○会津美里町文書取扱規程

平成17年10月1日

訓令第7号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の収受及び交付(第10条―第13条)

第3章 文書の処理(第14条―第26条)

第4章 文書の施行(第27条―第30条)

第5章 文書の保管及び保存(第31条―第37条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、本町における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(3) 課長 課の長をいう。

(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置で、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書の取扱いは、正確、迅速かつ丁寧に行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の責務)

第4条 総務課長は、文書事務を総括し、文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要と認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

2 各課長は、常にその課における文書事務の取扱いが、文書事務取扱いの原則に従って行われるように努めなければならない。

(文書取扱責任者)

第5条 課長の文書に関する事務を補佐させるため、課に文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。

2 取扱責任者は、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。

(2) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書の整理、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。

(簿冊及び印)

第6条 文書取扱いに必要な簿冊及び印は、次のとおりとする。

(1) 簿冊

 文書処理簿(各課別)(様式第1号)

 特殊文書処理簿(様式第2号)

 金券収受簿(様式第3号)

 郵券受払簿(様式第4号)

 公示登録簿(様式第5号)

(2) 

 文書収受印(別図)

 文書処理印(別図)

(文書の持出し等の禁止)

第7条 文書は、課長の許可を得ないで、外部に持ち出し、又は関係職員以外の者に閲覧させ、若しくは写させてはならない。

(文書の記号及び番号)

第8条 文書には、課ごとに文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)をつけなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの又は届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係あるものを除く。)

(2) 証明に関する文書

(3) 簡易な文書

(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書

(5) 請求書

(6) 電報

(7) 文書記号等をつけることを要しないように様式が定められている文書

(8) 法令の規定によって文書処理簿に代るべき帳票に記載するように定められている文書

(9) 前各号に掲げるもののほか、文書記号等をつける必要がないと総務課長が認める文書

2 前項の文書記号は、課を表示する記号を付するものとする。この場合において、当該文書が指令であるときは、文書記号の前に「指令」の文字をつけるものとする。

3 第1項の文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、課単位に暦年により一連番号をつけるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その暦年内においては同一文書番号をつけるものとする。

(条例等の記号及び番号)

第9条 条例、規則、告示及び訓令には、公示登録簿(様式第5号)によりその種類ごとに記号及び番号をつけるものとする。

2 前項の記号は、それぞれ「会津美里町条例」、「会津美里町規則」、「会津美里町告示」及び「会津美里町訓令」とする。

3 第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布の順序に従い、暦年による一連番号によりつけるものとする。

第2章 文書の収受及び交付

(文書の収受及び配布)

第10条 町に到着した文書は、総務課(主管課に直接送達されたものにあっては主管課)において受領し、次に定めるところにより総務課又は主管課において収受し、配布しなければならない。

(1) 普通文書(次号から第5号までに掲げる文書以外のものをいう。)は、主管課において開封し、文書の余白に文書収受印を押し、文書処理簿に必要事項を記載の上、主管課長に配布すること。ただし、軽易又は文書処理簿に記載する必要がないと認められる文書については、文書処理簿への記載を省略することができる。

(2) 親展文書又は書留郵便は、封をしたまま封皮に文書収受印を押し、特殊文書処理簿により受領印を徴して主管課長又は名あて人に配布すること。

(3) 訴願、訴訟、審査請求その他収受の日時が権利の得失に関係がある文書は、第1号の例により処理するほか、文書収受印の下に収受時刻を朱書して取扱者の印を押し、封筒のあるものは、その封筒を添えて、主管課長に配布すること。

(4) 通貨又は有価証券が添付してある文書は、金券収受簿により受領印を徴して、主管課長に配布すること。

(5) 小包(書留郵便によるものを除く。)は、主管課において封皮に文書収受印を押し、担当者に配布すること。

2 2以上の課に関係のある文書は、総務課において最も関係の深いと認める課に配布する。

3 主管の明らかでない文書は、総務課において町長から当該文書の決定を受け、当該課に配布するものとする。

(休日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付)

