○平戸市文書管理規程

平成17年10月1日

訓令第9号

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 文書の収受及び配布(第11条―第16条)

第3章 文書の処理(第17条―第19条)

第4章 文書の作成(第20条―第22条)

第5章 文書の決裁(第23条―第31条)

第6章 文書の整理、保管及び保存(第32条―第41条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書の処理及び保存等の取扱いについて基本的な事項を定めることにより、その手続を標準化し、文書事務の合理的な運営を図ることを目的とする。

(一部改正〔平成21年訓令1号〕)

(文書事務の処理の原則)

第2条 事務の処理は、文書をもって行うことを原則とする。ただし、特に軽易な事件で急施を要するものは、電話又は口頭で処理することができる。

2 文書の取扱いは、正確、迅速かつ丁寧に行い、能率的に処理するとともに、保管保存を的確に行い、常にその処理の経過を明らかにしておかなければならない。

3 第1項ただし書の規定により事務を処理する場合においては、前項の規定にかかわらず、適当な方法によってその処理の経過を記録しておかなければならない。

4 事務の処理は、第1項の規定にかかわらず、電磁的記録(電子的方式及び磁気的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をもって行うことができる。この場合においては、第2項の定めによるほか、その取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

(定義)

第3条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 庁内文書 課(平戸市組織規則(平成22年平戸市規則第13号)に規定する課、会計課、平戸市役所支所及び出張所設置条例(平成17年平戸市条例第11号)に規定する支所、平戸市教育委員会事務局組織規則(平成26年平戸市教育委員会規則第2号)に規定する課、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局及び農業委員会事務局をいう。以下同じ。)及び議会事務局相互に収受し、又は施行する文書をいう。

(2) 庁外文書 庁内文書以外の文書で、収受し、又は施行する文書をいう。

(3) 電子文書 本庁及び出先機関において取り扱う電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(4) 総合行政ネットワーク文書 電子文書のうち総合行政ネットワーク電子文書交換システムを利用して交換されたもの(以下「LGWAN文書」という。)をいう。

(5) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該電子文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(6) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(7) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。

(8) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室内又は各課管理の一定の場所に収納しておくことをいう。

(9) 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(10) 文書管理システム 電子計算機を用いて、文書件名簿の作成、文書・簿冊の引継ぎ、保存、廃棄その他文書に関する事務を行うためのシステムをいう。

(一部改正〔平成20年訓令5号・21年1号・22年12号・27年9号・30年11号〕)

(総務部総務課長の職務)

第4条 総務部総務課長は、文書、これに付随する物品及び電子文書の収受及び配布並びに文書及び電子文書の審査並びに完結文書の保管・保存の事務を管理する。

2 総務部総務課長は、各課の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が適正円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(一部改正〔平成22年訓令12号〕)

(文書取扱主任の設置及びその職務)

第5条 課の庶務を担当する班の長をもって文書取扱主任(以下「主任」という。)とする。

2 主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書処理の促進に関すること。

(3) 文書・図書の整理及び管理に関すること。

(4) 文書の編さん及び製本に関すること。

(5) 簿冊の保管及び引継ぎに関すること。

(6) その他文書処理に関し必要なこと。

(電子文書取扱主任)

第6条 総務部総務課長は、前条の規定にかかわらず、LGWAN文書の受信及び送信等に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を別に指定することができる。

(一部改正〔平成20年訓令5号・22年12号〕)

(主任会議)

第7条 総務部総務課長は、文書事務に関する調査及び協議をするため、主任で組織する主任会議を設置し、必要に応じて主任会議を開催することができる。

(一部改正〔平成22年訓令12号〕)

(文書処理に必要な帳簿等)

第8条 総務部総務課において文書事務を処理するために必要な帳簿等は、次に掲げるとおりとする。

(1) 親展文書件名簿(様式第1号)

(2) 重要文書件名簿(様式第2号)

(3) 公示令達件名簿(様式第3号)

(4) 議会件名簿(様式第4号)

(5) 引継対象簿冊リスト(様式第5号。以下「引継リスト」という。入力・出力等の運用は、文書管理システムで管理し、同システムから出力された帳票を引継対象簿冊リストとみなす。)

(6) 廃棄対象簿冊リスト(様式第6号。以下「廃棄リスト」という。入力・出力等の運用は、文書管理システムで管理し、同システムから出力された帳票を廃棄対象簿冊リストとみなす。)

