○知多中部広域事務組合文書取扱規程

平成19年3月1日

訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 収受及び配布(第9条―第16条)

第3章 起案及び回議(第17条―第22条)

第4章 施行(第23条―第28条)

第5章 公文書の整理、保管、保存及び廃棄(第29条―第36条)

第6章 補則(第37条―第38条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書事務の処理を適正に行い、その効率的な運営を図るとともに、知多中部広域事務組合情報公開条例(平成18年知多中部広域事務組合条例第1号。以下「情報公開条例」という。)の適正かつ円滑な運用に資するため、知多中部広域事務組合における公文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 公文書 情報公開条例第2条第3号に規定する公文書をいう。

(2) 文書等 文書及び図画(ファクシミリにより受信したものを含む。)をいう。

(3) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。

(4) 課 知多中部広域事務組合消防本部組織規則(昭和49年知多中部広域事務組合規則第1号)第3条に規定する課、知多中部広域事務組合消防署組織規程(昭和49年知多中部広域事務組合消防本部訓令第1号)第4条に規定する課、支署及び出張所並びに組合部局(組合総務及び斎場を含む。)をいう。

(公文書の取扱いの原則)

第3条 公文書については、紛失、滅失、汚損又はき損がないよう、また、その内容について改ざん又は漏えいがないよう適切に保管及び保存しなければならない。

2 職員以外の者に公文書を閲覧(当該公文書が電磁的記録である場合にあっては、これに類するものを含む。)させ、又は公文書の写し(複写したものその他これに類するものを含む。)の交付を行うときは、当該公文書を所管する課長の承認を得なければならない。ただし、情報公開条例の規定により公文書の公開を行う場合は、情報公開条例の定めるところによる。

3 公文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、特に必要がある場合において、あらかじめ当該公文書を所管する課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(事務局付課長の職務)

第4条 事務局付課長は、知多中部広域事務組合における公文書の管理に関する事務を統括する。

2 事務局付課長は、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努め、文書事務の処理に関し必要な調査及び指導を行うものとする。

(所管課長の職務)

第5条 所管課長は、常に当該所管課における文書事務の適正かつ円滑な処理に留意し、その促進に努めなければならない。

2 所管課長は、文書の取扱いに疑義を生じたときは、事務局付課長又は関係課長と協議して、これを処理しなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条 課に、文書取扱責任者を置かなければならない。

2 文書取扱責任者は、課長補佐、支署長補佐、出張所補佐、係長又は主査の職にある者を充てるものとし、当該課長が指名する。

3 所管課長は、前項の規定により文書取扱責任者を指名したときは、直ちに事務局付課長に報告しなければならない。

(文書取扱責任者の職務)

第7条 文書取扱責任者の職務は、次に掲げるものとする。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の処理状況の調査及び処理促進に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書の整理保管、保存及び廃棄に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関し必要なこと。

(公文書の記号及び番号)

第8条 公文書には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、次に掲げる公文書(以下「軽易文書」という。)については記号及び番号を省略し、号外として処理することができる。

(1) 知多中部広域事務組合の組織内に発する文書

(2) あいさつ文書その他これらに類する文書

(3) 定例的な通知等処理経過を把握する必要がなく、当該文書に係る事務処理を必要としない文書

(4) 請求書、領収書その他これに類する文書

2 公文書の記号は、年度を示す数字に組織を表示する「知広」及び事務局付課長が定める組織等の略字を加えたものとする。

3 公文書の番号は、収発簿により付番することとし、課ごとに年度を通じて一連番号とする。ただし、同一事案に属する往復文書は最初の往復文書に限り同一番号を使用し、その後発生する当該事案に属する公文書については、当該番号についての枝番号を付し、処理することができる。

