○秩父市公文例規程
平成17年4月1日
訓令第11号
(趣旨)
第1条 この訓令は、公文書に関し必要な事項を定めるものとする。
(公文書の定義)
第2条 この訓令において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図面をいう。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条及び第16条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定し、市長が公布するもの
イ 規則 地方自治法第15条及び第16条の規定に基づき、市長が制定し、公布するもの
(2) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 市長が、市議会の議決を経なければならない事件について、市議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 地方自治法第179条第1項又は第180条第1項の規定に基づき、市長が市議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの
(3) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 市長が、各機関に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの
イ 通達 特定の職にある者が、その職務権限に基づき、又は市長の命により、各機関に対し、職務執行上の細目的事項、法規の運用方針等について指示し、又は命令するもの
ウ 指令 個人又は団体からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をなし、又は指示するもの及び職権で、これらの者に対し特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
(4) 告示文書 法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く一般の住民に公示するために作成する文書
(5) 契約文書 売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類する文書
(6) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議に対して答えるもの
ウ 諮問 一定の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を関係行政機関に取り次ぐもの
キ 副申 経由する機関が進達する文書に意見を添えるもの
ク 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ケ 報告 関係行政機関又は委任者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
コ 送付 文書、物品等を相手方に送達するもの
サ 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を頼むもの
シ 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について相談するもの
ス 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
セ 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出てある処置を勧め、又は促すもの
ソ その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(7) 賞状 表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外の文書
(作成基準)
第3条 公文書は、次に掲げる基準に基づいて作成しなければならない。
(1) 施策の内容に対して、表現が的確であること。
(2) 法令及び条理に適合していること。
(3) 文章としての形式が整っていること。
(4) 分かり易く、品位があること。
(用字、用語及び文体)
第4条 公文書に用いる漢字、漢字字体、音訓、仮名づかい及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語については、おおむね次の基準による。
(1) 特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いること。
(2) 使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いること。
(3) 言いにくい言葉を使わず、口調の良い言葉を用いること。
(4) 音読する言葉は、なるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いること。
(5) 音読する言葉で、意味の二様にとれるものは、なるべく避けること。
3 公文書の文体については、おおむね次の基準による。
(1) 原則として「である」体を用い、普通文書、賞状、表彰状、感謝状等には、なるべく「ます」体を用いること。
(2) 文語脈の表現は、なるべくやめて、平明なものとすること。
(3) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(4) 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現は、なるべくやめて、簡潔で論理的な文章とすること。
(5) 内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解し易い文章とすること。
(令元訓令1・一部改正)
(左横書きの原則)
第5条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
(1) 法令の規定により縦書きと定められたもの
(2) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(形式)
第6条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
(委任)
第7条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(令和元年5月1日訓令第1号)
この訓令は、令達の日から施行する。
(令元訓令1・全改)