第11条 休日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付については、会津美里町宿日直規程(平成17年会津美里町訓令第29号)の定めるところによる。

(主管に属しない文書)

第12条 主管課長は、第10条の規定により配布された文書のうち、その主管に属さない文書があるときは、その旨を当該文書に付せんして課長が押印の上、総務課に返送しなければならない。

(電話等による聴取)

第13条 課において、電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聞取書に記載して取り扱わなければならない。

第3章 文書の処理

(文書の処理方針)

第14条 主管課長は、配布された文書を閲覧し、自ら必要な措置をとるほか、所属の職員に指示して速やかに処理しなければならない。

2 施行期日が指定され、又は予定されている事案の処理は、回議、決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

(文書の供覧)

第15条 配付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に「供覧」と記載し、上司に供覧しなければならない。この場合において、他の課に関係のある文書は、当該文書の写しを当該関係課に送付し、又は当該文書の主旨を口頭で当該関係課に通知するものとする。

(起案文書の作成)

第16条 起案文書は、起案書(様式第6号)を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

(1) 定例的に報告するもの又は事務処理上起案書等を用いることが適当でないもの あらかじめ総務課長の承認を受けた帳票による。

(2) 軽易な照会、回答、通知、依頼等のもの、証明のもの、文書不備により返付するもの又は用紙、印刷物等の発送のもの 当該文書の余白を利用する。

2 起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に注意しなければならない。

(1) 起案文書には、必要により本文の前に起案の要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。

(2) 起案文書には、起案する際に決裁の区分、施行の方法、保存年限等を記載すること。

(3) 起案文書は左とじとし、丁寧にとじること。

3 前項第1号の規定にかかわらず、同一文例(以下「例文」という。)によって作成することのできる起案文書は、あらかじめ当該例文について町長の決裁を受け、当該事案が発生した場合には、起案文書に単に伺い及び例文によって処理する旨だけを記載し、当該例文は記載しないものとする。

(起案文書の訂正)

第17条 起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認印を押印しなければならない。

(文書の左横書き)

第18条 文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きに定められているもの

(2) 他の官公庁が様式を縦書きに定めているもの

(3) その他町長が縦書きを必要と認めたもの

(起案文書の持ち回り等)

第19条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱書しなければならない。

3 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲にすべきものは、更に「後閲」と記載しなければならない。

(合議)

第20条 起案文書の事案が他の課に関係のあるものは、主管課長の意志決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。

2 合議された事案に対して異議があるときは、口頭をもって協議するものとする。この場合において、協議の整わないときは、主管課長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

3 合議した事案が当初の事案と異なって決裁されたとき、又は廃案になったときは、主管課長は合議した課長にその旨を通知しなければならない。

(文書の審査)

第21条 次に掲げる事案に係る起案文書は、主管課長の意志決定を経た後、他の課に関係のあるものは、更に当該関係課の合議を経て総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案

(2) 議案

(3) 法令及び町法規の解釈に関する事案

(4) 行政上及び民事上の争訟に関する事案

(5) 指令案

(6) 往復文書で重要又は異例に属するもの

(7) 賞状案、表彰状案及び感謝状案

(秘密文書の表示)

第22条 秘密文書には、「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁区分の表示)

第23条 起案文書は、会津美里町事務決裁規程(平成17年会津美里町訓令第6号)の定めるところにより、その決裁区分を表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第24条 決裁になった起案文書には、決裁年月日を記載するものとする。

(処理中文書の処理促進)

第25条 主管課長は、随時その課の主管に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を諮らなければならない。

(処理中の文書の整理)

第26条 主管課長は、処理中の文書を区分して整理し、その所在個所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

第4章 文書の施行

(浄書及び照合)

第27条 決裁文書の浄書及び校合は、主管課で行うものとする。

2 決裁文書の浄書は、正確かつ明りょうに行わなければならない。

3 決裁文書で浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。

4 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認印を押印しなければならない。

5 浄書文書は、当該決裁文書と照合の上、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認印を押印しなければならない。