4 条例、規則、告示、訓令等の記号は、総務課においてその区分により「知多中部広域事務組合条例」、「知多中部広域事務組合規則」、「知多中部広域事務組合告示」、「知多中部広域事務組合訓令」、「知多中部広域事務組合消防本部訓令」等の文字を用い、番号はそれぞれ暦年を通じ令番号簿(様式第1)により付番する。

5 一事案について多量の文書を定期に収発する場合は、事務局付課長と協議し、別の番号を用いて管理することができる。

第2章 収受及び配布

(文書等の収受)

第9条 知多中部広域事務組合に到達した文書等は、すべて総務課が収受する。ただし、次に掲げるものは、当該各号に定めるところによる。

(1) 各課において直接受領した文書等又は職員が出張先等において受領した文書等は当該所管課において収受する。

(2) 時間外に到着した文書等は、当直勤務者が受領し、緊急処理を必要とするものを除き、すべて総務課に回付しなければならない。

(文書等の配布)

第10条 総務課において到達文書等を収受したときは、開封せずに所管課(2課以上に関係ある文書等は、最も関係の深いと認められる課)に配布する。ただし、封書等のあて先のみでは配布先が明らかでないときは、開封して配布する。

2 前項の規定にかかわらず、次の到達文書については、総務課はそれぞれ当該各号に定めるところにより処理する。

(1) 親展文書は、管理者又は副管理者あてのものは総務課に、その他のものにあっては、名あて人に開封せずに配布する。

(2) 書留郵便物、配達証明郵便物その他の特殊取扱郵便物は、特別文書受領簿(様式第2)に必要な事項を記載のうえ、所管課職員の受領印を徴して、開封せずに所管課に配布する。ただし、封書等のあて先のみでは配布先が明らかでないときは、開封して配布する。

(3) 審査請求、異議申立て、訴訟等文書到達日時が権利の行使に関係あるものは、当該封書等の表に収受の年月日及び時刻を明記し、取扱者がこれに押印のうえ、直ちに所管課に配布する。

(4) 電報は、到達後直ちに所管課に配布する。

(誤って配布を受けた文書等の回付等)

第11条 文書取扱責任者は、前条の規定により配布され、又は第9条第1号の規定により直接受領した文書等が当該課の所管に属さないものであるときは、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 所管課が明らかでない文書等は、直ちに総務課に返付し、又は回付すること。

(2) 所管課が明らかな文書等は、直ちに当該所管課に回付すること。

(収受文書等の取扱い)

第12条 文書取扱責任者は、第10条の規定により配布され、又は第9条第1項の規定により直接受領した文書等(前条の規定により返付し、又は回付したものを除く。)及び前条第2号の規定により回付された文書等について、封のあるものはこれを開封し、内容を審査したうえ、保存期間等を決定し、直ちに事務担当者を指定しなければならない。

2 前項の規定により指定された事務担当者は、第32条で規定する保存期間が1年以上の文書等にあっては、当該文書の余白に収受印(様式第3)を押し、必要事項を収発簿に記入しなければならない。ただし、第8条第5項で規定する文書等については、同一事案についてまとめたものを1件として、記入するものとする。

(電磁的記録の受信等)

第13条 通信回線を利用して到達した電磁的記録の受信は、次のとおりとする。

(1) 情報通信網を利用し専用のソフトウエアを介してやりとりする電磁的記録(以下「電子メール」という。)は、所管課が受信する。

(2) 総務課において受信し、又は次条第1号の規定により総務課に回付された電磁的記録で総務課の所管に属さないものは、総務課が所管課に配布する。

(受信した電磁的記録の回付等)

第14条 文書取扱責任者は、前条の規定により受信し、又は配布された電磁的記録が当該課の所管に属さないものであるときは、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 所管課が明らかでない電磁的記録は、電子メール等を利用し、直ちに総務課に返付し、又は回付すること。

(2) 所管課が明らかな電磁的記録は、電子メール等を利用し、直ちに当該所管課に回付すること。

(受信した電磁的記録の取扱い)

