(1)　文書　事務を処理するために作成し、又は取得した紙、フィルム、磁気テープ等の記録であって、職員が組織的に用いるものをいう。

(2)　電子文書　文書のうち、電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。)をいう。

(3)　電子情報　文書のうち、電磁的記録であって、電子文書を除くものをいう。

(4)　文書管理システム　文書の収受、起案、承認、決裁、保管、保存、管理等の事務処理を総合的に行うためのシステムで、総務部総務課(以下「総務課」という。)が所管するものをいう。

(5)　電子決裁　文書管理システムの機能を利用して電子的方法により文書の決裁を行うことをいう。

(6)　併用決裁　電子決裁のうち、別に紙の資料等を回付するものをいう。

(7)　紙決裁　紙による文書に押印し、決裁を行うことをいう。

(8)　課等　赤磐市職務執行規則(平成17年赤磐市規則第2号。以下「職務執行規則」という。)第4条に規定する課、室、その出先機関及び職務執行規則第5条に規定する会計課、赤磐市支所及び出張所処務規則(平成17年赤磐市規則第3号。以下「支所及び出張所処務規則」という。)第2条に規定する課、室、その出先機関並びに赤磐市消防本部をいう。

(9)　総務課等　総務課、各支所市民生活課、各出先機関及び赤磐市消防本部等各施設ごとの文書を管括する部署をいう。

(10)　保管　文書を活用するため、現年度文書及び前年度文書を各課等が事務室で管理することをいう。

(11)　保存　各課等で一定期間保管した文書を総務課等の長に引き継ぎ、書庫において管理することをいう。

(12)　移替え　文書を現年度の引き出しから前年度の引き出しに移すことをいう。

(13)　引継ぎ　文書を事務室での保管から書庫での保存に移すことをいう。

(1)　文書の収受、配布、発送及び浄書印刷に関すること。

(2)　文書の処理状況の調査及び文書処理の促進に関すること。

(3)　文書の審査に関すること。

(4)　文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5)　ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(6)　その他の文書の取扱いについて必要なこと。

(1)　法規文書

(2)　公示文書

(3)　その他の令達文書

(1)　照会　相手方に対して一定の事実、意見等について回答を求めるもの

(2)　回答　照会、依頼又は協議について返答するもの

(3)　報告　上司又は行政機関に対し、事件その他について、事実、経過等を知らせるもの

(4)　通知　一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの

(5)　依頼　ある一定の行為の実現を特定の相手方に求めるもの

(6)　送付　書類、物品等を送り届ける場合用いるもの

(7)　通達　行政機関がその所管する行政機関に、又は上司から所属職員に対し、法令の解釈、運用の方針、職務運営上の細目的事項を示すもの

(8)　申請　許可、認可、承認、指令等一定の行為を請求するもの

(9)　進達　個人及び団体等から受理した書類又は市が提出すべき申請書類等を国、県等に提出するもの

(10)　副申　進達する文書に経由機関が意見を添えるもの

(11)　諮問　一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの

(12)　答申　諮問を受けた機関がその諮問を受けた事項について意見を述べるもの

(13)　協議　特定の相手方に対し、一定の事項を打ち合わせ、又は相談し、相手方の同意を求めるもの

(14)　願　比較的軽易な行為を請求するもの

(15)　届　一定の事項を届け出るもの

(16)　証明　特定の者からの願に対し、特定の事実又は法律関係の存在を公に証するもの

(17)　伺　行政機関の意思を決定するために、上司又は国、県等に対し、その指揮を求めるもの

(18)　上申　上司又は国、県等に対して、意見又は事実を述べるもの

(19)　内申　上申のうち機密に属するもので、主として部内の人事関係事項について述べるもの

(20)　供覧　上司に参考までに見せる場合に用いるもの

(21)　回覧　主として職員相互に参考までに見せ合う場合に用いるもの

(22)　復命　上司から命令された用務の結果について報告するもの

(23)　辞令　職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの

(24)　契約　申込みと承諾との意思表示の合致を表示し、かつ、これを証するために取り交わすもの

(25)　嘱託　特定の相手方に対して事務処理その他特定事項を依頼するもの

(26)　議案　議会において議決すべき事件について、議会の議決を経るために議会に提出するもの

(27)　請願　損害の救済、公務員の罷免、法令又は規制の制定改廃その他の事項に関して公の機関に対し希望を述べるもの

(28)　陳情　公の機関に対して、特定の事項についてその実情を述べ、適当な措置を要望するもの

(29)　事務引継　職員が退職、休職又は勤務替えとなった場合に、従来当該職員が担当していた事務のてん末を後任者又は所定の職員に引き継ぐもの

(1)　帳票類　台帳、伝票及び様式で別に定めるもの

(2)　各種記録媒体　磁気ディスク、磁気テープ、フィルム等

(3)　図面類　図面、地図、写真等

(4)　前2項及び前3号に該当しないもの

(1)　法令等の規定により当該文書が縦書きと定められている文書

(2)　祝辞、弔辞その他これらに類する文書

(3)　前2号に掲げるもののほか、縦書きが適当と認める文書

(1)　条例、規則、告示、公告及び訓令については、その区分の左に「赤磐市」を冠し、令達番号簿(様式第1号)により一連の番号を付けること。

(2)　一般文書には、その番号の左に別表第2に掲げる記号を冠し、文書管理システム又は、文書受発件名簿(様式第2号)により一連の番号を付けること。

(3)　指令については、各課等の頭文字(これにより難い場合は、総務課長との協議により別に定めた文字)の左に「赤磐市指令」を冠し、文書受発件名簿により番号を付けること。ただし、件数の多い場合は、別に指令番号簿を設けることができる。