2 各課における文書事務を処理するために必要な帳票は、次に掲げるとおりとする。

(1) 文書件名簿(様式第7号。入力・出力等の運用は、文書管理システムで管理し、同システムから出力された帳票を文書件名簿とみなす。)

(2) 起案用紙(様式第8号)

(3) 後納郵便物等差出票(様式第9号)

(全部改正〔平成20年訓令5号〕、一部改正〔平成22年訓令12号〕)

(補助帳簿)

第9条 総務部総務課長が必要と認めるときは、前条の規定による帳簿のほか、必要な帳簿を使用することができる。

(一部改正〔平成22年訓令12号〕)

(文書記号及び番号)

第10条 文書には、次により記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。

(1) 記号は、別に定めるもののほか、「××平」(××は年度)の文字を冠して、課の頭文字を付けること。ただし、頭文字の同じ課があるときは、頭文字の次にその課を表す適当な文字を加えるものとする。

(2) 番号は、記号に付けて「第 号」をもって記載すること。

(3) 番号は、第26条第2号に定めるもののほか、会計年度による一連番号とし、毎年4月に更新すること。

(4) 同一事案に係る文書は、特に定めがあるものを除くほか、完結するまで同一番号を用いること。

(5) 前号による同一番号には、2件目以降のものについて、2番から順に枝番号を付すこと。

(一部改正〔平成21年訓令1号〕)

第2章 文書の収受及び配布

(総務部総務課における到着文書)

第11条 市役所(支所その他出先機関を除く。)に到着した文書は、すべて総務部総務課において収受し、次により処理しなければならない。

(1) 配布先の明確な文書は、閉封のままで主管課の配布棚に配布すること。

(2) 閉封のままでは配布先の不明確な文書は、総務部総務課において開封し、配布先を確認したうえ、主管課の配布棚に配布すること。

(3) 親展文書は、親展文書件名簿(様式第1号)に必要事項を記載のうえ、主管課に通知し、認印を受けること。

(4) 書留、簡易書留、配達証明等は、重要文書件名簿(様式第2号)に必要事項を記載のうえ、主管課に通知し、認印を受けること。

(一部改正〔平成22年訓令12号〕)

第12条 送料未払又は不足の文書が到着したときは、官公署若しくは学校が発送したもの又は公務に関するものと認めたときに限って、その料金を支払って収受することができる。

(一部改正〔平成20年訓令5号〕)

(電子文書の配布)

第13条 総務部総務課において収受した電子文書は、次に定めるところにより、電子文書取扱主任が取り扱うものとする。

(1) 電子署名がなされている電子文書は、発信元の電子署名を確認し、保管を行った後、当該電子文書を電気通信回線により主管課へ転送を行うこと。

(2) 電子署名がなされていない電子文書は、電気通信回線により主管課へ転送を行うこと。

2 2以上の課に関係のある電子文書は、最も関係が深いと認められる課へ配布するものとする。

(一部改正〔平成22年訓令12号〕)

(配布文書の返還)

第14条 配布を受けた文書及び電子文書で、その課の所掌に属しないと認められるものは、課相互間で授受しないで、直ちに、総務部総務課に返さなければならない。

2 前項の場合において、主管課が判明し難いときは、総務部総務課長は、速やかに、配布先を決定するものとする。

(一部改正〔平成22年訓令12号〕)

(勤務時間外に到着した文書)

第15条 勤務時間外に到着した文書は、宿日直日誌に必要事項を記載のうえ、緊急の処理を必要とするものを除き、すべて総務部総務課に引き継がなければならない。

(一部改正〔平成22年訓令12号〕)

(配布上の留意事項)

第16条 開封した文書の配布については、次に掲げる事項に留意して処理しなければならない。

(1) 異例又は重要と認められるものは、上司の指示を受けて処理すること。

(2) 2課以上に関連した文書は、関係の最も深い課へ配布すること。

第3章 文書の処理

(主管課長主義)

第17条 文書の処理は、すべて主管課長が中心となり、絶えず文書の処理の促進に留意し、事案が完結に至るまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(配布文書の処理の原則)

第18条 配布文書は、すべて主管課長が査閲し、直ちに、これを処理するように努めなければならない。ただし、重要事件又は異例のものは、市長、副市長又は部長の指揮を受けて処理しなければならない。