第15条 文書取扱責任者は、第13条の規定により受信し、又は配布された電磁的記録(前条の規定により返付し、又は回付したものを除く。)及び前条第2号の規定により回付された電磁的記録について、内容を審査したうえ、保存期間等を決定し、直ちに事務担当者を指定しなければならない。

2 前項の規定により指定された事務担当者は、第32条で規定する保存期間が1年以上の電磁的記録にあっては、必要事項を収発簿に記入しなければならない。

(電話聴取等による処理)

第16条 電話又は口頭で聴取した事項のうち重要なものは、電話等受理報告票(様式第4)にその要領を記載のうえ、処理するものとする。

第3章 起案及び回議

(起案)

第17条 起案は、回議書により行わなければならない。ただし、次に掲げる収受文書については、当該収受文書の余白に押印欄を設けることにより処理することができるものとする。

(1) 軽易文書

(2) 定例的なもので、一定の帳票で処理できるもの

2 起案文書(意思決定を受けるべき一切の文書をいう。以下同じ。)は、回議書(様式第5)を用いるものとし、起案者所属氏名の末尾に押印しなければならない。

3 起案文書には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、第1項ただし書きの規定により処理されたものについては、これを省略することができる。

4 公文書の発信は、管理者名を用いなければならない。ただし、軽易文書については、この限りでない。

(決裁)

第18条 起案文書は、知多中部広域事務組合消防事務決裁規程(昭和51年知多中部広域事務組合消防本部訓令第6号)等に基づき、その事案を担当する職員に書面により回議する。

2 事案に異議がある承認者は、理由を付して起案者に協議し、協議が整ったときは、起案者がその内容を訂正するものとする。

3 所管課長は、事案を審査し、必要に応じ訂正若しくは再起案を命じ、又は自ら訂正したうえで専決事項に属するものは決裁し、それに属さないものは承認のうえ、当該事案の決裁権者まで決裁を受けなければならない。

4 管理者、副管理者、消防長(事務局長)、消防次長(事務局次長)又は消防署長は、必要に応じ所管課長に対して事案の訂正又は再起案を命じ、異議のない場合はそれぞれ決裁する。

5 決裁権者及び承認者は、事案を決定又は承認する場合は、所定欄に押印するものとする。

6 決裁後に当該事案を廃案又は内容を変更する場合にあっては、すでに決裁を受けた事案を添付し、新たに決裁を受けなければならない。当該決裁文書が合議の手続を経ているときも同様とする。

(合議)

第19条 起案の内容が他の課に関係を有するものは、当該起案を関係する課長その他意思決定に必要な担当職員に、必要最小限の範囲内で合議しなければならない。

2 合議を受けた承認者は、当該事案に異議がある場合、その理由を付して所管課と協議し、協議が整ったときは、所管課がその内容を訂正又は再起案するものとする。

3 合議を受けた承認者は事案を承認する場合は、所定欄に押印するものとする。

(重要文書等の取扱い)

第20条 起案の内容が重要なもの、秘密を要するもの又は緊急を要するものであるときは、持ち回りで回議及び合議しなければならない。

(決裁年月日)

第21条 起案者は、起案文書が決裁されたときは、決裁年月日を起案文書の定められた欄に記入しなければならない。

(供覧)

第22条 収受した公文書について、決裁権者の意思決定を要しないと認められるものは、関係職員に供覧する。

2 供覧文書は、供覧書(様式第6)を用いるものとし、担当者所属氏名の末尾に押印しなければならない。

3 供覧は、当該業務に関係する必要最小限の範囲内において行うものとする。ただし、多数の関係職員に供覧する必要があるときは、当該文書等又は電磁的記録の写しを配布することができる。

4 起案による処理を必要とする公文書で、直ちに起案することが困難なものは、速やかに供覧し、上司の指示を受けなければならない。

第4章 施行

(公文書の施行)

