(趣旨)

第1条　この訓令は、千葉市公文書等管理条例(令和5年千葉市条例第26号。以下「条例」という。)及び千葉市公文書管理規則(令和6年千葉市規則第33号。以下「市規則」という。)その他別に定めるもののほか、千葉市教育委員会(以下「委員会」という。)の保有する公文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令で使用する用語の意義は、条例及び市規則で使用する用語の例によるほか、次の各号に定めるところによる。

(総括文書管理者)

第3条　総括文書管理者は、教育次長をもって充てる。

(文書主管課長の職務)

第4条　文書主管課長は、総括文書管理者からの指示により、必要な事務を行うものとする。

(文書主任)

第5条　市規則第5条第1項の課等の課長補佐に相当する職は、次の各号に掲げる所管課等の区分に応じ、当該各号に掲げる者とする。

(帳簿)

第6条　文書の取扱いに要する帳簿(以下「帳簿」という。)は、次のとおりとする。

(公文書の記号及び番号等)

第7条　施行する文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、これらを省略することができる。

(収受)

第8条　市規則第11条第1項の規定のほか、小学校、中学校及び特別支援学校における文書主任は、配布された文書又は当該所管課において受領した文書(第10条第1項において「収受文書」という。)の余白に収受印を押印し、文書整理簿に発信者名、件名その他必要な事項を記載すること。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

(起案)

第9条　事案の意思決定に当たっては、市規則第8条第2項に基づき、文書管理システムにより起案して行わなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、当該各号に定めるところによることができる。

(供覧)

第10条　収受文書のうち、起案による処理を必要とせず、単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、文書管理システムにより上司の閲覧に供するものとする。ただし、軽易な事案に係るものについては、余白に供覧する旨記載して処理することができる。

(公示令達文書の処理)

第11条　公示令達文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(公印等の使用)

第12条　浄書した文書(文書主管課長が指定する文書を除く。)には公印を押印し、又は電子署名しなければならない。

(発送の手続)

第13条　事務局の課が文書等を発送しようとするときは、郵送、電子メール、文書管理システム(庁内に限る。)その他適切な方法で発送するものとする。

(文書ファイルの分類及び名称)

第14条　市規則第15条の規定によらず、小学校、中学校及び特別支援学校の文書ファイルにおける分類及び名称の付与は、学事課長が行うものとする。

(委任)

第15条　この訓令の施行に関し必要な事項は、総括文書管理者が別に定める。

(その他)

第16条　この訓令に定めるもののほか、公文書の管理については千葉市公文書取扱規程(平成4年千葉市訓令(甲)第10号)の例による。