○福井市消防局文書管理規程
平成18年2月1日
消防局訓令甲第10号
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 配布及び収受(第8条―第14条)
第3章 起案及び回議(第15条―第27条)
第4章 浄書及び発送(第28条―第32条)
第5章 整理、保管、保存、廃棄等(第33条―第46条)
第6章 雑則(第47条)
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 所属 福井市消防本部及び消防署の設置等に関する条例(平成18年福井市条例第6号)第2条第2号に掲げる消防署(以下「署」という。)及び福井市消防局の組織等に関する規則(平成18年福井市規則第85号。以下「組織規則」という。)第2条第1項に規定する課(以下「課」という。)をいう。
(2) 所属長 所属の長をいう。
(3) 文書 福井市消防局(以下「消防局」という。)において取り扱う文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(4) 文書管理システム 電子計算機(演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。)を利用して文書の収受、起案、回議、合議、供覧、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る情報の管理等を行う情報処理システムをいう。
(5) 原議書 決裁の手続を終了した起案文書をいう。
(6) 完結文書 事案の処理が供覧によって完結する文書にあっては供覧の手続を終了したもの、事案の処理に施行を要する文書にあっては施行の手続を終了したもの、事案の処理に施行を要しない文書にあっては原議書をいう。
(文書の作成)
第3条 職員は、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に記録し、又は検証することができるよう、処理に係る事案が次の各号の全てに該当する軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(1) 事後に確認が必要とされる可能性がないこと。
(2) 文書を作成しなくとも職務上支障が生じないこと。
(3) 歴史的価値を有さないこと。
2 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。
3 文書は、易しくかつ分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。
(消防総務課長の責務)
第4条 消防総務課長は、文書の取扱状況を随時調査し、文書の管理が適正に行われるよう指導及び改善に努めなければならない。
(所属長の責務)
第5条 所属長は、当該所属における文書の事務が適正かつ円滑に処理されるように努めなければならない。
(文書取扱責任者)
第6条 所属に文書取扱責任者を置く。
2 所属の文書取扱責任者は、当該所属の課長補佐の職にある者とし、所属長が指名した者をもって充てる。
3 文書取扱責任者は、上司の命を受けて次に掲げる事務を行う。
(1) 文書及び物品(以下「文書等」という。)の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の処理の促進に関すること。
(4) 文書の保存及び廃棄に関すること。
(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(6) 文書管理システムの使用に係る調整に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の処理に係る事項に関すること。
(1) 例規文書
条例、規則、訓令甲、訓令乙、訓、告示、公告、指令及び達
(2) 往復文書
照会、回答、依頼、通知、報告、通達、依命通達、申請、送付、副申、進達、願、勧告、建議、諮問、答申等
(3) 部内文書
復命書、上申、内申、事務引継書、辞令、事故の手続書、届、願等
(4) その他の文書
儀礼文書、争訟関係文書、契約関係文書、賞状等
第2章 配布及び収受
(文書等の受領)
第8条 消防総務課に到達した文書等は、消防総務課長が受領する。ただし、当該文書等の内容に係る事務を担当する課に直接到達した文書等については、課長が受領することができる。
2 署に到達した文書等は、署長が受領する。
3 消防総務課長及び署長は、郵便料金の未納又は不足の文書等については、官公署から発送されたものその他必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
(執務時間外の到達文書の受領)
第9条 休日及び正規の勤務時間外に到達した文書等は、当番の職員が受領し、消防局にあっては消防総務課長、署にあっては署長に引き継がなければならない。
(文書等の配布等)
第10条 消防総務課長は、第8条第1項本文の規定により受領した文書等について、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 文書は、親展文書、秘密文書、特殊郵便物(書留、内容証明、配達証明又は電報)等を除き、直ちに消防局に備え置く文書担当箱により配布するものとする。
(2) 親展文書、秘密文書及び特殊郵便物は、書留等整理簿(様式第1号)に記載した後、所属長に配布するものとする。
(3) 物品は、物品整理簿(様式第2号)に記載した後、所属長に配布するものとする。
2 消防総務課長は、消防局あて又は次長以上の職あての文書等その他開封しなければ配布先が判明しない文書等については、開封し、所属に配布するものとする。