(公印の押印)

第28条 文書を施行する場合には、会津美里町公印規程(平成17年会津美里町訓令第9号)の定めるところにより、その施行する文書に公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。この場合において、第2号及び第3号に掲げる文書にあっては、当該文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。

(1) 町の機関あてに発する往復文書(重要なものを除く。)

(2) 他の地方公共団体の機関あてに発する往復文書(重要なものを除く。)

(3) 前2号に規定する機関以外のものあてに発する軽易な往復文書(照会、回答、依頼、通知、送付及び報告に係る文書のうち、権利義務にかかわらない文書で、課長が軽易であると認めるものをいう。)

(電子署名の実施等)

第29条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク(地方公共団体の組織内情報通信ネットワークを相互に接続した広域的な情報通信ネットワークをいう。以下同じ。)の電子文書交換システム(文書を電子的に交換するシステムをいう。以下同じ。)により発送する文書には、公印の押印に代えて、電子署名を行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送する文書のうち、前条第2項に掲げる文書については、電子署名の実施を省略することができる。

(文書の発送)

第30条 文書の発送は、高田庁舎の場合は総務課、本郷庁舎又は新鶴庁舎の場合はまちづくり政策課窓口相談室において行うものとする。ただし、課において直接発送する必要があると認めるときは、この限りでない。

2 前項本文において発送すべき文書は、平日午後4時までに文書の発送を行う総務課又はまちづくり政策課窓口相談室に回付しなければならない。

3 第1項の規定にかかわらず、対内文書及び第28条第2項各号に掲げる文書は、ファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。

第5章 文書の保管及び保存

(完結文書の保管)

第31条 完結文書は、ファイル基準表(様式第7号)に基づき、会計年度ごとに整理し、保管するものとする。ただし、会計年度ごとに整理、保管することが適当でない場合はこの限りでない。

2 前項に規定する整理及び保管は、ファイリングシステムにより行うものとする。ただし、ファイリングシステムにより行うことが適当でない場合は、別の方法により行うことができる。

3 完結文書は、その完結の日の属する会計年度の末日から12月経過するまでの期間、事務室において保管するものとする。

4 前項の規定にかかわらず、完結文書が例規等事務処理上の規範となるもの又は執務のため、常時閲覧する必要のあるものは、引き続き課において保管することができる。

5 主管課長は、毎年4月にファイル基準表を作成し、その写しを1部総務課長に提出しなければならない。

(文書の保存年限)

第32条 完結文書の保存年限は、次に定める区分及び別表に掲げる書目により、主管課長が決定する。

(1) 第1種文書 永久(30年)

(2) 第2種文書 10年

(3) 第3種文書 5年

(4) 第4種文書 3年

(5) 第5種文書 1年

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期限の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令等に定めのある期間又は時効期間による。

3 主管課長は、保存年限を決定するに当たっては、利用度、重要度等を考慮し、必要最小限の年数にするよう留意しなければならない。

4 保存年限の起算日は、その完了した日の属する会計年度の翌年の4月1日とする。

5 保存が不要な文書は、主管課において随時廃棄するものとする。

(文書の保管)

第33条 完結文書の保存は、主管課長が行うものとする。

(書庫への格納)

第34条 主管課長は、保存すべき文書を保存する場合は、保存年限別に区分した保存箱に入れ、文書保存カード(様式第8号)を添えて書庫に格納して保存しなければならない。

2 主管課長は、前項の文書保存カードを作成したときは、1部を総務課に提出し、1部を課において保管するものとする。

(保存文書の借覧)

第35条 主管課長が保存している文書を借覧しようとする者は、主管課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第36条 主管課長は、保存年限を経過した文書を速やかに廃棄しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、引き続き保存を必要とする文書は、総務課長に申し出て、保存年限の延長をすることができる。

