(目的)

第1条　この条例は、本市の諸活動及び歴史的事実の記録である公文書等が、民主主義の根幹を支える市民共有の知的資源として、市民が主体的に利用し得るものであることに鑑み、公文書等の管理に関する基本的事項を定めること等により、公文書等の適正な管理、特定重要公文書等の適切な保存及び利用等を図り、もって市政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、本市の諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。

(定義)

第2条　この条例において「実施機関」とは、市長、消防長、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び病院事業管理者並びに議会をいう。

(他の法令等との関係)

第3条　公文書等の管理については、法令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。

(公文書管理の原則)

第4条　実施機関の職員は、本市の諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務を有することを認識し、事務の適正かつ能率的な処理に資するよう、公文書の作成、整理、保存等を適切に行わなければならない。

(文書の作成)

第5条　実施機関の職員は、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(整理)

第6条　実施機関の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める公文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめなければならない。

(保存期間が満了したときの措置の定め)

第7条　市長は、文書ファイルについて、保存期間(前条第3項の規定により延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、重要公文書に該当するものにあっては引き続き保存する措置を、それ以外のものにあっては廃棄する措置をとるべきことを定めなければならない。

(保存)

第8条　実施機関は、文書ファイルについて、当該文書ファイルの保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(文書ファイル管理簿)

第9条　実施機関は、文書ファイルの管理を適切に行うため、文書ファイルの分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項(千葉市情報公開条例(平成12年千葉市条例第52号。以下「情報公開条例」という。)第7条に規定する不開示情報に該当するものを除く。)を帳簿(以下「文書ファイル管理簿」という。)に記載しなければならない。ただし、1年未満の保存期間が設定された文書ファイルについては、この限りでない。

(特定重要公文書等選別基準)

第10条　市長は、公文書又は法人その他の団体若しくは個人から寄贈若しくは寄託の申出があった文書等のうち、市政の重要事項に関わり、将来にわたって本市の諸活動及び歴史を跡付け、又は検証する上で重要な資料となるものを選別するための基準(以下「特定重要公文書等選別基準」という。)を制定するものとする。

(保存期間が満了した文書ファイルの取扱い)

第11条　市長は、保存期間が満了した文書ファイルについて、第7条第1項の規定による定めに基づき、引き続き保存し、又は廃棄しなければならない。

(管理状況の点検)

第12条　実施機関は、毎年度、文書ファイル管理簿の作成の状況その他の公文書の管理の状況を点検し、必要な措置を講じなければならない。

(管理状況の報告等)

第13条　市長以外の実施機関は、文書ファイル管理簿の作成の状況その他の公文書の管理の状況について、毎年度、市長に報告しなければならない。

(公文書管理体制の整備)

第14条　実施機関は、規則その他の規程で定めるところにより、公文書を適正に管理するために必要な体制を整備しなければならない。

(電磁的記録等による保存)

第15条　実施機関は、公文書(規則で定めるものを除く。)をスキャナにより読み取る等して作成した電磁的記録等(以下この条において「複製」という。)の保存をもって当該公文書の保存に代えることができる。

(電子化の推進)

第16条　実施機関は、公文書の適正な管理、事務又は事業の効率化等に資するため、公文書の電子化の推進に努めなければならない。

(特定重要公文書等の保存)

第17条　市長は、特定重要公文書等について、第29条第1項の規定により廃棄する場合を除き、永久に保存しなければならない。

(特定重要公文書等の利用請求)

第18条　何人も、この条例の定めるところにより、前条第4項の目録の記載に従い、市長に対して特定重要公文書等の利用の請求(以下「利用請求」という。)をすることができる。

(利用請求の取扱い)

第19条　市長は、利用請求があった場合には、次に掲げる場合を除き、当該利用請求に係る特定重要公文書等を利用させなければならない。

(利用請求に対する決定)

第20条　市長は、利用請求に係る特定重要公文書等の全部又は一部を利用させるときは、その旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨(一部を利用させる旨の決定をした場合にあっては、その旨及びその理由)及び利用の実施に関し必要な事項を書面により通知しなければならない。

(利用決定等の期限)

第21条　前条各項の決定(以下「利用決定等」という。)は、利用請求があった日の翌日から起算して30日以内にしなければならない。ただし、第18条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

(利用決定等の期限の特例)

第22条　利用請求に係る特定重要公文書等が著しく大量であるため、利用請求があった日の翌日から起算して60日(第18条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は算入しない。)以内にその全てについて利用決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、市長は、利用請求に係る特定重要公文書等のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定等をし、残りの特定重要公文書等については相当の期間内に利用決定等をすれば足りる。この場合において、市長は、同条第1項に規定する期間内に、利用請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。

