○旭市消防本部消防署処務規程

平成17年7月1日

消防本部訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条)

第2章 決裁(第2条―第5条)

第3章 文書取扱いの原則(第6条・第7条)

第4章 文書の収受及び配布(第8条・第9条)

第5章 文書の作成及び発送(第10条―第12条)

第6章 文書の整理及び保存(第13条―第16条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めるものを除き旭市消防本部及び消防署における事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。

第2章 決裁

(決裁)

第2条 事務は、原則としてすべて消防長の決裁を受けなければならない。ただし、課長には別表第1の事項、署長には別表第2の事項を専決させることができる。

(代決)

第3条 消防長に事故があるときは総務課長、署長に事故があるときは署の副署長が、次の各号に掲げる事項を除き、その所管に係る事務を代決することができる。

(1) 訓令及び指令並びに重要な指示通達に関すること。

(2) 職員の任免、分限、懲戒、表彰その他重要な人事に関すること。

(3) 新規の計画に関する事項及び緊急に処理することを要しない事項

(4) 前3号に掲げるもののほか、重要又は異例な事項

(専決事項の代決)

第4条 課長又は署長に事故があるときは、別表第1及び別表第2の専決事項をそれぞれ所属の班の上席職員及び副署長がこれを代決することができる。

2 重要若しくは異例な事項又は特に緊急を要しない事項については、前項の規定によりこれを代決することができない。

(後閲)

第5条 前2条の規定に基づき、代決した事項については、代決である旨を表示し、上司に事故がなくなったとき、直ちに後閲を受けなければならない。

第3章 文書取扱いの原則

(文書処理)

第6条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(記号及び番号)

第7条 文書には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、番号を省略し、号外とすることができる。

2 文書記号は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 旭市消防本部 旭消本

(2) 旭市消防署 旭消署

第4章 文書の収受及び配布

(到着する文書の処理)

第8条 消防本部に到着する文書は、すべて総務班において収受し、次の各号により処理するものとする。

(1) 親展、秘密又はこれに類する表示のある文書(以下「親展文書」という。)を除く文書は、開封査閲し、文書の余白に収受印を押し、理事件名簿(第1号様式)に所要事項を記載するとともに番号を付し、所管班に配布しなければならない。ただし、収受印を押す事を適当としない文書については、適当に貼紙をなし、これに収受印を押すものとする。

(2) 親展文書は、封皮に収受印を押し、理事件名簿に親展と朱書し、名宛人に配布するとともに理事件名簿に受領印を徴さなければならない。

(3) 書留、速達等の特殊郵便物及び小荷物等は、理事件名簿に記載の上、所管係又は名宛に配布するとともに受領印を徴さなければならない。

2 前項第1号の文書のうち次の各号に掲げるものについては、理事件名簿の記録を省略することができる。

(1) 軽易な文書で記録の必要がないと認められるもの

(2) 新聞、雑誌、冊子その他これに類する印刷物で記録の必要がないと認められるもの

3 2以上の班に関係のある文書は、その関係の深い班に配布しなければならない。

4 消防署に到達する文書は、総務班において収受し、前3項の規定に準じて処理するものとする。

(執務時間外に到達する文書)

第9条 執務時間外に到達する文書は、当直員において収受し、次の各号により処理しなければならない。

(1) 当直日誌にその種類及び件数を記録すること。

(2) 電報、速達等急を要すると認められるものについては、直ちに名宛人又は所管班に通報し、その旨当直日誌に記録しなければならない。

第5章 文書の作成及び発送

(文書の起案)

第10条 文書は、当該事務担当者において起案し、上司の決裁及び必要に応じ関係班の合議を経て決定する。

(浄書)

第11条 文書の浄書は、当該事務担当者において行うものとする。ただし、必要に応じ業者に依頼する場合においては、消防長の承認を得て措置するものとする。

2 文書を浄書したときは、必ず照合しなければならない。

(発送)

第12条 文書の発送は、総務班において行う。

2 総務班主査は、文書を発送しようとするときは、所定の手続を完了しているかどうか審査し、手続の完了した文書については、公印を押し理事件名簿に記録しなければならない。この場合における発送表示は、朱書するものとする。

3 前項の手続を完了した文書は、使途と郵送とに分類し、使途するものについては、一括して、本部総務班文書担当に依頼し、郵送するものについては、郵便切手(葉書)受払簿(第2号様式)に記録し郵送するものとする。

第6章 文書の整理及び保存

(文書の保管)

第13条 完結文書は、主管班において整理保管する。

(文書の編さん)

第14条 文書は、1暦年ごとに編さん類別及び保存種別により分割の上編冊しなければならない。ただし、会計年度をもって処理すべき文書は、その年度により編冊しなければならない。

(保存種別及び期間)

第15条 文書の保存種別、期間及び表示色は、法令その他別に定めがあるもののほか、次の各号のとおりとする。

(1) 第1種 永年保存 赤色

(2) 第2種 10年保存 青色

(3) 第3種 5年保存 黒色

(4) 第4種 1年保存 白色

2 第1種から第4種までのそれぞれに属する文書は、別表第3のとおりとする。

3 文書の保存期間は、その文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。ただし、会計年度によるものは、その文書が完結した日の属する年度の翌年の4月1日から起算する。

(保存文書の廃棄)

第16条 保存期間の経過した文書は、編冊文書目録に記録し、速やかに廃棄手続をするものとする。

2 廃棄処分は、消防長がこれを行い、廃棄処分の方法は、焼却とする。

附 則

この訓令は、平成17年7月1日から施行する。

附 則(平成19年9月27日消本訓令第4号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成23年5月24日消本訓令第1号)