2 前項の査閲の後、主管課にて収受されることとされた文書には、該当課名が入った受付印(別記)を押印しなければならない。

3 庁外からの収受文書は、文書管理システムに当該収受文書の文書件名及び当該収受文書を収納する簿冊の名称等の必要事項を登録しなければならない。

4 前項の規定にかかわらず、次に掲げる軽易なものについては、文書管理システムへの登録を省略することができる。

(1) 新聞、雑誌その他これらに類する文書

(2) 各種の請求書及び領収書

(3) 図面及び物品の受領書

(4) その他文書管理システムに登録の必要がないと認められる文書

5 第3項において、収受文書を収納すべき簿冊が作成されていない場合は、文書管理システムに簿冊名等の必要事項を入力し、簿冊の登録を行わなければならない。

(一部改正〔平成19年訓令14号・20年5号・22年12号〕)

(収受した電子文書の処理)

第19条 電子文書取扱主任は、電子文書を収受したときは、次に定める処理を行った後、前条の規定により文書の処理を行うものとする。

(1) 電子署名がなされている電子文書は、発信元の電子署名を確認した後、速やかに紙に出力し、LGWAN文書であることを明記した確認印を押印すること。

(2) 電子署名がなされていない電子文書は、紙に出力すること。

(一部改正〔平成20年訓令5号〕)

第4章 文書の作成

(文書の起案)

第20条 すべての事案の処理は、文書によるものとする。

2 文書による事案の処理は、次に掲げるもののほか、起案用紙を用いなければならない。

(1) 定例的又は軽易な事案で一定の帳簿又は帳票を用いて処理するもの

(2) 定例的かつ複数にわたる事案で、あらかじめ、当該例文について上司の承認を得て以後当該事案が発生したときは、その例文によって処理するもの

3 文書の起案は、文書管理システムへ当該起案文書の文書件名及び当該起案文書を収納する簿冊名等の必要事項を登録することをもって行わなければならない。

4 前項において、起案文書を収納すべき簿冊が登録されていない場合は、文書管理システムに簿冊名等の必要事項を入力し、簿冊の登録を行わなければならない。

(一部改正〔平成20年訓令5号〕)

(起案用紙の記入要領)

第21条 起案用紙の記入要領は、次のとおりとする。

(1) 決裁区分は、決裁区分の欄に記載したうえで、次に掲げる決裁区分により、該当するものを上部欄外に明示すること。

 甲 市長の決裁を要するもの

 乙 副市長の専決事項に属するもの

 丙 部長の専決事項に属するもの

(2) 保存年限欄には、第33条の規定により永年、10年、5年、3年、1年のうち、該当するものを明示すること。

(3) 起案の欄には、起案文書が決裁を受けられる状態になった日を記入すること。

(4) 決裁の欄には、市長の決裁又は専決の完了した日を記入すること。

(5) 完結の欄には、文書上の事務処理が完了した日を記入すること。

(6) 施行(発送)の欄には、文書を発送した日又は告示、令達等を行った日を記入すること。

(7) 担当(起案)者の欄には、起案者の所属名、班名、職名、氏名及び内線番号を記入すること。

(8) 公開区分の欄には、平戸市情報公開条例(平成17年平戸市条例第15号)の規定に基づき、必要な事項を記入すること。

(9) 取扱上の注意の欄には、起案文書の性質により、「至急」、「重要」、「秘」等を表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れてその旨を表示しておかなければならない。

(10) 前各号に規定する以外の欄は、必要な事項を記載すること。

(一部改正〔平成19年訓令14号・20年5号・21年1号・22年12号〕)

(起案上の留意事項)

第22条 起案文書は、次の事項に留意し作成しなければならない。

(1) 常用漢字及び現代仮名遣いにより簡易に記載すること。

(2) すべて件名を付し、結論を先に箇条書にする等留意のうえ、作成する。また、必要があるときは、関係法令、例規等を記載し、関係文書、参考資料等を添えること。

(一部改正〔平成21年訓令1号〕)

第5章 文書の決裁

(決裁の順序)

第23条 文書は、次の順序によって決裁を受けなければならない。

(1) 関係職員に回議のうえ、班長、課長、部長及び副市長を経て市長に提出すること。

(2) 他の課に関係があるものは、次条の規定により合議をすること。

(一部改正〔平成19年訓令14号・22年12号〕)

