2　総括文書管理者は、実施機関における公文書の管理に関する事務を総括するものとする。

3　総括文書管理者は、公文書の管理状況について必要な調査を行い、その指導及び改善に努めるものとする。

4　市長部局における総括文書管理者は、文書管理システム(文書等の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書の管理に関する事務の処理を行うための情報処理システムをいう。以下同じ。)の安定的な運用、適正な管理及び安全確保に努めなければならない。

2　文書管理者は、課等における文書事務の責任者として、当該事務が適正に行われるよう必要な措置を講ずるものとする。

3　文書管理者は、毎年度、課等における文書管理者、文書主任、文書副主任及び文書管理担当者の氏名を記載した名簿を作成しなければならない。

2　文書主任は、文書管理者の指示を受けて、所属する課等における次に掲げる事務を行う。

3　文書管理者は、所属する職員の中から文書副主任及び文書管理担当者を指名することができる。

4　文書副主任は、文書主任の指示を受けて、その事務を補助するものとする。

5　文書管理担当者は、文書主任の指示を受けて、所属する課等における次に掲げる事務を行う。

2　意思決定を伴う起案、回議、決裁及び廃棄(移管を含む。)並びに整備及び保管は、別に定めるものを除き、文書管理システムによって行うものとする。

2　公文書に付する記号及び番号の取得方法は、実施機関が別に定める。

2　前項の規定にかかわらず、同種の文書等を大量又は定例的に取り扱うときは、他の帳簿により処理することができる。

3　収受印の規格及び形式は、実施機関が別に定める。

2　文書等の作成に当たっては、別に定めるところにより、分かりやすい用字及び用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

2　複製は、紙で作成された公文書と同程度の見読性を維持するものとする。

3　電磁的記録で作成された複製には、媒体変換がされた記録として、適切な名称を付するものとする。

4　前2項に定めるもののほか、複製の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

2　文書管理者は、執務室における文書収納庫又は電磁的方法で保管している公文書を整理するときは、別に定めるところにより行わなければならない。

2　文書管理者は、別表の左欄に掲げる文書ファイル以外の文書ファイルが重要公文書に該当する場合は、1年以上の保存期間を設定しなければならない。

3　保存期間の起算日は、文書ファイルを作成した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理し、保管するものの保存期間の起算日は、文書ファイルを作成した日の属する年の翌年の4月1日とする。

4　前項の規定は、事業又は計画等の終了する日(次項に規定する常用の文書ファイルにあっては、常時の使用を要しなくなった日)の属する年度の翌年度の4月1日を保存期間の開始日とするべき文書ファイルについては、適用しない。

5　次に掲げる文書ファイルについては、前各項の規定にかかわらず、保存期間を無期限とし、保存期間の起算日を設定しない常用の文書ファイルとして必要な期間使用することができる。ただし、当該文書ファイルについて常時の使用を要しなくなったときは、前各項の規定により保存期間及び保存期間の起算日を設定しなければならない。

2　文書管理者は、その職務の遂行上必要があると認めるときは、当該文書ファイルの当初の保存期間を限度として、当該文書ファイルの保存期間を延長することができる。

2　総括文書管理者は、文書ファイルの集中管理の推進に努めなければならない。

2　総括文書管理者は、文書ファイル管理簿を電磁的記録媒体(電磁的記録であって電子計算機による情報処理の用に供されるものに係る記録媒体をいう。)をもって調製しなければならない。

2　総括文書管理者は、条例第11条第7項の規定による通知を文書管理者に通知するものとする。

3　文書管理者は、前項の規定による通知により保存期間が満了したときの措置を変更する必要がある場合、当該措置を変更するものとする。

4　文書管理者は、条例第11条第4項の規定により市長に移管する文書ファイルについて、条例第19条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして市長において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨を総括文書管理者に通知するものとする。

5　文書管理者は、文書ファイルを廃棄する場合において、焼却、裁断、溶解その他の適切な方法により処分し、秘密の漏えいを防止しなければならない。

2　総括文書管理者は、前項の規定による報告を市長部局における総括文書管理者に報告し、市長部局における総括文書管理者は、報告を受けた文書ファイル管理簿の作成の状況その他の公文書の管理の状況を取りまとめ、毎年度、その概要を公表しなければならない。

2　市長部局の総括文書管理者は、市長部局以外の総括文書管理者から前項に係る研修を実施するための求めがあった場合には、研修に必要となる情報の提供及び人材の派遣に努めるものとする。

1　この規則は、令和6年4月1日から施行する。

2　この規則の施行の際現に存する公文書について、第14条から第19条までの規定は、令和7年3月31日までの間は、適用しない。