2月23日から施行し、改正後のみよし市行政文書管理規程別表第1の規定は、平成21年4月1日から適用する。

附 則(平成23年3月10日規程第2号)

この規程は、平成23年3月10日から施行し、改正後のみよし市行政文書管理規程別表第1の規定は、平成22年4月1日から適用する。

附 則(平成24年3月27日規程第7号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日規程第12号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

別表第1(第29条・第30条関係)

全庁共通ファイル基準表

第1ガイド

第2ガイド

個別フォルダー

内容の説明・取扱説明

保存年限

やりかけフォルダー(白)

管理職(白)

職員名(白)

登庁時に各自の机に出し、退庁時にキャビネットへ戻す。

やりかけフォルダーの最後には仕切り板を入れ、後に続く全庁共通文書とは別になるようにする。

 

担当(赤)

職員名(赤)

 

職員名(赤)

 

職員名(赤)

 

全庁共通(白)

全庁共通全般(白)

庁内通知・照会・回答

庁内各課から来た事務連絡、回覧などの文書。本務に関連する庁内の照会、依頼文書は、本務の中のグループに収める。

庁外通知・照会・回答

庁外から来た事務連絡、回覧などの文書。本務に関連する庁内の照会、依頼文書は、本務の中のグループに収める。

統計

みよしの統計、市政要覧、みよし市の環境

1

文教厚生の計画(赤)

高齢者保護福祉計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

介護保険計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

障害者福祉計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

教育基本計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

健康みよし21

改訂版ができたら廃棄する。

縦随

児童育成計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

地域福祉計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

スポーツ振興計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

文教厚生以外の計画(青)

総合計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

実施計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

行政改革大綱

改訂版ができたら廃棄する。

継随

環境基本計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

男女共同参画プラン

改訂版ができたら廃棄する。

継随

生涯学習推進基本計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

総合情報ネットワーク基本計画

改訂版ができたら廃棄する。

継穂

まちづくり基本計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

みどりと景観計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

食育推進計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

防災(黄)

地域防災計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

国民保護計画

改訂版ができたら廃棄する。

継随

ハザードマップ

改訂版ができたら廃棄する。

継随

非常配備

改訂版ができたら廃棄する。

継随

文書管理(緑)

文書処理簿

 

1

公示・公告・掲示

 

5

ファイリングシステム

移替え・引継ぎマニュアルを含む。

ファイリングの日点検表

 

1

ファイル基準表(白)

○年度ファイル基準表

発生から5年間継続とし、以後30年保存とする。

30

情報公開・個人情報保護(赤)

情報公開・個人情報保護事務の手引き

 

○年度行政文書目録

発生から5年間継続とし、以後5年保存とする。

5

行政文書・個人情報の開示請求

 

3

財産(青)

公有財産異動状況報告書

 

1

行政財産の目的外使用許可

許可期間経過後、3年間保存とする。

3

備品台帳

 

備品調書

備品異動申請書等

3

服務・人事・給与(黄)

人事全般(黄)

人事異動

 

1

臨時職員雇用

雇用計画書、雇用伺、就業記録表

5

人事評価制度マニュアル

改訂版ができたら廃棄する。

継随

福利厚生通知

 

1

人事管理(緑)

出勤簿

 

3

特殊勤務実績簿

 

3

時間外勤務命令簿

 

3

休暇届

 

3

週休の振替等及び休日の代休日指定簿

 

3

旅行命令簿

 

3

復命書

活用できる資料は各テーマのフォルダーに入れる。

3

研修(白)

研修全般

 

1

給与(赤)

 

 

 

財務・会計(青)

財務・会計全般(青)

財務会計システム操作マニュアル

 

継随

工事施工及び物件購入事務取扱要領

 

継随

予算編成(黄)

予算見積書(当初)

歳入、歳出、継続費、繰越明許費、債務負担行為等を含む。

1

予算見積書(○月補正)

歳入、歳出、継続費、繰越明許費、債務負担行為等を含む。

1

予算要求資料(当初)

 

3

予算要求資料(○月補正)

 

3

予算説明資料(当初)

 

1

予算説明資料(○月補正)

 

1

予算書

議案と併せて保管する場合は、所在カードで表示する。

1

予算編成基礎資料(緑)

 

 

3

予算執行(白)

予算配当

 

1

調定書

 

3

調定書、予算配当以外の予算執行調書

 