3 前2項の場合において、所管する所属の明らかでない文書等があるときは、消防総務課長は、速やかに判断をして、当該文書等を所管する所属に配布するものとする。
(消防局における文書等の収受)
第11条 課長は、次に定めるところにより、文書取扱責任者に文書等を収受させなければならない。
(1) 前条の規定により配布される文書等を受け取る。
(2) 前号の規定により受け取った文書及び第8条第1項ただし書の規定により直接受領した文書に必要があると認めるときは、収受日付印(様式第3号)を押印する。ただし、当該文書の内容等が担当する事務に属さないと認めるときは、その理由を示して、直ちに消防総務課長に返付する。
(3) 文書を受領した時刻が権利の得喪又は変更に関係のあるときは、当該文書の余白に受領した時刻を記載する。
(4) 文書件名簿(様式第4号)に必要な事項を登録するとともに、当該文書に文書記号及び文書番号を付ける。ただし、次に掲げるものにあっては、文書件名簿による収受手続を省略することができる。
ア 軽易な庁内の往復文書
イ カタログ、新聞、図書等これらに類するもの
ウ 請求書、見積書、契約書、入札書、案内書等これらに類するもの
エ 報告書、通知書、申告書、証明願、申込書、届出書、許認可の申請書、建築同意文書等で文書件名簿への登録に代わるべき手続によりその処理を明確にしているもの
オ その他消防総務課長が適当と認めたもの
(6) 前各号の手続の終了後、文書等を担当職員に交付する。ただし、重要と認める文書等は、交付前に課長の閲覧に供し、その処理について指示を受ける。
(7) 第1号の規定により受け取った物品及び第8条第1項ただし書の規定により直接受領した物品を担当職員に交付する。
(署における文書等の収受)
第12条 署長は、次に定めるところにより、文書取扱責任者に文書等を収受させなければならない。
(1) 第8条第2項の規定により受領した文書を開封し、必要があると認めるときは、当該文書に収受日付印を押印する。
(2) 文書を受領した時刻が権利の得喪又は変更に関係のあるときは、当該文書等の余白に受領した時刻を記載する。
(3) 文書件名簿に必要な事項を登録するとともに、当該文書に文書記号及び文書番号を付ける。ただし、前条第4号ただし書に掲げるものにあっては、これらの手続を省略することができる。
(4) 前3号の手続の終了後、文書を担当職員に交付する。ただし、重要と認める文書は、交付前に署長の閲覧に供し、その処理について指示を受ける。
(5) 第8条第2項の規定により受領した物品を担当職員に交付する。
(文書記号及び文書番号)
第14条 文書には、次に定めるところにより、文書記号及び文書番号を付けなければならない。
(1) 条例及び規則は、福井市文書管理規程(平成3年福井市訓令甲第2号。以下「市規程」という。)第14条第1項第1号に定めるところによる。
(3) 訓は、署長が職員に対して指揮命令するものであるため、「署名」を冠し、令達番号簿(訓)(様式第8号)により暦年による一連番号を付ける。
(6) 前号の文書における文書番号は、収受及び発送を通じ、会計年度による一連番号とする。ただし、同一の件名で年間を通じ多量に処理する文書については、同一番号の枝番号を用いることができる。
2 同一の事件及び事案に属する文書については、完結するまで同一の文書記号及び文書番号を使用するものとする。
第3章 起案及び回議
(文書の処理)
第15条 担当職員は、文書取扱責任者から文書の交付を受けたときは、直ちにこれを処理しなければならない。ただし、事務の性質上直ちに処理することができないときは、この限りでない。
2 重要又は異例な文書については、その処理に先立って、上司の指示を受けなければならない。
(1) 軽易な事案であって収受した文書に基づいて起案する場合は、当該文書の余白に処分案を朱書して処理する。
(2) 軽易な事案及び定例的な事案であって簿冊等の用紙によって処理することが適当である場合は、簿冊等の用紙により処理する。
(例文による起案)
第17条 同一文例によって反復して起案することのできる事案については、あらかじめその文案について消防総務課長の審査を受け、その文案の写し1部を消防総務課長に提出し、その登録を受けることにより以後の起案の際は、その文案の審査を省略することができる。
(起案文書の記録等)
第18条 起案者は、起案年月日、所属の名称、起案者の職氏名等を起案文書に登録し、又は所定欄に記載しなければならない。
2 起案者は、起案文書に専決区分の表示をしなければならない。
3 起案者は、起案の内容に予算を伴うものがある場合は、起案文書に予算に係る事項を記録し、又は記載しなければならない。
4 起案文書には、処理案の前に伺文を記録し、又は記載しなければならない。
5 起案者は、起案文書に、当該起案に係る内容の開示又は不開示(一部開示を含む。)の区分を記録し、又は記載しなければならない。
(文書の施行者名)
第19条 文書の施行者名は、次に掲げるところによる。
(1) 法令の規定による権限の行使に係る文書は、権限を行使する者の名で施行する。
(2) 前号の文書以外の文書は、決裁権者の名で施行する。ただし、文書の性質又は内容により、これにより難い場合は、決裁権者以外の名で施行することができる。
2 前項の規定にかかわらず、必要があるときは、消防局名又は所属名を用いることができる。
3 発送する文書には、照会等の便宜に資するため、必要に応じ、所管する所属の名称、電話番号等を当該文書の末尾に表示するものとする。
(文書の書式及び用字、用語、文体等)
第20条 文書の書式及び文書の用字、用語、文体等は、別に定める。
(関係書類の添付)
