○中部上北広域事業組合文書取扱規程

平成8年3月22日

訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の収受及び配布(第8条・第9条)

第3章 文書の処理(第10条・第11条)

第4章 起案(第12条―第18条)

第5章 決裁及び合議(第19条―第24条)

第6章 浄書(第25条)

第7章 発送(第26条―第30条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、中部上北広域事業組合(以下「組合」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 事務局 中部上北広域事業組合規約(昭和47年青森県知事指令第1983号)第4条に規定する事務所の事務局をいう。

(2) 所属機関 議会事務局、公立中部上北斎場、中部上北環境衛生管理事務所、公立中部上北下水道管理センター、中部上北広域事業組合消防本部及び公立七戸病院をいう。

(3) 教育機関 中部上北広域事業組合教育委員会、公立中部上北学校給食センター及び中部上北教育研修センターをいう。

(平12訓令2・平17訓令2・平25訓令4・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。

(文書の管理)

第4条 文書の管理統制及び完結文書の保管は、文書主管課(各機関)において行う。

(職務)

第5条 事務局の課長、所属機関及び教育機関の課長等は、文書の収受、配布、審査、決裁、施行、浄書、印刷及び発送の事務を集中的に管理し、随時文書の状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

2 職員は、上司の命を受けてその所属する課、係等における文書を処理し、常にその状況を明らかにするとともに、機関及び組織相互の連絡を図り、行政能率を高めるよう事務処理の推進に努めなければならない。

(文書の種類)

第6条 文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。

2 法規文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

3 令達文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 訓令 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対して命令するもの

(2) 内訓 所属の職員に対し機密の事項を命令するもの

(3) 達 特定の団体又は個人に対して特定の事項について一方的に指示し、又は命令するもの

(4) 指令 特定の団体又は個人からの申請又は出頭に対し、権限に基づいて許可、認可、承認をし、又は指示命令するもの

(5) 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に公布するもの

4 公示文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 告示 一定の事項を権限又は法令に基づき広く一般に周知させるため公示するもの

(2) 公告 一定の事項について公表し、広く一般に周知させるために公示するもの

5 一般文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 通達 法令の解釈、行政運営の方針、職務運営上の細目等に関する事項について所属の機関又はその職員に対して指示し、又は命令するもの

(2) 依命通達 上司から命を受けて、特定事項を自己の名で発するもの

(3) 上申 上司又は上部官庁に対して意見又は事実を述べるもの

(4) 内申 上申のうち、機密に属するもので主として部内の人事関係事項について述べるもの

(5) 答申 諮問を受けた機関が、その諮問事項について意見を述べるもの

(6) 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの

(7) 通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの

(8) 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に求めるもの

(9) 送付 特定の相手方に対して物品書類を送付し、その受領を要求するもの

(10) 報告 ある事実についてその経過等を上司又は上部の機関に知らせるもの

(11) 照会 相手方に対して一定の事実、意見等について回答を求めるもの

(12) 回答 照会、依頼又は協議に対して答えるもの

(13) 進達 個人及び団体等から受理した書類又は組合が提出すべき申請書類等を上部機関に差し出すもの

(14) 副申 進達する文書に意見を添えるもの

(15) 申請 許可、認可、承認、指令等一定の行為を請求するもの

(16) 願 一定の事項を願い出るもの

(17) 届 一定の事項を届け出るもの

(18) 許可 一般的に禁止されている行為を特定の場合に解除するもの

(19) 陳情 特定の事項につき、実情を訴え、必要な措置を求めるもの

(20) 建議 行政機関その他の関係機関に対して、意見、希望等を申し出るもの

(21) 協議 相手方の同意を求めるもの

(22) 伺い 特定の事項又は法律関係の存在を公に証するもの

(23) 嘱記 特定の相手方に対して事務処理その他特定事項を依頼するもの

(24) 復命 上司から命ぜられた用務の経過、内容及び結果について報告するもの

(25) 供覧 上司の閲覧に供するもの

(26) 回覧 相互に見せ合うもの

(27) 証明 特定の事項又は法律関係の存在を公に証するもの

(28) 議案 議会又は委員会に対して議決を求めるもの

(29) その他 式辞、祝辞等の文書、案内状、礼状等の簡易文書、審査請求書、不服申立書の訴訟関係文書、その他請求書、意見書、賞状、表彰状、感謝状、申込書、見積書、契約書、請求書、受領書等の類で前各号の文書以外のもの

(番号整理)

第7条 全ての文書には、年度による一連番号(以下「文書番号」という。)及び文書記号(別表)を付さなければならない。ただし、回答文書は、照会文書と同一番号とする。

2 法規文書、令達文書及び公示文書には、それぞれ法規番号、令達番号及び公示番号を付さなければならない。

(平17訓令2・一部改正)

