○旭市戸籍情報システムの運営及び保護管理規程
平成17年7月1日
訓令第49号
(目的)
第1条 この訓令は、市民生活課における、戸籍事務を処理する電子計算組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保全及び保護に関し必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 市民生活課に設置した戸籍専用のコンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、改製原戸籍、戸籍の附票及び人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、民刑関係事務、戸籍の附票及び人口動態調査事務等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 磁気ディスク等に記録されている戸籍情報システムで取り扱うデータをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスクその他の媒体及び装置をいう。
(4) 記録媒体 磁気ディスク等の戸籍データが記録されている磁気媒体をいう。
(5) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(6) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文章をいう。
(7) 電子計算組織 電子計算機を使用し、与えられた処理手順に従い記録、演算等の処理をすることができる電子的機器を有機的に結合したものをいう。
(8) 端末機 戸籍情報システムに係る事務処理を行うための装置をいう。
(9) パスワード 端末機の操作時に当該端末機に入力する記号をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(処理の範囲)
第4条 戸籍情報システムによる事務処理の範囲は、届出に基づいて処理する戸籍の記載事務、受附帳及び統計表の作成事務、現在戸籍、除籍及び改製原戸籍の検索並びに記録事項証明書の発行事務、戸籍附票事務、人口動態事務等の戸籍関連事務とする。
(戸籍データ保護管理者の指定)
第5条 戸籍情報システムに係るデータの統括的な管理運用を図るため、市民生活課に戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、市民生活課長をもって充てる。
3 電算室に設置されている磁気ディスク等及びこれに係るデータについては、企画政策課長がこれを保護し、管理しなければならない。
(保護管理者の職務)
第6条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況を常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的に又は随時、点検を行うこと。
(3) 戸籍データを取り扱う端末機の管理を行うこと。
(電子計算組織等の管理)
第7条 電子計算組織等の管理は、企画政策課長がこれを行う。
(記録媒体及び出力帳票の保管)
第8条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所については、施錠のある所定の場所に保管する等の措置を採ること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの保管)
第9条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状況で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末機の操作)
第10条 端末機の操作は、保護管理者の指示又は承認を受けた職員が行わなければならない。
2 保護管理者は、受付窓口から入力内容を読み取れない位置及び角度に配慮しなければならない。
(戸籍データ保護)
第11条 保護管理者は、戸籍データ漏えい、損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、戸籍データを他の業務に利用してはならない。
3 戸籍データは、法令の定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(パスワードの管理)
第12条 保護管理者は、端末機の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、パスワードの更新を行う等、厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第13条 端末機の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないよう措置を講じなければならない。
2 端末機の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(機器等の把握)
第14条 保護管理者は、常に次の各号に掲げる戸籍情報システムの状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) サーバの管理状況
(6) その他の戸籍情報システムの運用に関すること。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(守秘義務)
第15条 戸籍システムに係る事務に従事する者は、その事務処理について知り得た秘密を漏らしてはならない。その職務を離れた後も、同様とする。
(研修の実施)
第16条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、研修計画を策定して、これを実施しなければならない。
(会議)
第17条 データ保護の適切な運営を推進するため、保護管理者が指名した者をもって組織するデータ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて保護に係る事務について開催するものとする。
3 保護管理者は、必要があると認める場合、会議に関係職員を出席させることができる。
4 会議の庶務は、市民生活課管理班において処理する。
附 則
この訓令は、平成17年7月1日から施行する。
附 則(平成23年5月20日訓令第10号)
この訓令は、平成23年6月1日から施行する。
附 則(令和3年3月31日訓令第5号)抄
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。