(趣旨)

第1条　この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び豊後高田市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年豊後高田市条例第6号。以下「議会個人情報保護条例」という。)並びに行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年豊後高田市条例第31号。以下「番号利用等条例」という。)に基づき、実施機関が取り扱う特定個人情報の適正な管理のために必要な措置について定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において使用する用語は、個人情報保護法及び議会個人情報保護条例並びに番号法及び番号利用等条例において使用する用語の例による。

(職員の責務)

第3条　職員は、自らの行動が公務の信用に影響を及ぼすことを強く認識した上で、実施機関の特定個人情報の取扱いが安全かつ適正に行われるよう関係法令及びこの規程を遵守しなければならない。

(法令違反等に対する厳正な対処)

第4条　実施機関は、法令又はこの規程に違反した職員に対し、法令等に基づき厳正に対処するものとする。

(組織体制)

第5条　特定個人情報の適正な管理を図るため、次の各号に掲げる職を置き、当該各号に定める者をもって充てる。

(総括責任者)

第6条　総括責任者は、次に掲げる職務を行う。

(保護責任者)

第7条　保護責任者は、次に掲げる職務を行う。

(監査責任者)

第8条　監査責任者は、特定個人情報の適正な管理を検証するため、次節から第6節までに規定する措置の状況を含む実施機関における特定個人情報の管理の状況について定期又は随時に行う監査(外部監査を含む。以下同じ。)を総括し、その結果を総括責任者に報告するものとする。

(特定個人情報の利用の制限)

第9条　事務取扱担当者は、保護責任者が指定した個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報を利用してはならない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第10条　事務取扱担当者は、保護責任者が指定した個人番号利用事務等を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。

(特定個人情報の収集等の制限)

第11条　事務取扱担当者は、保護責任者が指定した個人番号利用事務等を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報を収集し、保管し、又は提供してはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第12条　事務取扱担当者は、保護責任者が指定した個人番号利用事務等を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(アクセス制限)

第13条　保護責任者は、特定個人情報の秘匿性等に応じて、当該特定個人情報にアクセスをする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する事務取扱担当者の権限の内容を、必要最小限の範囲に設定しなければならない。

(複製等の制限)

第14条　保護責任者は、特定個人情報の秘匿性等に応じて、次に掲げる行為について、事務取扱担当者が特定個人情報を取り扱うことができる場合を限定しなければならない。

(入力情報の照合等)

第15条　事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報の内容の確認等を行わなければならない。

(誤りの訂正)

第16条　事務取扱担当者は、特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、直ちに必要な訂正(追加及び削除を含む。)を行わなければならない。

(媒体の管理)

第17条　事務取扱担当者は、保護責任者の指示に従い、特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体を耐火金庫等へ保管し、施錠しなければならない。

(廃棄等)

第18条　事務取扱担当者は、特定個人情報又は特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該特定個人情報の復元又は判読を不可能とする方法により削除又は廃棄を行わなければならない。

(特定個人情報ファイルの取扱状況の記録)

第19条　保護責任者は、特定個人情報の秘匿性等に応じて、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報の利用及び保管等の状況について記録するものとする。

(情報漏えい等の事案への対応)

第20条　事務取扱担当者は、次に掲げる事案の発生又はそのおそれを認識した場合は、直ちに当該事案に係る保護責任者に報告しなければならない。

(安全管理措置の見直し)

第21条　総括責任者及び保護責任者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報の適正な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じるものとする。

第22条　事務取扱担当者は、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を受けるものとする。

(情報システム室等の管理)

第23条　保護責任者は、特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する部屋その他の区域(以下「情報システム室等」という。)については、立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別、部外者が立ち入る場合の事務取扱担当者の立会い若しくは監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設(以下「保管施設」という。)について必要があると認めるときは、同様の措置を講じるものとする。

第24条　保護責任者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備を設置する等必要な措置を講じるものとする。

(端末の限定)

第25条　保護責任者は、特定個人情報の秘匿性等に応じて、その処理を行う端末を限定するものとする。

(端末及び電子媒体等の盗難及び紛失の防止)

第26条　保護責任者は、端末の盗難及び紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠その他の必要な措置を講じるものとする。

(第三者の閲覧防止)

第27条　事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう必要な措置を講じなければならない。

(電子媒体等の取扱いにおける情報漏えい等の防止)

第28条　保護責任者は、特定個人情報の秘匿性等に応じて、許可された電子媒体又は機器以外のものの使用の制限、記録機能を有する機器の端末への接続の制限その他の特定個人情報の情報漏えい等防止のために必要な措置を講じるものとする。

(アクセス制御)

第29条　保護責任者は、特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この節において同じ。)の秘匿性等に応じて、認証機能の設定その他のアクセスの制御のために必要な措置を講じるものとする。

(アクセス記録)

第30条　保護責任者は、特定個人情報の秘匿性等に応じて、当該特定個人情報へのアクセスの状況を記録し、一定の期間保存するための必要な措置を講じるものとする。

(不正アクセス等による被害の防止等)

第31条　保護責任者は、特定個人情報の秘匿性等及びその量に応じて、当該特定個人情報への不正なアクセスの監視のために必要な措置を講じるものとする。

(情報漏えい等の防止)

第32条　保護責任者は、不正プログラムによる特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、情報システムの管理者と連携して、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等必要な措置を講じるものとする

(情報システム設計書等の管理)

第33条　保護責任者は、特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等について外部に知られることがないようにするため、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じるものとする。

(業務の委託に伴う措置)

第34条　保護責任者は、特定個人情報の取扱いを伴う業務を外部に委託する場合には、特定個人情報を適正に管理する能力を有しない者を選定することがないようにするための必要な措置を講じるものとする。

(労働者派遣契約における特記事項)

第35条　保護責任者は、特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者に行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等特定個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。

第36条　この規程に定めるもののほか、特定個人情報の管理に関し必要な事項は、総括責任者が別に定める。