第2章 文書の収受及び配布

(登録及び配布)

第8条 収受すべき文書等は、次の各号により、事務局、所属機関及び教育機関の庶務課等が開封の上内容別に区分し、文書配布簿に必要な事項を記入し、登録後主管課長及び各機関の長に配布しなければならない。

(1) 事務局で収受された文書等は、書留、親展及び秘扱いの表示のある文書を除き、全て開封して査閲し、収受日付印を押し、主管課長及び各機関の長に配布すること。

(2) 親展又は秘の表示してあるもの又はこれに類似していると認められる文書(以下「親展文書」という。)は、事務局、所属機関及び教育機関の課長等が開封するものとする。

(3) 文書に金券、有価証券又は現金を添えてあった場合は、文書配布簿に必要事項を記入の後、主管課長及び各機関の長に配布し、受領印を徴すること。

(4) 訴訟等収受日時が権利義務の得喪に関係のあるものは、その文書の余白に収受の時刻を朱書きして証明し、その封皮を添付すること。

(5) 2以上の課及び機関に関係ある文書又は物品は、関係の深いと認められる課長及び機関の長に配布すること。

2 主管課長及び各機関の判然としない文書又は物品は、事務局次長の指示により配布しなければならない。

(受付の際の事故文書等の処理)

第9条 料金の不足又は未納の郵便物等について事務局庶務課長(以下「庶務課長」という。)が必要と認めたときは、発送の場合は準じて切手を払い出す。

2 誤って送られてきた文書があった場合、庶務課は正当な宛先に転送しなければならない。

第3章 文書の処理

(処理方針等の指示)

第10条 事務局の課長、所属機関及び教育機関の課長等は、配布された文書について、自ら処理するものを除くほか、当該事務を担当する係長等に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。

(処理の区分)

第11条 文書は、次の区分により処理する。

(1) 配布文書を基礎として起案処理するもの

(2) 一応供覧した上で起案処理するもの

(3) 起案の必要がなく単に供覧処理するもの

(4) 新たな事業の発生によって起案処理するもの

第4章 起案

(文書の起案)

第12条 起案とは、事務処理の発議をいい、できるだけ具体的にわかりやすく、かつ、要領よく記述しなければならない。

2 起案者は、次の各号により文書を作成しなければならない。

(1) 起案するときは起案用紙を使用すること。

(2) 1事案ごとに作成し、件名はできるだけ起案の要旨を明らかにすること。

(3) 起案事件について経費を伴う場合は、経費の概算及び支出科目を明記すること。

(4) 伺いの必要のあるものは、明記すること。

(5) 発送文書の起案は、原則として口語体を用い、漢字は努めて常用漢字を用いること。

(6) 配布文書のうち起案を要するものは、当該文書を添付すること。

(7) 起案に当たって参考とした資料、参照すべき法令の条文は、記載するか、又は添付し、立案の経過や根拠を明らかにすること。

(8) 起案者は、起案用紙に起案年月日及び起案者職氏名を記入し、その責任を明らかにするとともに発送区分、浄書枚数、関連文書の収受年月日、文書番号等必要な事項を記入すること。

(9) 起案文書は、原則として黒インク又はボールペンで記載すること。

(10) 緊急を要する文書には、起案用紙の上部に赤紙を貼り、その旨を明らかにすること。

(発信者名)

第13条 文書の発信者名は、管理者部局にあっては管理者、教育機関にあっては教育委員会、委員長又は教育長、議会事務局にあっては議長又は各常任委員長、消防機関にあっては消防長をもってしなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により、事務局長又は事務局次長及び各関係機関の長をもってすることができる。

(電話による回答)

第14条 電話による回答を求められたときは、その事件が秘密でないものに限り回答することができる。ただし、その通話が重要と認められるものは、その要旨を明記して上司の閲覧に供さなければならない。

(議会議決事項の処理)

第15条 各課及び各機関において組合議会の議決を要する事項があるときは、各課長及び各機関の長は関係書類を添えて事務局長を経て管理者の決裁を得た上、庶務課長に提出するものとする。

(例規審査を要する文書の処理)

第16条 各課及び各機関において例規を制定し、又は一部改正を要する場合は、その制定及び改正の理由につき決裁を得た後、例規案を庶務課長に提出しなければならない。

(広報等に登載する文書)

第17条 各関係町の広報等に登載するものについては、各課及び各機関において原案の決裁を受けて庶務課長に提出するものとする。

(平17訓令2・一部改正)

(法規文書の登録)

第18条 法規文書、令達文書(辞令を除く。)及び公示文書は、全て番号簿に登録し、番号を付さなければならない。

2 番号簿は、事務局庶務課(以下「庶務課」という。)に備え、種類ごとに年度により一連番号を付する。

第5章 決裁及び合議

(決裁の区分)