第23条 決裁された公文書は、特に指示のある場合を除き、速やかに施行しなければならない。

2 公文書を施行するときは、所管課において回議書の定められた欄に施行日その他必要な事項を記入しなければならない。

(施行の日付)

第24条 決裁された公文書の施行の日付は、特に指示のある場合を除き、次に掲げる日によるものとする。

(1) 法規文にあっては、公布をする日

(2) 公示文及び令達文にあっては、公示をする日又は令達を発する日

(3) 議会に提出を要するものにあっては、議会に提出する日

(4) 前3号以外のものにあっては、その事務を処理する日

(公印の押印)

第25条 発送すべき公文書には、知多中部広域事務組合公印規程(平成8年知多中部広域事務組合訓令第5号)に基づき公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる公文書を発送する場合は、公印の押印を省略することができる。

(1) 知多中部広域事務組合の組織内に発する文書

(2) 照会、回答等で直接法律効果を生じない文書

(3) 刊行物、資料等の送付文書

(4) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書で軽易なもの。

(5) 前各号に掲げるものの他、公印を省略することが適当と認められる軽易な文書

2 特に重要と認められる文書等には、割印又は契印を押印するものとする。

(発送の方法)

第26条 公文書を発送しようとする場合は、次に掲げる方法によるものとする。

(1) 郵便、電報又は運送便

(2) 手渡し

(3) ファクシミリによる発信

(4) 電子メールの利用に係る送受信装置による発信

(郵便による公文書の発送)

第27条 公文書を発送する所管課の文書取扱責任者は、午後2時30分までに総務課に提出しなければならない。

2 前項の規定により提出された発送文書は、総務課において発送するものとする。

(その他の方法による公文書の発送)

第28条 電報、運送便、手渡し、ファクシミリ及び電子メールの利用に係る送受信装置による公文書の発送は、所管課において行うものとする。

2 電報、運送便、ファクシミリ及び電子メールによる公文書の発送は、第25条第1項各号に掲げる文書に限るものとする。

第5章 公文書の整理、保管、保存及び廃棄

(公文書の整理)

第29条 公文書の分類は、事務局付課長が別に定めるものとし、課を単位とし常に整理し、その所在、処理状況等を明確にし、あらゆる事態に速やかに対処できるようにしなければならない。

2 文書分類の2以上の分類に関する公文書は、最も関連の深い分類に整理するものとする。

(未完結文書の整理)

第30条 未処理又は処理中の公文書(以下「未完結文書」という。)のうち文書等は、所管課長が指定する場所において適正に整理し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(完結文書の整理及び保管)

第31条 処理が終了した公文書(以下「完結文書」という。)のうち文書等は、事案の処理が完結した日の属する年度の末日(収入及び支出の証拠書にあっては、当該収入及び支出の属する会計年度の翌年度の5月31日)まで、年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年の末日まで所管課長が指定する場所において適正に整理及び保管しなければならない。

(公文書の保存期間及び起算)

第32条 公文書の保存の種別及び保存期間は、法令その他別に定めのあるものを除き、次のとおりとする。

第1種 30年

第2種 10年

第3種 5年

第4種 1年

2 前項の規定による保存期間は、公文書保存期間基準表(別表)に準じて定めるものとする。ただし、公文書保存期間基準表に該当がないものについては、所管課長と事務局付課長の協議により保存期間を定めるものとする。

3 公文書の保存期間は、当該公文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年をもって処理するものにあっては、翌年1月1日から起算する。

4 第1項の規定により保存期間を30年とした公文書については、保存期間満了時に再度保存期間の見直しを行うものとする。

(保存期間の延長又は短縮)

第33条 所管課長は、次に掲げる公文書について、保存期間の延長又は短縮をすることができる。

(1) 法令等の定める権利、時効等の期間が変更されたもの

(2) 異議申立てその他不服申立てに係る公文書のうち審議中のもの

(3) 訴訟、調停、仲裁等に係る公文書のうち当該行為が完結していないもの

(4) 前3号に定めるもののほか、変更の必要があると認められるもの

(公文書の保存)

