○豊後高田市職員旧姓使用取扱規程
令和5年3月1日
訓令第2号／議会訓令第1号／教育委員会訓令第1号／選挙管理委員会訓令第1号／監査委員訓令第1号／農業委員会訓令第1号／消防本部訓令第2号／
(目的)
第1条 この規程は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由によって戸籍上の氏を変更した場合に変更前の氏(以下「旧姓」という。)を使用することについて、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「職員」とは、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条に規定する一般職の職員(臨時的任用職員及び非常勤職員を除く。)をいう。
(旧姓使用の承認申請)
第3条 職員は、旧姓を使用するときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により、所属長を経由して市長に申請しなければならない。
(旧姓を使用することができる文書等)
第6条 旧姓を使用することができる文書等の基準及び旧姓を使用することができない文書等の基準は、別表に掲げるとおりとする。
(職員及び所属長の責務)
第7条 旧姓を使用する職員は、旧姓の使用にあたっては、常に市民、他の職員等に誤解及び混乱を生じさせないよう努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用することができる文書等には一貫して旧姓を使用しなければならない。
3 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。
(その他)
第8条 この規程に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、公示の日から施行する。
別表(第6条関係)
1 旧姓を使用することができる文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
1 職員の氏名が記載されているのみで、特別な法律関係を生じさせるおそれのないもの | 名札、名刺、業務分担表、座席表、職員名簿、職場での呼称、回覧用紙、グループウェア等 |
2 専ら組織内部及び職員間で使用される文書等で、容易に職員の同一性を確認できるもの | 起案文書の起案者名、起案文書等への押印、復命書、事務引継書、組織内部で行われる表彰等 |
3 職員の権利及び義務に係る文書等で、容易に職員の同一性を確認できるもの | 出勤押印簿、年休承認簿、特別休暇願、特別休暇承認簿、職務に専念する義務の免除承認願、時間外勤務命令簿、旅行命令書・依頼書、営利企業従事許可申請書、欠勤届等 |
4 その他 | 市長が適当と認めるもの |
2 旧姓を使用することができない文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
1 職員の身分に関するもの | 辞令、宣誓書、履歴書、職員証、退職願、処分関係書類、人事管理上作成する文書、証明書類、出納員の職務に関する文書、法令に基づく身分証明書等 |
2 職員の権利義務に係るもので、他に与える影響が大きいもの | 給与明細書、給与口座振込申出書、源泉徴収票、昇給辞令、各種手当関係書類、育児休業関係書類、介護休暇関係書類、公務災害関係書類、大分県市町村職員共済組合関係書類、健康診断関係書類、交通事故関係書類等 |
3 公権力の行使に関するもの | 立入検査、徴税等法令に基づく行政処分に係る文書等 |
4 私人との法律上の関係を発生させるもの | 契約書、入札執行関係書類等 |
