○市長への手紙取扱要綱

平成17年9月30日

告示第177号

(趣旨)

第1条 この要綱は、市民の市政に関する意見、要望等を広く聴くことにより、市と市民とによる市政運営とまちづくりを推進するため、市長への手紙の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この要綱において「市長への手紙」とは、手紙、ファクシミリ、電子メール等による文書であって、差出人の住所及び氏名並びに意見、要望等が明記され、直接市長にあてたものをいう。

(受付箱の設置)

第3条 市長は、市民が市長への手紙を容易に投函できるよう、市長への手紙の受付箱を、市役所、支所、出先施設等に設置するものとする。

(秘書広報課の処理)

第4条 市民から寄せられた市長への手紙は、秘書広報課で受け付け、市長への手紙受付処理簿(第1号様式)に必要事項を記載するものとする。

2 秘書広報課長は、前項の受付けを経た後、市長への手紙処理通知書(第2号様式。以下「処理通知書」という。)に当該市長への手紙を添えて、意見、要望等に係る事務を担当する課長(以下「主管課長」という。)へ送付するものとする。

(主管課における処理の基本)

第5条 処理通知書及び市長への手紙の送付を受けた主管課長は、内容について十分に検討し、適正かつ迅速に処理しなければならない。

(回答)

第6条 主管課長は、市長への手紙のうち回答を要するものについては、その回答案を作成し、市長決裁を受けるものとする。ただし、軽易な内容と認められるものについては、この限りでない。

2 主管課長は、秘書広報課が市長への手紙を受け付けた日から2週間以内に、原則として文書により、市長への手紙の差出人に回答しなければならない。ただし、やむをえない事情により2週間以内に回答できない場合には、電話等により、回答が遅れる理由及び対応状況を当該差出人に連絡した上で、可能な限り早い時期に回答するものとする。

(回答を要しない案件の処理)

第7条 主管課長は、市長への手紙のうち回答を要しないものについては、その対応案を作成し市長決裁を受けるものとする。ただし、軽易な内容と認められるものについては、この限りでない。

(秘書広報課への報告)

第8条 主管課長は、市長への手紙に係る事務を終えたときは、市長への手紙処理報告書(第3号様式)を、速やかに秘書広報課長に送付するものとする。

(その他)

第9条 この要綱に定めるもののほか、市長への手紙に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

この要綱は、平成17年10月1日から施行する。

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市長への手紙取扱要綱

平成17年9月30日 告示第177号

(平成17年10月1日施行)