(合議)

第24条 2課以上に関連する文書は、関係の深い課で処理案を起案し、関係課の合意を求めなければならない。

2 合議するときは、主管部長又は課長の認印を済ましてから回付すること。

3 合議文書を受けたときは、同意又は不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。

4 前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

5 合議を受けた案件の結果を知る必要があるときは、起案の見やすい所にその旨を簡単に記入しておかなければならない。

(全部改正〔平成20年訓令5号〕、一部改正〔平成22年訓令12号〕)

(起案文書の持回り)

第25条 起案文書は、原則として持ち回って決裁を受けてはならない。ただし、特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書に限り、持回り決裁を受けることができる。

2 持回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

(全部改正〔平成20年訓令5号〕)

(浄書発送)

第26条 浄書発送は、次のように取り扱う。

(1) 浄書は、字体を明確にし、起案書と照合すること。

(2) 条例、規則、告示等は、令達件名簿(様式第4号)を設け、令達の種類ごとに1年を通じた番号を記入しなければならない。

(一部改正〔平成20年訓令5号〕)

(議会に付議する事案の処理)

第27条 議会に付議すべき事案は、主管課長から総務部総務課長に送付しなければならない。

2 前項の事案は、総務部総務課長が指定する日までに送付しなければならない。

(一部改正〔平成22年訓令12号〕)

(文書の発信者)

第28条 浄書・発送をする文書は、市長名を用いなければならない。ただし、次に掲げる場合においては、それぞれ定める発信名を用いることができる。

(1) 庁内文書にあっては、特に重要なものを除き、副市長名又は部長名

(2) 庁外文書のうち、軽易な照会、回答、送付文書等で、その内容が副市長、部長又は課長専決に属するものにあっては、副市長名、部長名又は課長名

2 庁内文書には職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

(一部改正〔平成19年訓令14号・22年12号〕)

(公印等の使用及び発送の承認)

第29条 総務部総務課長の管守する公印を使用する文書、かぎ情報等を使用して電子署名が必要な電子文書又は庁外に発送する文書は、総務部総務課長に決裁済文書及び浄書文書を示して、公印の使用、かぎ情報等の使用又は発送の承認を受け、平戸市公印規則(平成17年平戸市規則第11号)の定めるところにより公印を押印し、原議と契印しなければならない。ただし、軽易な照会、回答、送付文書等は、公印及び契印を省略することができる。

2 前項の規定にかかわらず、庁内文書については、原則として、公印及び契印を省略するものとする。

(一部改正〔平成19年訓令14号・22年12号〕)

(文書の発送)

第30条 発送文書は、料金後納郵便物等差出票を添えて総務部総務課に回付する。ただし、LGWAN文書は、電子文書取扱主任が総合行政ネットワーク電子文書交換システムを利用して発送するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる基準の全てを満たす文書の発送は、主管課等が電子メール又はファクシミリ(以下「電子メール等」という。)により発送することができる。

(1) 本市、職員その他第三者の権利義務に重大な影響を及ぼさないもの

(2) 秘密を保持する必要のないもの

(3) 公印の押印を省略することができるもの

(4) 相手方が電子メール等による発送を了解したもの

3 ファクシミリにより文書を発送した場合は、電話等により到着の確認を行わなければならない。ただし、軽易と認められる文書は、この限りでない。

(一部改正〔平成20年訓令5号・22年12号〕)

(電子署名)

第31条 第29条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク電子文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済文書及び浄書文書を添えて電子文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済文書及び浄書文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4 第1項の電子署名を付与するために必要なかぎ情報等の発行等については、別に定める。

5 LGWAN文書の収受、発送及びその他の取扱いについては、この訓令に定めるもののほか、別に定める。

(一部改正〔平成20年訓令5号〕)

第6章 文書の整理、保管及び保存

(文書整理の原則)

第32条 文書は、常に整理し、重要なものは、非常災害時に際して速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防に努めなければならない。

(文書の種別及び保存年限)

第33条 文書は、その保存年限により、次の5種とする。

(1) 第1種 永年保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 3年保存

(5) 第5種 1年保存

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

(一部改正〔平成20年訓令5号〕)

(保存年限の基準)

第34条 文書等の保存年限の基準は、前条の保存期間に応じ、別表に定めるところによる。

2 保存年限の期間の計算は、当該文書の事案の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年ごとに整理保管する文書は、完結した日の属する年の翌年から起算する。