第21条 決裁伺書には、起案理由その他参考となる事項を付記し、関係書類を添付しなければならない。ただし、事業が定例的又は軽易なものについては、これを省略することができる。
(回議)
第22条 起案文書は、福井市消防局職務権限規程(平成18年福井市訓令甲第25号・福井市消防局訓令甲第5号)の定めるところにより、回議しなければならない。
2 前項の場合において、当該起案文書が重要若しくは異例なもの又は秘密の取扱いを要するものであるときは、起案者又はその上司が持ち回って回議しなければならない。ただし、文書管理システムによる電子決裁の場合は、この限りでない。
(合議)
第23条 起案文書の内容が他の所属が担当する事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係所属長に合議しなければならない。
2 前項の規定による合議は、所管する所属長の回議を経たのち関係所属長に行うものとする。
3 合議を受けた所属において、異議があるときは、速やかに起案した所属と協議し、その結果必要と認められる場合には、起案した所属において訂正し、又は再起案を行うものとする。
(法制上の審査)
第24条 条例及び規則に係る起案文書は、消防局長の回議(合議を要するものにあっては、関係課長、関係次長又は関係部長の合議)を経たのち、総務部文書法制課長の審査を受けなければならない。
2 訓令、告示、公告、重要な契約書及び争訟に係る起案文書は、所属長の回議(合議を要するものにあっては、関係する所属長の合議)を経たのち、消防総務課長の審査を受けなければならない。
(決裁年月日)
第25条 起案者は、起案文書の決裁を終えたときは、起案文書の決裁欄にその年月日を記録し、又は記載しなければならない。
(緊急の処理)
第26条 緊急の処理を要する事案について、起案による処理を行う暇がないときは、上司の承認を得て、電話又は口頭により処理することができる。この場合において、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。
(供覧)
第27条 収受した文書であって起案による処理を要しないものは、文書管理システムを使用し、関係者の閲覧に供しなければならない。ただし、文書管理システムによる処理が適さないと認められるものは、当該文書の上部余白に「供覧」と朱書し、関係者の閲覧に供するものとする。
第4章 浄書及び発送
(浄書)
第28条 発送する文書は、浄書しなければならない。
2 浄書は、それぞれの所属において行うものとする。
(公印及び契印)
第29条 発送文書には、福井市公印規則(昭和39年福井市規則第2号)及び福井市消防局公印規程(平成18年福井市消防局訓令甲第4号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、当該発送文書の性質上、特に必要があると認めるときは、契印で割印することができる。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 報告、照会、回答その他法的効果を生じない軽易な文書
(2) 刊行物、資料等の送付文書
(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書で軽易なもの
(4) 前3号に掲げるもののほか消防総務課長が適当と認めた文書
3 庁内文書には、原則として、公印の押印をしないものとする。
(発送手続)
第30条 文書等は、それぞれ原議書(原議書がない場合にあっては、市規程第30条第1項の文書等発送簿)とともに総務部文書法制課長に回示しなければならない。この場合において、親展、書留、速達等の別を表示しなければならない。
2 一時に多量の文書を発送しようとするときは、事前に前項に規定する文書法制課長に合議しなければならない。
(通信回線を利用した発送)
第31条 前条の規定にかかわらず、発送の処理は、総合行政ネットワークその他通信回線を利用して行うことができる。
(施行年月日)
第32条 起案者は、文書の施行を終えたときは、原議書の施行欄にその年月日を記録し、又は記載しなければならない。
第5章 整理、保管、保存、廃棄等
(文書の整理及び保管)
第33条 文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難、誤消去等の防止に努めなければならない。
2 文書は、文書取扱責任者の指定する場所に保管し、所在を明らかにしておかなければならない。
3 完結文書は、別に定める文書分類表の分類番号を基本として、ファイルすることにより整理をしなければならない。
(完結文書の年度区分)
第34条 完結文書は、その完結する日の属する年度ごとに(年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに)整理しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、必要があると認めるときは、数年度分(年度に区分することが適当でないものは、数年分)の文書をまとめて整理することができる。
(完結文書の保管)
第35条 完結文書は、その完結した日から当該文書の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間(前条第2項の規定により数年度分又は数年分の文書をまとめて整理した場合にあっては、完結した日から最後に整理した文書の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間。以下「保管期間」という。)、所属長が指定する保管庫への収納その他適当な方法により保管しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、文書管理システムにより作成した文書は、文書管理システム内に整理及び保管しなければならない。
