○鎌ケ谷市マイクロフィルム文書管理規程
昭和62年11月10日
訓令第9号
(目的)
第1条 この規程は、本市における文書をマイクロフィルムに撮影して保存し、そのマイクロフィルム文書を原文書と同様に取り扱うことに関して必要な事項を定め、もって文書管理の能率化を図ることを目的とする。
(2) マスターフィルム文書 法的証拠能力の保有及び活用フィルム文書の複製等のため、文書主管課長が保存するマイクロフィルム文書をいう。
(3) 活用フィルム文書 日常利用するためのマイクロフィルム文書をいう。
(4) 原文書 マイクロフィルムに撮影する文書をいう。
2 前項各号に定めるもののほか、この規程で使用する用語の意義は、鎌ケ谷市文書管理規程(平成11年鎌ケ谷市訓令第10号)の定めるところによる。
(撮影する文書の範囲)
第3条 マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 永年保存文書
(2) その他文書主管課長が特に認めた文書
(撮影計画)
第4条 文書主管課長は、撮影計画を策定し、原文書を決定するものとする。
2 文書主管課長は、前項の規定により撮影計画を策定したときは、その旨を当該原文書に係る事務を主管する課等の長(以下「主管課長」という。)に通知するものとする。
(撮影準備)
第5条 文書主管課長は、前条第1項に規定する撮影計画に従い、撮影に係る原文書を整理のため主管課長に引き渡すものとする。
3 文書主管課長は、前項の規定により提出された原文書について審査を行い、不適当なものがあるときは、主管課長に対し、その修正を求めるものとする。
2 文書主管課長は、秘密保持を要する文書を撮影させるときは、撮影者に市庁舎内での撮影を指示することができる。
(検収)
第7条 文書主管課長は、原文書の撮影が終了したときは、撮影者からマイクロフィルム文書にマイクロ写真撮影証明書(別記第3号様式)を添付して提出させなければならない。
2 文書主管課長は、当該マイクロフィルム文書の受入検査を主管課長立会いのうえ行い、検査の結果が適当と認められたときは収納し、不良と認められたときは、再度撮影させなければならない。
3 文書主管課長は、マイクロフィルム文書を収納したときは、マイクロフィルム文書台帳(別記第4号様式)に検査結果その他必要事項を記入しなければならない。
(認証者)
第8条 本市に、マスターフィルム文書認証者(以下「認証者」という。)を置き、文書主管課長をもって充てる。
2 認証者の職務は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 原文書の存在を確認し、これを証明すること。
(2) マスターフィルム文書の内容が、原文書と相違なく正写されたものであることを確認し、これを証明すること。
(保存)
第10条 文書主管課長は、マスターフィルム文書を紛失又は損傷等がないよう適正に保存しなければならない。
(保存検査)
第11条 文書主管課長は、撮影後6月を経過した日の属する月に、マスターフィルム文書の保存状況について検査するものとする。
2 文書主管課長は、前項に規定する検査の結果、マスターフィルム文書に損傷等を発見した場合は、当該原文書から再撮影しなければならない。
(原文書の廃棄)
第13条 文書主管課長は、第11条第1項に規定する検査を終了したときは、当該原文書を廃棄するものとする。ただし、文書主管課長が特に保存、必要と認めるものはこの限りでない。
(閲覧及び複写)
第14条 活用フィルム文書を閲覧し、又は複写しようとする者は、文書主管課長の承認を得なければならない。
2 活用フィルム文書の閲覧又は複写の承認を受けた者は、活用フィルム文書閲覧簿(別記第7号様式)に必要事項を記入し、文書主管課長の指定する場所で閲覧又は複写するものとする。
(委任)
第15条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
附則
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成11年9月28日訓令第10号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成11年10月1日から施行する。
附則(令和5年1月19日訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現に残存する様式は、当分の間所要の修正を加え、なお使用することができる。
