○鎌ケ谷市戸籍情報処理システム管理運営規程
令和5年1月20日
訓令第3号
鎌ケ谷市戸籍情報処理システム管理運営規程(平成11年鎌ケ谷市訓令第1号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この規程は、鎌ケ谷市情報処理システム管理運営規程(昭和60年鎌ケ谷市訓令第3号)に定めるもののほか、戸籍事務の情報処理システムを利用して処理する業務に係るデータの保護に関し必要な事項を定め、その適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと市民課に設置した戸籍専用端末(以下「端末機」という。)により戸籍事務、戸籍附票事務、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍情報システム事業者 戸籍情報システムのサービスの提供、保守等を行う事業者をいう。
(3) 戸籍データ 戸籍情報で取扱う入出力データをいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(事務処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るためデータ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。この場合において、事故が発生したときは、事故の経緯及び被害状況を調査し、速やかに市長に報告しなければならない。
(データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課戸籍係長をもって充てる。
(端末機取扱責任者)
第7条 端末機の適正な管理を行うため、端末機取扱責任者を置き、市民課戸籍係長をもって充てる。
(データ保護)
第8条 保護管理者は、データの漏洩、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 端末機は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又は他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不用となった時点で速やかに復元できない処理を施したうえで処分しなければならない。
(クラウドサービスの利用)
第9条 戸籍情報システムは、戸籍データの漏洩を防止するため、外部認証(PCIDSS)を取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用したものでなければならない。
2 保護管理者は、定期的にデータセンターの外部認証の取得状況を確認するものとし、必要に応じ戸籍情報システム事業者に対し、第三者機関の監査による外部認証に係る証明の結果につき、報告を求めるものとする。
(出力帳票の管理)
第10条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第11条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管するにあたり、これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。
2 ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、保護管理者が許可した正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、サーバ利用に関する履歴を常時記録しなければならない。
4 保護管理者は、必要に応じ戸籍情報システム事業者にサーバ利用の履歴を請求し、利用状況の把握に努めるものとする。
5 保護管理者は、戸籍サーバに異常を確認したときは、戸籍情報システム事業者から戸籍情報システムの稼働状況等につき、直ちに報告を求めなければならない。
6 保護管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに戸籍情報システム事業者と事態の収束に向け、協議する体制を整えなければならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。ただし、保護管理者は、戸籍情報システムに急を要する保守作業が生じた場合に限り、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスを許可し、ID及びパスワードを付与することができる。
3 保護管理者は、戸籍データへのアクセス履歴を常時記録しなければならない。
4 保護管理者は、必要に応じ戸籍情報システム事業者にサーバ利用の履歴を請求し、利用状況の把握に努めるものとする。
5 保護管理者は、戸籍データに異常を確認したときは、戸籍情報システム事業者から戸籍情報システムの稼働状況等につき、直ちに報告を求めなければならない。
6 保護管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに戸籍情報システム事業者と事態の収束に向け、協議する体制を整えなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第14条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)の業務処理を定め、個別に入出力を制御するID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのアクセス履歴を常時記録しなければならない。
3 保護管理者は、必要に応じ戸籍情報システム事業者に戸籍情報システムのアクセス履歴を請求し、利用状況の把握に努めるものとする。
(漏洩防止の措置)
第15条 戸籍サーバ、戸籍データ又は戸籍情報システムの各々にアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定めこれを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第16条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し、必要に応じて戸籍サーバ及び戸籍データの利用状況に関する事項を請求し、取扱状況を把握しなければならない。
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況に関すること。
(2) 端末機の管理状況に関すること。
(3) 戸籍事務取扱スペースの管理状況に関すること。
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機操作の制限)
第17条 端末機の操作は、取扱職員以外の者が行ってはならない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票事務、人口動態調査票等の戸籍関連事務に必要な場合を除き行ってはならず、見出しデータ及び戸籍に関するデータを必要な場合を除き検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第18条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
附則
この規程は、令和5年1月23日から施行する。