(4)　書留文書には、書留文書収受簿(様式第3号)により一連の番号を付けること。

(1)　決裁権限を有する者の職名又は職氏名

(2)　市の名称

(3)　課等又は係の名称

(1)　申告、申請、届、願等で、関係人が直接関係課等に提出した文書

(2)　職員が出張先で受領した文書

(3)　執務時間外に到着した文書

(1)　総務課又は各支所市民生活課で受領した文書は、閉封のまま、備付けの各課等(各支所その他の出先機関にあっては、その機関ごと)の文書箱等により配布するものとする。ただし、配布先が確認できないものについては、これを開封した後配布するものとする。

(2)　書留、配達証明等の郵便物(以下「特殊郵便物」という。)は、書留文書収受簿(様式第3号)に必要事項を記載した後配布するものとし、受領印を徴するものとする。

(3)　訴訟関係文書、審査請求書等到着日時が権利の得失に関係のある文書は、前号に準じて取り扱うほか、到着時刻を併記するものとする。

(4)　総務課又は各支所市民生活課の長は、2以上の課等に関連する文書は、最も関係が深いと認められる課等に配布するものとする。この場合において、その文書を配布する課等を判定し難いときは、総務課又は各支所市民生活課の長は、関係課等の長と協議して定めるものとする。

(1)　主管課等が明らかな文書(特殊郵便物を除く。)は、直ちに当該主管課等に転送すること。

(2)　特殊郵便物及び主管課等が明らかでない文書は、直ちに総務課又は各支所市民生活課に返付すること。

(1)　文書は、直ちに開封し、当該文書の余白に受付印(様式第4号)を押すとともに、文書管理システム又は、文書受発件名簿(様式第2号)に必要事項を記載しなければならない。

(2)　刊行物、ポスターその他の文書は、前号の手続を省略することができる。

(3)　親展文書は、開封しないで名あて人に直接配布するものとする。

(4)　各課等が配布を受けた文書(以下「収受文書」という。)のうち、収受の日が権利の得失に関係のあるものの封皮は、その文書に添付しておかなければならない。

(5)　電子文書は、電磁的方法を用いて受付日を付し、文書管理システムに必要事項を記載するものとする。

(1)　速やかに事案の内容を上司の閲覧に供する必要のあるもの

(2)　重要な事案で上司の指示により処理する必要のあるもの

(3)　事務の性質又は調査等のため、事案の処理に日時を要するもの

(1)　処理について一定の帳票が定められているもの

(2)　定例又は軽易な事案で、処理案の余白に必要事項を記載することにより処理できるもの

(1)　1文書につき1起案とすること。ただし、同一性の事案については、「第1案」「第2案」等により一括処理することができる。

(2)　職務執行規則に定めるところにより、決裁区分を表示し、回議する必要のない上司欄は、斜線等で抹消すること。

(3)　起案年月日、保存期間、起案者等所定事項を必ず記載すること。

(4)　標題は、できるだけ起案の要旨を明らかにすること。

(5)　文案は、分かりやすい口語体を用い、本文、理由、経過及び参考事項の順に記載し、できるだけ箇条書にする等簡潔に表現すること。

(6)　起案に当たって参考とした資料、参照した法令条文その他の参考事項は、努めて要旨を抜き書きし、又は関係書類を添えること。

(7)　起案事件について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。

(8)　受付文書に基づく起案は、当該受付文書を添えること。

(1)　市長の決裁又は担当副市長の専決を受ける文書で、同一部内の他の課等に関係のあるものは、順次、主管課等の長、関係課等の長(合議)、主管部長を経て決裁又は専決を受けるものとする。

(2)　市長の決裁又は担当副市長の専決を受ける文書で、他の部に関係のあるものは、順次、主管課等の長、主管部長、関係課等の長(合議)、関係部等の長(合議)を経て決裁又は専決を受けるものとする。

(3)　主管部長の専決を受ける文書で、関係課等の長及び関係部等の長の合議を必要とするものは、順次、主管課等の長、関係課等の長(合議)、関係部等の長(合議)を経て主管部長の専決を受けるものとする。

(4)　主管課等の長の専決を受ける文書で、関係課等の長の合議を必要とするものは、関係課等の長の合議を経て主管課等の長の専決を受けるものとする。

(1)　電子決裁の場合　代決者が文書管理システムにより操作を行う方法

(2)　紙決裁の場合　起案文書の決定者欄に「代」の表示をして、代決者が押印する方法

(1)　法令等の規定により公印を押さなければならないもの

(2)　相手方の権利義務、権限又は法的地位に直接影響するもの

(3)　事実の証明等信用力を付与する必要のあるもの

(4)　社会的儀礼として押印する必要のあるもの

(5)　その他文書管理者が必要と認めたもの

(1)　所定の封筒又ははがきの表面に送付先を明記し、封筒は封かんすること。

(2)　小包、その他特別の包装を必要とするものは、荷造りし、送付先を明記すること。

(3)　発送の際特別の扱いをする必要のあるものは、その表面に速達、書留、親展、配達証明等必要な表示をすること。

(1)　文書の整理、保管、引継ぎ及び保存に関すること。

(2)　ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(1)　長期保存

(2)　10年保存

(3)　5年保存

(4)　3年保存

(5)　1年保存