3 第32条第1項第1号の第1種文書については、30年ごとに見直しを行い、必要に応じて延長又は廃棄するものとする。

(廃棄に当たっての必要な措置)

第37条 主管課長は、文書を廃棄するに当たっては、他に漏らしては支障があると認められるもの又は印影利用等のおそれのあるものについては、その焼却、溶解及び消去その他適切な措置をとらなければならない。

附 則

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

附 則(平成19年3月2日訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成23年9月30日訓令第16号)

この訓令は、平成23年10月1日から施行する。

附 則(平成24年11月13日訓令第6号)

この訓令は、平成24年11月16日から施行する。

附 則(平成26年3月3日訓令第4号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年2月9日訓令第7号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第32条関係)

第1種に属する書目

1 条例、規則その他の例規の原議

2 条例、規則等公布関係書類

3 議会議案原本、議会議決書等議会関係書類

4 議会会議録

5 職員の任免賞罰関係書類

6 各種委員発令関係書類

7 昇格、昇給及び給与改定関係書類

8 退職及び死亡給与金並びに遺族扶助料支給書類

9 褒章関係書類

10 財政概況調査書類

11 審査請求関係及び訴訟書類

12 町有財産関係書類

13 不動産登記関係書類

14 起債台帳及び起債関係書類

15 市町村廃置分合、境界変更関係書類

16 市町村組合設立関係書類

17 重要な統計関係書類

18 町長事務引継ぎ書類

19 会計管理者事務引継ぎ関係

20 会計関係重要案件書類

21 歳入歳出決算書及び決算審査意見書

22 備品台帳

23 賃貸借契約関係

24 道路新築及び認定関係書類

25 道路原標関係書類

26 都市計画事業関係書類

27 工場誘致関係書類

28 町史の記録となるべき重要書類

29 上級官庁の通達その他の重要書類

30 重要な事業計画及びその実施に関する書類

31 その他永久(30年)保存の必要があると認める重要な書類

第2種に属する書目

1 職員選考関係書類

2 扶養手当認定関係書類

3 通勤手当認定関係書類

4 特殊勤務手当関係書類

5 予算関係書類

6 地方交付税算定書類

7 出納検査関係書類

8 収支証拠関係書類

9 歳入及び歳出簿

10 工事請負契約関係書類

11 道路占用許可書類

12 生活保護関係書類

13 国、県費補助金関係書類

14 地方産業育成資金関係書類

15 農業振興計画関係書類

16 建築基準法(昭和25年法律第201号)に基づく認可書類

17 町税及び保険税賦課関係書類

18 固定資産評価関係書類

19 火葬許可書類

20 その他10年間保存の必要があると認められるもの

第3種に属する書目

1 徴税減免関係書類

2 滞納処分関係書類

3 各種統計調査関係書類

4 歳入調定、収入命令及び関係書類

5 科目更正等通知書類

6 令達番号簿

7 道路、橋梁改修関係書類

8 競争入札及び契約関係書類

9 使用料及び手数料徴収簿

10 過誤納金整理簿

11 費目流用予備費充用処理簿

12 概算払、前金払整理簿

13 金券処理簿

14 物品購入諸雇人簿

15 その他5年間保存の必要があると認めるもの

第4種に属する書目

1 火災保険書類

2 庁舎その他の建物修繕関係書類

3 休暇その他届出書

4 時間外勤務命令簿

5 出勤簿

6 郵便切手受払簿

7 出張命令簿

8 文書整理簿

9 所得税関係書類

10 その他3年間保存の必要があると認めるもの

第5種に属する書目

1 諸会議関係書類

2 復命書類

3 雑事書類

4 その他1年間保存の必要があると認めるもの

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会津美里町文書取扱規程

平成17年10月1日 訓令第7号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政通則/第3章 文書・公印
沿革情報
平成17年10月1日 訓令第7号
平成19年3月2日 訓令第1号
平成23年9月30日 訓令第16号
平成24年11月13日 訓令第6号
平成26年3月3日 訓令第4号
平成28年2月9日 訓令第7号