(趣旨)

第1条　この訓令は、マイクロフィルム文書の作成及び取扱いについて必要な事項を定める。

(用語の意義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(撮影する文書の範囲)

第3条　マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、保存年限が永年及び25年の文書とする。ただし、文書主管課長が特に認めた文書については、この限りでない。

(マイクロフィルムの作成組織)

第4条　マイクロフィルム文書の作成に関する事務は、文書主管課において行う。ただし、文書主管課長が特に認めた場合は、この限りでない。

(マイクロフィルム文書の撮影)

第5条　文書主管課長等は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、当該文書にマイクロフィルム文書撮影等指示書(以下「指示書」という。)を添付して撮影者に撮影を指示するものとする。

(マスターフィルム文書の検収)

第6条　文書主管課長等は、撮影者からマスターフィルム文書、指示書、原文書、マスターフィルム文書撮影証明書及び納品書の引渡しを受けたときは、指示書により撮影の結果を検査し、収納しなければならない。

(マスターフィルム文書証明者)

第7条　市にマスターフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置く。

(証明)

第8条　証明は、文書証明者が原文書の存在すること及びマスターフィルムと原文書を対照し、その内容が符合することを確認するとともに、マスターフィルム文書証明書に必要事項を記入の上署名押印し、当該マスターフィルム文書証明書をマイクロフィルムに撮影し、当該マイクロフィルムをマスターフィルムの末尾に接合することにより行う。

(保存期間)

第9条　マイクロフィルム文書の保存期間は、永年とする。

(マスターフィルム文書の保存)

第10条　文書主管課長は、マスターフィルム文書を適正な管理の下に保存しなければならない。

(定期検査)

第11条　文書主管課長は、マイクロフィルム文書の保存状態について、次の各号に定める時期に定期検査を行い、その結果を文書台帳に記録しなければならない。

(再撮影及び再製)

第12条　文書主管課長は、前条第2項の規定により原文書を再撮影するときは、原文書に指示書を添付し、撮影者に指示するものとする。

(マスターフィルム文書の閲覧等の制限)

第13条　マスターフィルム文書の閲覧、複写又は貸出しは、認めない。ただし、文書主管課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(活用フィルム文書の撮影及び複製)

第14条　活用フィルム文書の撮影及び複製については、第5条及び第6条の規定を準用する。

(活用フィルム文書の利用)

第15条　文書主管課長は、職員が活用フィルム文書の利用を申し出た場合は、当該活用フィルム文書を閲覧し、又は複写させるものとする。

(原文書の廃棄)

第16条　文書主管課長は、第11条第1項第1号の精密検査が終了したときは、海老名市行政文書管理規程(平成21年訓令第5号)第35条の規定にかかわらず、原文書を廃棄することができる。

(様式)

第17条　この訓令の規定により使用する様式は、別表のとおりとし、その内容は別に定める

(委任)

第18条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。