(目的)

第1条　この規程は、本市における文書を光ディスクに入力して保存し、その光ディスク文書を原文書と同様に取り扱うことに関して必要な事項を定め、もって文書管理の能率化を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(入力する文書)

第3条　光ディスクに入力する文書は、次の各号に掲げるとおりとする。

(入力計画)

第4条　文書主管課長は、光ディスク入力計画(以下「入力計画」という。)を策定し、原文書を決定するものとする。

(入力準備)

第5条　文書主管課長は、前条第1項に規定する入力計画に従い、入力に係る原文書を整理のため主管課長に引き渡すものとする。

(入力)

第6条　文書主管課長は、前条第3項の審査を終了したときは、速やかに入力を開始するものとする。

(入力業務の委託)

第7条　文書主管課長は、必要と認めるときは、業者に入力業務を委託することができる。

(入力記録)

第8条　原文書を入力したときは、入力記録保存のため、入力記録簿(別記第4号様式)に必要事項を記入しなければならない。

(検収)

第9条　文書主管課長は、原文書の入力が終了したときは、当該入力文書の受入検査を主管課長立会いのうえ行い、検査の結果が適当と認められたときは収納し、不良と認められたときは、再度入力させなければならない。

(保存)

第10条　文書主管課長は、光ディスク文書を紛失又は損傷等がないよう適正に保存しなければならない。

(保存検査)

第11条　文書主管課長は、入力後別に定める期間を経過したときは、マスター光ディスク文書の保存状況について検査するものとする。

(入力文書の移替え)

第12条　文書主管課長は、前条に規定する検査の結果、必要と認めるときは、入力文書の移替えを行わなければならない。

(光ディスク文書の複製)

第13条　文書主管課長は前条の規定及び活用光ディスク文書作製のため複製を行ったときは、光ディスク文書台帳に必要事項を記入しなければならない。

(原文書の廃棄)

第14条　文書主管課長は、光ディスク文書を収納した日から6月を経過したときは、当該原文書を廃棄するものとする。ただし文書主管課長が特に必要と認めるものは、この限りでない。

(閲覧及び複写)

第15条　活用光ディスク文書を閲覧し、又は複写しようとする者は、文書主管課長の承認を得なければならない。

(委任)

第16条　この規程に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。