(本人情報の取扱い)

第23条　市長は、第19条第1項第1号イの規定にかかわらず、同号イに掲げる情報により識別される特定の個人(以下この条において「本人」という。)から、当該情報が記録されている特定重要公文書等について利用請求があった場合において、規則で定めるところにより本人であることを示す書類の提示又は提出があったときは、本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報が記録されている場合を除き、当該特定重要公文書等につき同号イに掲げる情報(本人に関するものに限る。)が記録されている部分についても、利用させなければならない。

(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)

第24条　利用請求に係る特定重要公文書等に次に掲げるもの以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合には、市長は、利用決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、利用請求に係る特定重要公文書等の名称その他規則で定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。

(利用の方法)

第25条　市長が特定重要公文書等を利用させる場合には、文書又は図画については閲覧又は写しの交付の方法により、電磁的記録についてはその種別、情報化の進展状況等を勘案して規則で定める方法により行う。ただし、閲覧の方法により特定重要公文書等を利用させる場合にあっては、当該特定重要公文書等の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときに限り、その写しを閲覧させる方法により、これを利用させることができる。

(費用の負担)

第26条　前条の規定により写しの交付(電磁的記録にあっては、これに準ずるものとして規則で定める方法。以下この条において同じ。)により特定重要公文書等を利用するものは、当該写しの交付に要する費用を負担しなければならない。

(利用の促進)

第27条　市長は、特定重要公文書等(第19条の規定により利用させることができるものに限る。)について、積極的に一般の利用に供するよう努めなければならない。

(移管元実施機関による利用の特例)

第28条　特定重要公文書等を移管した実施機関が市長に対してその所掌事務又は業務を遂行するために必要であるとして当該特定重要公文書等について利用請求をした場合には、第19条第1項第1号の規定は、適用しない。

(特定重要公文書等の廃棄)

第29条　市長は、特定重要公文書等として保存されている文書等が将来にわたり保存する必要がなくなったと認める場合には、当該文書等を廃棄することができる。

(保存及び利用の状況の公表)

第30条　市長は、特定重要公文書等の保存及び利用の状況について、毎年度、その概要を公表しなければならない。

(審査請求に関する規定の適用除外)

第31条　利用決定等又は利用請求に係る不作為に係る審査請求については、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第9条第1項本文の規定は、適用しない。

(公文書等管理審査会への諮問)

第32条　利用決定等又は利用請求に係る不作為について、審査請求があった場合は、市長は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、千葉市公文書等管理審査会に諮問しなければならない。

(諮問をした旨の通知)

第33条　市長は、前条の規定により諮問をしたときは、次に掲げるものに対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

(第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続)

第34条　第24条第4項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。

(設置)

第35条　市長からの諮問に応じ、次に掲げる事項を調査審議するため、千葉市公文書等管理審査会(以下「審査会」という。)を置く。

(組織)

第36条　審査会は、委員5人以内で組織する。

(資料の提出等の求め)

第37条　審査会は、その所掌事務を遂行するため必要があると認める場合には、実施機関に対し、資料の提出、意見の開陳、説明その他必要な協力を求めることができる。

(審査会の調査権限)

第38条　審査会は、第32条の規定により市長から諮問された事項について調査審議するため必要があると認めるときは、市長に対し、審査請求に係る特定重要公文書等の提示を求めることができる。この場合においては、何人も、審査会に対し、その提示された特定重要公文書等の開示を求めることができない。

(審査会に係る事項の委任)

第39条　この章に定めるもののほか、審査会の組織及び運営に関し必要な事項は、市長が別に定める。

(研修)

第40条　実施機関は、当該実施機関の職員に対し、公文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(指定管理者等の文書等の管理)

第41条　指定管理者(地方自治法(昭和22年法律第67号)第244条の2第3項に規定する指定管理者をいう。)は、公の施設(同法第244条第1項に規定する公の施設をいう。)の管理に関して保有する文書等の適正な管理に関し必要な措置を講じなければならない。

(出資等法人の文書等の管理)

第42条　本市が出資その他財政支出等を行う法人であって、規則で定めるもの(次項において「出資等法人」という。)は、この条例の趣旨にのっとり、その保有する文書等の適正な管理に関し必要な措置を講ずるよう努めるものとする。

(委任)

第43条　この条例に定めるもののほか、公文書等の管理に関し必要な事項は、規則で定める。