(趣旨)

第1条　この規則は、職員の人事記録に関し、必要な事項を定めるものとする。

第2条　任命権者(併任に係る職の任命権者を除く。以下同じ。)は、任用、給与、勤務能率、身分保障その他職員の人事に役立てるために、人事記録を保管しなければならない。

(人事記録の種類)

第3条　人事記録は、職員の人事に関する次の各号に掲げる記録とする。

(人事カードの作成)

第4条　任命権者は、職員の経歴に関する主要な事項を表示する人事カードを作成しなければならない。

(人事記録の保管の方法)

第5条　職員の人事記録は、任命権者が保管するものとし、離職した職員に係る人事記録は離職の際ついていた職の任命権者が保管するものとする。

(人事記録となる書類の送付)

第6条　任命権者以外の者が人事記録となる書類を作成したとき、若しくは受理したとき、当該書類若しくはその写しを任命権者に送付しなければならない。

(人事記録の保管の期間)

第7条　人事記録は、職員の離職後10年間保管しなければならない。ただし、その職員が死亡した場合において、恩給(恩給に相当するものを含む。)に関する手続その他人事管理上の事務についてその必要がなくなったと認められるときは、その時以後保管することを要しない。

(人事記録の移管)

第8条　職員が任命権者を異にして昇任させられ、転任させられ、又は降任させられた場合には、旧任命権者は、当該職員の人事記録を新任命権者に移管しなければならない。

(非常勤職員及び臨時的職員についての特例)

第9条　非常勤職員及び臨時的職員の人事記録の種類及びその保管の期間は、第3条及び第7条の規定にかかわらず、任命権者が定めるものとする。