第19条 決裁区分は、中部上北広域事業組合事務専決代決規程(昭和52年中部上北広域事業組合訓令第1号)の定めるところによる。

(起案文書の回議)

第20条 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次その決裁権限を有するものに回議し、決裁を受けなければならない。

(合議)

第21条 回議案は、主管者、主管係長の順に合議した後主管課長に回付する。

2 合議を受けた主管課長又は各機関の長は、その内容を査閲し、その処理が指示に基づいて行われ、かつ、当を得たものであるときは、主管課長又は各機関の長の欄に押印し、主管課長又は各機関の長が専決するものについては、その欄に押印し回付する。

3 他の課に関係のある回議案は、主管課長又は各機関の長の査閲を受けた後、関係課、機関に合議する。

4 合議を受けた関係課、機関において意見を異にするときは、上司の指示を受けなければならない。

5 合議は、関係の深い課、機関から順次に行うものとし、起案文書には、その順に合議先を表示する。

6 合議を受ける責任者は、主管課長及び各機関の長とする。

(合議文書の処理)

第22条 合議を受けた文書は、直ちに査閲し、同意不同意を決定しなければならない。ただし、査閲に日時を要するときは、その理由を主管課に通知しなければならない。

(同時合議)

第23条 緊急に処理を要する起案で、複雑なもの又は合議課、機関の多い場合は、第21条の規定にかかわらず会議をもって合議することができる。

(決裁の方法)

第24条 庶務課が各課又は各機関から収集した文書のうち、管理者、会計管理者又は事務局長の決裁を受けようとするときは、次項の規定により処理するものを除き、庶務課において集中的に行い、その促進を図るものとする。

2 機密に属するもの、緊急を要するもの、合議課又は機関が多い場合、事業が複雑で説明を要するものの場合は、前項の規定にかかわらず、主管課長又は各機関の長自ら決裁文書を携行の上、持回り決裁を受けなければならない。

第6章 浄書

(浄書の方法)

第25条 発送文書は、主管係において浄書するものとする。

2 浄書は、原則として活字を用い、やむを得ないときは、謄写その他の方法によることができる。

第7章 発送

(公印の使用)

第26条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書及び印刷物その他文書の性質上不要と認められるものについては、これを省略することができる。

(平27訓令1・追加)

(発送日)

第27条 発送日は、原則として浄書した日とする。ただし、これにより難いときはその翌日、金曜日にあっては翌週の月曜日をもって発送する。

(平27訓令1・旧第26条繰下)

(発送番号)

第28条 発送文書の発送番号は、年度による一連番号とする。

(平27訓令1・旧第27条繰下)

(文書発送)

第29条 文書発送は、郵送又は使送の方法によりこれを行う。

(平27訓令1・旧第28条繰下)

(発送の手続)

第30条 郵送は、原則として郵便切手又ははがきを使用するものとする。ただし、これにより難いときは、その他の方法により行うことができる。

2 郵便によるものは、所定の封筒を使用し、起案用紙等の発送表示欄に指定してある宛名人を明確に記入し、特殊な取扱いを要するものは、その封筒の表面に速達、親展等の別を表示しなければならない。

3 郵便切手又ははがきを使用して発送する場合は、郵便切手受払簿に所要事項を記載する。

4 電報の発信は、電話連絡による。

5 使送によるものは、送達者に引き渡さなければならない。この場合において、文書送達簿により行うものとする。

(平27訓令1・旧第29条繰下)

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成12年訓令第2号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成13年訓令第3号)

この規程は、平成13年7月1日から施行する。

附 則(平成17年訓令第2号)

この規程は、平成17年3月31日から施行する。

附 則(平成25年訓令第4号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成27年訓令第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

別表 文書記号(第7条関係)

(平17訓令2・全改、平25訓令4・一部改正)

組織名称

記号

議会事務局

中上議第 号

事務局

中上広第 号

中部上北環境衛生管理事務所

中上環第 号

公立中部上北下水道管理センター

中上下第 号

中部上北広域事業組合消防本部

中上消第 号

中部上北広域事業組合教育委員会

中上教第 号

中部上北教育研修センター

中上研第 号

公立中部上北学校給食センター

中上給第 号

公立七戸病院

中上病第 号

中部上北広域事業組合文書取扱規程

平成8年3月22日 訓令第2号

(平成27年7月27日施行)

体系情報
中部上北広域事業組合/第3編 組織・処務/第3章 文書・公印
沿革情報
平成8年3月22日 訓令第2号
平成12年3月1日 訓令第2号
平成13年6月26日 訓令第3号
平成17年2月10日 訓令第2号
平成25年7月31日 訓令第4号
平成27年7月27日 訓令第1号