第34条 第31条第1項の規定により保管した文書等は、保存期間の満了後、次に定めるところにより前年度の完結文書として保存しなければならない。

(1) 速やかに文書綴り単位で編集、製本し、及び所管課長が指定する場所に移し替えること。

(2) 前号により整理された文書等にあっては、文書目録(様式第7)を作成し添付すること。

(保存公文書の借覧)

第35条 保存公文書を組合職員が借覧しようとするときは、当該所管課長の指示に従い借覧することができる。

2 借覧した公文書は、いかなる理由があっても、改ざん、抜取り、すり替え若しくは差入れ又は他人への貸与をしてはならない。

(公文書の廃棄)

第36条 保存期間の経過した公文書は、所管課において当該文書を精査し、必要に応じ関係課に合議のうえ、廃棄するものとする。この場合、廃棄公文書は他に利用されないようにして処分しなければならない。

第6章 補則

(公文書の危機管理)

第37条 所管課長は、公文書の改ざん、紛失、盗難等を予防し、火災その他の災害に即応できるように公文書の管理に万全を期さなければならない。

(委任)

第38条 この訓令に定めるもののほか公文書の取扱いについて必要な事項は、別に定める。

附 則

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行の際現に、3年保存のもので新しい保存年数に変更されるものは、施行日から変更する。ただし、施行日前に永年保存されている公文書については、施行日から30年を経過した時点で、保存期間の見直しを行うものとする。

附 則(平成21年4月1日訓令第3号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

別表(第32条関係)

公文書保存期間基準表

30年保存文書(第1種)

(1) 儀式、表彰に関する文書で重要なもの

(2) 組合議会に関する文書で重要なもの

(3) 条例・規則その他例規等令達文書

(4) 不服申立、起訴、和解等に関する文書で重要なもの

(5) 行政庁の通達等のうち重要な文書

(6) 重要な機関の設置、廃止に関する文書

(7) 職員の進退、賞罰等人事に関する文書で重要なもの

(8) 調査、統計資料のうち重要なもの

(9) 事務引継ぎに関する文書で重要なもの

(10) 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの

(11) 公有財産及び起債に関する文書で重要なもの

(12) 許可、認可等行政処分に関する文書で重要なもの

(13) 契約に関する文書で重要なもの

(14) 原簿、台帳類(継続使用している期間は30年保存扱いとし、更新又は不要となったときの旧台帳の保存期間は、法定されているものを除き、必要に応じ、随時廃棄できるものとする。)

(15) 前各号のほか、特に30年保存の必要があると認められる文書

備考 法令により11年以上保存を要するものは、第1種扱いとする。

10年保存文書(第2種)

(1) 行政事務の施策に関する文書のうち主なもの

(2) 行政執行上参考資料となる文書のうち主なもの

(3) 金銭出納、会計経理に関する文書のうち主なもの

(4) その他10年保存の必要があると認められる文書

備考 法令により6年以上9年まで保存を要するものは、第2種扱いとする。

5年保存文書(第3種)

(1) 行政事務の施策に関する文書のうち主なもの

(2) 行政執行上参考となる文書

(3) 金銭出納、会計経理に関する文書のうち主なもの

(4) その他5年保存の必要があると認められる文書

備考 法令により4年まで保存を要するものは第3種扱いとする。

1年保存文書(第4種)

(1) 軽易な照会、回答、願、伺、届その他の文書で将来参照の必要がないと認められる文書

(2) その他1年保存の必要があると認められる文書

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知多中部広域事務組合文書取扱規程

平成19年3月1日 訓令第2号

(平成21年4月1日施行)

体系情報
第3編
沿革情報
平成19年3月1日 訓令第2号
平成21年4月1日 訓令第3号