○芦屋市教育委員会文書管理規則
昭和43年5月1日
教育委員会規則第11号
注 平成19年3月26日教育委員会規則第7号から条文注記入る。
(趣旨)
第1条 この規則は、芦屋市教育委員会及び学校その他の教育機関の文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(文書の取扱い)
第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑適正に行われるように処理されなければならない。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これに類するものを除く。
(2) 所管課等 課及び学校その他の教育機関をいう。
(3) 文書管理システム 電子計算機を用いて、文書の収受、起案、回議、決裁、保管、引継ぎ、保存、廃棄その他文書に関する事務を行うためのシステムをいう。
(4) ファイリングシステム 文書を発生時から体系的に整理し、保管、保存及び廃棄するまでの一連の仕組みをいう。
(平19教委規則17・追加、平25教委規則2・一部改正)
(文書の記号及び番号)
第2条の3 文書は、例規文書及び一般文書に区分し、その記号及び番号は、次に掲げるところによる。
(1) 例規文書 例規文書の記号は、芦屋市教育委員会と文書の種類名を合わせたものとし、その番号は、例規番号簿による文書の種類ごとの一連番号で暦年で処理するものとする。
(2) 一般文書 一般文書の記号は、芦教と課かいの頭文字等を合わせたもの(別表)とし、その番号は、文書収受件名簿又は文書発送件名簿による一連番号で会計年度で処理するものとする。ただし、部内文書にあつては、記号及び番号を省略することができる。
(平19教委規則17・追加)
(文書管理者)
第2条の4 所管課等に文書管理者を置き、所管課等の長をもつて充てる。
2 文書管理者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 所管課等における文書事務の適正管理に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 保管文書の管理に関すること。
(4) 文書の保存年限の決定及び変更に関すること。
(5) 文書分類表の補正に関すること。
(6) 文書収受件名簿、文書発送件名簿及び文書目録の管理に関すること。
(7) 文書管理システムの運用管理に関すること。
(8) 文書取扱主任を指揮監督すること。
(平19教委規則17・追加)
(文書取扱主任)
第3条 所管課等に文書取扱主任を1人置く。
2 文書取扱主任は、当該所管課等の職員の中から、文書管理者が適任と認めるものを選任する。ただし、市立小学校、中学校及び幼稚園については、この限りでない。
3 文書取扱主任は、文書管理者の命を受け、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書事務の能率化促進及び改善指導に関すること。
(2) 文書の整理に関すること。
(3) 文書の収受及び発送に関すること。
(4) 文書収受件名簿、文書発送件名簿及び文書目録の作成に関すること。
(5) ファイリングシステムの維持管理に関すること。
(6) 文書管理システムの運用管理に関する処理に関すること。
(平19教委規則17・全改、平25教委規則2・一部改正)
(文書の収受)
第4条 教育委員会事務局に到達した文書は、管理課において収受し、主管課に送付する。
2 学校その他の教育機関に到達した文書はそれぞれにおいて収受するものとする。
(平19教委規則17・一部改正)
(文書の発送)
第5条 発送する文書は、通常主管課において浄書し、文書処理簿に記入の上、管理課に回付するものとする。
2 学校その他の教育機関については、それぞれにおいて浄書し、文書処理簿に記入の上、発送するものとする。
(平19教委規則17・一部改正)
(令達)
第6条 令達する文書は、主管課及び学校その他の教育機関において起案し、原議は管理課に回付しなければならない。
2 管理課は、回付された文書を種類別に、令達簿に記入し、番号をつけて令達しなければならない。
3 令達番号は、毎年1月に起こし、12月にとどめる。
(平19教委規則17・一部改正)
(令達の種類)
第7条 令達の種類は、次のとおりとする。
(1) 教育委員会規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)に基づいて規則としたもの
(2) 教育委員会告示 市内一般又は一部に告示するもの
(3) 教育委員会訓令 所属の機関又は職員に命令するものであつて、「甲」は例規的、「乙」は一時にとどまるもので例規的でないもの
(4) 教育委員会指令 願に対して許可を与えるもの
(平25教委規則2・一部改正)
(文書の左横書き)
第7条の2 文書の書き方は、次に掲げるもののほかはすべて左横書きとする。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 特に教育委員会が縦書きと認めたもの
第8条 この規則に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、市長の事務部局の例による。
(平19教委規則7・一部改正)
付則
この規則は、公布の日から施行する。
付則(昭和49年4月17日教委規則第1号)
この規則は、公布の日から施行する。
付則(昭和50年8月21日教委規則第11号)
この規則は、公布の日から施行し、昭和50年7月5日から適用する。
付則(昭和55年7月14日教委規則第10号)
この規則は、公布の日から施行する。
付則(昭和60年3月30日教委規則第2号)
この規則は、昭和60年4月1日から施行する。
附則(平成3年10月1日教委規則第8号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成14年4月1日教委規則第9号)
この規則は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成15年4月1日教委規則第6号)
この規則は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月26日教委規則第7号抄)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月31日教委規則第17号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月25日教委規則第2号抄)
(施行期日)
1 この規則は、平成25年4月1日から施行する。
附則(令和5年4月1日教委規則第16号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年2月15日教委規則第1号抄)
この規則は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年4月1日教委規則第7号)
この規則は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第2条の3関係)
(平19教委規則17・追加、平25教委規則2・令5教委規則16・令6教委規則1・令6教委規則7・一部改正)
一般文書の記号
課かい | 収受文書 | 発送文書 | ||
一般文書 | 親展文書 | 証明文書 | ||
管理課 | 芦教管受 | 芦教管 | 芦教管親 | 芦教管証 |
教職員課 | 芦教教受 | 芦教教 | 芦教教親 | 芦教教証 |
社会教育推進課 | 芦教社受 | 芦教社 | 芦教社親 | 芦教社証 |
学校教育課 | 芦教学受 | 芦教学 | 芦教学親 | 芦教学証 |
学校支援課 | 芦教支受 | 芦教支 | 芦教支親 | 芦教支証 |
保健安全・特別支援教育課 | 芦教保受 | 芦教保 | 芦教保親 | 芦教保証 |
打出教育文化センター | 芦教打受 | 芦教打 | 芦教打親 | 芦教打証 |
青少年育成課 | 芦教青受 | 芦教青 | 芦教青親 | 芦教青証 |
青少年愛護センター | 芦教愛受 | 芦教愛 | 芦教愛親 | 芦教愛証 |