○赤磐市文書作成要領
平成29年2月1日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、赤磐市文書管理規則(平成17年赤磐市規則第9号)に定めるもののほか、本市における公文書(以下「文書」という。)の作成に必要な基本的事項について定めるものとする。
(文書作成の基本)
第2条 文書は、簡潔かつ的確であるとともに、分かりやすく見やすいものとしなければならない。
(文体)
第3条 本文に用いる文体は、「ます体」を用いる。ただし、法規文書、令達文書、公示文書、法令の規定による文書及び一般文書のうち議案、契約書等は、様式の部分を除き「である体」を用いる。
(文書の作成上の注意事項)
第4条 文書の作成においては、次の事項に注意する。
(1) 本文は、1字分を空けて書き始める。本文の中で行を改めた場合にも同様とする。
(2) 「ただし」、「この場合において」等で始まる文は、行を改めない。
(3) 「なお」書きは、行を改める。
(4) 「記」を置く場合は本文中に「下記のとおり」等と記しておき、「記」を置かない場合は「次のように」等とする。
(5) 文書番号と発信年月日は、右上部の位置に初字及び終字をそろえて書き、右端を1字分空ける。
(6) 宛先(受信者)は、発信年月日から1行又は2行空け、1行目の書き始めは1字分を空け、2行目は2字分を空ける。
(7) 発信者名は、宛先から1行又は2行空け、右端を2字分空ける。
(8) 文書には、内容の趣旨が簡潔に分かる標題を付ける。標題の末尾には、照会、回答、報告、通知、依頼、送付等の文書の性質を表す語句を付ける。
(9) 標題は、発信者名から1行又は2行空け、3字分を空けて書き始めるのを基本とし、その長いものは右から4字目で終わり、2行以上にわたるときも同様とする。ただし、標題が短いもの等については、中央そろえにすることができる。
(10) 本文は、標題から1行空け、1字分を空けて書き始める。
(11) 公印は、発信者名の終字に半分かけて押す。
(用字用語)
第5条 文書の用字、用語の基準は、次によるものとする。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(3) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(4) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(5) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(6) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日内閣法制局長官決定)
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書における用字、用語等は一般に使われている易しいものを用いるものとする。
2 数字は、算用数字を用いる。ただし、次の場合には、漢字を用いる。
(1) 「中央一丁目」、「三の丸」、「九州」などのように固有名詞に用いる場合
(2) 「二、三日」、「数百本」などのように概数を示す語に用いる場合
(3) 「一般」、「一部分」、「四捨五入」などのように数量的な意味が薄くなった語に用いる場合
(4) 「100万」、「1,200億」などのように単位として用いる場合
(5) 「一休み」、「二言目」、「三月」(みつき)などのように慣習的な語として用いる場合
3 1,000以上の数字には、3桁ごとに、区切り符号の「，」を付ける。ただし、年号、文書番号、電話番号等には、区切り符号を付けない。
4 小数及び分数の書き方は、次の例による。
(1) 小数 0.12
(2) 分数 
1／2 2分の1
5 符号・記号の用い方は、次の例による。
(1) 項目を細別する場合は、次のとおりとし、見出し符号の次は、1字分の空白とする。ただし、項目の少ない場合は、「第1」を省いて「1」から始めることができる。
第1
1
(2) 句点は「。」(まる)、読点は「、」(てん)を用いる。
(3) 「・」(なかてん)は、名詞を並列する場合、外来語等で複合した語であることを示す場合等に用いる。
(4) 「「 」」(かぎかっこ)は、語句を引用する場合、用語を定義する場合等に用いる。
(5) 「( )」(かっこ)は、語句等の後で説明する場合、法令等の定義、略称等に用いる。
(6) 「．」(ピリオド)は、小数点の位置を示す場合及び省略符号とする場合に用いる。
(敬称)
第6条 文書の名宛人につける敬称は、原則として「様」とする。ただし、文書の内容、形式等から他の敬称を用いた方が適当と認められる場合又は法令等に特別の定めがある場合は、他の敬称を用いることができる。
(外来語の表記)
第7条 外来語は、日常生活の中で十分定着し、使用しても違和感のない場合に限り使用できるものとする。
2 外国語は、日本語で説明を入れるか、前後の文章からその意味が分かる場合に限り使用できるものとする。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公表の日から施行する。