(1)　所管課　千葉市病院局事務分掌規程(平成23年千葉市病院局規程第2号)第2条に規定する課、病院に置かれる事務局及び室(事務局に置かれる室を除く。)

(2)　文書管理者　所管課の長をいう。

(3)　文書主管課　経営企画課をいう。

(1)　文書主管課に備える帳簿

(2)　所管課に備える帳簿

(3)　事務局に備える帳簿

(1)　規程、訓令、告示及び公告(以下「公示令達文書」という。)の記号は市名又は局名にそれぞれ文書の種類を表す文字を付し、番号は暦年による一連番号とする。

(2)　指令及び達の記号は市名にそれぞれ文書の種類を表す文字、「病」の文字及び所管課の頭文字(市立青葉病院においては「青」、市立海浜病院においては「海」の1文字、次号について同じ。)を付し、番号は年度による一連番号とし、所管課ごとに毎年度更新するものとする。

(3)　一般文書の記号は年度区分に「病」の文字及び所管課の頭文字を付し、番号は年度による一連番号とし、所管課ごとに毎年度更新するものとし、庁外文書については、「病」の文字に「千」を冠用するものとする。

(4)　一般文書の番号は、文書管理システムで管理する番号を使用し、指令及び達の番号は、指令・達番号簿で管理する番号を使用しなければならない。

(1)　受領した文書の種類及び件数を時間外文書受領簿に記載すること。

(2)　至急電報、親展文書等急を要すると認められるものは、直ちに受信人又は文書管理者に通報し、又は送付し、その旨時間外文書受領簿に添書すること。

(3)　電報、訴訟、不服申立てその他到達日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書は、特に受領日時を明記し、取扱者の印を押すこと。

(1)　公示令達文書には、文書主管課において、公示令達番号簿により番号を付けること。

(2)　公示令達文書については、所管課において掲示すべき文書を必要部数作成し、文書主管課に送付すること。

(3)　文書主管課は、前号に規定する文書を総務局総務部総務課に送付し、市役所及び各区役所の掲示場への掲示を依頼すること。