(趣旨)

第1条　この規程は、文書事務の効率化を図るため、文書をマイクロフィルムに撮影し、当該マイクロフィルム文書を原文書と同様に取り扱うことに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(事務の所管)

第3条　マイクロフィルム文書の作成に関する事務は、文書主管課において行うものとする。

(撮影する文書の範囲)

第4条　マイクロフィルムに撮影する文書は、保存文書のうち、おおむね次に掲げる文書であって、マイクロフィルム化することにより、効率的な利用を図ることができるもの又は破損等を防止する必要があるものとする。

(撮影)

第5条　マイクロフィルムに撮影する文書は、当該文書に係る事務を所管する課の文書管理者が文書主管課長と協議の上選定し、文書主管課長に撮影を依頼するものとする。

(検収)

第6条　文書主管課長は、撮影者からマスターフィルム文書の納入を受けたときは、撮影された文書(以下「原文書」という。)、指示書及び証明書の添付を確認し、原文書と相違なく正写されていることを検査して収納するものとする。

(マイクロフィルム文書の保存等)

第7条　マイクロフィルム文書の保存年限は、当該原文書の保存年限と同一年限とする。

(検査)

第8条　文書主管課長は、次に掲げる時期にマスターフィルム文書の保存状況について検査を行わなければならない。

(再撮影及び再製等)

第9条　第5条第2項及び第3項並びに第6条第1項及び第2項の規定は、原文書の再撮影及びマスターフィルム文書の再製について準用する。

(マイクロフィルム文書の利用)

第10条　マイクロフィルム文書の閲覧又は複写は、活用フィルム文書を使用し、マスターフィルム文書を使用してはならない。ただし、文書主管課長が特に必要と認めるときは、この限りでない。

(マスターフィルム文書の貸出禁止)

第11条　マスターフィルム文書は、貸し出さないものとする。ただし、文書主管課長が特に必要と認めるときは、この限りでない。

(原文書の廃棄)

第12条　文書主管課長は、マスターフィルム文書が第8条第1項第1号の規定による検査に合格したときは、原文書を廃棄するものとする。ただし、文書主管課長が特に保存の必要があると認めるものについては、この限りでない。

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第13条　文書取扱規程第55条から第57条までの規定は、マイクロフィルム文書の廃棄について準用する。

(活用フィルム文書作成の特例)

第14条　日常利用の便等を考慮して、活用フィルム文書の作成に代えて、マスターフィルム文書から電子化文書を作成し、利用することができる。

(保管文書のマイクロフィルム化)

第15条　第4条の規定にかかわらず、保管文書のうち、文書管理者が文書主管課長と協議し、文書主管課長が同条各号に規定する文書に準ずる文書として特に必要と認めたものについては、文書管理者がマイクロフィルム文書を作成することができる。この場合において、第5条第1項の規定の適用については、同項中「選定し、文書主管課長に撮影を依頼する」とあるのは「選定し、マイクロフィルム文書の作成に関する事務を行う」とする。

(補則)

第16条　この規程に定めるもののほか、マイクロフィルム文書の取扱いについて必要な事項は、市長が別に定める。