この訓令は、平成23年6月1日から施行する。

別表第1(第2条関係)

課長専決事項

(1) 他官庁からの文書又は物件の受領及び転送に関すること。

(2) 軽易な照会、回答及び復命に関すること。

(3) 所属職員の休暇及び旅行承認に関すること。

(4) 定例的又は軽易な事案の処理に関すること。

(5) 職員の履歴表の整理に関すること。

(6) 軽易な渉外及び交際に関すること。

(7) 庁中取締りに関すること。

(8) 文書図書の貸出しに関すること。

(9) 優良図書のあっせんに関すること。

(10) 軽易な建築同意及び施設検査に関すること。

(11) 軽易な予防指導に関すること。

別表第2(第2条関係)

署長専決事項

(1) 署員の招集に関すること。

(2) 署員の休暇及び旅行の承認に関すること。

(3) 消防隊の出動等消防執行務の指揮監督に関すること。

(4) 署員の勤務割当てに関すること。

(5) 署員の教養に関すること。

別表第3(第15条関係)

保存種別

第1種

第2種

第3種

第4種

1 総括

1 文書管理

編冊文書目録

 

理事件名簿

 

令達件名簿

 

 

 

公印台帳

 

公印使用簿

 

2 法制

条例、規則原議書

組織制度に関する書類

通達書類

 

訓令、告示指令等原議書

条例、規則つづり

申令達書類

 

 

 

署示原議書

 

3 記録統計

消防沿革史

 

上達書類

 

管内要覧

 

管内情勢つづり

 

消防年報

 

火災統計書類

 

 

 

統計書

 

4 議会

 

 

提出議案つづり

 

 

 

消防委員会書類

 

5 会議

 

 

消防長会議書類

 

 

 

署長会議書類

 

6 広報渉外

 

 

消防庁関係書類

各所照会つづり

 

 

他都市消防関係書類

 

7 請願陳情

 

 

陳情関係書類

 

 

 

公聴関係書類

 

 

 

請願関係書類

 

8 公務証票

消防手帳台帳

 

消防手帳再交付書類

 

消防警戒区域立入許可証交付名簿

 

 

 

立入検査証台帳

 

 

 

消防手帳整理簿

 

 

 

職員徽章台帳

 

 

 

身分証明書交付台帳

 

 

 

9 事務引継

消防長事務引継書

 

事務引継書

 

10 刊行物

 

 

官報

広報

2 人事

1 任用

勤務評定

昇任試験関係書類

職員任命異動簿

身分異動届

採用関係書類

 

 

 

職員名簿

 

 

 

人事記録

 

 

 

退職者記録

 

 

 

2 分限賞罰

 

表彰関係書類

療養者状況報告つづり

 

 

懲戒関係書類

 

 

 

分限関係書類

指導賞揚関係書類

 

 

休職者名簿

 

 

3 服務

 

 

出張命令簿

願届書

 

 

時間外勤務命令票

服務整理簿

 

 

出勤票

勤務諸表

4 給与

給与台帳

 

所得税関係書類

 

昇給一覧表

 

昇給関係書類

 

扶養親族台帳

 

給与関係書類

 

5 災害補償

災害補償原簿

 

 

 

公務災害記録

 

 

 

6 研修

 

 

研修等派遣関係書類

 

 

 

研修計画書類

 

 

 

研修実施報告書

 

7 保健共済

共済組合員台帳

負担金、掛金支払書類

恩給請求書つづり

 

 

 

共済組合関係書類

 

8 衛生管理

健康診断台帳

 

 

衛生管理関係書類

3 財務管理

1 会計

 

予算関係書類

財務関係書類

物品受払簿

 

支出関係書類

予算編成資料

 

2 財産

備品台帳

 

機関員名簿

消防機械使用簿

敷地契約書

 

定期点検整備記録簿

 

土地建物台帳

 

 

燃料台帳

市有貯水そう台帳

 

 

整備資材関係書類

機械台帳

 

 

 

車両原票

 

 

 

4 消防

1 消防

消防相互応援協定書

消防活動報告書類

 

消防訓練関係書類

中高層建物台帳

災害関係書類

 

火災警報関係書類

特殊建物火災防禦計画

 

 

 

2 水利地理

消防水利台帳

 

 

水利調査簿

指定水利関係書類

 

 

 

3 通信

電話機台帳

 

非常通信記録簿

 

無線電話台帳

 

 

 

5 予防

1 防火対策

防火管理者講習終了証交付台帳

 

罹災証明書類

防火管理者講習会書類

核燃料物質等届出書類

 

火気使用関係書類

 

防火管理者選(解)任届つづり

 

防火管理者資格証明書交付願つづり

 

防火管理者台帳

 

火災予防関係書類

 

特殊可燃物届出つづり

 

 

 

2 査察

立入検査台帳

 

消防用設備等検査表

 

特殊防火対象物検査台帳

 

消防用設備等検査票

 

指定対象物台帳

 

 

 

一般対象物台帳

 

 

 

危険物検査台帳

 

 

 

特殊可燃物検査台帳

 

 

 

3 建築同意

 

建築物指導経過簿

建築同意件名簿

 

 

 

建物関係書類

 

4 原因調査

火災発生記録簿

 

火災詳報つづり

証拠物件つづり

5 危険物

危険物施設台帳

 

危険物届出書つづり

 

危険物施設削除台帳

 

危険物関係書類

 

危険物製造所等検査台帳

 

 

 

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旭市消防本部消防署処務規程

平成17年7月1日 消防本部訓令第2号

(平成23年6月1日施行)