○芦屋市議会文書共有システム等の使用に関する要綱
平成28年7月14日
(趣旨)
第1条 この要綱は、芦屋市議会(以下「市議会」という。)の会議における文書共有システム及び文書共有システム用端末機(以下「システム等」という。)の使用に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書共有システム 情報通信技術を用いた議会情報データベースをいう。
(2) 文書共有システム用端末機 市議会議員及び市職員で議長が文書共有システムの使用を許可した者(以下「議員等」という。)に対して貸与する端末機をいう。
(3) アカウント ネットワーク、文書共有システム等にログインするための権利をいう。
(4) 会議 市議会における全ての会議をいう。
(端末機の使用者)
第3条 文書共有システム用端末機(以下「端末機」という。)を使用することができる者は、議員等とする。
(システムの使用者)
第4条 文書共有システム(以下「システム」という。)を使用することができる者は、アカウントを持つ議員等とする。
2 アカウントの付与は、議長が行うものとする。
3 前項の規定にかかわらず、議長は市長と協議の上、市長を通じて市職員にアカウントを付与することができるものとする。
(適正管理)
第5条 システム等を使用する者は、パスワードを適正に管理するものとする。
(端末機の貸与等)
第6条 議長は、議会運営及び議員活動に使用するため、議員等に端末機を貸与するものとする。
2 端末機の貸与を受けた議員等(以下「使用者」という。)は、端末機を他人に貸与し、又は譲渡してはならない。
3 使用者は、端末機の使用権限がなくなったときは、速やかに、議長に返却するものとする。
(端末機の取扱い)
第7条 使用者は、貸与された端末機を善良な管理者として適切に管理するものとする。
2 使用者は、端末機を紛失し、又は破損したときは、速やかに、議長に報告するものとする。
3 端末機の破損、故障又は紛失により有償の措置が必要となった場合は、当該使用者の負担によりその費用を弁償するものとする。ただし、使用者の責めに帰することができない事由によることが明らかなときは、この限りでない。
(執行機関の職員が使用する端末機)
第8条 前2条の規定にかかわらず、アカウントを持つ市職員は、市長から貸与される端末機によりシステムを使用することができる。この場合において、市長から貸与される端末機の取扱い等については、市長の定めるところによる。
(端末機の使用範囲)
第10条 端末機(第8条の規定により、市長から貸与される端末機を除く。)の使用範囲は、次に定めるところによる。
(1) 会議における使用
(2) 情報伝達における使用
ア 議員等相互間での情報及び各種通知・連絡文書等の送受信
(ア) 市議会事務局からの開催通知等
(イ) 執行機関等からの情報提供等
(ウ) 議会専用ポータルのスケジュール、掲示等
(エ) 災害等の緊急時の連絡
イ 会議に関する各種資料の閲覧等
(ア) 議案及び議案に関する資料
(イ) 会議中又は会議の前後に要求された資料
(ウ) その他会議に必要な資料
(3) 情報収集における使用
ア 市ホームページからの情報閲覧
(ア) 本会議及び委員会の会議録の閲覧
(イ) 本市の各種計画等の閲覧
(ウ) その他会議に必要な情報の閲覧
イ 検索サイトからの情報閲覧
(ア) 他自治体等の先進事例の閲覧
(イ) その他会議及び議員活動に必要な情報の閲覧
(4) 情報発信における使用
ア 市民への説明、報告等
イ その他議員活動
(1) 端末機を他のネットワーク及び機器に接続すること。
(2) 端末機の改造及び交換並びにソフトウェアの導入及び削除をすること。
(3) 文書共有システムに接続して得た情報のうち、個人情報その他市議会及び市において公開されていない情報を開示すること。
(4) 会議を録音し、若しくは録画し、又は会議の情報を会議室外に発信すること。
(5) ソーシャルネットワーキングサービス、掲示板等へ投稿すること。
(6) 電子メール等の通信機能を公務(公務に準ずる場合を含む。)及び議員間の連絡以外に使用すること。
(7) 第三者の迷惑になる行為を行うこと。
(8) 前各号に定めるもののほか議長が必要と認める事項
2 議長又は会議の長は、使用者が前項の規定に違反したときは、注意喚起を行うものとする。この場合において、使用者が再度の注意によっても違反が是正されないときは、端末機の使用を停止させることができる。
(遵守事項)
第12条 使用者は、次に掲げる事項について遵守するものとする。
(1) 情報の受信及び発信は、責任を持って行うこと。
(2) データの正確性を保持し、データ等の紛失、き損等の防止に努めること。
(3) 個人情報の漏えいがあったときは、速やかに実情を把握し、議長に報告するとともに必要な措置を講じること。
(セキュリティ対策)
第13条 使用者は、市の情報及びシステムの保全措置に関し、積極的に協力し、誠実に対処しなければならない。
(議会運営委員会等での協議)
第14条 システム等の使用等に問題又は疑義が生じたときは、芦屋市議会委員会条例(平成16年芦屋市条例第21号)第1条に規定する議会運営委員会又は議長が別に設置する会議等において協議するものとする。
(補則)
第15条 この要綱に定めるもののほか、システム等の運用等に関し必要な事項は、議長が別に定める。
附則
この要綱は、平成28年7月14日から施行する。