2　文書は、全て正確かつ迅速に取扱い常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

2　文書主管課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて課及び保育所(以下「課等」という。)の長に対し、必要な措置を求めることができる。

2　令達文書の記号及び番号は、文書主管課長が付するものとする。

3　令達文書の記号は、「銚子市」の次に令達種目を付して表示し、令達文書の番号は、歴年により表示するものとする。

2　一般文書の記号は、課等ごとに「銚」の次にその課等の頭文字又は代表する文字を表示し、一般文書の番号は、年度により表示するものとする。

3　同一の事案に属する一般文書は、同一の年度に限り同一の番号を用いることができる。この場合において、必要に応じ枝番号を用いることができる。

4　令達文書の記号は、課等ごとに「銚子市」の次にその課等の頭文字又は代表する文字及び令達種目を表示し、令達文書の番号は、年度により表示するものとする。

5　前3項に規定するもののほか、秘密を要する文書については、余白に「秘」と朱記しなければならない。

6　前各項の規定にかかわらず、辞令、表彰状、契約書その他これらに類する文書及び軽易な文書は、記号及び番号の表示を省略することができる。

2　代金引換の取扱いにより市役所に到着した文書等は、課等において受領するものとする。

2　2以上の課等に関係のある文書等は、その関係が最も深いと認められる課等へ配布するものとする。

2　文書主管課長は、前項の規定により返戻を受けたときは、速やかに所要の手続を経て関係する課等へ配布しなければならない。

2　職員は、前項の規定により処理をする文書の余白に収受印(別記様式第3号)を押印するとともに、第11条に定める手続をしなければならない。ただし、文書採番システムに登録しない文書及び同条第6項の規定により記号及び番号の表示を省略する文書については、収受印の押印を省略することができる。

3　第14条の規定により受信した電子文書は、速やかに紙に出力し、前2項の規定の例により処理しなければならない。

4　前項の規定にかかわらず、文書採番システムに登録しない電子文書は、紙に出力しないで処理することができる。

2　回答又は報告を要する文書で期日の指定があるものは、必ず指定期日内に発信者に到達するよう処理し、その期日内に処理することができないと認められるときは、あらかじめその理由を付して期日の変更又は猶予を求めるものとする。

2　職員は、収受文書を供覧しようとするときは、当該文書の余白に「供覧」又は「一応供覧」と表示して関係職員に供覧するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な事案については、起案書の作成を省略し、余白又は付箋に処理要領を記載して略式処理をすることができる。

3　起案に関係のある法令等については、余白又は別紙に参照として抄録しなければならない。ただし、課等の長が必要がないと認めたときは、これを省略することができる。

4　一般文書等の起案に関しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

5　起案した一般文書等の決裁の際、前項第8号の規定により添付された収受文書は、関係職員に供覧されたものとみなす。

2　職員は、前項の規定による処理に代えて、起案書に令達文書を添付して起案することができる。

3　前条第3項から第5項までの規定は、令達文書の起案について準用する。

2　文書の決裁で緊急に処理を要するもの若しくは秘密を要するもの又は重要なもので特に説明を要するものにあつては、関係職員が持ちまわりして上司の決裁を受けなければならない。

2　文書主管課長は、前項の規定により前条第3号に掲げる文書の送付を受けたときは、第10条に定める手続をしなければならない。

2　一般文書等の施行日は、発送、送達又は送信の日とする。

2　前項の発信者名は、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

3　市長名をもつて施行する文書のうち課等の名称を表示する必要のあるものは、市長名の下に括弧書きするものとする。

2　前項ただし書の規定により、公印の押印を省略したときは、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、当該表示をすることが適当でないものは、この限りでない。

3　職員は、第1項本文の規定により公印を押印した文書に必要があると認めたときは、原議書との契印を押印することができる。

2　文書等は、料金後納の方法による郵便により発送するものとする。ただし、信書以外の文書等で文書主管課長が必要と認めるものは、郵便以外の方法により発送することができる。

3　前項の規定にかかわらず、第1項ただし書の規定により文書等を発送する場合は、郵便切手又はレターパック(以下「郵便切手等」という。)を使用して発送することができる。

4　郵便切手等を使用したときは、郵便切手等受払簿(別記様式第6号)に記載し、その受払いを明確にしなければならない。

2　完結した令達文書は、令達種目ごとに分類し、暦年ごとに編冊しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

2　書庫内は、常に整理し、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

3　書庫に立ち入る場合は、文書主管課長に申し出なければならない。

4　課等の長は、毎年1回、書庫において保存する所管の簿冊を整理しなければならない。

2　課等の長は、20年を経過した永年保存の文書又は保存年限満了前の文書で、保存の必要がないと認めるときは、文書主管課長と協議し、前項の規定に準じ廃棄することができる。

3　文書採番システムに登録しない文書のうち保存を要しない軽易な文書は、課等において完結後直ちに廃棄することができる。

4　廃棄する文書で、秘密を要するもの又は他に使用されるおそれのあるものは、漏えいを防止する適切な処置を講じなければならない。

この訓令は、昭和50年5月1日から施行する。

この訓令は、昭和51年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和51年10月1日から施行する。

この訓令は、昭和52年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和56年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前のそれぞれの訓令に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、なお使用することができる。

この訓令は、昭和57年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和59年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の訓令の様式による用紙で、現に残存するものは、なお使用することができる。

この訓令は、平成元年4月1日から施行する。

この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。ただし、第42条10年保存に属するものの項中第10号を第11号とし、第9号の次に1号を加える改正規定は、同年10月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年11月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の銚子市文書管理規程に規定する様式による用紙で現に残存するものは、所要の調整をし、なお使用することができる。

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

この訓令は、平成21年7月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公示の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の銚子市文書管理規程に規定する様式による用紙で現に残存するものは、所要の調整をし、なお使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の銚子市文書管理規程(以下「改正後の規程」という。)の規定は、次項及び附則第4項に規定するものを除き、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に収受又は起案をした文書について適用し、施行日前に収受又は起案をした文書については、なお従前の例による。

3　改正後の規程第36条及び第37条の規定は、施行日以後に行われる発送の手続について適用する。

4　施行日前に収受又は起案をした文書であって、施行日以後に完結する文書については、この訓令による改正前の銚子市文書管理規程第38条第4号の規定にかかわらず、改正後の規程第41条第1項第1号後段の規定を適用する。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年10月17日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に改正前の銚子市文書管理規程の規定に基づき収受又は起案をした文書については、この訓令による改正後の銚子市文書管理規程の規定に基づき収受又は起案をしたものとみなす。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に改正前の銚子市文書管理規程の規定に基づき収受又は起案をした文書については、この訓令による改正後の銚子市文書管理規程の規定に基づき収受又は起案をしたものとみなす。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。