○文書管理規程

平成12年9月13日

訓令第3号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の受領及び処理(第10条―第18条)

第3章 文書の施行(第19条―第23条)

第4章 文書の保管及び保存(第24条―第32条)

第5章 雑則(第33条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、事務局(組織条例(昭和45年条例第5号)第1条に規定する事務局をいう。以下同じ。)における文書の取扱いについて、別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 回議 決裁を得るため、文書をその権限ある者に回付することをいう。

(2) 合議 起案内容が消防本部に関係する場合に、その承認を求め、又は意思を調整するため、文書を回付することをいう。

(3) 供覧 収受した文書を順次上司の閲覧に供することをいう。

(4) 庁内文書 事務局又は消防本部相互において収発する文書をいう。

(5) 庁外文書 前号に規定する庁内文書以外のものをいう。

(6) 保管文書 完結した文書で、その文書の施行年度又は年を終了後1年度を経過するまでの間、保管するものをいう。

(7) 保存文書 保管期間を経過した文書で、引き続き保存するものをいう。

(事務処理及び文書取扱いの原則)

第3条 事務の処理は、文書によることを原則とする。

2 文書は丁寧、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、管理しなければならない。

(事務局長の職務)

第4条 事務局長は、文書事務の全般を統括するとともに、到達した文書(文書に類する物品を含む。以下同じ。)の受領、配布及び発送並びに文書の保存に関する事務を行う。

(文書主任等の設置)

第5条 事務局に、文書主任及びファイル担当者を置く。

2 文書主任は、事務局長の指定する者をもって充てる。

3 ファイル担当者は、事務局長の指定する者をもって充てる。

(文書主任の職務)

第6条 文書主任は、事務局長の命を受け、事務局における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(4) ファイリングシステムの指導、管理及び改善に関すること。

(5) その他文書事務の取扱いに関し必要なこと。

(ファイル担当者の職務)

第7条 ファイル担当者は、文書主任の指示を受け、前条第1号第3号第4号及び第5号の事務を補助する。

(文書の種類)

第8条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 令達文書

 訓令 職務に関し、その職員に対して指揮命令するもの

 達 権限に基づき、一方的に特定の個人、団体等に対して、特定の事項を命令し、禁止し、停止し、又は既に与えた許可、認可等を取り消すもの

 指令 権限に基づき、個人又は団体の申請又は願に基づいて指示し、若しくは命令し、又は許可、認可等の行政処分をするもの

(3) 公示文書

 告示 法令又は権限に基づき、処分し、又は決定した事項等を一般に周知するために公示するもの

 公告 一定の事実を広く一般に周知するために公示するもの

(4) 一般文書

 往復文書 照会、回答、通知、依頼、報告、申請、進達、副申、諮問、答申、届、上申、内申等

 部内文書 伺、復命、供覧、辞令等

 その他の文書 表彰状、証明書、契約書、議案、委任状等

(文書の記号及び番号)

第9条 施行する文書には、文書記号及び文書番号を付して処理しなければならない。ただし、事務局長が必要ないと認めるものについては、この限りでない。

2 条例、規則、訓令、告示及び公告(以下「公示令達文書」という。)並びに指令及び達の文書記号は、それぞれ文書の種別により表示するものとする。

3 公示令達文書の文書番号は、文書の種別ごとに歴年による一連番号とし、指令及び達の文書番号は、指令・達番号簿(別記第1号様式)により、年度による一連番号とする。

4 一般文書の文書記号は、「安広組」とする。

5 一般文書の文書番号は、文書整理簿(別記第2号様式)により、年度による一連番号とする。ただし、軽易な文書にあっては、これを省略し、号外として処理することができる。

6 年度内の同一事件の文書については、同一の番号を用いることができる。

7 同一種類の文書のうち事務局長が必要であると認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。

8 組合議会に提案する議案の文書番号は、歴年による一連番号とする。

第2章 文書の受領及び処理

(文書の受領)

第10条 文書主任は、受領した文書を、次に掲げるところにより処理しなければならない。ただし、刊行物その他これに類するものについては、この限りでない。

(1) 文書は、直ちに開封し、当該文書の余白に収受印(別記第3号様式)を押し、当該文書に係る事務を所掌する係に配布すること。

(2) 文書整理簿に件名、発信者名等を記入すること。ただし、軽易な文書については、文書整理簿への登載を省略することができる。

(3) 書留、配達証明、内容証明及び特別送達の取扱いによる郵便物にあっては、特殊文書収受簿(別記第4号様式)に必要事項を記入の上、収受者が押印するものとする。

(文書処理の原則)

