○中部上北広域事業組合文書整理保存規程

平成8年3月22日

訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条)

第2章 整理(第2条・第3条)

第3章 保存(第4条―第7条)

第4章 廃棄(第8条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、事務局及び各機関で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

第2章 整理

(文書整理)

第2条 完結文書は、別表に定める種別に従がい、次の各号に定めるところにより主管課長が整理するものとする。

(1) 完結文書は、法令の根拠又は業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、その他の文書は歴年別に編集すること。

(2) 1冊の厚さが10センチメートルを超えるときは、完結文書の性質、形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適切な方法により分冊すること。

(3) 2以上の年度にわたるものは適切に分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び種別に十分な考慮を払うこと。

(4) 図面等で文書と共に編集製本することのできないものは、袋又は箱等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。

第3条 種別の決定が困難な完結文書は、事務局次長及び各機関の長と協議して主管課長がその種別を定めるものとする。

第3章 保存

(文書保存)

第4条 主管課長が完結文書を編集したときは、速やかに事務局次長及び各機関の長に引き継ぎ、その指示を受けるものとする。

2 事務局次長及び各機関の長は、前項に規定する簿冊を審査し、最も良好な状態で所定の場所に保存するよう指示するものとする。ただし、執務上常時閲覧する必要のある簿冊は、主管課長が保管するものとする。

(種別及び保存年限)

第5条 保存年限による文書の種別は、法令に定めがあるものを除くほか、別表のとおりとする。

2 前項に規定されていない文書の保存年限は、事務局次長及び各機関の長がこれを定める。

(保存年限の計算)

第6条 保存年限は、文書完結の日の属する年度の翌年度から起算する。

(閲覧)

第7条 職員以外のものには、保存文書の閲覧は認めない。ただし、事務局長が特に認めるものについては、閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。

第4章 廃棄

(文書廃棄)

第8条 事務局次長及び各機関の長は、保存文書で保存期間を経過したものは廃棄するよう指示するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは焼却、切断等を行わなければならない。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

別表(第5条関係) 文書保存年限

第1種(永久保存)

(1) 組合議会に関する重要なもの

(2) 条例、規則、告示、訓令、達、指令の原議及び関係書類

(3) 組合規約の関係書類

(4) 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関するもので重要なもの

(5) 退隠料及び遺族扶助料に関するもの

(6) 褒賞及び儀式に関する文書

(7) 不服の申立て、訴訟及び和解に関するもの

(8) 事務引継に関する重要なもの

(9) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの

(10) 公有財産の取得、管理及び処分並びに組合債に関するもの

(11) 寄附及び受納に関する重要なもの

(12) 認可、許可又は契約に関する重要なもの

(13) 事業計画及びその実施等に関する重要なもの

(14) 組合の沿革及び組合史の資料となる重要なもの

(15) 各統計資料の重要なもの

(16) 各種委員会の委員等の任免に関するもの

(17) 各種委員会の議事録その他重要な資料

(18) 諮問又は答申

(19) 管理者会議に関する重要なもの

(20) その他永久保存を必要と認めるもの

第2種(10年保存)

(1) 組合議会に関するもので永久保存の必要のないもの

(2) 予算、決算及び出納に関するもので永久保存の必要のないもの

(3) 各種の調査、統計、報告、申請、証明等で重要なもの

(4) 備品の出納、保管等に関するもの

(5) 陳情、請願等に関するもの

(6) 人事に関するもので永久保存の必要のないもの

(7) 補助金に関する重要なもの

(8) その他10年保存を必要と認めたもの

第3種(5年保存)

(1) 原簿、台帳等に記入済のもので、5年を超えて保存の必要がないもの

(2) 消耗品及び材料に関する重要なもの

(3) 重要文書の収受発送に関するもの

(4) 公有財産等の設計施行に関する重要なもの

(5) その他5年保存を必要と認めるもの

第4種(3年保存)

(1) 一時処遇に属する願、届、通知等で3年保存を必要とするもの

(2) 軽易な照会、回答その他往復文書

(3) その他3年保存を必要と認めるもの

第5種(1年保存)

第1種から第4種までに属さないもので、事務局次長及び各機関の長において1年保存を必要と認めるもの

第6種(用済廃棄)

事務局次長及び各機関の長が用済保存の必要がないと認めるもの

中部上北広域事業組合文書整理保存規程

平成8年3月22日 訓令第1号

(平成8年3月22日施行)