(全部改正〔平成20年訓令5号〕)

(完結文書の整理方法)

第35条 主任は、次の要領により、文書を整理しなければならない。

(1) 年度による文書は年度ごとに、暦年による文書は暦年ごとに、保存年限別に仕分けし、かつ、分類項目別に区分し簿冊にして整理すること。

(2) 年度又は暦年を超えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は暦年の文書として区分すること。

(3) 相互に極めて密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、分類項目を異にするものについては主たる文書の分類項目により整理すること。

(4) 簿冊の厚さは、10センチメートルを限度とすること。

(5) 簿冊の背表紙には、文書管理システムへ登録した情報をもとに出力した背表紙を添付しなければならない。

(一部改正〔平成20年訓令5号〕)

(簿冊の保管、保存及び総務部総務課長への簿冊の引継ぎ)

第36条 主管課長は、第1種及び第4種の簿冊について簿冊の完結した日の属する年度(暦年のものにあっては、年)の翌年から総務部総務課長に引き継ぐまでの間、事務室又は各課管理の一定の場所において簿冊を保管管理しなければならない。

2 主管課長は、第5種の簿冊について、該当簿冊の保存年限が満了するまで、事務室又は各課管理の一定の場所において簿冊を保管管理しなければならない。

3 総務部総務課長は、簿冊が完結した日の属する年度の翌々年の7月に引継リストを作成し、主管課長に対し引き継ぐべき簿冊を通知しなければならない。

4 前項の規定により通知を受けた主管課長は、引継リストに基づいて引継ぎの可否を判断し、引き継ぐことのできる簿冊を文書保存箱に収納し、引継リストを添付のうえ、総務部総務課長に引き継がなければならない。

(一部改正〔平成20年訓令5号・22年12号〕)

(引継簿冊の審査)

第37条 総務部総務課長は、引継簿冊を受けたときは、引継リストと照合のうえ、簿冊名、保存年限、起年度、完結年度、分類項目等の適否について審査しなければならない。

2 不適当と認めるものがあるときは、主管課長に対し、その修正又は補充を求めることができる。

(一部改正〔平成20年訓令5号・22年12号〕)

(集中書庫での保存管理)

第38条 第1種及び第4種に属する簿冊で、総務部総務課長へ引継ぎを行った簿冊は、集中書庫で保存管理する。

2 集中書庫は、総務部総務課長がこれを管理する。

3 集中書庫の場所は、総務部総務課長がこれを定める。

4 第5種に属する簿冊は、集中書庫での保存管理を行わない。ただし、総務部総務課長が認めるときは、この限りでない。

5 集中書庫の中は、常に清潔を保ち湿気・虫害を防ぐとともに喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(一部改正〔平成20年訓令5号・22年12号〕)

(保存文書の閲覧及び借覧)

第39条 執務のために保存文書を閲覧又は借覧しようとする者は、総務部総務課長に届け出なければならない。

2 借覧期間は、3日以内とする。

3 総務部総務課長は、特に必要があると認めるときは、借覧期間を延長し、又は短縮することができる。

(一部改正〔平成20年訓令5号・22年12号〕)

(簿冊の廃棄)

第40条 総務部総務課長は、毎年7月に廃棄リストを作成し、主管課長に対し廃棄すべき簿冊を通知しなければならない。

2 前項の規定により通知を受けた主管課長は、廃棄リストに基づいて廃棄の可否を判断しなければならない。

3 保管文書の廃棄は、主管課長がこれを実施する。

4 保存文書の廃棄は、総務部総務課長立会いの下、主管課長がこれを実施する。

5 主管課長は、廃棄対象簿冊のうち、保存年限を延長するものがあるときは、廃棄リストに延長する理由等の必要事項を付記し、総務部総務課長に申し出なければならない。

(一部改正〔平成20年訓令5号・22年12号〕)

(廃棄上の注意)

第41条 廃棄する文書で機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、裁断、溶解、焼却、消去、部分切断等適切な処置をとらなければならない。

(一部改正〔平成20年訓令5号〕)

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)の前日までに、合併前の生月町組織及び処務規則(昭和32年生月町規則第1号)、大島村役場処務規則(昭和39年大島村規則第4号)、田平町役場処務規則(昭和41年田平町規則第12号)又は平戸市文書管理規程(平成12年平戸市訓令第3号)(以下これらを「合併前の規則等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によってなされたものとみなす。