第11条 事務局長は、文書に係る処理方針及び処理期限を示して文書の迅速な処理を図り、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の起案)

第12条 文書の起案は、別に定めがある場合を除き、すべて起案用紙(別記第5号様式)を用いるものとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、当該各号に定めるところにより処理することができる。

(1) 軽易な事案に係る起案は、文書の余白に朱書して処理することができる。

(2) 定例的に取り扱う事案に係る起案は、一定の帳票を用いて処理することができる。

(供覧)

第13条 収受した文書で起案による処理を必要とせず、上司の閲覧に供することをもって足りるものは、当該文書の余白に供覧する旨記載して処理することができる。

(起案の要領)

第14条 文書は、次に掲げるところにより、簡明かつ平易に起案しなければならない。

(1) 起案する文書(以下「起案文書」という。)には、すべて件名を付し、起案年月日、起案者、起案理由、関係規定その他必要事項を記入し、かつ、関係書類を年月日順に一括して添付すること。ただし、定例又は軽易なものについては、これらを省略することができる。

(2) 起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書に決裁年月日を記入すること。

(回議及び合議)

第15条 起案文書の回議及び合議は、事務決裁規程(平成12年訓令第5号)の定めるところによるほか、次に掲げるところによる。

(1) 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議するものとする。

(2) 回議を受けた者が、起案文書の内容を修正したときは、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

(3) 起案の内容が消防本部の事務に関係がある場合は、当該起案文書を消防本部に合議しなければならない。

(4) 合議を受けた者が当該事案の処理に関し異議があるときは、相互に協議して調整するものとし、調整ができないときは、双方の意見を付して上位の職にある者の指示を受けなければならない。

(5) 起案文書の内容が重要若しくは異例なもの又は秘密を要し、若しくは緊急を要するものについては、所管の係長以上の職にある者が、自ら持ち回りにより回議し、又は合議しなければならない。

(廃棄した場合等の処置)

第16条 起案文書が合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき又は中途で廃案となったときは、合議した消防本部にその旨を連絡しなければならない。

2 決裁文書の施行を保留すべき必要が生じたときは、理由を付して上司の承認を受けるとともに、合議した消防本部にその旨を連絡しなければならない。

(議会議案の処理)

第17条 組合議会の議決を要する事項があるときは、事務局長は、議案番号簿(別記第6号様式)に登載し、処理しなければならない。

(公示令達文書の処理)

第18条 公示令達文書は、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 公示令達文書は、公示令達番号簿(別記第7号様式)により番号を付すること。

(2) 公示令達文書は、公告式条例(昭和45年条例第1号)に定める手続をすること。

第3章 文書の施行

(施行日)

第19条 文書の施行日は、公布し、告示し、又は公告する文書にあっては、公布、告示又は公告の日とし、その他の文書にあっては、発送、制定又は送達の日とする。

2 前項の施行日を決定するときは、発送若しくは送達までに要する日数又は受信者に到達させなければならない日を考慮しなければならない。

(浄書及び印刷)

第20条 決裁を終えた起案文書(以下「決裁文書」という。)で施行を要するものは、所管係において浄書し、又は印刷するものとする。

2 浄書した文書は、直ちに決裁文書と照合しなければならない。

(公印の使用)

第21条 施行する文書には公印を押印し、必要に応じ決裁文書と契印しなければならない。ただし、庁内文書又は軽易な庁外文書は、これを省略することができる。

2 前項に定めるもののほか、公印の使用については、公印規則(昭和52年規則第8号)の定めるところによる。

(発信者氏名)

第22条 発送文書は、法令に特別の定めのあるものを除き、理事長名を用いなければならない。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては、組合名、事務局長名又は事務局名を用いることができる。

(文書の発送)

第23条 文書の発送は、原則として郵送するものとする。

2 文書を郵送しようとするときは、郵便切手を使用するものとし、その使用に際しては郵便切手受払簿(別記第8号様式)に所掌事項を記載しなければならない。

第4章 文書の保管及び保存

(文書の整理等)

第24条 文書は、常に系統的に分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管しておかなければならない。

(文書の保管等)

第25条 事務局長は、施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったもの及び供覧によって完結する文書で供覧が終わったもの(以下「完結文書」という。)のうち、当該年度に属するもの(以下「現年度文書」という。)及び前年度に属するものを、常に整理し、保管しなければならない。