(文書整理の時期)
第36条 完結文書は、所属において毎年6月末日までに整理をしなければならない。
(完結文書の保存年限)
第37条 完結文書の保存年限の区分は、法令に特別の定めのあるもののほか、1年、3年、5年、10年及び永年とする。
2 完結文書の保存年限は、別に定めるとおりとする。
(保存年限の起算)
第38条 文書の保存年限の起算日は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。
(索引目次の作成等)
第39条 所属長は、ファイルすることにより整理をした文書について、文書管理システムにより索引目次を3部作成しなければならない。この場合において、1部をファイルされた文書の前面に添付し、残り2部を消防総務課長に提出しなければならない。
2 消防総務課長は、前項の規定により提出された索引目次を審査した後、1部を保存する文書の目次として消防総務課に備え置くものとし、残り1部を文書法制課に送付するものとする。
(所属における文書の引継ぎ及び保存)
第40条 所属長は、保管期間が経過した文書を毎年度7月31日までに消防総務課長に引き継がなければならない。ただし、保存年限が1年の文書及び文書管理システムに保管されている文書は、この限りでない。
2 前項の規定にかかわらず、保管期間が経過した文書のうち、特に執務上必要があるものは、消防総務課長の承認を受けて、必要な期間、所属において保存することができる。
(署における文書の保存)
第41条 署長は、保管期間が経過した文書を整理し、署の書庫に置き換えて保存しなければならない。
(消防局の書庫)
第42条 消防局の書庫は、課長が管理する。
2 係員以外の者は、課長の承認を受けなければ消防局の書庫に入ることができない。
3 課長は、文書の保存に当たっては、常に湿気及び虫害の予防に努めるとともに、火災及び盗難の防止のために必要な措置をとらなければならない。
(保存文書の閲覧等)
第43条 消防局の書庫において保存している文書を閲覧し、又は供覧しようとする者は、文書貸出(閲覧)記録簿(様式第11号)に必要な事項を記載し、消防総務課長の承認を受けなければならない。
2 保存文書の貸出期間は、5日以内とする。ただし、消防総務課長が承認したときは、10日まで延長することができる。
3 保存文書は、抜き取り、取り替え、又は転貸してはならない。
(文書の廃棄)
第44条 所属長は、保存年限の経過した文書を消防総務課長の指示の下に廃棄しなければならない。
2 前項の規定により廃棄する文書のうち、秘密の取扱いを要する文書又は印影等が他に利用されるおそれのあるものについては、焼却、溶解、裁断、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、歴史的又は文化的に価値のある文書については、別に定めるところにより総務部文書法制課長に引き継がなければならない。
(文書管理システムにおける廃棄・移管処理)
第45条 所属長は、第35条第2項の規定により文書管理システムに保管されている文書について保存年限が経過したときは、消防総務課長の指示の下に文書管理システムにより廃棄処理を行わなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、歴史的又は文化的に価値のある文書として、文書法制課長から廃棄文書の引渡しの申入れがあったときは、文書管理システムにより移管処理を行わなければならない。
(保存年限の変更)
第46条 所属長は、保存期間中の文書又は保存年限の経過した文書について、第3条第1項の趣旨に照らして、引き続き保存する必要があると認められるものについては、消防総務課長に合議し、保存年限を延長しなければならない。
2 所属長は、保存期間中の文書であっても、保存の必要がないと認められるものについては、消防総務課長の承認を受けて廃棄することができる。
第6章 雑則
(文書管理の特例)
第47条 所属長は、文書の管理に関し、特に必要があると認めるときは、この規程の趣旨に反しない範囲において、消防総務課長の承認を受けて特別の定めをすることができる。
附則
この訓令は、平成18年2月1日から施行する。
附則(平成19年消防局訓令甲第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年消防局訓令甲第8号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成21年消防局訓令甲第1号)
この訓令は、平成21年2月1日から施行する。
附則(平成23年消防局訓令甲第3号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日消防局訓令甲第15号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日消防局訓令甲第13号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和5年6月1日消防局訓令甲第13号)
この訓令は、令和5年6月1日から施行する。
別表第1(第14条関係)
所属名 | 記号 | |
福井市消防局 | 消防総務課 | 消総 |
予防課 | 消予 | |
救急救助課 | 消救 | |
管制課 | 消管 | |
福井市中消防署 | 中消 | |
福井市南消防署 | 南消 | |
福井市東消防署 | 東消 | |
福井市臨海消防署 | 臨消 | |