3

予算差引簿

 

3

納品書(赤)

 

 

3

決算(青)

決算書、主要施策報告書、決算審査意見書

議案と合わせて保管する場合は、所在カードで表示する。

1

決算作成資料

 

5

決算審査作成資料

 

5

監査(黄)

定期監査、随時監査

監査通知、監査資料

5

行政監査

監査通知、監査資料

5

財政援助団体監査

監査通知、監査資料

5

工事監査

監査通知、監査資料

5

議会(緑)

議案(緑)

○年第○回定例会議案

 

1

○年第○回定例会議案

 

1

委員会(白)

 

 

1

答弁資料(赤)

一般質問答弁資料

 

1

議案質疑答弁資料

 

1

備考

1 保存期間欄の「継」は、移し替え時にキャビネットの下段に移さず、上段で保管するもの。

2 保存期間欄の「随」は、期間が経過することによって保存する必要がなくなったときに随時廃棄する取扱いをするもの。

3 この基準は、全庁共通の取扱いを定めるものであり、本務として文書を管理する課の保存期間については、この限りでない。

別表第2(第30条関係)

文書保存期間区分基準表

種類

文書の区分

第1種(30年)

1 条例の制定、改正又は廃止その他の案件を議会に提出するための決裁文書

2 総合的な計画策定のための決裁文書

3 1及び2に掲げるもののほか、市政上の重要事項に係る意思決定を行うための決裁文書

4 規則又は訓令の制定、改正又は廃止のための決裁文書

5 行政手続法(平成5年法律第88号)第2条第3号又はみよし市行政手続条例(平成8年三好町条例第20号)第2条第4号に規定する許認可等(以下「許認可等」という。)をするための決裁文書で当該許認可等の効果が10年を超えて存続するもの

6 訴訟に関する決裁文書

7 市有財産の取得、処分又は管理に関する帳簿

8 地方公営企業管理者、行政委員、行政委員会の委員及び附属機関の委員の任免に関する決裁文書

9 職員の任免、賞罰又は履歴に関する決裁文書

10 公印の調整、改刻又は廃止に関する帳簿

11 その他30年保存する必要があると認める文書

第2種(10年)

1 附属機関の答申、建議又は意見が記録された文書

2 行政手続法第5条第1項若しくはみよし市行政手続条例第5条第1項に規定する審査基準又は同法第12条第1項若しくは同条例第12条第1項に規定する処分基準を決定するための決裁文書

3 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が5年を超えて10年以内存続するもの

4 行政上の重要な意思決定を行うための決裁文書

5 審査請求に対する裁決その他の処分を行うための決裁文書

6 条例、規則又は訓令の解釈又は運用方針に関する決裁文書

7 栄典又は表彰を行うための決裁文書

8 その他10年間保存する必要があると認める文書

第3種(5年)

1 法令又は条例により作成すべきものとされる事務及び事業の基本計画若しくは年度計画書又はこれらに基づく実績報告書

2 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が3年を超えて5年以内存続するもの

3 行政手続法第2条第4項又はみよし市行政手続条例第2条第5号の不利益処分(その内容が軽微なものを除く。)をするための決裁文書

4 所管行政上の意思決定を行うための決裁文書

5 予算決算及び収支に関する書類で特に重要なもの

6 その他5年間保存する必要があると認める文書

第4種(3年)

1 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が1年を超えて3年以内存続するもの

2 所管行政上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書

3 調査又は研究の結果が記録された文書

4 職員の勤務状況が記録された文書

5 予算決算及び収支に関する書類

6 その他3年間保存する必要があると認める文書

第5種(1年)

1 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が1年以内存続するもの

2 行政上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書

3 その他1年間保存する必要があると認める文書

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みよし市行政文書管理規程

平成14年3月29日 規程第3号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年3月29日 規程第3号
平成16年3月30日 規程第6号
平成17年3月31日 規程第9号
平成18年3月31日 規程第1号
平成19年3月30日 規程第3号
平成19年9月28日 規程第18号
平成20年2月14日 規程第1号
平成20年8月15日 規程第9号
平成20年12月25日 規程第11号
平成21年6月8日 規程第7号
平成21年11月5日 規程第13号
平成22年2月23日 規程第2号
平成23年3月10日 規程第2号
平成24年3月27日 規程第7号
平成28年3月31日 規程第12号