○赤磐市立小中学校文書取扱規程

平成28年2月1日

教育委員会訓令第1号

(目的)

第1条 この訓令は、赤磐市立小学校・中学校(以下「学校」という。)における文書事務の適正かつ能率的な処理を図るために必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において「文書」とは、学校の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図面、写真、電磁的記録等を含む。)であって、学校の運営に必要な一切のものをいう。

(事務処理の原則)

第3条 事務処理は文書により行うことを原則とし、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしなければならない。

2 秘密の保全を要する事項を内容とする文書は、特に厳重に取り扱い、関係者以外にその内容を漏らしてはならない。

(文書事務の総括)

第4条 校長は、学校における文書事務を総括する。

2 校長は、学校における文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう、指導及び改善に努めなければならない。

3 校長は、文書取扱主任に対し、必要な指示をするものとする。

(文書取扱主任)

第5条 校長は、文書事務の正確かつ円滑な処理を図るため、学校に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、事務職員をもって充てる。

3 文書取扱主任が不在のときは、校長が指定した者がこれにあたる。

(文書取扱主任の職務)

第6条 文書取扱主任は、校長の命を受けて、次に掲げる事項を統括する。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書の作成に関すること。

(3) 文書の整理、保管及び廃棄に関すること。

(4) 文書事務の改善に関すること。

(5) その他文書事務取扱いに関し必要なこと。

(必要な簿冊)

第7条 学校に、文書の取扱いに関し、次のものを備えることとする。

(1) 文書受発件簿

(2) 文書保存及び廃棄に関する帳票

(文書の収受及び配付)

第8条 文書取扱主任は、学校に到達した文書を速やかに処理するものとする。

(1) 収受した文書は、受付をし、文書受発件簿に記載する。ただし、軽易なものについては記載を省略することができる。

(2) 受付をした文書は、校長、教頭等の閲覧を受けた後、担当者に配付する。

(3) 前2項の規定にかかわらず、開封を不適当と認める文書は開封せず、宛名人に配付する。

(4) 受取を拒否するもの及び収受する必要のないものを受けたときは、返却、転送、その他必要な措置をとる。

(文書の処理)

第9条 担当者は、文書の配付を受けたときは、速やかに処理しなければならない。

2 担当者は、文書の内容の伝達、回覧、協議、起案、回答、保管等の処理をしなければならない。

(文書の起案及び決裁)

第10条 文書は、原則として全て起案するものとする。

2 起案は、起案書を用いる。ただし、定例又は軽易なものについてはこの限りでない。

3 起案文書は、関係者に回議の上、校長の決裁を受けなければならない。

(文書の発送)

第11条 文書は、文書受発件簿に必要な事項を記載の上、控えを作成し発送する。ただし、軽易な文書は記載を省略することができる。

(文書の整理・保管)

第12条 文書は、別に定める文書分類表に基づき、的確に整理及び保管をし、必要に応じて目的のものを迅速に取り出して利用できるよう、原則として集中管理とする。

2 保管期間は、当該年度の3月31日までとする。

(文書の保存)

第13条 保存文書は、文書保存及び廃棄に関する帳票に記載し、所定の場所に保存しなければならない。

3 完結文書の保存期間は、原則としてその事案の完結した翌年(会計年度によるものは、その翌年度)から起算する。

(文書の廃棄)

第14条 保存期間を経過した文書は、文書保存及び廃棄に関する帳票に記載し、校長の決裁を経て、速やかに廃棄しなければならない。

2 特に期間を指定して保存年限を延長した文書は、その期間は保存しなければならない。

(文書の開示)

第15条 学校文書(情報)の開示は、赤磐市情報公開条例(平成17年赤磐市条例第8号)の定めによる。

2 学校が保有する個人情報の開示を受けたときは、赤磐市個人情報保護条例(平成17年赤磐市条例第9号)の定めによる手続に従わなければならない。

(その他)

第16条 この訓令に定めるもののほか、学校における文書の取扱いに関し必要な事項は、校長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

赤磐市立小中学校文書取扱規程

平成28年2月1日 教育委員会訓令第1号

(平成28年4月1日施行)