○芦屋市通話録音装置の運用に関する要綱
令和5年4月1日
(趣旨)
第1条 この要綱は、公正かつ適正な職務の執行を確保するとともに、犯罪の防止、職員への不当要求行為等の排除を図ることを目的として設置する通話録音装置の運用に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 通話録音装置 電話機の通話中に自動又は手動で通話内容を録音し、記録する装置をいう。
(2) 通話記録 通話録音装置により録音記録され、通話記録装置内に保存された音声等をいう。
(管理責任者等の設置)
第3条 通話録音装置が設置されている課等に通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置くものとし、各課等の長をもって充てる。
2 管理責任者は通話録音装置の運用管理にあたり、必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。
3 管理取扱者は、管理責任者が命じた者をもって充てる。
(設置の公表)
第4条 管理責任者は、通話録音装置を設置したときはその旨及びその利用目的を市のホームページ等への掲載、その他適切な方法により公表するものとする。
(個人情報保護)
第5条 管理責任者及び管理取扱者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)を遵守し、通話録音装置の設置及び管理に関し、適切な措置を講じなければならない。
2 管理責任者及び管理取扱者は、通話記録の漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のための必要な措置を講じなければならない。
3 職員は、取り扱い上知り得た通話記録に係る情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的のために使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
(事前告知)
第6条 職員は、必要性を十分に精査したうえで、通話内容の正確性等を期するために通話録音装置を使用することができる。
2 通話記録装置を使用して録音するときは、通話の相手方に対し、録音することを告知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 脅迫、恐喝など不当要求行為に該当するとき、刑事事件に発展する恐れがあるとき、その他トラブル等に発展することが認められるとき。
(2) 民事訴訟に発展する恐れがあると認められるとき。
(3) 個人の生命、身体又は財産の安全を守る必要があるためやむを得ないと認められるとき。
(4) 前3号に定めるもののほか、告知しないことについて、やむを得ない事由があると認められるとき。
(通話記録の保存期間等)
第7条 管理責任者が必要と認めた場合の通話記録の保存期間は、通話記録装置により録音した日の翌日から起算して30日間とし、保存期間を経過した通話記録は、上書き等の操作により消去を行うものとする。
2 通話録音装置に保存された通話記録は、録音し、記録した状態で保存し、改変してはならない。
3 通話記録は、複製してはならない。ただし、不当要求行為があったと認める場合等、通話記録装置の設置目的を達成するために特に必要であると管理責任者が認めた場合及び開示請求があった場合においては、外部記録媒体へ保存するものとする。
4 前項ただし書の規定により保存した通話記録については、管理責任者が目録を作成し、施錠可能な収納庫等に保管しなければならない。
5 管理責任者は、第3項ただし書の必要がなくなったときは、外部記録媒体を物理的に破壊し、廃棄処分しなければならない。
(目的外利用及び第三者への提供禁止)
第8条 通話記録は、第1条に規定する目的以外の目的のために利用し、又は第三者へ提供してはならない。ただし、法第69条第2項の規定により行う場合は、この限りでない。
(開示請求等)
第9条 管理責任者は、本人から通話記録の開示請求があったときは、法の規定に基づく所定の手続きを行わなければならない。
2 開示に際しては、外部記録媒体へ複製する等請求者が聴くことができる方法で開示する。
(苦情の処理)
第10条 管理責任者は、通話記録装置の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適正に対応するものとする。
(補則)
第11条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は市長が別に定める。
附則
この要綱は、令和5年4月1日から施行する。