○八戸市文書編集保存規程
昭和39年4月16日
訓令第2号
(この規程の趣旨)
第1条 この規程は、当市の文書の的確な整理及び保存を図るため、その編集及び保存について必要な事項を定めるものとする。
(文書整理の原則)
第2条 文書は、この規程の定めるところにより、完結した順に常時整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、常に閲覧又は非常災害に際しいつでも持出しができるように準備しておかなければならない。
(文書の編集方法及び期限)
第3条 文書は、別に定める文書分類表により保存年限別に分類し、次の各号により編集しなければならない。この場合において、文書分類又は保存年限等について疑義があるときは、課長(課、室、所等の長をいう。以下同じ。)は、文書主管課長と協議して定めなければならない。
(1) ファイリング・キャビネットに保管してある文書は、翌年度末までに文書等保存箱に格納し整理すること。
(2) 台帳、帳簿又はとじこむことを必要とする文書は、翌年度7月末までに製本し整理すること。
2 前項の編集の方法は、次により行わなければならない。
(1) 会計年度又は暦年ごとに完結した順序により編集すること。
(2) 一つの文書で二つ以上の分類に属するものは、最も関係の深い分類で編集し、また付属図面等で編集に不便なものは、適宜結束し、紙袋又は文書等保存箱に入れて保存すること。この場合において、その旨を当該文書の索引等に記入すること。
(3) 当該年度又は年を超えて処理した文書でその文書が相互に関係があり、かつ、同一事件として編集することが適当なものに限り、当該文書のうちの長期間の保存年限とすること。
(4) 製本を要する文書については、前各号によるほか、次により編集すること。
イ 文書の厚さは、7センチメートルを限度とし、これを超えるものは分冊し、その区分を明らかにすること。
(一部改正〔平成6年訓令2号・21年5号〕)
(保存年限及びその起算方法)
第4条 文書の保存年限は、法令その他別に定めるものを除くほか、次のとおりとする。
(1) 第1種 30年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 1年
2 保存年限の起算は、文書の完結した翌年度又は翌年からとする。
(一部改正〔平成24年訓令8号〕)
(文書の保存種別)
第5条 第1種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 市議会の議案、会議録及び議決書類
(2) 市条例、規則、規程その他の例規に関する原議書
(3) 重要な事業計画及びその実施に関する書類
(4) 市の沿革、廃置分合、境界変更等に関する書類
(5) 異議の申立て、審査請求、訴訟、和解、あっせん、調停及び仲裁に関する書類
(6) 上級官庁の指令、通達等で将来の参考となる重要な書類
(7) 公有財産の取得、管理及び処分並びに公の施設及び営造物の設置及び管理に関する重要な書類
(8) 契約及び許可、認可等に関する重要な書類
(9) 地方債の借入れ及び償還に関する重要な書類
(10) 官公庁あての文書で将来重要な例証又は参考となる書類
(11) 市史の資料となる統計その他の重要な書類
(12) 職員の任免及び賞罰に関する書類
(13) 退職手当及び退職年金等に関する書類
(14) 事務の引継ぎに関する重要な書類
(15) その他30年間保存の必要があると認められる重要な書類
2 第2種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 市条例、規則その他の法令により処分したものの重要な書類(前項第8号に該当するものを除く。)
(2) 公租公課に関する書類
(3) 現金及び有価証券の出納に関する書類
(4) 備品の出納及び保管に関する書類
(5) 陳情、請願等に関する書類
(6) その他10年間保存する必要があると認める書類
3 第3種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 文書の収受発送に関する書類
(2) 物品(備品を除く。)の出納及び保管に関する書類
(3) 予算の執行に関する書類
(4) その他5年間保存する必要があると認める書類
4 第4種に属する文書は、第1種から第3種までに属しない文書とする。
(一部改正〔平成21年訓令5号・24年8号〕)
2 前項の規定により課において保管中の文書でその保管の必要がなくなった場合は、当該課長は、速やかに文書主管課長に引き継がなければならない。
(一部改正〔平成6年訓令2号・9年2号・21年5号〕)
(引継ぎの文書の整備及び補正)
第7条 文書主管課長は、保存文書の引継ぎを受けたときは、保存文書引継書により種別ごとに分類し、保存文書台帳として整備しておかなければならない。
2 文書主管課長は、前項の引継ぎを受けた保存文書のうち、文書等保存箱で格納し、又は製本することが適当でないものがあるときは、当該課長に対してその補正を求めることができる。
(一部改正〔平成6年訓令2号〕)
(文書の保存整理)
第8条 文書主管課長は、引継ぎを受けた保存文書を所定の分類別及び保存種別ごとに区分して書庫に保存し整理しておかなければならない。
(保存文書の閲覧等)
第9条 文書主管課長は、保存文書の閲覧又は借覧をしようとする職員があるときは、保存文書閲覧簿(別記第6号様式)により行う。
2 保存文書を借覧した者は、これを他に転貸し、抜き取り、追補、訂正又は庁外に持ち出してはならない。ただし、文書主管課長の承認を得たときは、この限りでない。
3 前2項の規定は、課長の管理する文書の閲覧等に準用する。
(一部改正〔平成6年訓令2号・9年2号〕)
(保存文書の廃棄等)
第10条 課長は、保存してある文書で保存期間が経過したものについては、保存文書廃棄目録(別記第7号様式)を文書主管課長に提出した上で、廃棄しなければならない。
2 保存中の文書であっても保存の必要がないと認められるものについては、前項の規定に準じて廃棄することができる。
3 保存期間の満了した文書であっても保存の必要があると認められるものについては、当該課長は、保存期間延長文書目録(別記第8号様式)を文書主管課長に提出しなければならない。
4 保管してある文書の廃棄については、課長は、保管文書廃棄引継書(別記第9号様式)を文書主管課長に提出した上で、廃棄しなければならない。
(一部改正〔平成6年訓令2号・9年2号・21年5号〕)
(入庫者の制限)
第11条 書庫には、職員以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、文書主管課長の承認を得たときは、この限りでない。
(本庁以外の書庫の保存)
第12条 本庁以外の書庫で保存する文書については、この規程に準じて行わなければならない。
(一部改正〔平成21年訓令5号〕)
(補則)
第13条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、文書主管課長が定める。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和58年4月1日訓令第20号)
この規程は、昭和58年4月1日から施行する。
附則(平成6年3月29日訓令第2号)
この規程は、平成6年4月1日から施行する。
附則(平成9年3月28日訓令第2号)
この規程は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月31日訓令第9号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成21年7月14日訓令第5号)
この訓令は、平成21年7月17日から施行する。
附則(平成24年7月23日訓令第8号)
この訓令は、平成24年8月1日から施行する。
(全部改正〔平成9年訓令2号〕)
(一部改正〔平成6年訓令2号〕)
(全部改正〔平成6年訓令2号・9年2号〕、一部改正〔平成18年訓令9号〕)
(全部改正〔平成6年訓令2号・9年2号〕)
(全部改正〔平成6年訓令2号・9年2号〕)
(全部改正〔平成6年訓令2号・9年2号〕)
(全部改正〔平成6年訓令2号・9年2号〕)
(追加〔平成21年訓令5号〕)
(追加〔平成9年訓令2号〕、一部改正〔平成21年訓令5号〕)