3 施行日の前日までに、合併前の規則等により保存年限を定められた文書は、なお合併前の規則等の例による。

附 則(平成19年3月29日訓令第14号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月26日訓令第5号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)の前日までに、この訓令による改正前の平戸市文書管理規程(平成17年平戸市訓令第9号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令による改正後の平戸市文書管理規程の相当規定によってなされたものとみなす。

附 則(平成21年3月23日訓令第1号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月25日訓令第12号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月25日訓令第9号)

この訓令は、令達の日から施行する。

附 則(平成30年12月17日訓令第11号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

別表(第34条関係)

(全部改正〔平成20年訓令5号〕)

区分

公文書の類型

第1種 永年

1 市議会の会議録、議決書及びこれに関する文書で重要なもの

2 条例、規則、規程その他例規となるべき文書及びその基礎となる文書

3 不服申立て、訴訟等に関する文書で重要なもの

4 統計、調査、報告、証明等で特に重要なもの

5 市の沿革及び市史の資料となる文書で重要なもの

6 市の境界及び廃置分合に関する文書

7 職階、進退、賞罰、身分等に関する文書で重要なもの(人事班所管のもの)

8 市長等の事務引継ぎに関する文書

9 歳入歳出予算及び決算に関する文書(財政班所管のもの)

10 市債及び借入金に関する文書で重要なもの

11 契約に関する文書で重要なもの

12 公有財産の取得、管理及び処分に関する文書で重要なもの

13 庁舎、学校等重要機関の設置及び廃止に関する文書

14 原簿、台帳、絵図面等で重要なもの

15 市税その他公租公課に関する文書で特に重要なもの

16 工事関係書類で特に重要なもの(設計書等)

17 市の基本的な計画に関する文書で重要なもの

18 儀式表彰に関する文書で特に重要なもの

19 認可及び許可に関する文書で重要なもの

20 所轄行政庁の令達、通知その他で特に重要なもの

21 前各号のほか、永年保存の必要がある文書

第2種 10年

1 市議会に関するもの

2 陳情、請願に関する文書で重要なもの

3 不服申立て、訴訟等に関する文書

4 統計、調査、報告、証明等で永年保存の必要のないもの

5 市税その他公租公課に関する文書で重要なもの

6 負担金、補助金及び交付金に関する文書で重要なもの

7 金銭出納に関する文書で重要なもの(会計管理者所管のもの)

8 寄附の受納に関する文書で重要なもの

9 原簿、台帳、絵図面等

10 前各号のほか、10年保存の必要がある文書

第3種 5年

1 人事及び給与に関する文書

2 予算決算及び出納に関する文書

3 市税その他各種公課に関する文書

4 負担金、補助金及び交付金に関する文書

5 工事に関する書類(会計検査を終えた時点で保存を要しないもの)

6 前各号のほか、5年保存の必要がある文書

第4種 3年

1 職員の勤務の実態を証する書類(当直日誌、服務整理簿、出張命令等)

2 物品会計に関する書類

3 予算編成及び執行に関する書類

4 照会、回答その他往復文書

5 前各号のほか、3年保存の必要がある文書

第5種 1年

1 文書の収受及び発送に関する文書

2 一時限りで権利義務関係が終了する事件に関する申請書、届書等

3 一時限りの軽易な文書

4 第1種から第4種までに属しないもの

(追加〔平成20年訓令5号〕)

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(全部改正〔平成20年訓令5号〕)

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(全部改正〔平成20年訓令5号〕)

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(全部改正〔平成20年訓令5号〕)

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(全部改正〔平成20年訓令5号〕)

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(全部改正〔平成20年訓令5号〕)

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(追加〔平成20年訓令5号〕)

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(追加〔平成20年訓令5号〕)

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(全部改正〔平成21年訓令1号〕)

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(追加〔平成20年訓令5号〕)

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平戸市文書管理規程

平成17年10月1日 訓令第9号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編 行政通則/第2章 文書・公印
沿革情報
平成17年10月1日 訓令第9号
平成19年3月29日 訓令第14号
平成20年3月26日 訓令第5号
平成21年3月23日 訓令第1号
平成22年3月25日 訓令第12号
平成27年3月25日 訓令第9号
平成30年12月17日 訓令第11号