2 事務局長は、完結文書のうち年度を越えて使用する文書で使用頻度が特に高いものその他特別の事情があるものを、必要と認める期間、前項の現年度文書とみなして取り扱うことができる。

3 文書は、フォルダーに挟み、キャビネットに収納しておくものとする。ただし、キャビネットへの収納に適さない文書については、他の保管用具に収納することができる。

(ファイル基準表の作成)

第26条 事務局長は、毎年3月31日現在において、ファイル基準表(別記第9号様式)を作成しなければならない。

(文書の保存期間)

第27条 文書の保存期間の種別は、次のとおりとする。

(1) 永年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 3年保存

(5) 1年保存

2 文書の保存期間は、別表に定める基準により、事務局長が定めるものとする。

(保存期間の起算)

第28条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算するものとする。ただし、歴年による文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年の翌年4月1日から起算するものとする。

(文書の保存)

第29条 事務局長は、毎年度4月末日までに、保管期間が経過した文書で引き続き保存を要するものを、保存期間別に個別フォルダーを区分し、ファイル基準表の配列順に文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納するものとする。

2 事務局長は、文書保存目録(別記第10号様式)を作成し、保存箱を書庫に収納するものとする。

3 前項の保存箱は、所定のものを用いるものとし、表面に必要事項を表示しなければならない。

(マイクロフィルム等への収録等)

第30条 事務局長は、必要があると認める文書について、マイクロフィルム、光ディスクその他の永続性のある物(以下「マイクロフィルム等」という。)に収録し、保存することができる。

2 保存文書を収録したマイクロフィルム等の保存期間は、当該文書の保存期間とする。

(保存文書の廃棄)

第31条 事務局長は、文書の保存期間が経過したときは、当該文書を廃棄しなければならない。

2 廃棄する文書で秘密に属するものについては、裁断、焼却等適切な処理をしなければならない。

(保存期間の延長)

第32条 事務局長は、保存期間が経過した文書のうち、更に保存する必要があると認めるものについては、当該文書の保存期間を延長することができる。

第5章 雑則

(補則)

第33条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

この訓令は、平成12年10月1日から施行する。

(平成18年12月26日訓令第4号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成23年3月29日訓令第1号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

別表(第27条関係)

保存期間

設定基準

永年

1 組合議会議案及び議決通知に関する文書

2 条例、規則、告示、訓令、達及び指令の原議並びに関係文書

3 広域行政圏の圏域変更に関する文書

4 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する重要な文書

5 褒賞及び儀式に関する文書

6 異議の申立て、訴願、訴訟及び和解に関する重要な文書

7 事務引継に関する重要な文書

8 予算、決算及び出納に関する特に重要な文書

9 公有財産の取得、管理及び処分並びに組合債に関する文書

10 寄附及び受納に関する重要な文書

11 許可、認可又は契約に関する重要な文書

12 事業計画及びその実施等に関する重要な文書

13 組合の沿革及び組合史の資料となる重要な文書

14 各種委員会等の委員等の任免、委嘱及び解散に関する文書

15 各種委員会等の議事録その他重要な文書

16 諮問、答申等に関する文書で重要な文書

17 その他特に永年保存する必要がある文書

10年

1 組合議会に関するもので永年保存の必要がない文書

2 予算、決算及び出納に関するもので永年保存の必要がない文書

3 官報及び県報

4 各種の調査、統計、報告、申請、証明等で重要な文書

5 備品の出納、保管等に関する文書

6 市町負担金に関する文書

7 陳情、請願等に関する文書で重要なもの

8 職階、進退、身分等人事に関するもので永年保存の必要がない文書

9 補助金に関する重要な文書

10 その他10年間保存する必要がある文書

5年

1 原簿、台帳等に記入済みの書類で5年間保存の必要がある文書

2 陳情、請願等に関する文書

3 契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書

4 組合有財産の管理に関する文書

5 その他5年間保存する必要がある文書

3年

1 一時の処理に属する願、届書類、通知書等で3年間保存の必要がある文書

2 軽易な照会、回答その他往復文書

3 その他3年間保存する必要がある文書

1年

1 通知、照会、回答等のうち軽易な文書

2 その他1年間保存する必要がある文書

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文書管理規程

平成12年9月13日 訓令第3号

(平成23年4月1日施行)

体系情報
第3章 組織・処務
沿革情報
平成12年9月13日 訓令第3号
平成18年12月26日 訓令第4号
平成23年3月29日 訓令第1号